周春娜

（運城職業(yè)技術(shù)大學 山西 運城 044000）

1 引言

高校檔案管理是一項綜合性和系統(tǒng)性的工作，高校檔案管理的內(nèi)容主要包括學生學籍檔案管理、教務(wù)檔案管理、行政文書檔案管理、人事檔案管理、教學科研項目檔案管理、財務(wù)檔案管理以及學?；n案管理等等。由此可見，高校檔案中所記載的信息和資料就涵蓋學校人才培養(yǎng)、教學管理、人力資源管理以及科學研究等工作的方方面面[1]。在大數(shù)據(jù)時代下，信息傳遞載體的變化也使得檔案管理出現(xiàn)了一些新的特征，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件逐漸被電子文件所取代，越來越多的檔案管理信息和資料以電子化和數(shù)字化的形式進行呈現(xiàn)，基于此，學校要實現(xiàn)對復雜檔案信息數(shù)據(jù)的收集和整理，提高檔案信息資料的利用率，就必須要深入推進檔案管理的信息化建設(shè)。

2 完善高校檔案信息化建設(shè)的保障體系

大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校要深入推進檔案管理的信息化建設(shè)，基礎(chǔ)就在于完善高校檔案信息化建設(shè)的保障體系。首先是檔案信息化建設(shè)的硬件支持與保障，檔案管理不斷朝著信息化和數(shù)字化的方向發(fā)展，在這個過程中需要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為電子檔案管理，這就需要對相關(guān)的檔案信息和資料進行數(shù)字化的加工與處理，這就離不開計算機、掃描儀以及數(shù)碼相機等相關(guān)硬件設(shè)備的支持。高校要投入專項資金用于購置這一類的硬件設(shè)備，逐漸完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式來進行相關(guān)檔案信息和資料的存儲。其次是檔案信息化建設(shè)的軟件支持和保障，高校檔案信息化建設(shè)需要檔案管理信息系統(tǒng)和平臺的支撐，基于對高校檔案信息資源的開發(fā)利用，高校要投入相應(yīng)的資金和技術(shù)，開發(fā)一套適用于高校檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)和軟件，并且將這一管理系統(tǒng)接入高校辦公室管理系統(tǒng)中，強化高校檔案管理部門與高校各院系以及各行政管理部門之間的溝通和聯(lián)系，高校各院系管理辦公室和行政管理部門可以直接利用這一系統(tǒng)進行相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)的上傳，更加有利于對檔案信息資料的收集。此外，還要加快健全高校檔案管理數(shù)字化平臺，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立高校信息檔案數(shù)據(jù)庫，上線數(shù)字檔案館，使其除具備檔案收集、整理、分類、查詢、保存等基礎(chǔ)功能之外，還能提供包括通用型文檔整理、專題檔案資料整合等在內(nèi)的多項業(yè)務(wù)功能[2]，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的信息挖掘和快速集成處理的作用。

3 建立健全高校檔案信息化建設(shè)的體制機制

在檔案信息化建設(shè)的背景下，由于檔案管理的載體，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案進行轉(zhuǎn)化，那么就要根據(jù)電子檔案管理的特點來制定和完善相應(yīng)的電子文件管理制度體系。首先，要制定檔案信息化管理的各項細則，包括對電子文件的歸檔管理，要明確不同類型電子文件的格式、大小以及上傳標準、路徑等[3]。此外還包括檔案信息的上網(wǎng)管理，對于錄入檔案管理信息系統(tǒng)中的電子文件要在真實性、完整性、有效性以及安全性等方面進行全面的審查和鑒別，切實提高檔案信息化管理的質(zhì)量。其次，高校要健全配套的責任制度體系，進一步明確高校檔案管理部門以及各辦公室負責檔案信息錄入和上傳的工作人員的主體責任，一旦出現(xiàn)檔案信息資料丟失、泄露以及失真等情況，要對相關(guān)人員進行嚴肅追責，提升檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范性。最后，高校必須要健全檔案管理信息化建設(shè)的安全保障制度。高校檔案中所記載一些諸如學籍信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、科研數(shù)據(jù)以及學術(shù)論文等信息有非常嚴格的保密性要求，面對著復雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，要保證檔案信息資料的安全，就要建立相應(yīng)的安全保障機制，構(gòu)建安全防護體系，設(shè)置訪問權(quán)限，對重要核心資料進行加密，同時做好日常的備份檢查工作，切實提升檔案信息化建設(shè)的安全性。

4 組建一支高素質(zhì)的高校檔案信息化管理隊伍

大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校要提升檔案信息化建設(shè)水平，組建一支高素質(zhì)的檔案信息化管理隊伍是關(guān)鍵。首先，高校必須要進一步強化對技術(shù)型人才的引進和培育，加大技術(shù)型人才在高校檔案管理隊伍中的比重，更好地實現(xiàn)對檔案管理信息系統(tǒng)及數(shù)字平臺的運行和維護。其次，對現(xiàn)有檔案管理工作人員組織專門的培訓和學習，不斷提高相關(guān)工作人員的信息素養(yǎng)和計算機應(yīng)用能力，以適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需求。最后，不斷加強檔案管理工作人員的主動服務(wù)意識，變被動的信息資料收集和整理為主動的信息資源開發(fā)，依托于自身的資源優(yōu)勢，在對檔案信息資料進行整合的過程中，能夠通過信息提取為高校師生提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。比如，主動進行檔案檢索目錄以及關(guān)鍵詞的編制，再比如主動對學年課程信息以及科研成果進行匯總和報告，編制高校的歷年大事記等，切實提升高校檔案信息資源的使用價值。

5 結(jié)語

高校檔案信息化建設(shè)要從平臺、制度以及人才等各個角度入手，為高校檔案管理模式的變革提供重要的支撐和保障，切實提高檔案管理的質(zhì)量和效率，提升高校檔案管理的服務(wù)水平。