姜 玲

（隰縣檔案館 山西 臨汾 041399）

1 引言

檔案的信息化建設(shè)包含了廣泛的內(nèi)容，即檔案信息資源的合理組織、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、信息資源的開發(fā)和利用。因此，不同檔案的數(shù)字化和檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)不能簡(jiǎn)單地等同于檔案計(jì)算機(jī)化的建設(shè)。相反，應(yīng)該以多種方式鼓勵(lì)計(jì)算機(jī)化的發(fā)展。作為開發(fā)和利用檔案信息資源的重要形式，檔案的處理和研究也是檔案工作的重要組成部分[1]，它反映了檔案管理和工作的程度。因此，在創(chuàng)建檔案計(jì)算機(jī)化時(shí)，還應(yīng)高度重視編研和檔案研究工作。

2 檔案信息化建設(shè)概述

計(jì)算機(jī)化的國(guó)有企業(yè)檔案建設(shè)是指使用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)為國(guó)有企業(yè)提供諸如照片、音頻和視頻之類的檔案文件以及將檔案信息收集、存檔和轉(zhuǎn)換為輔助文檔的信息，最終使用上市公司檔案的信息網(wǎng)絡(luò)。國(guó)有企業(yè)檔案的計(jì)算機(jī)輔助構(gòu)建需要使用諸如物聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)之類的信息技術(shù)，以便在平臺(tái)上共享企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)和管理所生成的有價(jià)值的文檔，并共享存檔的信息資源信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)信息交流，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)上存檔信息資源的合理優(yōu)化配置。因此，公司的公共記錄是在企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)和管理中生成的重要信息[2]。優(yōu)化檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)管理，改善現(xiàn)代企業(yè)體系，增強(qiáng)國(guó)家市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力方面起著不可替代的重要作用。

3 高校檔案信息化建設(shè)管理現(xiàn)狀

3.1 管理不充分

盡管信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，但在計(jì)算機(jī)技術(shù)中并未發(fā)揮應(yīng)有的作用，實(shí)際應(yīng)用過程中存在許多問題。首先，大學(xué)整合信息技術(shù)在申請(qǐng)過程中，管理技術(shù)僅限于一個(gè)方面，采用單機(jī)操作方式滿足大學(xué)對(duì)信息管理的要求，并且不考慮工作文件的其他方面管理，因此每條消息都是顯示在傳輸過程中，存在一些延遲，嚴(yán)重影響信息管理的速度。其次，在將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的情況下，由于信息技術(shù)的范圍有限，它們僅適合于檔案信息的日常傳播和管理,信息技術(shù)未用于改善溝通和檔案交換[3]。由于某些員工無法完全理解信息技術(shù)，因此他們不了解信息管理的各種高級(jí)方法，從而嚴(yán)重?fù)p害了管理的整體有效性.

3.2 檔案信息化技術(shù)尚未成熟

建立檔案的信息化是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的工作。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)都存在一定潛在的風(fēng)險(xiǎn)，并且對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求也很高。由于技術(shù)的不完善，Internet上的信息技術(shù)正在以一些安全問題取代傳統(tǒng)的記錄管理方法。病毒、黑客攻擊等可能導(dǎo)致文件中的信息損壞或丟失。建立檔案計(jì)算機(jī)化的最重要環(huán)節(jié)是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)。必須使用掃描儀將信息從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案。掃描的精度和準(zhǔn)確性會(huì)直接影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量。掃描儀器的質(zhì)量參差不齊，掃描儀的技術(shù)水平也各不相同，因此很難保證電子檔案的質(zhì)量[4]。用于存儲(chǔ)存檔信息的技術(shù)不一定符合標(biāo)準(zhǔn)，并且存儲(chǔ)系統(tǒng)的穩(wěn)定性尚待開發(fā)。在當(dāng)前的檔案信息化實(shí)踐中，存儲(chǔ)檔案信息化的方法主要是通過使用電子文件。電子文件存儲(chǔ)有一定期限，歸檔管理計(jì)算機(jī)化存儲(chǔ)無法完全滿足要求。

3.3 要提高編研工作雙重能力

雙重能力是指在編研工作之中使用人力和信息，是指在檔案的出版和研究中使用先進(jìn)技術(shù)的推動(dòng)力。群眾可以通過網(wǎng)站和社交平臺(tái)等各種渠道表達(dá)對(duì)編研和研究檔案的意見和建議，并貢獻(xiàn)自己的智慧。然而，人民群眾對(duì)匯編和檔案研究的參與尚不明顯，社會(huì)各界和公眾的力量尚未對(duì)匯編和檔案研究產(chǎn)生明顯和建設(shè)性的影響。技術(shù)手段的進(jìn)步豐富了出版物和研究的表達(dá)和傳播。數(shù)字檔案資源的不斷增加，使得處理檔案編研的方法更加多樣化[5]。長(zhǎng)期以來，檔案的處理和研究主要限于檔案服務(wù)本身，從計(jì)劃主題的選擇到最終完成，而檔案工作人員則主要負(fù)責(zé)完成工作。數(shù)據(jù)時(shí)代為借閱出版物和檔案研究提供了更強(qiáng)大的媒介，并為出版物和研究的快速發(fā)展和創(chuàng)新提供了有力的推動(dòng)力。

4 實(shí)踐編研工作，創(chuàng)新與升級(jí)發(fā)展思路

4.1 加快檔案的信息化建設(shè)，提高工作效率

由于存檔處理和編研課題與正常的存檔工作不同，因此，在收集和分類的初始階段，必須根據(jù)主題搜索大量清單文件。由于未實(shí)現(xiàn)全文檢索功能，因此大部分工作是在手頭進(jìn)行的，工作量巨大。收集和過濾公司數(shù)據(jù)并手動(dòng)組織記錄需要大量的人力，物力，財(cái)力和時(shí)間[6]。

4.2 專人專崗，加快對(duì)人員培訓(xùn)

以航空航天部門為例，根據(jù)作者的調(diào)查，我國(guó)的航空航天部門直到十多年前才進(jìn)行檔案合規(guī)性評(píng)估、編寫檔案編輯和研究主題[7]。隨著事務(wù)工作量的逐年增加，航空航天產(chǎn)品檔案專職人員負(fù)責(zé)數(shù)百個(gè)國(guó)家關(guān)鍵點(diǎn)。

4.3 主動(dòng)尋求支持并加大資金投入

由于開發(fā)和使用文件的工作量很大，應(yīng)改變思想并采取主動(dòng)的方法來建立新模型，否則將不可避免地遇到困難。在計(jì)劃起草之初，我們以監(jiān)察局局長(zhǎng)為主要宣傳對(duì)象，而檔案管理負(fù)責(zé)人則是負(fù)責(zé)進(jìn)行交流的編輯和研究工作組的負(fù)責(zé)人，并及時(shí)報(bào)告[8]。使高管了解歸檔處理和研究的重要性，并希望高管給予資金支持。

5 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案信息化管理對(duì)策

5.1 完善管理制度

由于檔案行業(yè)的復(fù)雜性，對(duì)檔案信息管理的要求正在不斷提高。將信息技術(shù)應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的記錄管理不僅可以在高校管理上良好表現(xiàn)，同時(shí)可以促進(jìn)大學(xué)的可持續(xù)發(fā)展。通過將信息管理模式應(yīng)用于其中，可以幫助檔案信息工作能夠有效發(fā)展。另外，信息平臺(tái)的創(chuàng)建可以使大學(xué)不同系別間更好地進(jìn)行溝通交流，并最終實(shí)現(xiàn)信息共享。為了使不同部門的員工可以更快地獲取信息并提高檔案管理效率，可以使用信息平臺(tái)對(duì)信息進(jìn)行匯總和處理[9]。其次，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，必須遵守規(guī)章制度，以確保檔案信息化建設(shè)的效率。只有建立一個(gè)全面完善的系統(tǒng)，才能確保互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代記錄管理的有效發(fā)展，這就是為什么我們希望融入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代。為了在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的背景下更好地促進(jìn)檔案信息的管理，應(yīng)該開發(fā)一種科學(xué)、有效地管理系統(tǒng)，以確保各項(xiàng)任務(wù)的順利進(jìn)行。

5.2 加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)

信息安全是構(gòu)建檔案計(jì)算機(jī)化的重要組成部分。在安全技術(shù)方面，新的防火墻技術(shù)可用于及時(shí)掃描和檢測(cè)系統(tǒng)中的安全漏洞，快速準(zhǔn)確地修復(fù)安全問題，并及時(shí)更新及改善病毒數(shù)據(jù)庫運(yùn)行以達(dá)到防御效果。因此，通過采用防火墻技術(shù)的新措施，可以有效地提高網(wǎng)絡(luò)信息安全地性能[10]。歸檔技術(shù)多種多樣。我們需要開發(fā)和設(shè)計(jì)一個(gè)用于存儲(chǔ)和使用檔案的安全系統(tǒng)，并使用信息技術(shù)來長(zhǎng)時(shí)間大量保留檔案信息。還可以通過對(duì)計(jì)算機(jī)加密技術(shù)進(jìn)行更多的研究來保護(hù)電子檔案，以確保檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。

5.3 使用科學(xué)技術(shù)來改善檔案的編研，并使編研結(jié)果更易于使用

數(shù)據(jù)環(huán)境中的處理和歸檔在技術(shù)上得到了很多的支持。無論是提高結(jié)果形式的科學(xué)技術(shù)水平，還是利用有關(guān)綜合檔案數(shù)據(jù)資源內(nèi)容的信息，都不再是突破性的難題。編研人員可以充分創(chuàng)新，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)出版與研究方法的改善，實(shí)現(xiàn)出版與研究成果的數(shù)字化，提高出版物與研究成果的可視化，并進(jìn)行檔案處理和研究。對(duì)于諸如計(jì)算機(jī)之類的現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備、計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)、電子通信和廣播技術(shù)以及光盤技術(shù)之類的現(xiàn)代技術(shù)被用于現(xiàn)代化檔案；使檔案被及時(shí)有效地開發(fā)，從而使處理和使用的速度得到了提高[11]。

6 結(jié)語

數(shù)據(jù)時(shí)代的出現(xiàn)對(duì)出版和檔案研究的未來發(fā)展提出了新的要求，也提供了新的發(fā)展機(jī)會(huì)。新時(shí)代的檔案管理人員擴(kuò)大了技術(shù)支持范圍，還應(yīng)該更改編輯和搜索概念。以從新的和普遍的角度制定出版滿足公眾需求的研究成果。使用互聯(lián)網(wǎng)和社交媒體創(chuàng)建的公開顯示編輯和研究結(jié)果的宣傳平臺(tái)，與公眾緊密聯(lián)系，向更廣泛的受眾群體推廣高質(zhì)量的出版物和研究成果，改進(jìn)出版物和研究成果的使用方式，并接受建議和公眾意見，通過有效地互動(dòng)提高了編輯和研究的水平?，F(xiàn)今，人們的文化和檔案意識(shí)正在逐步提高。檔案資源的匯編，研究和開發(fā)具有更大的受眾群和更強(qiáng)大的內(nèi)部驅(qū)動(dòng)力。在現(xiàn)有檔案編輯和研究工作的基礎(chǔ)上，檔案工作者還應(yīng)結(jié)合時(shí)代不斷發(fā)展變遷的特點(diǎn)，從出版、研究方法和成果形式等方面，注意本課題工作的總體水平，發(fā)揮影響力，積極調(diào)查和鼓勵(lì)檔案編研的出版和研究，以有效地策略推進(jìn)工作，更好地利用和實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。