丁立烈（上海建科集團(tuán)股份有限公司，上海 200032）

在建筑企業(yè)發(fā)展過程中，科技檔案的管理在整個企業(yè)管理過程中起著舉足輕重的作用。同時，在信息化技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，社會在企業(yè)發(fā)展過程中信息化管理的重要性也日漸凸顯。對于建筑施工企業(yè)而言，做好科技檔案信息化管理能夠有效地推進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展、提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。但是調(diào)查研究分析表明，我國建筑企業(yè)對于科技檔案信息化管理的重要性認(rèn)知仍存在一些問題，在實際應(yīng)用過程中仍存在著管理缺失以及創(chuàng)新力度不夠等各種問題，而這些問題嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代信息技術(shù)在建筑企業(yè)科技檔案管理中應(yīng)用發(fā)揮。在高度信息化的社會，建筑企業(yè)若能夠充分地運用現(xiàn)代信息化管理就可為企業(yè)的發(fā)展提供強大的動力，提升企業(yè)的管理效率，節(jié)約企業(yè)的管理成本。下文主要針對建筑企業(yè)檔案信息化管理的具體內(nèi)容進(jìn)行分析。

1 建筑企業(yè)科技檔案信息化概述

1.1 建筑企業(yè)科技檔案的定義與作用

建筑企業(yè)科技檔案指的是建筑企業(yè)在發(fā)展過程中通過信息技術(shù)等科技手段對企業(yè)的科學(xué)技術(shù)檔案進(jìn)行歸納整理的各種工作，建筑企業(yè)科技檔案管理主要包含收集整理鑒定、保留以及提供利用等多種內(nèi)容。首先，建筑企業(yè)科技檔案管理包含項目檔案管理，該部分內(nèi)容主要包含建筑項目的研發(fā)以及市場研究和項目立項、具體方案的設(shè)計以及施工圖的設(shè)計等各種資料。其次，建筑企業(yè)科技檔案還包含項目文書以及項目成果的管理，項目文書主要涉及建筑企業(yè)的科研成包含整個科研探索過程及相關(guān)材料等。建筑項目成果的管理主要是指針對建筑企業(yè)設(shè)計人員的設(shè)計成果及數(shù)據(jù)統(tǒng)計的相關(guān)內(nèi)容的整理。

1.2 建筑企業(yè)科技檔案信息化的建設(shè)背景與意義

社會經(jīng)濟快速發(fā)展、科技創(chuàng)新不斷突破是建筑企業(yè)檔案信息化管理的社會背景和時代背景。在經(jīng)濟社會快速發(fā)展的時代背景之下，人們對于信息的獲取也愈發(fā)追求高效化，而檔案作為信息的主要來源已日益引起人們的重視，檔案信息的載體也隨著社會和時代的現(xiàn)代化發(fā)展不斷變化與進(jìn)步。過去的紙質(zhì)版檔案以及實物存檔的形式已經(jīng)難以滿足人們社會發(fā)展的需要，而檔案科技信息化管理將能更有效更系統(tǒng)的推進(jìn)建筑企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。與此同時，我國建筑企業(yè)近些年來發(fā)展速度相對較快。因此，做好檔案的管理工作對于企業(yè)的長久穩(wěn)定發(fā)展也至關(guān)重要。在這種情形之下，傳統(tǒng)的手工處理檔案的方式已經(jīng)難以滿足企業(yè)的發(fā)展需要。由此可見，研究建筑企業(yè)科技檔案信息化對檔案管理與企業(yè)發(fā)展的必要性不言而喻。

1.3 建筑企業(yè)科技檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)與原則

建筑企業(yè)科技檔案信息化管理的主要建設(shè)目標(biāo)及處理原是堅持做到收集與歸檔并重，加強管理和基礎(chǔ)建設(shè)，同時注重基礎(chǔ)檔案的保存和歸納整理，保證企業(yè)的科技檔案信息可做到每一項目的基本檔案都能夠完整保存。此外，檔案的歸納需具有一定的科學(xué)性和合理性，保證檔案在后期利用過程中能夠真正實現(xiàn)快捷有效。

1.4 科技檔案信息化管理優(yōu)勢

建筑企業(yè)科技檔案管理信息化的主要優(yōu)勢表現(xiàn)在可將建筑企業(yè)多項復(fù)雜的項目檔案進(jìn)行整理和分析，可有效地解決傳統(tǒng)人文處理檔案的時效性不足等問題。同時，通過對于建筑企業(yè)科技檔案進(jìn)行信息化管理還能夠有效地實現(xiàn)信息資源共享，提升信息儲存的準(zhǔn)確性。此外，還可對于信息反饋進(jìn)行有效控制，從而更進(jìn)一步推動建筑企業(yè)的長久發(fā)展。

2 建筑企業(yè)科技檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 未正確認(rèn)識科技檔案的重要地位

建筑企業(yè)在檔案信息化管理過程中存在的主要問題在于信息化管理意識薄弱。一些企業(yè)并未充分認(rèn)識到企業(yè)檔案資料、信息化管理對于企業(yè)發(fā)展的重要作用，在實際檔案工作過程中并未真正地將信息化管理落到實處，仍采用傳統(tǒng)的處理方法。檔案管理人員的信息管理觀念薄弱會造成實際操作過程中對于檔案的管理規(guī)范性造成影響，檔案管理出現(xiàn)混亂。

2.2 檔案信息化管理水平落后

做好檔案信息管理對于企業(yè)的發(fā)展意義重大，但目前在實際企業(yè)檔案管理過程中存在的問題不僅是信息化管理的意識較低，運用信息化管理的水平也相對較低。如一些建筑企業(yè)的檔案管理人員在實際檔案處理過程中仍然采用手工處理的方式導(dǎo)致檔案的丟失或檔案的整體歸納程度較低。此外，還有一些檔案信息化管理存在著對信息化管理平臺的建設(shè)相對落后的問題，因此檔案管理人員在檔案處理過程中可能會導(dǎo)致信息泄露等情況。

2.3 檔案項目管理人員素質(zhì)水平較低

經(jīng)研究調(diào)查表明，當(dāng)前我國建筑企業(yè)科技檔案管理信息化停滯不前，一個重要原因在于檔案項目的負(fù)責(zé)管理人員專業(yè)素質(zhì)相對較低，管理水平難以達(dá)到管理要求。一些企業(yè)為了節(jié)約管理成本，在檔案信息管理崗位上通常安排一些非專業(yè)人士，缺少專業(yè)人士的引導(dǎo)和操作。非專業(yè)的科技檔案信息管理人員只是單純模仿其他單位的相關(guān)做法，之后再通過個人的主觀意愿對檔案信息進(jìn)行處理。此類檔案管理不僅失去了其應(yīng)有的作用，同時還很難真正有效地將檔案完全精確地展現(xiàn)出來，甚至有可能出現(xiàn)檔案整理不全面或檔案丟失錯誤等惡性情況。此類情況都有可能會為企業(yè)的長久發(fā)展埋下隱患。

3 建筑企業(yè)科技檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1 運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高科技檔案收集與整理效率

在建筑企業(yè)科技檔案信息管理化過程中企業(yè)的管理水平提升必須要依賴現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，充分地運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)提高創(chuàng)新水平。如可采用磁盤或新型的感光材料作為企業(yè)檔案處理的載體和介質(zhì)，從而實現(xiàn)對檔案的歸納管理。此外，還可充分利用網(wǎng)絡(luò)化管理以及資源等各種共享技術(shù)提升電子化和信息化水平，充分運用計算機網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)對于檔案信息的收錄和整理工作。上述的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用會提升企業(yè)對于檔案信息的利用程度。

3.2 優(yōu)化建筑企業(yè)科技檔案歸檔流程與信息化管理制度

為了能夠保證建筑企業(yè)的科技檔案管理可滿足企業(yè)發(fā)展的需要，就必須要對檔案的管理機制進(jìn)行完善和創(chuàng)新。從客觀水平來說，很多建筑企業(yè)的管理部門還缺少對檔案機制的建立和責(zé)任機制的確立，因此很難對檔案管理人員形成強有力的約束。針對此情形，企業(yè)必須要創(chuàng)設(shè)和完善檔案管理機制，采用多種方式對管理機制進(jìn)行調(diào)節(jié)。首先企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確檔案管理責(zé)任制，確保人人都應(yīng)承擔(dān)應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，從而提升檔案管理水平。其次，科技檔案管理還需設(shè)立科學(xué)的信息化管理流程，提升檔案信息化管理的規(guī)范化。

3.3 提高建筑企業(yè)檔案管理者的專業(yè)能力與業(yè)務(wù)水平

提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是提高企業(yè)檔案管理有效性的重要因素，只有具備較高素質(zhì)和較強專業(yè)水平的檔案管理人員才能夠真正地推進(jìn)企業(yè)檔案的可持續(xù)發(fā)展管理。因此，作為建筑企業(yè)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)當(dāng)致力于提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平，可定期開展專業(yè)水平學(xué)習(xí)活動以幫助企業(yè)員工提升自身專業(yè)素質(zhì)。此外，企業(yè)還需定期安排管理人員外出學(xué)習(xí)，讓他們積極學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的管理手段，開拓企業(yè)員工的事業(yè)，以此來提升企業(yè)員工的責(zé)任感和使命感。

4 結(jié) 語

綜上所述，將建筑企業(yè)科技檔案管理進(jìn)行信息化處理是時代發(fā)展的特征，亦能夠很大程度地推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。作為企業(yè)來說，應(yīng)當(dāng)始終堅持以科學(xué)技術(shù)作為核心的現(xiàn)代管理方式，不斷地對信息技術(shù)進(jìn)行完善創(chuàng)新，對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，綜合各種因素以實現(xiàn)企業(yè)的信息管理水平的提升。