文/宋茜 蔡立雯

本文通過利用標準作業(yè)程序SOP（Standard Operation Procedure）結合新形勢下審計工作對檔案服務的需求，并實施關鍵工序質量控制機制，從而使任務自始至終都有章可循、運轉高效，實現(xiàn)檔案工作與審計工作相互促進、共同提升的良好局面

國網(wǎng)陜西省電力公司檢修公司組織制定服務審計工作的檔案服務SOP，促使檔案與審計工作高度配合、深度融合。通過總流程搭建、業(yè)務需求清單梳理、程序測試、試運行等階段，檔案服務SOP正式執(zhí)行。在執(zhí)行過程中，實施關鍵工序質量控制和動態(tài)更新機制，確保各環(huán)節(jié)程序均操作嚴格，適應發(fā)展。檔案服務SOP在審計工作中的高效應用，不僅提升了檔案管理水平和服務質量，也為企業(yè)依法治企和廉政建設工作開辟了新路子。

一、審計工作下的檔案管理

檔案以其原始記錄性和歷史再現(xiàn)性在審計工作中發(fā)揮著不可替代的憑證作用，是審計工作順利開展的基礎。習近平總書記在黨的十九大報告中提出了“改革審計管理體制”的新要求，國有企業(yè)審計工作進一步加大范圍和力度。這樣的新形勢對檔案服務審計工作的質量和效率提出了更新、更高的要求。主要在于：

一是檔案服務工作需要有前瞻性。在審計管理體制改革的局勢下，國有企業(yè)內、外部審計工作力度和頻次增加，財政財務審計、物資專項審計、經濟責任審計和工程項目審計等各類型審計工作頻繁開展，調閱檔案的需求和數(shù)量急劇增長。需要通過參考在以往審計工作中檔案服務的情況，找出并補齊短板，未雨綢繆地制定出一套能夠順應新形勢的檔案服務方式。避免各項工作集中開展時，出現(xiàn)檔案資源不足、人力缺少、服務水平下降等現(xiàn)象，保障審計配合工作和檔案專業(yè)其他各項任務并行不悖地順利進行。

二是檔案利用工作需要有保密性。檔案作為企業(yè)的保密要害部位，其保管安全與企業(yè)和個人的利益息息相關，而審計工作會涉及到查、借閱涉密檔案的內容。如何在檔案信息資源合理利用的同時，做到不失密、泄密，維護企業(yè)的安全和利益，是檔案工作的重中之重。這就需要有一套可靠的審計工作涉密檔案利用管理流程，營造保密與利用工作的契合點，避免出現(xiàn)保密工作漏洞。

三是檔案專業(yè)工作需要有傳承性。隨著檔案工作與審計工作配合力度的加大，企業(yè)內部各部門、各單位對檔案人員提供服務的需求也逐漸增多。為保障檔案專業(yè)人力資源滿足檔案工作發(fā)展要求，公司各基層單位兼職檔案員的配置增加，檔案培訓工作需要有簡明扼要、形象具體的操作流程指導說明，協(xié)助檔案人員“老帶新”“師帶徒”。開展針對性、碎片化培訓，幫助新的檔案人員快速掌握工作要點，勝任崗位工作，加快檔案人員隊伍建設。

四是檔案管理工作需要有發(fā)展性。檔案作為提高審計監(jiān)督效能和規(guī)范企業(yè)內部管理的基礎保障，對企業(yè)各項工作均有著監(jiān)管特性。健全審計工作中的檔案管理體系，強化過程管控，使檔案與審計工作高度配合、深度融合，促使企業(yè)各類工作流程透明、程序合法，是防控廉潔風險和隱患、依法治企、企業(yè)信用體系建設的重要手段。面臨新形勢，檔案工作需要制定出一套具備條理化、標準化、簡明化的檔案服務作業(yè)指導流程，降低操作難度，提高使用速度，并及時根據(jù)相關制度、規(guī)范的變化進行修訂和更新，保障審計工作有條不紊地開展，助推企業(yè)高質量的發(fā)展。

二、檔案服務SOP模式

SOP，Standard Operation Procedure，即標準作業(yè)程序，就是將某一項工作的標準操作步驟和要求，以統(tǒng)一的格式描述出來，用來指導和規(guī)范日常的工作。審計工作類目多樣，利用的檔案門類也各有不同，但是檔案服務工作流程是基本穩(wěn)定不變的。依照各類審計工作要求，從檔案服務工作總流程中，逐個環(huán)節(jié)地拆解流程，找出并補足短板，不斷優(yōu)化和完善過程，制定出標準作業(yè)程序，能夠使之自始至終都有章可循、秩序井然、運轉高效、成績凸顯。

1.SOP搭建

（1）編寫工作總流程

國網(wǎng)陜西省電力公司檢修公司根據(jù)歷年來各項審計工作中的檔案業(yè)務開展情況，進行檔案服務總流程梳理。在事前計劃、事中控制、事后檢查的總框架中，詳細地提列出所有檔案工作的具體內容，并區(qū)分電子檔案利用、實體檔案利用和涉密檔案利用的不同情況。逐步討論分析，確定該項內容實施的必要性。先將不必要的工作環(huán)節(jié)刪減，類似的工作內容合并；再將所有程序按照合理的邏輯重新調整排序；然后排查和補充疏漏環(huán)節(jié)，對剩下的工作內容及其處理方式進行簡化；最后通過分析流程的可行性和通暢性，編寫工作總流程圖。

檔案服務SOP建構流程圖

（2）梳理業(yè)務需求清單

根據(jù)總流程圖，確定出需要梳理的工作業(yè)務和需求清單。

一是梳理各門類檔案《庫藏清單》。國網(wǎng)陜西省電力公司檢修公司按照檔案門類-年度-歸檔部門的順序編制庫藏檔案清單。根據(jù)檔案數(shù)量來估算最大利用數(shù)，再依據(jù)歷次同類審計工作利用檔案的數(shù)量比對相關門類檔案的總數(shù)，算出平均值，即平均利用率，求得平均利用數(shù)量。然后對檔案工作量及強度進行分析，配置適當?shù)臋n案工作人員數(shù)量。

二是梳理《審計工作計劃清單》。要做好檔案服務，必不可少的任務就是及時了解公司的工作計劃。根據(jù)月度計劃和周計劃，對即將開展的審計工作進行預警管控。對接審計管理人員，明確審計的具體內容、時間期限和所需查閱的檔案門類，安排兩名或多名相關檔案管理人員，全程“一主N備”配合。

三是梳理《檔案工作計劃清單》。在優(yōu)化檔案服務工作的同時，也需要強抓檔案專業(yè)工作，不能顧此失彼。梳理檔案工作計劃，將每月、每周的檔案重點工作詳細記錄，便于檔案工作負責人明晰各檔案人員的工作量和時間節(jié)點分布，合理分配任務。在審計工作與檔案工作時間、人員沖突的情況下，提前制定出解決方案，平衡人力、時間和工作量，保障檔案服務與專業(yè)工作同步、穩(wěn)步開展。

（3）確定SOP初稿

將總流程圖中的各個環(huán)節(jié)進行拆解，按順序對每一個環(huán)節(jié)進行可行性檢查，類似將一臺機器拆分成零部件，逐件排查故障。檔案人員與審計管理人員共同討論，逐個環(huán)節(jié)找短板、補短板，對過程進行優(yōu)化，確定并編寫SOP初稿。

2.SOP測試與試運行

國網(wǎng)陜西省電力公司檢修公司采用“自測+他測”的方式對檔案服務SOP初稿進行模擬測試，跟蹤記錄運行過程中的問題點。

先是組織檔案專業(yè)人員嚴格按照SOP初稿的順序逐步進行操作，針對有疑問的步驟展開討論，重新組織語句。再由審計管理人員進行操作，找出難以快速理解的環(huán)節(jié)，與檔案人員一同修改語句。然后請非檔案和審計專業(yè)的人員進行操作，再次查找問題，解決問題。確保語句簡明精準，流程清晰暢通，各專業(yè)人員均可快速上手。最后對檔案人員進行實操培訓，使其熟悉操作標準和流程，打好專業(yè)基礎。

國網(wǎng)陜西省電力公司檢修公司在2018年9月開展的技改項目竣工決算審計工作中，將檔案服務SOP啟動試運行，實踐檢驗合理性和可操作性，并再次找短板，進行討論分析，提出解決方案，優(yōu)化操作程序。

3.SOP定稿

通過為期半年的試運行，檔案服務SOP完成定稿，制作成手冊發(fā)放給檔案人員。手冊中詳細寫明服務工作的總流程，電子檔案、實體檔案及涉密檔案查借閱方法和流程。在開展檔案人員培訓學習后，檔案服務SOP正式運行，并建立與其相應的查核機制。檔案人員嚴格按照SOP流程進行操作，檔案專業(yè)負責人對操作情況進行考核。確保在檔案配合審計工作中，不發(fā)生檔案失泄密、丟失、損毀等安全事故和人力、時間不足導致的檔案服務質量下降的現(xiàn)象。

4.SOP定檢與更新

檔案工作各項要求不斷提高，SOP也需要根據(jù)檔案工作水平的提升而開展定期檢查。國網(wǎng)陜西省電力公司檢修公司建立關鍵工序質量控制點回顧機制,將檔案管理系統(tǒng)權限管理，實體檔案和涉密檔案的利用，檔案服務綜合情況等重點環(huán)節(jié)納入關鍵工序，實施嚴格的過程管控。定期對關鍵工序的操作質量進行檢查，防止出現(xiàn)疏忽和漏洞，提升審計工作開展過程中檔案資源的安全管理和利用服務水平。

根據(jù)檔案工作和保密工作新制度、新規(guī)范印發(fā)，操作方法和利用手續(xù)改進等情況，國網(wǎng)陜西省電力公司檢 修公司及時對檔案服務SOP進行評審和更新，以滿足新要求，適應新條件。

三、新模式應用與實踐

檔案服務SOP正式運行后，自2019年3月開始，國網(wǎng)陜西省電力公司檢修公司先后開展經濟責任審計、成本項目審查，技改工程審計等多項審計檢查工作，檔案人員全程高效配合，檔案服務無“空窗期”。檔案組卷、宣傳、編研、數(shù)字化和考核評價等各項專業(yè)工作也同步高質量開展，無一項工作受到影響。作為檔案工作起步晚的年輕企業(yè)，從國網(wǎng)陜西電力檔案工作考核評價排名中間位置迅速躋身前列。在檔案服務審計工作集中開展期間，仍高質量地編寫了檔案工作的信用電力案例、開發(fā)利用案例和管理創(chuàng)新案例，獲得了中國電力企業(yè)聯(lián)合會，陜西省檔案局和國網(wǎng)陜西電力的獎項和好評。

綜合上述，檔案工作SOP的實施，使得檔案利用程序和要求得到細化，在過程管控的同時也潛移默化地增強了依法治檔的意識。在審計工作中，規(guī)范化、條理化檔案利用程序，能夠提升各專業(yè)人員對檔案的重視程度。尤其是在實體檔案、涉密檔案查閱的時候，能夠監(jiān)督檔案人員對利用人員進行全程監(jiān)督，實現(xiàn)“雙層監(jiān)督”，保護檔案不被篡改、涂抹、損毀和偷竊。檔案服務高效提供有效法律憑證，促進審計工作朝著健康有序的方向發(fā)展，幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)并消除廉潔和信用風險，保障電力工程建設安全穩(wěn)定發(fā)展，有效推進黨風廉政和誠信體系建設，樹立企業(yè)依法治企的良好形象。