王 娟

（甘肅省水利科學研究院 甘肅 蘭州 730000）

1 引言

檔案是研究人員在研究活動中產(chǎn)生的極具價值的數(shù)據(jù)資料。新時期，檔案管理信息化水平不斷提高，為了進一步完善信息化管理工作，要重視結(jié)合大數(shù)據(jù)背景，通過有效利用大數(shù)據(jù)技術，提高檔案管理能力，能夠為檔案管理工作開展提供有效的技術保證。因此，本文分析了檔案管理信息化背景，提出了信息時代背景下開展檔案信息化管理的具體方式[1]。

2 數(shù)字化技術在檔案管理中的應用價值

當前信息技術的成熟度不斷提升，將社會帶入了全新的數(shù)據(jù)化時代。數(shù)字方式可明顯改善人類的思維和生活方式，同時也對檔案管理工作的實施產(chǎn)生根本影響。大數(shù)據(jù)時代的突出特征是需要處理的數(shù)據(jù)信息量龐大。數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)形式多元化，除了傳統(tǒng)的文字，還有視頻、圖片等，這便對檔案管理提出了更高的需求。數(shù)據(jù)時代中各項數(shù)據(jù)信息的密度更高，速度與效率也較高，同時價值偏低，數(shù)據(jù)以量化形式向人類傳輸，以上均為大數(shù)據(jù)時代的顯著特征。

2.1 提高檔案信息的可靠性

各個企事業(yè)單位檔案包含諸多方面的信息內(nèi)容，一旦信息檔案出現(xiàn)偏差，將會影響企事業(yè)單位各項工作的統(tǒng)籌兼顧，同時將會嚴重阻礙各項工作的開展。之所以出現(xiàn)這些現(xiàn)象，主要在于檔案管理不到位，工作方法不恰當。因此，為了避免類似問題出現(xiàn)，數(shù)字化技術在檔案管理中的應用，有助于實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，進而保證檔案信息的可靠性?；谡w的角度來分析，在檔案管理中引進數(shù)字化技術，有效解決了傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，彌補了其缺陷和不足，其最大應用價值在于保證了信息的可靠性。

2.2 提高檔案信息的全面性

據(jù)調(diào)查顯示，諸多檔案企事業(yè)單位所搜集的數(shù)據(jù)信息往往存在一定的局限性，不能夠涵蓋其發(fā)展所需的信息。當前這一問題的出現(xiàn)，其歸根到底在于：各企事業(yè)單位在進行檔案管理時，并沒有給予數(shù)字化技術足夠的重視，仍然保持著以往的管理觀念。在許多情況下，我們的檔案管理并不能夠有效收集檔案信息，因此檔案信息自然很難實現(xiàn)，而數(shù)字化技術在檔案管理中的應用，有助于實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，提高了檔案信息的全面性[2]。

3 檔案管理現(xiàn)狀

當前檔案管理中，管理信息化程度相對較低，極大地影響了檔案資料的管理和使用效率。

3.1 歸檔查閱耗時費力

一般來講，紙質(zhì)的檔案資源都有專門的地方存放，也就是通常意義上的“檔案館”，不過由于紙質(zhì)文件歸檔過程較為麻煩，有時會發(fā)生材料在使用完歸檔前丟失、管理人員疏忽檢查存放錯漏等問題。加之傳統(tǒng)文書檔案存放地點固定，因此倘若想要借閱相關文件，就一定要到檔案館聯(lián)系管理人員入庫尋找，這對著急使用資料但卻無法在第一時間抵達檔案館的人員來說，是一種極大的困擾。其次，部分高密級的重要文檔，通常有且只有一份，無法同時滿足兩個以上群眾使用，導致有關工作人員無法及時更新信息。最后，受工作時間限制，無法實現(xiàn)24 h查閱。

3.2 保管過程較為繁瑣

傳統(tǒng)的文書檔案原件絕大部分都是紙質(zhì)的，但紙張的材料為樹木原漿，即使經(jīng)過了防腐處理，但經(jīng)年累月受不可抗力的影響，再加上材質(zhì)自身的物理、化學性質(zhì)改變、正常的翻閱磨損等，均會產(chǎn)生不同程度的傷害。除紙張自身外，存放紙張的地點、管理紙張的人員等變量，使得管理過程變得較為繁瑣。歸檔時，由于過多的文檔數(shù)量與檔案部門，對規(guī)章制度也有著眾多要求。文件在歸檔時，亦要嚴謹?shù)厥瞻l(fā)、登記、批示、修改、定稿、辦理、借閱，以保證紙張文件完整性，才能夠在最大程度上避免文字材料缺失、統(tǒng)計報表不全、檔案管理混亂[3]。

4 檔案信息化管理的策略分析

檔案是信息與載體的綜合物，作為一種信息資源不斷發(fā)揮著積累與傳承作用。文獻檔案不僅能夠準確記錄社會的發(fā)展歷程以及具有特征的活動事件，還具有自身獨特的信息價值。無論使用技術還是文件管理方法均無法對冗繁的數(shù)據(jù)信息進行有效的處理，這便導致相關檔案管理部門無法獲取及時有效地信息反饋，從而顯出一定的滯后性。在大數(shù)據(jù)時代，對數(shù)據(jù)的管理和存儲能力的提升是時代發(fā)展的必然要求，因此檔案管理機構應迎合新的時代發(fā)展趨勢，對文化資源進行有效保護，進一步完善檔案管理的制度和流程，從而挖掘檔案的附加價值，將文件管理的功能發(fā)揮到最佳狀態(tài)，從而加速檔案管理工作提升的步伐。

4.1 提升對信息技術的重視

為了使研究院所的檔案管理工作的信息化建設得到改善和優(yōu)化，必須針對現(xiàn)有問題提出有效的解決方案。研究院所的領導、管理層必須具有現(xiàn)代化建設的意識，加快速度完成研究院所檔案管理工作的信息化，深刻了解研究院所檔案管理工作信息化建設之后所帶來的良好效果。同時，加強對研究院所檔案管理工作信息化的建設，能夠改善目前研究院所檔案管理工作的現(xiàn)狀，推進研究院所的健康快速發(fā)展。在研究院所領導人和管理層的充分重視之下，研究院所檔案管理工作的信息化建設速度以及建設質(zhì)量才能夠得到保障。只有如此，才能夠有效推動研究院所檔案管理工作的信息化建設，保障研究院所的健康發(fā)展。

4.2 提升檔案管理人員的信息技術素養(yǎng)

研究院所領導人和相關管理層應當綜合、全面地了解目前研究院所檔案管理人員的綜合素質(zhì)，并針對研究院所檔案管理人員的現(xiàn)狀，展開相關的素質(zhì)培訓、信息化建設培訓、技能培訓等。這里值得注意的是，研究院所檔案管理工作的信息化建設是一個專業(yè)性比較強的建設，所以需要有專業(yè)技術人員到研究院所定期進行培訓，并檢查管理人員的日常工作。通過培訓和工作檢查，能夠幫助研究院所檔案管理的管理人員不斷地學習和改進，提升自身的綜合素質(zhì)，能夠為研究院所的檔案管理工作的建設提供足夠的支持，快速幫助研究院所實現(xiàn)研究院所的檔案管理工作信息化建設。

4.3 樹立大數(shù)據(jù)下檔案管理的新理念

在檔案管理工作中，相關人員應在技術不斷提升的環(huán)境下，積極革新檔案管理理念，從而為具體的工作提供有效的指導。為了達成上述目標，需要做好以下工作：一是在實施檔案管理工作時，提升大數(shù)據(jù)的意識。未來，檔案信息化管理主要圍繞大數(shù)據(jù)技術來實施，因此工作人員應建立更為前沿的理念，充分意識到大數(shù)據(jù)技術對檔案管理工作的價值和作用，并借助當前的技術水平創(chuàng)新信息的管理路徑，從最基礎的技術水平逐漸發(fā)展到更為繁瑣的大量信息識別與處理，從而全面提升檔案的管理水平。從實施檔案管理工作的角度分析，大數(shù)據(jù)技術的應用范圍逐漸拓展，其使用的先進性也被更多的業(yè)內(nèi)人士認可，通過大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)檔案管理也將成為發(fā)展的必然趨勢。二是優(yōu)化數(shù)據(jù)信息的管理方法。此后實施檔案管理時應進一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術的先進性優(yōu)勢，通過利用技術完善檔案管理的流程和路徑，如建立電子檔案時，工作人員便可借助大數(shù)據(jù)技術來實現(xiàn)對信息的檢索，根據(jù)檔案的具體類別、存儲時間等線索來將龐雜的檔案信息進行分類整理，從而提升檔案存儲的系統(tǒng)性。在實施檔案信息的檢索和調(diào)閱時，工作人員也可將檔案管理工作更加細化，例如針對人事檔案的管理，便可在“人事管理”中實施信息的處理，通過大數(shù)據(jù)技術提取人員的工作軌跡，并將相應的信息發(fā)送給用戶，從而降低依次查閱檔案信息的繁瑣程度，充分提升工作的效率。

4.4 實現(xiàn)各部門檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作中，各相關部門應將所有的數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)一的報關，保證檔案管理水平的一致性。因此需持續(xù)改善管理的路徑，積極促使相關部門充分挖掘大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢。以當前各項技術的發(fā)展形勢來看，以數(shù)據(jù)時代為背景，檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了云存儲和計算職能，通過更為標準化的建設，工作人員可進一步對各類檔案信息進行創(chuàng)新管理，在完成整個單位信息的統(tǒng)計后，通過標準化的建設將不同種類的檔案信息進行匯集，將指標檔案、人事檔案等統(tǒng)一匯集到云平臺中，以此為檔案管理的各流程和業(yè)務主體提供使用的便利，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的全面共享，從而不斷滿足未來檔案信息管理更高的需求。

4.5 構建完整的大數(shù)據(jù)檔案信息平臺

為了實現(xiàn)最佳的檔案管理工作效果，在實施檔案信息管理時，應建立不同的數(shù)據(jù)流通和共享平臺，在實際工作中應充分挖掘并發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術的先進優(yōu)勢，以此提升檔案管理的質(zhì)量和效果。在具體的實施階段，工作人員應充分借助大數(shù)據(jù)平臺，運用標準的信息數(shù)據(jù)存儲、接收、清理等處理環(huán)節(jié)，對各檔案信息的整理進行優(yōu)化和改進。后續(xù)實施中，工作人員也需充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，深入探索數(shù)據(jù)平臺的先進性，從而摸索出未來大數(shù)據(jù)檔案管理的新方式。如可通過對大數(shù)據(jù)的采集將個人信息上傳到網(wǎng)絡中，如果產(chǎn)生信息需求，便可通過數(shù)據(jù)識別來進行更有針對性的信息檢索，從而獲得員工個人的全面信息，方便單位對員工的檔案進行統(tǒng)一的整理和存檔處理。對此，工作人員應熟練應用大數(shù)據(jù)技術來整理和編輯檔案信息，不應將不完整或者相對獨立的數(shù)據(jù)作為檔案管理的重點。因此，在情況允許時，應建立更為全面和完整的數(shù)據(jù)信息平臺，對所有的信息進行統(tǒng)一的處理和分析，在充分溝通的情況下完成檔案資料的完善，以此滿足未來更高的檔案信息需求[4]。

5 結(jié)語

綜上所述，在開展檔案信息化建設過程，要結(jié)合檔案管理工作實際，科學制定更加完善的信息化管理模式，從而才利于全面提高檔案管理質(zhì)量。希望通過以上闡述，能夠不斷提高信息技術與大數(shù)據(jù)應用水平，以便為檔案信息化工作開展奠定良好基礎。