馬秋萍

（哈爾濱石油化工設(shè)計(jì)院，黑龍江 哈爾濱 150020）

隨著社會(huì)的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，科技在社會(huì)生活與生產(chǎn)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。其中，國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向和社會(huì)各方面的建設(shè)都離不開(kāi)基礎(chǔ)科技檔案的支持。我國(guó)科技檔案管理體制機(jī)制既要加強(qiáng)管理效率和質(zhì)量，又要注重管理制度的建設(shè)和監(jiān)督等，從而進(jìn)一步使科技檔案可持續(xù)發(fā)展，不斷為社會(huì)發(fā)展提供動(dòng)力。

1 科技檔案的重要價(jià)值

從宏觀的層次來(lái)分析，科技檔案有以下價(jià)值：

1）開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。開(kāi)發(fā)利用價(jià)值是指科研人員可通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案資源和研究檔案內(nèi)容來(lái)充分挖掘檔案資料的潛在價(jià)值。在科技檔案開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，工作人員可參照原有科技檔案內(nèi)容進(jìn)行再次學(xué)習(xí)，并加以重復(fù)開(kāi)發(fā)利用，為后期科研工作提供參考方案。

2）直接性復(fù)用價(jià)值。直接性復(fù)用價(jià)值特指科研工作者在工作中可直接參考科技檔案文獻(xiàn)，全面了解檔案內(nèi)容，利用有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，避免重復(fù)性查找、核算與操作，以提高工作效率，從而簡(jiǎn)化了很多工作流程，節(jié)約時(shí)間資金成本。

2 科技檔案管理體制概述

科技檔案管理是對(duì)資源進(jìn)行深度整合排列，通過(guò)對(duì)利用者提供有價(jià)值的檔案實(shí)體及信息產(chǎn)品來(lái)為其工作服務(wù)?？萍紮n案管理工作的最終目的是開(kāi)發(fā)科技檔案信息資源，為各行各業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)，這決定了科技檔案管理具有重要的作用。當(dāng)前，科技檔案管理主要分為兩個(gè)模式。一是傳統(tǒng)的科技檔案服務(wù)模式，二是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的科技檔案信息服務(wù)模式。而科技檔案管理體制是對(duì)其進(jìn)行管理整合，使其在使用中提高效率和服務(wù)能力。

3 應(yīng)用科技檔案的意義

與其他檔案資料相比，科技檔案具有較高專(zhuān)業(yè)性，涉及范圍廣、信息種類(lèi)豐富，有著極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性和成套性?？萍紮n案通常由不同專(zhuān)業(yè)信息資料構(gòu)成，為提高管理效率，需對(duì)具體資料進(jìn)行分類(lèi)整理；因?qū)I(yè)類(lèi)型較多，種類(lèi)具有多樣性，檔案科技型特點(diǎn)突出；科技檔案圍繞單個(gè)科研項(xiàng)目進(jìn)行，且形成一系列成套、有規(guī)律、相應(yīng)的科技文件資料；科技檔案還具有較強(qiáng)的實(shí)用性，即使在歸檔后，也有很高的利用價(jià)值。在生產(chǎn)、科研、工程設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)建設(shè)及企業(yè)管理中，科技檔案在整個(gè)檔案中所占比例逐漸提高，地位也愈加重要。

4 科技檔案管理體制機(jī)制的問(wèn)題

1）科技檔案管理思想意識(shí)落后。隨著當(dāng)前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)水平的不斷加劇，越來(lái)越多的單位管理者意識(shí)到了信息資源及科技的重要性，加強(qiáng)了對(duì)科技檔案的管理工作，但仍有部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科技檔案的管理意識(shí)相對(duì)薄弱，在行動(dòng)和觀念上難以轉(zhuǎn)變。主要表現(xiàn)在：首先對(duì)科技檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，將主要的工作精力集中于檔案的收集與保管，忽視了其真正的開(kāi)發(fā)與利用價(jià)值。其次，重視紙質(zhì)檔案的管理，忽略了對(duì)電子檔案的開(kāi)發(fā)與利用。最后，科技檔案的管理方面重視科研項(xiàng)目的結(jié)項(xiàng)資料等結(jié)果性文件，忽視了對(duì)科研階段報(bào)告等過(guò)程性文件的收集與保護(hù)，管理工作過(guò)于片面化。

2）運(yùn)行機(jī)制缺少科學(xué)性。檔案管理運(yùn)行管理機(jī)制缺少科學(xué)性，對(duì)相關(guān)的制度落實(shí)也不是非常充分。這一點(diǎn)極大的阻礙了檔案管理工作的進(jìn)行，從目前情況上來(lái)看還缺少相對(duì)合理的科學(xué)運(yùn)行機(jī)制，例如：在一些項(xiàng)目的檔案管理過(guò)程中，負(fù)責(zé)人歸檔工作不夠及時(shí)，每一類(lèi)科研項(xiàng)目的相應(yīng)管理人員也未能按自己的歸檔義務(wù)進(jìn)行信息化歸檔。這樣在后續(xù)的工作中勢(shì)必存在信息查找困難的問(wèn)題，并且以上現(xiàn)象并未在管理體制中體現(xiàn)出來(lái)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案義務(wù)也就形同虛設(shè)，無(wú)法起到任何重要作用。

3）科技檔案具有較高的歸檔難度?？蒲泄ぷ鞅旧砭哂休^大的難度，所以很多科研人員經(jīng)常出于保護(hù)自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)的考慮，并不配合科研檔案的相關(guān)收集工作，并且也有將職務(wù)據(jù)為己有的私利想法。部分科研人員在科研項(xiàng)目進(jìn)行完畢后，把很多重要內(nèi)容留在自己手中，其中包括該科研項(xiàng)目的試驗(yàn)方法以及相關(guān)數(shù)據(jù)，還有關(guān)的圖紙和關(guān)鍵技術(shù)等等，很多人普遍存在著不愿將這些技術(shù)公布出來(lái)的情況，甚至有可能提供虛假數(shù)據(jù)。對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，這些專(zhuān)業(yè)的知識(shí)很少有所涉及，所以在歸檔工作中存在一些困難，并且也無(wú)法保證檔案的真實(shí)性。

4）科技檔案工作缺乏監(jiān)督管理。當(dāng)前，在新經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)體制與企業(yè)發(fā)展制度背景下，國(guó)家檔案局將原來(lái)對(duì)中國(guó)疾病預(yù)防控制中心等重要企業(yè)的直接監(jiān)督、管理、檢查權(quán)轉(zhuǎn)交給了國(guó)務(wù)院國(guó)資委，這就使國(guó)家檔案局對(duì)科技檔案管理工作的監(jiān)督管理監(jiān)管力度大幅減弱，得不到企業(yè)單位及國(guó)家相關(guān)部門(mén)的重視，忽視了科技檔案管理這項(xiàng)工作所起到的重要作用，這便給科技發(fā)展帶來(lái)了較為不利的影響，從而使科技檔案管理工作的投資力度不斷減小，檔案管理工作的工作效率及公眾透明度逐漸降低等，這些都對(duì)科技檔案管理體制的改革創(chuàng)新起到了阻礙作用。

5 科技檔案管理體制機(jī)制建設(shè)策略

1）樹(shù)立新型的科技檔案觀。做好科技檔案工作的前提就是增強(qiáng)檔案意識(shí)，國(guó)家與各部門(mén)可通過(guò)不同方式來(lái)加強(qiáng)宣傳教育，不僅要從思想上重視科技檔案，同時(shí)還要將科技檔案歸入到實(shí)際日程中，讓各部門(mén)與員工共同進(jìn)步，真正從行動(dòng)上重視科技檔案工作。在過(guò)去，人們提到檔案首先想到的是一種憑證，該憑證是具有一定的法律價(jià)值，由于不同檔案應(yīng)用的場(chǎng)合不同，所以應(yīng)形成一套嚴(yán)格的制度，科技檔案有著很強(qiáng)的技術(shù)性，其中包含了大量的知識(shí)，是國(guó)家相關(guān)部門(mén)最重要的資產(chǎn)。我國(guó)科技領(lǐng)域及檔案領(lǐng)域正在努力樹(shù)立起檔案資產(chǎn)觀念，將此檔案納入國(guó)家資源管理中便于以后檔案的登記、查找等?？萍紮n案可通過(guò)開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，而科技檔案管理的最終目標(biāo)也是為了更好地服務(wù)于科技生產(chǎn)、管理方面。在管理中要以用戶(hù)為中心將全部精力都投入到科技檔案開(kāi)發(fā)中，充分滿(mǎn)足不同工作者需求程度，也使科技檔案得到更好的開(kāi)發(fā)與利用。目前已將科技檔案開(kāi)發(fā)利用率作為科技成果評(píng)價(jià)最主要的標(biāo)準(zhǔn)之一。對(duì)電子檔案的信任可通過(guò)宣傳教育讓人們意識(shí)到信息的易變性與識(shí)讀性，電子檔案也可與紙質(zhì)檔案一樣作為證據(jù)被保存下來(lái)，因此我國(guó)應(yīng)進(jìn)一步修改完善檔案管理的相關(guān)法律制度，最終驗(yàn)收其成果。

2）完善科技檔案管理制度。檔案室要制定并落實(shí)科技檔案管理制度，規(guī)范科技檔案管理流程，將其作為本單位的重要工作事項(xiàng)。（1）健全崗位責(zé)任制度。單位要明確檔案室及相關(guān)部門(mén)人員的檔案責(zé)任，落實(shí)崗位責(zé)任制和責(zé)任追究制度，強(qiáng)化單位全體人員的檔案意識(shí)。（2）健全檔案資料收集整理制度。檔案管理人員要積極參加各項(xiàng)科技活動(dòng)，從源頭處做好檔案資料收集工作，如參加科研項(xiàng)目課題審定、科研成果鑒定、先進(jìn)設(shè)備驗(yàn)收等工作，以保證科技文件收集齊全完整。（3）健全檔案歸檔制度。檔案室要嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作法律法規(guī)，及時(shí)歸檔科技檔案資料，保證科技檔案歸檔與科技項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度、項(xiàng)目成果鑒定等各項(xiàng)工作相同步，提高檔案資料歸檔工作效率。（4）健全檔案驗(yàn)收制度。檔案室要重視科技項(xiàng)目驗(yàn)收中各項(xiàng)資料的歸檔，包括中期檢查表、結(jié)項(xiàng)申請(qǐng)表等，要求相關(guān)責(zé)任部門(mén)簽字蓋章，移交到檔案室，由檔案室按既定程序進(jìn)行驗(yàn)收，不斷提升科技項(xiàng)目檔案管理水平。

3）完善科技檔案管理監(jiān)督體系?？萍紮n案工作管理必須要接受監(jiān)督與管理。從國(guó)務(wù)院開(kāi)始，各所屬的主管機(jī)關(guān)和省市自治區(qū)都要建立起相應(yīng)的科技檔案機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化對(duì)企事業(yè)單位的科技檔案管理領(lǐng)導(dǎo)，這樣才能更好地接受上級(jí)部門(mén)的監(jiān)督，如國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理總局、國(guó)家地震局、國(guó)家氣象局等的監(jiān)督。每一種科技檔案管理工作可實(shí)施統(tǒng)一的管理，加強(qiáng)對(duì)所屬事業(yè)單位檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，從科技項(xiàng)目產(chǎn)品的產(chǎn)生、運(yùn)行使用及最后的成果都要落實(shí)到監(jiān)督檢查范圍內(nèi)，禁止出現(xiàn)公有科技項(xiàng)目檔案被認(rèn)定為私人知識(shí)產(chǎn)權(quán)不報(bào)、瞞報(bào)的情況。

4）明確權(quán)責(zé)關(guān)系。科技檔案管理過(guò)程中所涉及的人員和部門(mén)繁多，其中包含科技主管部門(mén)，還有檔案主管部門(mén)及科技項(xiàng)目承擔(dān)單位等。在眾多利益主體間，還需明確權(quán)利和職責(zé)關(guān)系。按我國(guó)當(dāng)前現(xiàn)有的答案管理規(guī)定，科技管理方法與制度等，國(guó)家和地方檔案局科技項(xiàng)目承擔(dān)單位管理機(jī)構(gòu)等可提出相應(yīng)的科技檔案管理要求，并對(duì)下級(jí)單位進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，接收相應(yīng)的科技檔案移交工作。科技生產(chǎn)部門(mén)可按科技管理的相關(guān)要求進(jìn)行檔案管理，并向科技管理部門(mén)移交檔案，理清檔案部門(mén)和科技管理部門(mén)及科技生產(chǎn)部門(mén)間的關(guān)系，更有利于進(jìn)行科技檔案管理。另外，加強(qiáng)對(duì)科技檔案的信息化管理，針對(duì)不同的檔案資源要進(jìn)行不同的電子檔案匹配工作，在這一過(guò)程中涉及紙質(zhì)信息和電子信息的轉(zhuǎn)換，這必然會(huì)耗費(fèi)一定的人力物力，若每一類(lèi)檔案都進(jìn)行電子化信息化存儲(chǔ)，就需建立起對(duì)應(yīng)的電子檔案，分類(lèi)做好歸檔，從而為日后的工作提供更大便捷，豐富資源的存儲(chǔ)目錄，在實(shí)際工作過(guò)程中也可強(qiáng)化查詢(xún)效率，緩解人工查詢(xún)所帶來(lái)的困難和工作壓力。

5）建立科技檔案管理的納入機(jī)制?？萍紮n案是重要的科技資源，應(yīng)將科技檔案事業(yè)建設(shè)納入整個(gè)國(guó)家創(chuàng)新體系、國(guó)家知識(shí)創(chuàng)新工程建設(shè)中。同時(shí)加快健全共享服務(wù)管理模式，制定出相應(yīng)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)與獎(jiǎng)懲方法，構(gòu)建起國(guó)家財(cái)政與資金配置方法，利用這些資金可購(gòu)置更多更好的科研儀器設(shè)備，防止出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)置及閑置浪費(fèi)的現(xiàn)象發(fā)生，對(duì)加快建立統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)庫(kù)與科技報(bào)告制度有很大幫助。在國(guó)家創(chuàng)新體系中，將科技檔案列入科技資源范圍內(nèi)，從而實(shí)現(xiàn)科技檔案的科學(xué)配置與高效利用。21世紀(jì)是信息化、經(jīng)濟(jì)化的時(shí)代，信息與知識(shí)的價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，各個(gè)行業(yè)都在加快推進(jìn)信息資源的利用與管理，檔案管理自完成以來(lái)經(jīng)歷了從信息管理到知識(shí)管理，再?gòu)闹R(shí)管理到知識(shí)服務(wù)的相應(yīng)過(guò)渡，將科技檔案庫(kù)逐漸打造成本單位的知識(shí)庫(kù)與思想庫(kù)。

6）建立科技檔案資源共享機(jī)制。檔案室要積極推進(jìn)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對(duì)科技檔案實(shí)施統(tǒng)一、規(guī)范、集中的管理模式。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案室還要積極引入先進(jìn)的科技，加快檔案管理信息化建設(shè)，搭建起檔案資源共享平臺(tái)，加大對(duì)科技檔案的開(kāi)發(fā)利用力度。檔案室要執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)科技檔案元數(shù)據(jù)、電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，確定電子檔案的保存要求及時(shí)限。單位要給予科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)充分的支持，建設(shè)檔案知識(shí)庫(kù)，用以收集本單位產(chǎn)生的所有學(xué)術(shù)成果，規(guī)范檔案資源的分類(lèi)與索引，允許單位內(nèi)部員工通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)查閱檔案?？萍紮n案知識(shí)庫(kù)要遵循共享知識(shí)資源的原則進(jìn)行建設(shè)，單位可與本地區(qū)其他機(jī)構(gòu)單位共同建立科技檔案知識(shí)庫(kù)，提高建設(shè)資源利用效率。此外，在信息化管理背景下，檔案室還要針對(duì)單位計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中產(chǎn)生的大量科技檔案實(shí)施專(zhuān)門(mén)管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，及時(shí)接收檔案信息，確保已接收檔案信息具備可讀性，使這些電子檔案分別由科研部門(mén)和檔案室共同保管。