鄒 偉

（淄博港華燃?xì)庥邢薰?，山東 淄博 255000）

隨著現(xiàn)代燃?xì)庑袠I(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的燃?xì)夤こ虣n案管理不能夠滿足現(xiàn)代對于燃?xì)夤こ虣n案管理的效率與質(zhì)量。為了解決這一問題，燃?xì)夤こ虣n案管理需要結(jié)合計算技術(shù)的發(fā)展，建立起信息化的管理模式，對工程檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，實(shí)現(xiàn)燃?xì)饨ㄔO(shè)工程的全過程跟進(jìn)，提高燃?xì)夤こ虣n案管理的效率與質(zhì)量，為實(shí)現(xiàn)燃?xì)饨ㄔO(shè)工程的順利施工以及燃?xì)庑袠I(yè)的快速發(fā)展，作出貢獻(xiàn)。

1 新形勢下燃?xì)饨ㄔO(shè)工程信息化管理存在的問題

1.1 相關(guān)企業(yè)對于工程檔案的信息化管理不夠重視

信息化管理不斷滲透到各行各業(yè)中，對于燃?xì)庑袠I(yè)而言，雖然有明顯的迫切需求，但是更多是針對大型的燃?xì)馄髽I(yè)，而對于中小型的燃?xì)馄髽I(yè)而言，對于檔案的管理更多的是依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)進(jìn)行管理。而且中小型的燃?xì)馄髽I(yè)更多的是把發(fā)展目標(biāo)放在短期的利益獲取上，在信息化建設(shè)上沒有給予足夠重視，工程檔案信息化管理沒有資金作為支撐，導(dǎo)致實(shí)際的信息化建設(shè)沒能夠很好的展開，燃?xì)庑袠I(yè)總體的信息化管理就沒能得到很好的提升。

1.2 燃?xì)饨ㄔO(shè)工程檔案信息化的質(zhì)量不足

對于燃?xì)饨ㄔO(shè)工程檔案的管理而言，由于檔案的制定不僅只由單方參與，而是由工程各參與方共同制定，導(dǎo)致在進(jìn)行對以往檔案的整理編排過程中，檔案的原始資料極易受到損壞，而信息化的管理就起不到作用。在對工程檔案進(jìn)行信息化管理中，檔案的目錄以及全文都要進(jìn)行信息化管理，而如果原始資料的受到損壞或者是存在著偏差，信息化管理的作用難以體現(xiàn)。這就是現(xiàn)代燃?xì)饨ㄔO(shè)工程檔案信息化管理的重難點(diǎn)。為了能夠解決這一問題就需要從工程的各參與方，對檔案的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，為后續(xù)進(jìn)行信息化管理做好基礎(chǔ)。

1.3 檔案的使用價值得不到體現(xiàn)

對于傳統(tǒng)的工程資料查閱而言，需要憑借有關(guān)部門的證件才能進(jìn)行查閱，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔在備份難度大，導(dǎo)致相關(guān)資料在經(jīng)過多次借閱后，導(dǎo)致文件發(fā)生損壞缺失等問題，而且這種方式需要的時間長，不利于相關(guān)人員及時獲取時效性的相關(guān)資料。檔案的使用價值就沒能夠很好的得到體現(xiàn)，行業(yè)的發(fā)展就受到了阻礙。

1.4 專業(yè)知識人員的缺乏

由于燃?xì)庑袠I(yè)更多得把重心放在燃?xì)夤芫W(wǎng)建設(shè)上，對于檔案的管理也是由燃?xì)饨ㄔO(shè)的技術(shù)人員或者是沒有高水平的計算機(jī)技術(shù)人員進(jìn)行管理，對于企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)而言沒有促進(jìn)作用。而且，相關(guān)的檔案管理人員，由于習(xí)慣傳統(tǒng)的工作方式，導(dǎo)致在進(jìn)行信息化的培訓(xùn)過程中，培訓(xùn)難度較大，相關(guān)人員也存在著一定的抵觸心理，企業(yè)的信息化建設(shè)團(tuán)隊沒能很好地結(jié)合建設(shè)工程檔案管理進(jìn)行。而且，燃?xì)馄髽I(yè)的領(lǐng)導(dǎo)更多的是注重工期以及燃?xì)夤こ藤|(zhì)量與利潤，對于需要投入較多資金得檔案信息化體系的建設(shè)沒有給予足夠重視，沒有足夠的認(rèn)知導(dǎo)致企業(yè)的信息化發(fā)展受到影響。

1.5 檔案信息化的安全性不強(qiáng)

對于燃?xì)饨ㄔO(shè)工程檔案的管理而言，除了保證資料的完整性外，檔案的安全性也是重要的方面。但是對于目前大多數(shù)燃?xì)馄髽I(yè)而言，在進(jìn)行檔案的信息化管理時，更多的是注重計算機(jī)技術(shù)帶來工作的便捷性，對于計算機(jī)安全防控的技術(shù)較弱，存在著一定的安全隱患，易導(dǎo)致不法分子侵襲。

2 提升燃?xì)饨ㄔO(shè)工程檔案信息化管理的措施

2.1 燃?xì)馄髽I(yè)重視信息化的建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，燃?xì)庑袠I(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中需要結(jié)合企業(yè)發(fā)展的方向以及建設(shè)程度來制定方案。工程檔案信息化是基于計算技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合工程檔案而建設(shè)的，這是燃?xì)庑袠I(yè)與時代發(fā)展步伐相一致的體現(xiàn)，能夠有效的撇去傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中效率低下易失真的弊端。燃?xì)馄髽I(yè)重視信息化的建設(shè)需要從企業(yè)管理階層、技術(shù)人員、領(lǐng)導(dǎo)階層、施工人員等各個方面進(jìn)行信息化建設(shè)重要性知識的普及，為企業(yè)加強(qiáng)信息化建設(shè)獲取工作群眾支持。特別是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)階層，要充分認(rèn)識到燃?xì)夤こ虣n案信息化管理的重要性，對工程檔案的信息化管理不斷實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新。

2.2 對工程檔案信息化管理加大成本的投入

對于工程檔案的信息化管理，在前期需要較大的資金作為支撐，無論是對于技術(shù)人員的培養(yǎng)還是對于平臺的開發(fā)、早期工程檔案的整理等工作量都是較為龐大的，如果沒有較大的資金是無法支撐信息化的建設(shè)的。但是一旦檔案信息化體系的建設(shè)較為成熟，其應(yīng)用成本是較低的，同時帶來的收益也有著顯著的效果，能夠大幅度縮短資料的取用時間，節(jié)省了工程施工的前期準(zhǔn)備時間，縮短了工期。企業(yè)加大對檔案信息化建設(shè)資金投入可以從以下幾個方面進(jìn)行：第一，對于信息技術(shù)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，通過招聘符合企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展要求的人才以及培養(yǎng)企業(yè)內(nèi)部信息技術(shù)人員來，加快工程檔案信息化體系的建設(shè)。第二，對于計算機(jī)設(shè)備的購買，為了能夠匹配信息化建設(shè)的要求，較好得計算機(jī)設(shè)備是基礎(chǔ)。除了計算機(jī)設(shè)備的購買，軟件的購買也需要一定的資金。第三，對于服務(wù)器的建立，服務(wù)器的建立不僅是對于企業(yè)本身具有服務(wù)性能，也能夠很好的讓工程各參與方及時進(jìn)行溝通，對于資料的傳輸，也能夠通過服務(wù)器安全有效地進(jìn)行。第四，對于掃描設(shè)備的購買，由于工程檔案所涉及許多信息的收集，為了提升工作效率可以通過購買具有信息收集功能得電子設(shè)備來提升工作的效率。

2.3 重視信息技術(shù)人員的專業(yè)技術(shù)水平

對于燃?xì)饨ㄔO(shè)工程檔案管理，在進(jìn)行信息化建設(shè)時，不僅需要相關(guān)的技術(shù)人員有著較高的計算技術(shù)，對于檔案管理的知識也需要有足夠的了解。所以這也就需要企業(yè)重視信息技術(shù)人員的專業(yè)知識水平以及檔案管理水平。為了能夠滿足燃?xì)馄髽I(yè)的長期發(fā)揮的要求，所以信息化讓人才可以通過招聘或者是培養(yǎng)企業(yè)內(nèi)部人員來實(shí)現(xiàn)。在進(jìn)行招聘過程中，可以通過福利條件，良好的薪資條件來吸引人才。對于內(nèi)部人員的培養(yǎng)這需要根據(jù)老員工對于信息化掌握程度，制定培訓(xùn)計劃。通過制定考核機(jī)制來提升相關(guān)技術(shù)人員的知識水平。

2.4 建立完善的電子檔案的信息化管理體系

對于燃?xì)饨ㄔO(shè)工程檔案管理，需要確保資料的完整性、安全性、以及便捷使用性，而這些要求就需要完善的信息管理體系作為支撐。完善的電子檔案管理體系需要結(jié)合企業(yè)發(fā)展的狀況以及現(xiàn)代化發(fā)展得水平，通過結(jié)合我國的規(guī)章制度，建立起一個完善的管理體系。管理體系不僅能夠?qū)崿F(xiàn)高效高質(zhì)量的對工程檔案進(jìn)行管理，對于相關(guān)的管理人員也要起到規(guī)范的作用。

2.5 落實(shí)好燃?xì)饨ㄔO(shè)工程檔案存量和增量的數(shù)字化工作

第一，應(yīng)當(dāng)要加速開展存量檔案數(shù)字化工作，燃?xì)饨ㄔO(shè)工程企業(yè)需要合理開展規(guī)劃，強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)工作力度。統(tǒng)籌企業(yè)的物力、人力與財力，不斷推動燃?xì)夤こ虣n案存儲與利用的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，盡快利用數(shù)字化檔案來替代原件以供相關(guān)人員使用。而部分檔案已經(jīng)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化就需要做好其保管工作。不僅如此還需要采用有效的方法來避免檔案數(shù)字化進(jìn)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況，部分檔案涉及企業(yè)機(jī)密的還要切實(shí)按照相應(yīng)保密規(guī)定來開展數(shù)字化工作。第二，同步開展新增檔案數(shù)字化工作。在建設(shè)工程中的新增加檔案也需要及時實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，所有參建方整理并制作自己的建設(shè)工程檔案，對每一容易出錯的環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控，提升整體工程檔案管理質(zhì)量。檔案管理部門在對工程檔案進(jìn)行接收過程中需要認(rèn)真細(xì)致的對檔案進(jìn)行檢查，確保其全面與完善，同時根據(jù)相應(yīng)要求實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，從而保證能夠同步實(shí)現(xiàn)新增檔案數(shù)字化。

2.6 加強(qiáng)燃?xì)饨ㄔO(shè)工程檔案信息化管理的安全性

雖然信息化管理能夠提升工作效率，但是信息化也會帶來弊端，其中數(shù)據(jù)安全易受到威脅是重要問題。為了能夠解決這一問題，就需要重視檔案數(shù)據(jù)庫的信息安全建設(shè)，通過更新安全系統(tǒng)、定期檢查維護(hù)數(shù)據(jù)庫、定期改變數(shù)據(jù)庫運(yùn)營算法與密鑰算法來避免黑客攻擊。而且還需要設(shè)置統(tǒng)一的安全管理標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用有效的方案來保證建設(shè)工程檔案信息的使用以及存儲安全?？茖W(xué)設(shè)置完善的檔案信息公開發(fā)布以及保密審查制度，對檔案信息公開保密審查予以嚴(yán)厲把控，保證實(shí)際公開的信息不會將個人、企業(yè)乃至國家的隱私或機(jī)密泄漏。而且還需要仔細(xì)檢查與認(rèn)證用來存儲工程重要檔案以及涉密檔案的機(jī)制，保證其長期可用。除此之外，對于部分工程檔案不可公開的情況下需要設(shè)置安全保密機(jī)制，切實(shí)落實(shí)好其保密工作。要求能夠設(shè)置相應(yīng)操作人員的權(quán)限，根據(jù)實(shí)際分給的權(quán)限來進(jìn)行檔案管理，同時為其配備專門的密鑰，如若工作人員不具備相應(yīng)訪問權(quán)限則不能在系統(tǒng)內(nèi)開展操作管理。在查閱與利用檔案資料時，可以按照紙質(zhì)檔案的管理模式，合理分化工程檔案為不同等級，只有具有相應(yīng)密級訪問權(quán)限的人員方可訪問。如若某位人員需要進(jìn)行查閱，則應(yīng)當(dāng)要先在系統(tǒng)內(nèi)提交申請，經(jīng)過管理人員核查用戶情況，達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)要求后方可準(zhǔn)予授權(quán)訪問與查閱相關(guān)檔案信息。

3 結(jié)束語

綜上所述，在新的形勢下燃?xì)饨ㄔO(shè)工程檔案信息化管理成為建筑行業(yè)的重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)燃?xì)饨ㄔO(shè)工程檔案的信息化管理能夠有效提升檔案管理的效率，為燃?xì)庑袠I(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。