文/曹 川 田新正 鹿佰勇

加強(qiáng)督查督辦工作是提升管理效率、提高工作執(zhí)行力和落實(shí)力的重要手段。當(dāng)前，國(guó)有煤炭企業(yè)正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵期，面對(duì)辦公室人手緊、工作任務(wù)重的情況，如何激發(fā)企業(yè)內(nèi)生動(dòng)力，推動(dòng)煤炭行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展是當(dāng)前督查督辦工作的當(dāng)務(wù)之急。鑒于傳統(tǒng)督辦方式效率低下，已不能夠滿足當(dāng)前管理需求實(shí)際，山東省邱集煤礦有限公司利用信息化手段，進(jìn)一步創(chuàng)新督辦機(jī)制與載體，通過建立重點(diǎn)工作督辦閉環(huán)管理系統(tǒng)，實(shí)施線上督辦，線下驗(yàn)收，形成精準(zhǔn)確責(zé)、剛性落實(shí)、限時(shí)辦結(jié)、閉環(huán)管理的工作體系，提高了督查督辦工作效率，促進(jìn)了機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)，推動(dòng)了礦井各項(xiàng)重點(diǎn)工作的高效落實(shí)。

一、傳統(tǒng)督查督辦工作存在的問題

煤炭企業(yè)督查督辦工作經(jīng)過多年的探索和實(shí)踐，在工作原則、機(jī)構(gòu)職責(zé)、工作內(nèi)容、程序方法、結(jié)果運(yùn)用等方面建立了較為健全完整的工作機(jī)制。但隨著企業(yè)的不斷壯大，發(fā)展任務(wù)日益繁重，督辦事項(xiàng)日趨增多，難度越來越大，傳統(tǒng)督查督辦工作已不能適應(yīng)企業(yè)管理需求。

1．傳統(tǒng)督查方式效率低下

傳統(tǒng)督查方式無法滿足及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的督辦工作推進(jìn)需要。一是督查工作事項(xiàng)繁雜。因?yàn)槠髽I(yè)需要落實(shí)的內(nèi)容較多，涉及的部門較多，落實(shí)進(jìn)度、安排不一，督辦推進(jìn)落實(shí)難度較大。二是落實(shí)情況難以把控。傳統(tǒng)工作方式效率低下，領(lǐng)導(dǎo)無法實(shí)時(shí)了解分管和關(guān)注的督查工作落實(shí)情況。三是督查效能有待提升。紙質(zhì)文件傳遞速度慢、電話催辦效率低，匯報(bào)、匯總工作量大，遲報(bào)漏報(bào)現(xiàn)象嚴(yán)重，工作效能和執(zhí)行力有待提升。

2．權(quán)威性、專業(yè)性不強(qiáng)

傳統(tǒng)督查方式由于權(quán)威性、專業(yè)性不強(qiáng)，制約了企業(yè)督查督辦工作質(zhì)量和效果。企業(yè)督查辦一般設(shè)在辦公室或監(jiān)察科等內(nèi)部科室，督辦人員人微言輕，而督辦對(duì)象大部分為部門一把手或分管領(lǐng)導(dǎo)，日常工作中存在“催促多、吆喝多、難問責(zé)、問責(zé)輕”的情況，導(dǎo)致督辦考核剛性不足、效果不好。此外，在面對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的督辦事項(xiàng)時(shí)，由于工作人員專業(yè)技術(shù)知識(shí)的缺乏，對(duì)督辦事項(xiàng)完成效果不能做出準(zhǔn)確判斷，導(dǎo)致虛假性辦結(jié)督辦事項(xiàng)，產(chǎn)生不良效果。

3．督辦執(zhí)行不力

部分管理人員面對(duì)企業(yè)當(dāng)前繁重的發(fā)展任務(wù)和復(fù)雜嚴(yán)峻的生存環(huán)境，思想轉(zhuǎn)變較慢，責(zé)任意識(shí)淡薄，精神狀態(tài)不佳，工作熱情不足，執(zhí)行力、落實(shí)力不強(qiáng)，致使一些重點(diǎn)工作滯后、效果不好，距離上級(jí)期待和領(lǐng)導(dǎo)要求還有較大差距，一定程度上影響了企業(yè)的發(fā)展質(zhì)量和速度。

二、線上工作督辦閉環(huán)管理系統(tǒng)的構(gòu)建與實(shí)踐

針對(duì)線下督查督辦存在的問題，山東省邱集煤礦有限公司以“馬上辦、盯住干、干到位”為總體要求，以“明確工作責(zé)任、抓好工作落實(shí)”為總體目標(biāo)，按照“專人管理，統(tǒng)一立項(xiàng)，統(tǒng)一分流，集中匯總，辦結(jié)反饋”的工作思路，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，革新工作模式，建立以目標(biāo)為核心的工作執(zhí)行體系和落實(shí)平臺(tái)，形成了集問題集中上傳、指令自動(dòng)下發(fā)、部門主動(dòng)接受和線上督辦、工作預(yù)警、完成銷號(hào)、支撐性材料上傳、驗(yàn)收評(píng)估等功能為一體的問題督辦系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了跨部門實(shí)時(shí)高效協(xié)助溝通，以及督辦事項(xiàng)的動(dòng)態(tài)跟蹤、適時(shí)問效和閉環(huán)管理。

1．系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念

（1）性能優(yōu)良。一頁(yè)式展現(xiàn)，系統(tǒng)穩(wěn)定性、擴(kuò)容性和運(yùn)行性能具備顯著優(yōu)勢(shì)，讓管理更加高效，讓落實(shí)更加快速，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有效支撐。

（2）多樣提醒。多種提醒機(jī)制，確保任務(wù)流轉(zhuǎn)順暢。

（3）操作便捷。簡(jiǎn)化、清晰的反饋操作，提升反饋效率。

（4）高效辦理。集中展現(xiàn)待辦并及時(shí)辦理，通過此督辦系統(tǒng)，提高督辦效能，增強(qiáng)執(zhí)行力。

（5）移動(dòng)辦公。實(shí)現(xiàn)手機(jī)端辦理和查詢，不受地域限制，方便跟蹤和操作。

（6）數(shù)據(jù)透明。各承辦單位可以查看所有人相同任務(wù)的辦理情況，積極推行信息公開，提高工作透明度。

（7）實(shí)時(shí)掌握。登錄系統(tǒng)即可掌握下發(fā)任務(wù)階段性的進(jìn)展情況，相比線下督辦，更加及時(shí)和有效。

2．明確相關(guān)角色和基本要求

（1）角色設(shè)定。根據(jù)督辦工作需要，設(shè)置五類角色，分別是任務(wù)指令下發(fā)人員、承辦部門及責(zé)任人、責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、驗(yàn)收人員、督辦人員。

（2）基本要求。

一是領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。各部門負(fù)責(zé)人要高度重視督辦檢查工作并認(rèn)真落實(shí)。承辦部門負(fù)責(zé)人按照領(lǐng)導(dǎo)指示組織完成督查工作。

二是部門協(xié)助。由督查辦督促檢查工作的落實(shí)情況，將督查事項(xiàng)按職能分工和業(yè)務(wù)范圍交由承辦部門辦理，承辦部門要按照領(lǐng)導(dǎo)批示和要求及時(shí)辦理。涉及多個(gè)部門承辦的事項(xiàng)各自負(fù)責(zé)辦理，并由主辦部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)綜合。

三是講求實(shí)效。督辦檢查工作要狠抓落實(shí)，注重實(shí)效，切實(shí)防止和克服敷衍塞責(zé)等現(xiàn)象。

四是注重時(shí)限。所有督辦檢查事項(xiàng)都要及時(shí)辦理，按時(shí)完成，不得相互推諉和拖拉延誤。

五是有查必果。凡是立項(xiàng)督查的事項(xiàng)，都必須“交必辦，辦必果，果必報(bào)”。做到事事有著落、件件有回音，確保政令暢通。辦結(jié)的承辦事項(xiàng)，承辦部門要及時(shí)反饋，有要求的要寫出書面查辦報(bào)告。查辦結(jié)果報(bào)告必須事實(shí)清楚、結(jié)論準(zhǔn)確；對(duì)不符合要求的，要退回重新查報(bào)。

六是注意保密。根據(jù)督查事項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)需要保密的事宜，在辦理過程中，要控制在一定范圍內(nèi)知曉；對(duì)有相應(yīng)密級(jí)的文件資料，要按有關(guān)公文保密規(guī)定，注意采取保密措施。

3．規(guī)范督辦程序

（1）責(zé)任分解。督查辦根據(jù)上級(jí)文件精神和礦黨政會(huì)議及領(lǐng)導(dǎo)安排的重點(diǎn)工作確定督查督辦事項(xiàng)，按職責(zé)范圍分解任務(wù)，明確責(zé)任單位和辦理期限，上傳系統(tǒng)，承辦部門線上認(rèn)領(lǐng)，辦理落實(shí)。交叉、涉及幾個(gè)部門的督查事項(xiàng)，由督查督辦部門征得主要領(lǐng)導(dǎo)意見后，由主辦部門牽頭與協(xié)辦部門共同辦理。

（2）督辦預(yù)警。根據(jù)辦理時(shí)限要求，督查辦在線上設(shè)定預(yù)警期限，承辦部門到規(guī)定期限未完成工作進(jìn)度的，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行預(yù)警，督促落實(shí)；同時(shí)，線下采取電話催辦、現(xiàn)場(chǎng)督辦、會(huì)議督辦、上門催辦等方式進(jìn)行不定期不定時(shí)督查、通報(bào)督辦事項(xiàng)完成情況。

（3）協(xié)調(diào)落實(shí)。對(duì)分解的承辦事項(xiàng)，辦理落實(shí)確有困難要協(xié)調(diào)的，一般事項(xiàng)由督查辦負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，重要事項(xiàng)報(bào)請(qǐng)承辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。

（4）反饋回復(fù)。承辦部門對(duì)督查事項(xiàng)辦理結(jié)果必須按時(shí)限要求，實(shí)事求是回復(fù)落實(shí)完成情況，并線上提交相關(guān)支撐性材料，督查辦根據(jù)落實(shí)銷號(hào)情況協(xié)調(diào)相關(guān)驗(yàn)收部門進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。

（5）對(duì)重大督辦事項(xiàng)進(jìn)行書面通報(bào)，并對(duì)督辦事項(xiàng)的完成和落實(shí)情況納入工作考核范疇。

三、實(shí)施成效

山東省邱集煤礦有限公司線上重點(diǎn)工作督辦閉環(huán)管理系統(tǒng)建成運(yùn)行后，線下督辦的弊端和問題得到有效解決，取得了明顯的效果。

1．提高了督辦效率

整個(gè)督辦過程透明、規(guī)范，督辦部門、承辦部門、責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)內(nèi)部責(zé)任分工，均可實(shí)時(shí)掌握承辦事項(xiàng)辦理進(jìn)度，對(duì)督辦工作落實(shí)質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，有效解決了督辦人員專業(yè)能力不足的問題，也幫助各部門理順了工作職責(zé)，提高了管理質(zhì)量。督查辦通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)查看督辦事項(xiàng)辦理進(jìn)度，減少了線下督辦頻次，節(jié)省了工作時(shí)間，提高了工作效率。

2．增強(qiáng)了部門協(xié)作能力

涉及多部門的督辦事項(xiàng)一次性發(fā)送，各部門根據(jù)分工共同推進(jìn)，提升了協(xié)調(diào)配合和協(xié)同作戰(zhàn)能力，有效避免了一項(xiàng)工作同時(shí)安排，多部門共同干、反復(fù)干的情況。

3．提升了督查督辦效能

通過實(shí)行督辦事項(xiàng)預(yù)警通報(bào)和追責(zé)制度，對(duì)工作推進(jìn)不力、敷衍塞責(zé)、弄虛作假的，嚴(yán)格考核問責(zé)；督促各重點(diǎn)事項(xiàng)承辦部門及時(shí)掌握工作進(jìn)度，提高工作效率?！白ヂ鋵?shí)、求實(shí)效、提效率”成為全礦各部門開展工作的首要前提和重要基調(diào)，督查督辦“重錘”和“利劍”作用得到有效發(fā)揮。