陸心怡

（上海迅源人力資源咨詢有限公司，上海 200072）

在工程建設(shè)中，規(guī)范有效的檔案管理工作有助于相關(guān)各方了解工程項(xiàng)目，順利開展各項(xiàng)工作。工程建設(shè)檔案管理在近年來日益受到重視，相關(guān)單位和部門紛紛加大管理力度，然而工程建設(shè)參與方的檔案管理職責(zé)不清晰以及檔案管理過程不夠規(guī)范、信息化建設(shè)滯后、人員素質(zhì)水平低等的問題的存在凸顯新形勢(shì)下工程建設(shè)檔案管理的弊端，急需改進(jìn)和強(qiáng)化。

1 新形勢(shì)下的工程建設(shè)檔案管理簡(jiǎn)述

工程建設(shè)檔案包含工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工和驗(yàn)收等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文字、圖表、聲像等資料，是工程建設(shè)過程的直接記錄，是再現(xiàn)工程建設(shè)面貌的真實(shí)文獻(xiàn)，擁有重要的憑證屬性。而且工程建設(shè)檔案要在參與各方的協(xié)作下形成、完善，來源較多，制作、收集、表現(xiàn)和管理的方式也多種多樣，對(duì)很多重要工序、隱蔽工程等都可以全面如實(shí)記錄，是具備一定法律效力的工程質(zhì)量證明文件，對(duì)工程建成后的使用、維護(hù)、改擴(kuò)建等都有非常重要的參考意義，加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理至關(guān)重要。

針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目管理而言，其互動(dòng)性產(chǎn)生反饋與管理的作用，和檔案管理相互促進(jìn)，表明檔案管理是涉及眾多專業(yè)的、持續(xù)周期長(zhǎng)的、紛繁復(fù)雜的項(xiàng)目體系，需要根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目管理理論和方式進(jìn)行專業(yè)的工程建設(shè)檔案管理。例如按照工程建設(shè)進(jìn)度計(jì)劃編制收集和整理檔案的計(jì)劃、通過質(zhì)量控制隨機(jī)檢查工程文件和檔案材料等，以此滿足新形勢(shì)下的檔案管理創(chuàng)新要求。同時(shí)，工程建設(shè)檔案源自工程建設(shè)的各相關(guān)專業(yè)和環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案管理能夠助力工程建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度與質(zhì)量管理，為圓滿完成工程建設(shè)任務(wù)提供進(jìn)度、質(zhì)量等保障[1]。由此可見，檔案就像流程的驅(qū)動(dòng)器，數(shù)據(jù)管理則是流程監(jiān)督員，在工程建設(shè)管理流程中要以工程建設(shè)業(yè)務(wù)為中心，想辦法通過文件控制業(yè)務(wù)流程和規(guī)范，保證滿足業(yè)務(wù)需求，在加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理的同時(shí)加強(qiáng)文件管理，發(fā)揮好檔案管理的服務(wù)功能。

2 新形勢(shì)下加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理的有效措施

2.1 培育檔案意識(shí)，嚴(yán)格履行檔案管理職責(zé)

工程建設(shè)往往涉及眾多單位和部門，其工作都和工程建設(shè)質(zhì)量聯(lián)系密切，明確檔案管理職責(zé)是加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理的基本需求，需要各方培育更強(qiáng)的檔案意識(shí)，嚴(yán)格履職[2]。

當(dāng)工程建設(shè)單位在辦理規(guī)劃許可、施工許可時(shí)，行政主管部門要和建設(shè)單位簽訂檔案責(zé)任書，詳細(xì)規(guī)定建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等在檔案管理上的責(zé)任、義務(wù)，監(jiān)督其執(zhí)行；在工程建設(shè)正式開工之前，建設(shè)單位和其他參與方要通過正式文件形式印發(fā)工程建設(shè)檔案管理工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)，包括形成、積累、整理和歸檔等，方便檔案人員做好資料收集工作，做到各類文件材料應(yīng)歸盡歸；在工程建設(shè)中明確檔案工作程序，包括收集、整理、保管和移交、歸檔等，具體由建設(shè)單位根據(jù)本地檔案管理部門的要求，與施工單位、監(jiān)理單位進(jìn)行協(xié)商后制定，確保檔案工作計(jì)劃與規(guī)程同時(shí)滿足工程建設(shè)進(jìn)度要求、檔案管理要求；完成主體工程建設(shè)任務(wù)之后，參與各方完整收集所有工程文件和圖紙等資料，進(jìn)行系統(tǒng)的整理，及時(shí)提交給建設(shè)單位歸檔，憑借強(qiáng)烈的檔案意識(shí)和高度責(zé)任感增進(jìn)各方聯(lián)系，保證檔案完整、準(zhǔn)確，提升工程建設(shè)檔案管理工作效率。

2.2 加強(qiáng)過程控制，規(guī)范開展檔案管理工作

工程建設(shè)檔案管理的過程控制以大文件概念為基礎(chǔ)，統(tǒng)籌兼顧從工程文件的形成到被長(zhǎng)期保存或銷毀的全生命周期的所有管理要素、管理活動(dòng)，重視管理內(nèi)容與要求的對(duì)接、整合，提高總體效應(yīng)。工程建設(shè)過程質(zhì)量控制通常分為事前、事中、事后三個(gè)環(huán)節(jié)，分析工程建設(shè)檔案管理過程，事前管理就是在開工之前建立檔案管理機(jī)制，事中管理就是管理整個(gè)建設(shè)施工過程的檔案資料，事后管理強(qiáng)調(diào)在竣工驗(yàn)收以后收集、整理工程建設(shè)過程的全部檔案材料，并向檔案部門移交。

在形成工程建設(shè)檔案以前要完善檔案管理機(jī)制，前置檔案管理控制起點(diǎn)，使檔案管理有章可循，為順利開展工程建設(shè)檔案管理工作提供制度保障。在建設(shè)施工環(huán)節(jié)要同步檢查正在形成的工程建設(shè)檔案資料，進(jìn)行過程追蹤管理與控制[3]。例如按照前期制定好的檔案管理機(jī)制，對(duì)參與方形成檔案材料的過程提供監(jiān)督和指導(dǎo)，確認(rèn)工程建設(shè)檔案的收集與整理有沒有漏項(xiàng)、缺項(xiàng)、不及時(shí)等問題。從工程竣工驗(yàn)收以后到向檔案部門移交檔案的這段時(shí)間里要同步檢查檔案管理情況，整理形成于工程建設(shè)全過程的檔案資料，做好組卷工作，并對(duì)完成組卷的檔案分冊(cè)編碼、裝訂，建立移交清單目錄，及時(shí)移交，最后由工程建設(shè)檔案接收方審查檔案，確認(rèn)合格以后頒發(fā)合格證。通過專業(yè)檔案人員的隨時(shí)監(jiān)督和指導(dǎo)，保證工程建設(shè)檔案的完整性和系統(tǒng)性，提高檔案管理質(zhì)量。

2.3 強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用，推進(jìn)檔案管理的信息化

首先，有效采集原始數(shù)據(jù)并歸檔。在工程建設(shè)檔案管理工作的信息化構(gòu)建中，采集檔案數(shù)據(jù)并存檔是非常重要的環(huán)節(jié)，要強(qiáng)化檔案的收集與管理[4]。在收集檔案數(shù)據(jù)信息時(shí)要多渠道進(jìn)行，利用電腦掃描導(dǎo)入對(duì)應(yīng)檔案數(shù)據(jù)，歸檔工程建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙和進(jìn)度、其他文件資料，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)工程建設(shè)數(shù)據(jù)，預(yù)防發(fā)生檔案信息丟失或損壞等問題；做好檔案存檔工作以后要分類處理檔案，方便后續(xù)查詢檔案資料；為參與方的溝通和交流提供信息平臺(tái)，加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督。利用這些技術(shù)手段提高檔案工作效率，保證工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)都有對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)和信息，促使各單位順利完成工程建設(shè)任務(wù)。另外，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)的應(yīng)用，提升工程建設(shè)檔案信息化管理水平，依托數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在海量工程建設(shè)檔案數(shù)據(jù)中將有價(jià)值的信息篩選出來，去掉冗余數(shù)據(jù)，提升檔案數(shù)據(jù)分析效率、采集效率，發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)。

其次，完善工程建設(shè)檔案信息體系。為了深化工程建設(shè)檔案管理的數(shù)字信息化建設(shè)，在工程建設(shè)施工環(huán)節(jié)應(yīng)強(qiáng)化BIM技術(shù)應(yīng)用，使檔案信息數(shù)據(jù)BIM化。BIM技術(shù)在工程建設(shè)中的應(yīng)用越來越多，針對(duì)工程建設(shè)檔案管理可以依托BIM技術(shù)建立工程單元和施工文件的關(guān)系，在驗(yàn)收及審核工程建設(shè)項(xiàng)目時(shí)按照這種關(guān)系提升檔案信息的全面性。相關(guān)人員利用客戶端在BIM系統(tǒng)平臺(tái)查找工程單元對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫里面的數(shù)據(jù)和信息，根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息對(duì)照工程建設(shè)施工現(xiàn)場(chǎng)情況，在系統(tǒng)中錄入文字或者數(shù)據(jù)，完成數(shù)字簽名，完善信息鏈。

長(zhǎng)此以往，BIM系統(tǒng)包含工程建設(shè)的詳細(xì)資料，在工程建設(shè)檔案的提交中只需提交完整的BIM模型，直接由檔案人員將其導(dǎo)入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)判斷檔案材料的完整性，做好入庫處理，大大節(jié)省工程建設(shè)檔案整理入庫時(shí)間，減少檔案人員工作量。與此同時(shí)，利用BIM技術(shù)管理工程建設(shè)檔案，避免利用檔案時(shí)翻閱大量紙質(zhì)材料，提高檔案信息利用率；通過工程建設(shè)檔案信息的BIM化，緩解檔案庫房緊張的問題，因?yàn)橐粋€(gè)BIM模型的大小為數(shù)百M(fèi)B到數(shù)GB之間，用一個(gè)硬盤就能存儲(chǔ)數(shù)以萬計(jì)的工程BIM模型，比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作模式體現(xiàn)了巨大的優(yōu)勢(shì)，在節(jié)省存放紙質(zhì)檔案的費(fèi)用的同時(shí)預(yù)防紙質(zhì)檔案磨損、被環(huán)境侵蝕和破壞等風(fēng)險(xiǎn)；本地實(shí)時(shí)備份、云備份等信息化功能保證工程建設(shè)檔案信息的BIM管理萬無一失，即便檔案庫房受到巨大破壞，在重建之后也可以恢復(fù)幾乎所有檔案資料，并且隨著時(shí)間的推移，今后可以按照工程建設(shè)檔案信息BIM化的可視功能掌握工程建設(shè)信息，看到工程的歷史面貌。

再次，培養(yǎng)檔案人員的信息安全意識(shí)。隨著新形勢(shì)下計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛深入應(yīng)用，開發(fā)利用檔案信息資源時(shí)涉及信息傳輸，檔案信息安全問題越來越突出，注重防范是工程建設(shè)檔案管理工作者的責(zé)任，要持續(xù)提升信息安全意識(shí)，避免任何可能的損失，最大限度發(fā)揮工程建設(shè)檔案信息資源的價(jià)值。如今大多數(shù)工程建設(shè)檔案管理單位在檔案信息化管理中都提高對(duì)安全性與保密性的重視程度，減少檔案信息安全隱患。面臨這樣的趨勢(shì)，在工程建設(shè)檔案信息化工作中要結(jié)合檔案工作內(nèi)容及檔案的保密性質(zhì)加大安全防護(hù)力度。例如在檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建中加強(qiáng)安全系統(tǒng)設(shè)置，利用防火墻、加密等技術(shù)保護(hù)檔案數(shù)據(jù)信息安全，提升檔案管理工作質(zhì)量。同時(shí)積累工程建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，借助信息化管理的技術(shù)優(yōu)勢(shì)優(yōu)化檔案信息安全管理，推動(dòng)工程建設(shè)事業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。

2.4 注重人員培訓(xùn)，提供檔案管理人才保障

人的因素處于第一位，新形勢(shì)下的知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展將科技知識(shí)、人才培養(yǎng)作為支撐工程建設(shè)檔案管理發(fā)展的支柱，掌握現(xiàn)代化知識(shí)與科技的高素質(zhì)人才就成為加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理的關(guān)鍵性保障。如今工程建設(shè)檔案工作者，尤其是施工單位和監(jiān)理單位的檔案人員存在兼職人員多、流動(dòng)性大、經(jīng)驗(yàn)不足等問題，限制工程建設(shè)檔案管理的深入和優(yōu)化，也很難確保工程文件材料的形成質(zhì)量、整理質(zhì)量。所以在工程建設(shè)中必須有計(jì)劃地培訓(xùn)檔案管理人員，使其掌握工程檔案管理辦法、工程質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，了解各參與方統(tǒng)一的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范收集各類原始資料。檔案人員在施工環(huán)節(jié)加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，形成真實(shí)的、完整的工程建設(shè)檔案[5]。而且新形勢(shì)下的檔案管理信息化與現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)工程建設(shè)檔案管理工作者提出更高的技能與素質(zhì)要求，檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用好壞也由人員素質(zhì)決定，應(yīng)積極開展在職檔案人員的信息化建設(shè)培訓(xùn)和電腦、網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)新知識(shí)、新技能的再教育，打造復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍，為工程建設(shè)檔案管理增添新的活力，極大地提升綜合管理水平，保證及時(shí)發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)檔案管理問題，妥善解決，維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

3 結(jié)束語

工程建設(shè)檔案是形成于工程建設(shè)和生產(chǎn)環(huán)節(jié)的重要記錄，是鑒定工程質(zhì)量、核算工程成本的重要依據(jù)，在工程建設(shè)中通過持續(xù)加強(qiáng)檔案管理工作的落實(shí)，既嚴(yán)格履職，規(guī)范了檔案管理工作，又加快了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，使檔案人員的專業(yè)技能與素質(zhì)不斷提升，發(fā)揮檔案管理的作用和價(jià)值。工程建設(shè)檔案管理屬于系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性的工作，未來要更貼合經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)深化工程建設(shè)檔案管理改革，為發(fā)展工程建設(shè)事業(yè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。