沈義勤 方耀明 馮玉紅

按照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》要求，大中型水利工程建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收前要通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。驗(yàn)收前，監(jiān)理單位對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目形成《工程檔案審核報(bào)告》，項(xiàng)目法人形成《建設(shè)項(xiàng)目檔案自檢報(bào)告》。由于水利除險(xiǎn)加固工程分部工程比較多、項(xiàng)目施工時(shí)間短、單元工序轉(zhuǎn)換快、工程資料制備時(shí)間倉(cāng)促等原因，在竣工資料整編時(shí)，常常發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件的規(guī)范性、有效性、完整性、準(zhǔn)確性存在不足。比如：不清楚檔案資料整編和檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的具體要求，混淆工程技術(shù)檔案與工程施工資料之間的關(guān)系，施工過程中沒有建立預(yù)立卷制度，未按照歸檔范圍和保管期限收集項(xiàng)目文件，組卷和排列次序不合理、關(guān)聯(lián)性差。收集的工程資料普遍存在書寫不規(guī)范、內(nèi)容不準(zhǔn)確、音像資料缺少說明、原始資料填寫不完整、申報(bào)與批復(fù)內(nèi)容不完善等等，個(gè)別資料存在明顯錯(cuò)誤或前后矛盾，缺少工程施工期觀測(cè)資料分析等。

一般情況下，除險(xiǎn)加固工程已有管理運(yùn)行單位和檔案專職管理人員，除險(xiǎn)加固前的工程技術(shù)資料已歸檔和正常使用，除險(xiǎn)加固后的有關(guān)技術(shù)資料的整編與新建工程在項(xiàng)目文件材料整編方面有其特殊性。因此，除險(xiǎn)加固工程的資料除按照要求整編外，還應(yīng)積極與管理運(yùn)行單位檔案管理人員加強(qiáng)聯(lián)系，合理分類、銜接原工程檔案資料，以便為今后檔案的有效利用和查找提供便利。筆者根據(jù)多年項(xiàng)目法人工作實(shí)踐并結(jié)合南四湖二級(jí)壩除險(xiǎn)加固工程實(shí)際，談?wù)勊U(xiǎn)加固工程竣工驗(yàn)收檔案資料的收集、整理、整編、保管、歸檔等工作，為同類工程建設(shè)施工提供有益的借鑒。

一、系統(tǒng)完整地收集資料是做好資料整編的前提

（一）竣工檔案資料整編的依據(jù)

現(xiàn)行水利工程竣工檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、移交等要求，是依據(jù)水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，其中附件一《水利工程建設(shè)項(xiàng)目竣工圖編制要求》，明確了竣工圖編制依據(jù)，竣工圖編制基本要求，竣工圖的審核與簽署等。附件二《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和檔案保管期限》，明確了水利工程建設(shè)項(xiàng)目目錄編排、歸檔范圍、保管期限和歸檔單位等。項(xiàng)目文件組卷及排列參照《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）；案卷編目、案卷裝訂、表格規(guī)格及制成材料應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822）；數(shù)碼照片文件整理可參照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50）；錄音錄像文件整理可參照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78）；項(xiàng)目法人應(yīng)開展紙質(zhì)載體檔案數(shù)字化工作，相關(guān)工作應(yīng)符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T28）。

（二）竣工檔案資料驗(yàn)收的依據(jù)

檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的依據(jù)是水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》，其中規(guī)定了檔案驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收內(nèi)容、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)分值等。明確申請(qǐng)檔案驗(yàn)收應(yīng)具備的條件是：工程已按設(shè)計(jì)內(nèi)容完成，基本完成檔案材料的收集、整理，監(jiān)理單位提交了專項(xiàng)審核報(bào)告，項(xiàng)目法人完成了項(xiàng)目檔案自檢并且達(dá)到70 分以上。要求竣工驗(yàn)收3 個(gè)月前，項(xiàng)目法人向竣工驗(yàn)收主持單位提出檔案驗(yàn)收申請(qǐng)。

（三）根據(jù)工程建設(shè)程序完整系統(tǒng)地收集資料

現(xiàn)行水利工程建設(shè)編制包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告，初步設(shè)計(jì)、施工準(zhǔn)備（含招標(biāo)）、建設(shè)實(shí)施、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收、后評(píng)價(jià)等階段。由于除險(xiǎn)加固工程的特點(diǎn)，一般沒有項(xiàng)目建議書，還有的項(xiàng)目也沒有可研階段，但有工程建設(shè)前期相關(guān)工作。比如人民勝利堰節(jié)制閘除險(xiǎn)加固工程，其項(xiàng)目法人開展了水閘安全鑒定，主管單位對(duì)安全鑒定進(jìn)行了審定、評(píng)定，水利部水規(guī)總院對(duì)安全鑒定進(jìn)行了核查，初步設(shè)計(jì)工作還進(jìn)行社會(huì)公開招標(biāo)等。因此，為了保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，就要按照建設(shè)程序不同階段分類收集檔案資料，建設(shè)前期檔案資料就要到上級(jí)主管部門、有關(guān)設(shè)計(jì)單位、地方有關(guān)部門去收集。

二、程序化的制度建設(shè)是做好資料整編的保證

水利工程參建單位一般包括項(xiàng)目法人（建設(shè)單位）、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位，有的還有材料供應(yīng)單位、設(shè)備供應(yīng)單位等。要在簽訂合同的同時(shí)，明確建設(shè)項(xiàng)目各參建單位的檔案資料管理職責(zé)。工程開工后，要建立檔案保障體系，包括組織保障、制度保障、經(jīng)費(fèi)保障、設(shè)備保障，建立健全各項(xiàng)管理制度或措施，并且要貫徹落實(shí)。

按照“集中統(tǒng)一管理原則”，項(xiàng)目法人（建設(shè)單位）應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，其負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)，其他參建單位負(fù)責(zé)人為副組長(zhǎng)，各單位檔案管理人員為成員。要形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確檔案工作機(jī)構(gòu)或部門（一般為綜合科），制定檔案管理崗位職責(zé)。應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)檔案管理，人員要經(jīng)過培訓(xùn)，要配置復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等設(shè)備，大中型工作必要時(shí)配備無人機(jī)，檔案管理經(jīng)費(fèi)要充足。工程開工前，各參建單位要重視制定《檔案管理辦法》《文件材料歸案范圍》《檔案分類整編細(xì)則》等內(nèi)部管理制度等。

三、科學(xué)規(guī)范地整理資料是做好資料整編的關(guān)鍵

檔案是以不同形式載體的面貌呈現(xiàn)的。隨著工程建設(shè)進(jìn)展，檔案內(nèi)容不斷豐富，要科學(xué)規(guī)范地收集、整理不同形式載體的檔案資料，防止混亂、避免遺失。

（一）建立完整規(guī)范的檔案分類資料庫(kù)

工程開工伊始，檔案管理人員就應(yīng)依據(jù)《文件材料歸案范圍》《檔案分類整編細(xì)則》等，建立完整規(guī)范的檔案分類資料庫(kù)和資料登記卡，將日常工程技術(shù)資料、圖紙、圖片、影像等資料及時(shí)分類地匯入資料庫(kù)。

（二）科學(xué)建立同步的電子檔案資料

要充分利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)、無人機(jī)等，將有關(guān)資料輸入計(jì)算機(jī)，建立分類清晰的文件檔案電子版。比如，將工程前期的有關(guān)單位的批文、工程建設(shè)批復(fù)（許可）、征地拆遷、工程建設(shè)、工程監(jiān)理、工程施工等單位資料原件掃描后，分類存入電子文件夾中。南四湖二級(jí)壩除險(xiǎn)加固工程還利用工程建設(shè)管理信息系統(tǒng)，將工程建設(shè)文檔、圖片、聲像資料錄入其中，便于及時(shí)查詢，也為今后管理運(yùn)行單位資料應(yīng)用打下良好的基礎(chǔ)。

（三）建立加固工程與原工程相關(guān)檔案資料有效銜接

在檔案資料整編、歸檔時(shí)，要充分考慮原工程檔案資料與加固后形成的工程建設(shè)檔案資料的有機(jī)銜接，建立指向關(guān)系，為工程運(yùn)行管理單位查詢問題和分析情況提供便利。

四、竣工資料整編中應(yīng)注意的有關(guān)問題

工程竣工資料是工程項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)紀(jì)錄，是水利工程內(nèi)在質(zhì)量的外部體現(xiàn)，由于種種原因，有的工程參建方對(duì)工程資料整編工作重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，工程資料書寫不規(guī)范、資料不全、內(nèi)容欠準(zhǔn)確，在工程整編時(shí)應(yīng)注意避免這些問題。

（一）注重培養(yǎng)復(fù)合型人才隊(duì)伍

目前，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員大多是工程技術(shù)人員兼任，而且存在多部門管理，即便有檔案專業(yè)人員來整編檔案資料，也多是臨時(shí)抽調(diào)，檔案管理人員具有工程技術(shù)技能而缺乏檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，懂檔案業(yè)務(wù)的也大多不了解工程現(xiàn)場(chǎng)和技術(shù)問題。因此，要加強(qiáng)對(duì)工程技術(shù)人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)和對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行工程技術(shù)培訓(xùn)，注重培養(yǎng)既懂工程技術(shù)又懂檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合人才，掌握工程技術(shù)檔案的形成過程和形成規(guī)律，熟悉檔案分類方案，明確檔案范圍，清楚檔案整編規(guī)則，了解檔案材料內(nèi)容和保存價(jià)值，明確檔案材料排列邏輯關(guān)系，懂組卷、會(huì)裝訂，最大限度地確保工程建設(shè)和檔案整理同步進(jìn)行。

（二）重視原始資料的收集與積累

要重視現(xiàn)場(chǎng)量測(cè)、施工日志、監(jiān)理日志、會(huì)議紀(jì)錄、測(cè)量記錄簿、檢測(cè)報(bào)告單、出廠合格證、設(shè)備標(biāo)簽等原始資料收集，它們是施工質(zhì)量評(píng)價(jià)的依據(jù)，也是竣工資料的重要組織部分，這些資料要記載詳實(shí)。比如，當(dāng)日的天氣情況、施工人員、施工部位、施工機(jī)械、所用材料、取樣的部位及高程、出現(xiàn)的問題、解決的方法等，這些原始記錄和資料，是日后出現(xiàn)問題進(jìn)行追溯的依據(jù)，還要檢查資料的完整、合規(guī)、整潔，書寫規(guī)范，不能使用不合要求的紙張、筆墨等。

（三）準(zhǔn)確依據(jù)項(xiàng)目劃分填寫資料

要深刻了解工程建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容，合理地對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行劃分和編碼。檔案資料整編時(shí)，要注意施工中有關(guān)記錄、表格、圖紙名稱與確定的分部工程、單元工程項(xiàng)目劃分名稱一致，及時(shí)調(diào)整新增工程項(xiàng)目的劃分、編碼，補(bǔ)充完善相關(guān)資料等。

（四）確保檔案資料的真實(shí)性

工程檔案資料要確保真實(shí)性，尤其是施工質(zhì)量檢查、檢測(cè)、質(zhì)量評(píng)定與驗(yàn)收等資料，監(jiān)理人員在進(jìn)行各工序的質(zhì)量檢查、質(zhì)量評(píng)定、施工驗(yàn)收時(shí)，要認(rèn)真檢查資料內(nèi)容的邏輯性和合理性，辨析資料的真實(shí)性。

五、結(jié)語

除險(xiǎn)加固工程的竣工資料整編工作，是水利建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，它貫穿于工程建設(shè)的全過程。要充分考慮除險(xiǎn)加固工程的特點(diǎn)，在建設(shè)期間，應(yīng)配備專業(yè)水平高、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員，建立科學(xué)規(guī)范的管理制度。同時(shí)，參建單位應(yīng)緊密配合，本著為工程負(fù)責(zé)、為人民負(fù)責(zé)、為自己負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好工程竣工資料的整編工作，才能順利通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，也為今后工程管理運(yùn)行打下良好而堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)■