謝 峰 李營營

（川北醫(yī)學(xué)院，四川 南充 637000）

現(xiàn)代信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的高速發(fā)展和廣泛應(yīng)用下，信息數(shù)字化成為未來通信以及信息傳遞的必然趨勢，無論信息互通還是各項(xiàng)信息管理必然會以數(shù)字化形式予以呈現(xiàn)，這也意味著數(shù)字化時代的到來。信息化與數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用使得人們的生活、工作與學(xué)習(xí)方式發(fā)生了巨大的變化，信息傳遞更加快速，提高人們信息傳遞的便利性和安全性。

從高校院系辦公室檔案管理工作開展來看，其目前在檔案管理模式和檔案管理效率方面仍存在一些不足，包括院系辦公室檔案管理模式的信息化建設(shè)重視度不足、相關(guān)配套設(shè)施陳舊、院系辦公室檔案管理人員信息化操作水平不高等問題，不但導(dǎo)致高校院系辦公室檔案管理效率不高，且嚴(yán)重阻礙了高校院校辦公室檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，為此，高校要重視檔案管理的信息化建設(shè)，斌搞針對高校院系辦公室檔案管理模式進(jìn)行針對性優(yōu)化，如此才能夠提高高校院系辦公室檔案管理的質(zhì)量和整體信息化水平。

1 數(shù)字化時代下高校院系辦公室檔案管理數(shù)字化必要性

目前，我國早已進(jìn)入信息化時代，檔案的信息化與數(shù)字化主要是指將信息化技術(shù)應(yīng)用到辦公室檔案管理工作當(dāng)中，將高校院系辦公室所收集整理和歸檔以及存儲的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化錄入后形成數(shù)據(jù)庫，以便于日常高校院系辦公室進(jìn)行檔案信息的搜索調(diào)閱和查詢，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作開展模式來講，數(shù)字化檔案的管理有著較高的便捷性，而且更加系統(tǒng)化，在整體安全性和存儲完整性方面也有著良好的優(yōu)勢。

從高校院系辦公室檔案管理角度來說，高校院系辦公室日常工作內(nèi)容較為繁雜，這就決定了其檔案信息較為多樣化，工作量較大。而且，當(dāng)前高校院系辦公室檔案管理工作正在不斷向信息化數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，在數(shù)字化時代的影響下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足當(dāng)前高校院系辦公室當(dāng)管理的實(shí)際需求，且在校域網(wǎng)絡(luò)廣泛覆蓋和普及應(yīng)用下，其檔案管理也需要配備更加先進(jìn)的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)利用現(xiàn)有高校辦公室所建立的檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，從整體上降低檔案管理工作量。

第一，高校院系辦公室檔案管理實(shí)體需要借助更加多樣化的服務(wù)模式，具體體現(xiàn)在高校檔案管理部門需逐漸向檔案數(shù)字化信息化管理轉(zhuǎn)變，需要擴(kuò)大檔案管理的范圍，并提高檔案管理模式的智能化和服務(wù)模式的多樣化，例如一些高校院系辦公室檔案管理部門以往手動檢索服務(wù)模式會逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)在線提供個人、班級及全校檔案信息查詢等服務(wù)模式，不但大大提升了高校院系辦公室自身檔案管理工作的效率，同時也提高了檔案信息的利用率[1]。

第二，高校院系辦公室檔案的現(xiàn)實(shí)載體也得到了很大的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案實(shí)體主要是用單一的紙質(zhì)來作為檔案信息的承載和體現(xiàn)，往往存在一些現(xiàn)實(shí)的弊端，例如檔案信息的真實(shí)性與完整性存儲的安全性等等，而隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和信息化網(wǎng)絡(luò)媒體的快速發(fā)展，對檔案的承載實(shí)體類型開始進(jìn)行更大的擴(kuò)展，例如使用電子檔案，使檔案信息數(shù)字化代替了紙質(zhì)檔案，檔案信息的錄入完整性更高、安全性更強(qiáng)，而且也節(jié)省了海量的存儲空間，僅建立信息化數(shù)據(jù)庫即可，不需要考慮紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境和相關(guān)設(shè)施。檔案信息調(diào)閱速度更快，搜索更加快捷、精準(zhǔn)，保存更加便利。

2 數(shù)字化時代下高校院系辦公室檔案管理模式現(xiàn)狀

傳統(tǒng)高校院系辦公室檔案管理工作主要是以紙質(zhì)為主要載體，在數(shù)字化時代到來后，高校院系辦公室也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化辦公，各項(xiàng)設(shè)施、設(shè)備也開始進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)了信息化設(shè)備，對于高校而言，其目前院系辦公室檔案管理模式隨逐漸進(jìn)行信息化設(shè)備的應(yīng)用和信息系統(tǒng)的使用，但仍存在工作效率低下的問題，主要原因分析如下：

2.1 對高校院系辦公室檔案管理工作重視程度不足。

目前，高校院系辦公室檔案管理開展過程當(dāng)中，多數(shù)高校并沒有給予院系當(dāng)管理數(shù)字化信息化建設(shè)足夠的重視，所應(yīng)用的信息化設(shè)備較為落后，對檔案實(shí)施信息化管理的重要性認(rèn)識不足，往往仍然選擇使用傳統(tǒng)檔案管理模式，部分高校會認(rèn)為檔案管理信息化水平與高校自身發(fā)展并沒有太大關(guān)聯(lián)，沒有將檔案管理模式的優(yōu)化與創(chuàng)新作為學(xué)校管理工作的重點(diǎn)。

對于高校領(lǐng)導(dǎo)層來講，由于其對檔案管理缺乏正確的認(rèn)知，也沒有意識到信息化檔案管理模式對學(xué)校發(fā)展有著積極的作用，為此，在進(jìn)行檔案管理工作開展中，并沒有因?yàn)閿?shù)字化時代信息化時代的影響而改變傳統(tǒng)檔案管理模式，也正是由于缺乏對院系辦公室檔案管理重視程度不足，導(dǎo)致當(dāng)前高校院系辦公室檔案管理工作仍然處于效率較為低下的狀態(tài)，尤其表現(xiàn)在信息化設(shè)備設(shè)施方面，資金投入力度尤為不足[2]。

2.2 校院系辦公室檔案管理。工作人員信息化水平不足

目前，很多高校院系辦公室檔案管理工作人員往往是由辦公室人員兼任，并沒有專門組建檔案管理團(tuán)隊(duì)，而為了能夠真正促使高校院系辦公室檔案管理，能夠順應(yīng)數(shù)字化時代發(fā)展要求。提高其信息化建設(shè)水平，則檔案管理工作人員的信息化操作水平以及管理模式應(yīng)用技巧就顯得極為重要，而目前通過對當(dāng)前高校院系辦公室黨管理工作人員信息化能力的調(diào)查發(fā)現(xiàn)大多數(shù)檔案管理工作人員，整體信息化水平不高，而且更加趨于高齡化，多數(shù)黨管理工作者年齡處在40到50歲之間，相比于年輕教師而言，這些檔案管理工作人員在信息化軟件的應(yīng)用和先進(jìn)辦公信息化設(shè)備的使用方面學(xué)習(xí)速度較為緩慢，掌握也不夠全面，無法靈活運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的信息化辦公設(shè)備，在辦公軟件的操作方面效果較低，這也就使得高校院系辦公室檔案管理工作難以真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息化，檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化速度受到了很大的影響。

3 數(shù)字化時代下高校院系辦公室檔案管理模式的優(yōu)化策略

3.1 高校加強(qiáng)對院系辦公室檔案管理信息化建設(shè)的重視

高校要意識到院系辦公室檔案管理工作的重要性，要能夠真正認(rèn)識到院系辦公室檔案管理工作作為高校教育工作重要組成部分，其管理模式的先進(jìn)性和管理模式的效率與質(zhì)量對高校整體發(fā)展的推動作用。并加大高校院系辦公室檔案管理信息化投資力度，購進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化信息化設(shè)備，并做好相關(guān)維護(hù)工作，同時也要提高對院系辦公室檔案管理信息化、數(shù)字化的監(jiān)督力度，做好監(jiān)察管理。

3.2 重視對高校院系辦公室檔案管理人員信息技術(shù)運(yùn)用水平

高校管理層要能夠積極培養(yǎng)專業(yè)化、高素質(zhì)信息管理隊(duì)伍，引入年輕教師隊(duì)伍，加強(qiáng)其對檔案管理信息化、數(shù)字化模式下各項(xiàng)信息化技術(shù)軟件和系統(tǒng)操作的水平，做到靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息軟件，并加快高校院系辦公室檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化速度與效率，提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)，確保檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性以及安全性[3]。一方面，高校要能夠通過采取校企合作的方式，為高校提供一定數(shù)量的技術(shù)人員專門負(fù)責(zé)。院系辦公室檔案管理的維護(hù)以及信息化操作等工作，以確保高校檔案信息不會發(fā)生泄漏同時。高校也可以為企業(yè)推薦其所需要的。人才，例如，通過校園招聘以及企業(yè)提供學(xué)校的人才信息等方式，使高校能夠在招聘到適合檔案管理模式優(yōu)化和數(shù)字化發(fā)展的人才，從而提高高校招聘有效性。由此，通過校企合作方式，一方面提高了專業(yè)檔案管理人員招聘的效率，另一方面也可以為高校引進(jìn)專業(yè)的信息技術(shù)人才，從而保證高校院系辦公室檔案管理的信息安全，而另一方面也能夠確保學(xué)校檔案信息安全性。除此之外，高校也要通過政府部門的力量，加強(qiáng)對學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)督與管理，加強(qiáng)對校外技術(shù)人員的監(jiān)督，確保學(xué)校內(nèi)外部檔案信息安全隱患的有效把控，在保證高校院系辦公室檔案管理整體水平和效率得以提升的同時也提高檔案管理的質(zhì)量[4]。

3.3 構(gòu)建現(xiàn)代化信息化檔案管理平臺

從高校院系辦公室達(dá)管理模式的優(yōu)化與創(chuàng)新角度來講，進(jìn)行信息化檔案管理平臺的構(gòu)建極為重要。首先，高校要加大對黨管理資金、技術(shù)投入力度，通過校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和互聯(lián)網(wǎng)渠道進(jìn)行高校檔案管理主頁設(shè)計(jì)與創(chuàng)建，并創(chuàng)建出獨(dú)立的院系辦公室檔案管理主頁，使各大高校部門之間形成檔案信息資源共享。其次，為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理數(shù)字化模式的創(chuàng)新，高校要能夠運(yùn)用專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息化檔案管理軟件的設(shè)計(jì)，并通過設(shè)立軟件在軟件當(dāng)中實(shí)現(xiàn)檔案信息的搜集，整理和歸檔存儲，從而提高檔案管理的效率，例如，運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行辦公室檔案管理數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)，從整體上提高檔案管理的質(zhì)量和效果。最后，還要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，為其提供專門的檔案管理信息化處理軟件培訓(xùn)，還應(yīng)設(shè)立專門進(jìn)行信息化檔案管理平臺維護(hù)的人員，使高校院系辦公室檔案管理工作得以順利開展[5]。

4 結(jié)束語

結(jié)合上述文章內(nèi)容所述，數(shù)字化時代背景下，高校院系辦公室檔案管理工作的開展也要能夠順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，不斷進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)新優(yōu)化，尤其要針對現(xiàn)有問題和管路模式的不足進(jìn)行仔細(xì)研究分析，一方面要能夠以當(dāng)前高校院系辦公室檔案管理實(shí)際需求為中心，給予足夠的重視，加強(qiáng)信息化建設(shè)，另一方面，要能夠結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化時代特點(diǎn)，結(jié)合高校院系辦公室檔案管理實(shí)際，制定針對性優(yōu)化策略，積極轉(zhuǎn)變現(xiàn)有檔案管理模式，并加強(qiáng)第三方監(jiān)察與審核力度，打造現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化檔案管理平臺，培養(yǎng)專業(yè)化、高素質(zhì)院系辦公室檔案管理人才隊(duì)伍，構(gòu)建出先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理平臺，靈活運(yùn)用檔案管理軟件，以實(shí)現(xiàn)高校院系辦公室檔案管理新模式的創(chuàng)新與優(yōu)化應(yīng)用，切實(shí)提高檔案管理的效率與質(zhì)量，為高校持續(xù)發(fā)展提供有力的基礎(chǔ)保障。