宋曉淳，倫鳳梅

（黑河學(xué)院 黑龍江 黑河 164300）

1 引言

檔案管理中，紙質(zhì)檔案的壽命一般取決于保存的環(huán)境與人為因素，并且隨著時(shí)間的不斷流逝，檔案的保存難度系數(shù)也會(huì)隨之不斷提升。信息技術(shù)的不斷成熟，促使電子檔案的保存與管理變得更加方便與高效，但同時(shí)也帶來(lái)諸多安全隱患，因此需深究風(fēng)險(xiǎn)成因并采取合理防控措施。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防控的研究現(xiàn)狀

2.1 國(guó)外研究現(xiàn)狀

伴隨著電子信息化進(jìn)程的不斷加快，自20世紀(jì)90年代，各國(guó)在此背景條件下紛紛開始了有關(guān)電子檔案管理的研究工作。

2.2 國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀

在我國(guó)諸多領(lǐng)域中，電子信息化進(jìn)程都在逐漸加快，基于這一點(diǎn)，我國(guó)也開始有計(jì)劃地對(duì)檔案存儲(chǔ)的電子化進(jìn)程進(jìn)行重點(diǎn)研究。與此同時(shí)，各高校成立了專門的課題研究組，不斷革新電子文檔的實(shí)際歸檔方式與電子檔案的具體管理模式，該舉措也為電子檔案管理模式在全國(guó)的廣泛推行奠定了良好的基礎(chǔ)條件[1]。高校使用電子檔案管理的方法可有效規(guī)避由于受到有限人力與物力影響，而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，電子檔案管理模式通過(guò)信息技術(shù)，迅速而準(zhǔn)確地完成檔案的分類、收集與存儲(chǔ)等工作，促使檔案管理實(shí)現(xiàn)了全程自動(dòng)化。其次，現(xiàn)如今的高校電子檔案存儲(chǔ)方式主要包括硬盤、閃存U盤等高科技產(chǎn)品，該類存儲(chǔ)器有著存儲(chǔ)量大、時(shí)間長(zhǎng)、穩(wěn)定高與受外界影響小等優(yōu)勢(shì)，如果存儲(chǔ)器并未受到損害，那么其實(shí)際存儲(chǔ)期要遠(yuǎn)超過(guò)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)。最后，電子檔案對(duì)于管理人員檢索與查詢操作來(lái)說(shuō)非常便利，可利用信息技術(shù)，逐漸增加檔案管理的整體安全系數(shù)，避免檔案信息被惡意篡改導(dǎo)致檔案管理工作造成嚴(yán)重?fù)p失。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校電子檔案管理所面臨的風(fēng)險(xiǎn)

3.1 設(shè)備及技術(shù)評(píng)估不足風(fēng)險(xiǎn)

部分高校并未創(chuàng)建專門的檔案管理對(duì)應(yīng)設(shè)施以及電子檔案專用服務(wù)器，未規(guī)范安全地使用物理隔絕方式，對(duì)于電腦和手機(jī)訪問(wèn)也未應(yīng)用防火墻訪問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制、屬性安全控制等安全措施，不僅沒(méi)有降低電子檔案遭受非法訪問(wèn)與惡意改寫的概率，也沒(méi)有有效防范突發(fā)因素造成的數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 人員操作失誤風(fēng)險(xiǎn)

在目前高校的檔案管理部門中，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的意識(shí)非常淡薄，同時(shí)也在一定程度上輕視了檔案的電子化管理工作，學(xué)校對(duì)此的投入經(jīng)費(fèi)比較有限，實(shí)際培訓(xùn)教育也稍顯匱乏，管理的整體水平也較為落后，雖然部分單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案電子化管理，但是仍需要通過(guò)第三方提供技術(shù)與管理模式，但是與之對(duì)應(yīng)的專業(yè)化人才水平有限，繼而導(dǎo)致操作過(guò)程中難免出現(xiàn)失誤。簡(jiǎn)言之，缺乏專業(yè)化管理隊(duì)伍和高素質(zhì)的復(fù)合型人才[2]。

3.3 傳播及泄露風(fēng)險(xiǎn)

網(wǎng)絡(luò)的自由、開放與共享等特征，在為電子檔案管理創(chuàng)造便利的同時(shí)，也增加了其信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。所有人都可便捷的登錄互聯(lián)網(wǎng)，導(dǎo)致電子檔案的修改與復(fù)制變得更加容易，一旦原始檔案忘記進(jìn)行備份的話，那么就會(huì)增加被黑客入侵或者病毒感染的概率，繼而導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)癱瘓，電子檔案也會(huì)在短時(shí)間之內(nèi)被別人隨意的更改、刪除甚至是破壞。

4 影響高校電子檔案風(fēng)險(xiǎn)因素分析

4.1 內(nèi)部因素

內(nèi)部因素主要指的是設(shè)備條件。其中包含設(shè)備技術(shù)問(wèn)題與信息安全問(wèn)題。信息技術(shù)的存儲(chǔ)與讀取等操作，往往都要依靠有磁性的設(shè)備，因?yàn)橹挥袔в写判曰蛘呖梢援a(chǎn)生磁性的設(shè)備才可以有效完成輸入及輸出。社會(huì)的進(jìn)步導(dǎo)致計(jì)算機(jī)更新速度也在加快，配置、軟件與組件等的不同，都會(huì)或多或少對(duì)電子檔案存儲(chǔ)產(chǎn)生消極影響。配置不同可能出現(xiàn)兼容性不同并且難以轉(zhuǎn)化的現(xiàn)象，繼而導(dǎo)致數(shù)據(jù)加載與獲取的難度系數(shù)增加[3]。信息安全問(wèn)題是由于互聯(lián)網(wǎng)有較強(qiáng)的開放性，一旦讓電腦病毒侵入，就會(huì)導(dǎo)致難以想象的后果，甚至可能會(huì)令計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)癱瘓。

4.2 外部因素

外部因素主要指的是基礎(chǔ)條件。該條件中主要包含溫度與濕度、磁場(chǎng)和振動(dòng)、陽(yáng)光與空氣等。由于電子檔案一般都會(huì)被存儲(chǔ)到U盤、硬盤與光碟中，此設(shè)備雖然是防水的，但是在一定程度上會(huì)由于受到溫度或者濕度的影響而出現(xiàn)膨脹、損壞與收縮等問(wèn)題，繼而對(duì)信息數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)與讀取等造成直接影響。由于存儲(chǔ)設(shè)備是磁性材料，一旦受到了強(qiáng)烈的振動(dòng)或磁場(chǎng)的干擾，那么設(shè)備就會(huì)隨之出現(xiàn)脫粉、失磁與斷層等問(wèn)題。這些因素都是導(dǎo)致數(shù)據(jù)受到損傷或破壞的因素，還會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)與讀取等產(chǎn)生較為直觀的影響。長(zhǎng)時(shí)間在陽(yáng)光的照射之下，存儲(chǔ)設(shè)備難免會(huì)出現(xiàn)失磁現(xiàn)象，如果將其長(zhǎng)期存放到了有害的氣體環(huán)境中，也會(huì)對(duì)設(shè)備的磁性造成較嚴(yán)重的腐蝕與破壞，繼而導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)無(wú)法獲取，造成的后果也往往十分嚴(yán)重。

5 高校電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防控應(yīng)對(duì)策略

5.1 提升存儲(chǔ)設(shè)備安全系數(shù)

針對(duì)上文描述的電子設(shè)備的不安全性特征，管理人員需采用合理措施不斷提升存儲(chǔ)設(shè)備的安全系數(shù)，避免出現(xiàn)文件丟失與被惡意盜取等現(xiàn)象。要實(shí)現(xiàn)上述目的，從管理人員角度來(lái)說(shuō)，可利用檔案存儲(chǔ)設(shè)備的專機(jī)專用方式，防止文化數(shù)據(jù)被損壞。不僅如此，檔案管理人員還需對(duì)儲(chǔ)存設(shè)備進(jìn)行定期更新升級(jí)，及時(shí)修復(fù)電腦系統(tǒng)中存在的漏洞，以此促使檔案管理安全性得到顯著提升。對(duì)于電子檔案儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的不完整性與儲(chǔ)存設(shè)備壽命有限等方面的問(wèn)題，管理人員可通過(guò)自己的操作，避免造成過(guò)多的人為因素?fù)p失。與此同時(shí)，還需通過(guò)對(duì)檔案管理備份的方式，控制由于數(shù)據(jù)丟失所造成的不良損失。要盡可能延長(zhǎng)存儲(chǔ)設(shè)備使用年限，管理人員還可通過(guò)存儲(chǔ)設(shè)備更新?lián)Q代，和使用之后及時(shí)修復(fù)等措施來(lái)保證信息安全。

5.2 提升檔案人員專業(yè)技術(shù)水平與安全意識(shí)

要促使電子檔案完整與安全性得到保證，關(guān)鍵需要提升檔案管理人員的安全意識(shí)和專業(yè)水平，牢牢樹立起電子檔案的安全管理觀念和意識(shí)，并且增強(qiáng)檔案管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的積極工作態(tài)度，逐步培養(yǎng)他們的責(zé)任意識(shí)觀念。需要注意的是檔案工作人員必須嚴(yán)格落實(shí)《網(wǎng)絡(luò)安全法》等相關(guān)法律，熟記保密條款，交由專人管理，盡可能保證電子公文傳輸?shù)陌踩?。不但需具備熟練的電子技術(shù)軟硬件技術(shù)，還要學(xué)會(huì)使用檔案管理軟件，促使專業(yè)技術(shù)水平不斷得到綜合性提升。

5.3 創(chuàng)建數(shù)字化檔案館

隨著學(xué)校建設(shè)與諸多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的投入使用，教學(xué)課件、教學(xué)視頻以及政務(wù)文件等多類電子檔案，都增加了高校數(shù)字檔案[4]。目前，我國(guó)的許多高校正在跨越式發(fā)展，逐漸改變了以往的傳統(tǒng)辦學(xué)方法和模式，這就使得檔案的管理與保管等也開始變得更加復(fù)雜。時(shí)代在進(jìn)步與發(fā)展，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用進(jìn)行各種信息查詢的需求也在不斷增加，數(shù)字檔案館的建立也成為了優(yōu)化檔案資源配置、維護(hù)檔案資料安全保密的重要方式。高校數(shù)字檔案館建設(shè)需盡可能突破時(shí)空的限制，在滿足學(xué)校不同群體、不同查詢目的個(gè)性化需求的同時(shí)，開展跨校區(qū)遠(yuǎn)程查詢服務(wù)，從而大大提升老師和學(xué)生對(duì)檔案工作的滿意程度。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)高校檔案工作仍然處于一種摸索與發(fā)展的時(shí)期，因此，檔案的管理人員一定要牢記電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防控的緊迫性、重要性，循序漸進(jìn)地樹立起檔案工作風(fēng)險(xiǎn)防控的緊迫意識(shí)，創(chuàng)建適應(yīng)高校與信息化建設(shè)要求的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將電子檔案資源的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。