陳東妮

摘要：人事檔案是單位檔案工作的重要管理內(nèi)容，為單位人事工作的開展提供有效的憑證，對推動人才價值的高效實現(xiàn)起到積極作用。本文通過對信息化檔案管理模式的重要價值進行詳細闡述，分析當前檔案管理模式中存在的局限性，探討科學的信息化管理模式的建設策略，充分發(fā)揮信息技術優(yōu)勢，推動檔案管理水平和服務質(zhì)量的提升，為單位人事工作開展提供有效支持，推動單位科學發(fā)展。

關鍵詞：人事檔案;信息化;局限性

引言：

隨著信息和網(wǎng)絡技術的不斷普及，信息時代隨之到來，對社會生產(chǎn)生活模式發(fā)生了很大的變化，在經(jīng)濟生活發(fā)展中產(chǎn)生了大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)信息，對檔案工作開展提出了新的要求，推進檔案管理模式的科學轉變已經(jīng)成為檔案部門的重要任務。

一、人事檔案管理信息化建設的價值

人事檔案是單位人力資源管理工作的重要依據(jù)，是對單位干部職工基礎信息、文化學歷水平、政治面貌、任職經(jīng)歷和工作能力等相關人事信息的全面收集整理，具有較強的憑證作用，為單位人事工作開展提供有效的參考。信息技術在人事檔案管理中的科學運用，對提升檔案管理效率起到積極作用，實現(xiàn)檔案存儲載體的科學轉型，并利用先進信息設備和技術，對管理流程進行科學優(yōu)化，建設完善的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對各個管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋，通過對系統(tǒng)功能的完善，推動管理制度的高效落實，確保人事資料的真實有效，為人事檔案利用環(huán)節(jié)提供有效條件。[1]

二、人事檔案管理信息化建設中的局限性分析

1.信息基礎設施建設相對滯后

信息技術的科學運用對提升檔案管理水平起到積極作用，隨著信息技術在單位管理運行中的廣泛應用，推動了信息化管理體系的科學構建，但是隨著信息技術革新速度的不斷提升，現(xiàn)有的信息基礎設施已經(jīng)無法形成較好的管理效果，相關的信息設備得不到有效的更新和升級，管理和維護工作開展相對滯后，無法保證管理系統(tǒng)的高效運行。同時網(wǎng)絡環(huán)境的不斷復雜使得網(wǎng)絡安全威脅已經(jīng)成為影響檔案工作的重要因素，網(wǎng)絡中的安全威脅和管理體系中的安全隱患影響管理系統(tǒng)的正常運行，容易造成檔案資源的丟失或篡改。而當前檔案部門對信息安全的重視程度相對不足，安全防護體系不夠完善，無法實現(xiàn)對安全風險的有效防護。[2]

2.缺乏完善的管理機制

完善的檔案管理制度是保證信息化管理體系的建設的重要基礎，而信息技術的應用對檔案管理模式帶來了很大的變化，相關管理規(guī)范和制度已經(jīng)無法滿足人事檔案管理需求，無法對檔案工作流程形成有效的規(guī)范，不利于檔案制度的貫徹執(zhí)行。缺乏完善的監(jiān)管機制，對檔案管理環(huán)節(jié)無法形成全面的監(jiān)督，對管理活動中存在的問題和漏洞無法做到及時的發(fā)現(xiàn)和解決，不利于管理效果的提升。同時缺乏完善的審核機制，人事資料的真實性無法得到保證。[3]

3.檔案資源利用率較低

人事檔案是單位人事工作開展的重要基礎，而當前人事檔案資源的利用效率較低，在管理工作中無法對人事資料信息進行全面的分析，無法深入挖掘的檔案資料中的價值。同時檔案利用形式較為單一，管理部門的服務意識相對不足，只能提供相應的查詢調(diào)用服務，服務效率較低，無法有效滿足人事工作和企業(yè)管理活動的實際需求。

三、加強人事檔案管理信息化建設的有效路徑

1.加強重視和支持力度

人事檔案管理工作的高效開展對推動單位管理工作推進提供基礎保障，管理部門要加強重視和支持力度，強化信息基礎設施建設，積極引進先進技術和專業(yè)設備，實現(xiàn)管理系統(tǒng)的有效升級，保證信息系統(tǒng)的運行效率。同時保證檔案管理工作的高效推進，能夠對職工的人事資料變動情況進行及時的掌握，營造積極的人事檔案管理環(huán)境。要積極引進先進信息技術，如大數(shù)據(jù)、云計算等，充分發(fā)揮網(wǎng)絡資源優(yōu)勢，優(yōu)秀降低管理成本，提升管理體系的運行效率。

2.完善檔案工作機制

完善的檔案管理制度是保證人事檔案管理水平的的關鍵環(huán)節(jié)，管理部門要充分結合人事檔案特點和單位發(fā)展實際，建設長效管理機制，根據(jù)信息化管理模糊要求，對相關規(guī)章制度進行針對性調(diào)整，實現(xiàn)對資料收集、整理、歸檔、分類存儲和利用環(huán)節(jié)的全面優(yōu)化，為管理流程形成全面的規(guī)范。一是要落實責任機制，提升管理人員的責任意識，保證管理制度的嚴格執(zhí)行。二是要完善監(jiān)管機制，對檔案管理流程進行全面監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)管理活動中存在的問題，確保檔案資料的真實有效。三是要完善管理隊伍建設機制，積極引進優(yōu)秀檔案管理和信息技術人才，充實管理隊伍，提升整體管理水平，為信息系統(tǒng)的運行和維護提供有效基礎。四是要強化信息安全管理，利用先進的網(wǎng)絡安全技術，建設完善的安全防護體系，制定完善的安全管理制度，對管理人員的操作進行科學的規(guī)范，有效抵御網(wǎng)絡安全威脅的入侵。

3.優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)

人事檔案資源的高效利用對推動單位人事工作開展起到積極作用，管理部門要提升主動創(chuàng)新意識，對檔案利用環(huán)節(jié)進行科學優(yōu)化，利用技術手段，對資料數(shù)據(jù)進行全面細致的分析，對傳統(tǒng)的檔案存儲形式進行數(shù)字形式轉變，建設完善的資料數(shù)據(jù)庫，能夠根據(jù)實際使用需求，對資料進行準確定位，有效提升檔案資源利用效率。

四、結語

人事檔案信息化管理體系的科學構建對推動單位人事工作開展起到構建作用，管理部門要充分發(fā)揮信息技術優(yōu)勢，結合人事檔案管理特點，加強對信息化建設的重視和支持，對管理制度進行科學優(yōu)化，加強信息基礎設施建設，創(chuàng)新檔案利用模式，推動檔案工作價值的高效實現(xiàn)。

參考文獻

[1]賀露露. 新時期人事檔案管理信息化建設研究[J]. 蘭臺內(nèi)外， 2020， 290（17）：19-21.

[2]王珊. 探究新形勢下人事檔案管理信息化建設[J]. 卷宗， 2019， 9（7）：120-120.

[3]卜曉. “互聯(lián)網(wǎng)+”時代人事檔案管理信息化建設探究[J]. 辦公室業(yè)務， 2020（10）：101-102.

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