王曉光 富秀晴 何士文

摘要：事業(yè)單位的人事管理是整個事業(yè)單位的行政系統(tǒng)得以良好協(xié)調(diào)發(fā)展的重要因素，而人事檔案管理則是保障事業(yè)單位高速高質(zhì)發(fā)展的重要組成部分。在原有的事業(yè)單位人事檔案管理工作不重視、不積極、記錄檔案信息錯誤等現(xiàn)象頻發(fā)?，F(xiàn)當下，由于信息社會的不斷縱深式發(fā)展，對于事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化和信息化也提出了新的要求。本文正是基于提升當下事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化水平的應(yīng)對措施而做出的探討。

關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位 人事檔案管理 規(guī)范化

國務(wù)院在2014年4月25日發(fā)布的《事業(yè)單位人事管理條例》針對保障事業(yè)單位工作人員的合法權(quán)益，建設(shè)新時代高素質(zhì)事業(yè)單位工作人員隊伍，促進公共服務(wù)質(zhì)量水平的提升。人事檔案記錄事業(yè)單位工作人員的各種信息，對于事業(yè)單位工作人員的晉升、獎懲、調(diào)動都具有信息配對的意義，高效的人事檔案管理可以提高事業(yè)單位的人力資源利用率，對于人才的挖掘和人員晉升有著巨大作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

1.釋義

從檔案學的角度而言，人事檔案的管理即將人事檔案的收集、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。而對于事業(yè)單位的人事檔案管理而言則是在人事管理活動中形成的記述和反映事業(yè)單位工作人員的個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的信息記錄。具體而言就是該人員自進入事業(yè)單位以后所對單位所做出的貢獻及個人價值的實現(xiàn)等。將個人與事業(yè)單位結(jié)合起來，以備考察的文件材料，這就是事業(yè)單位人事檔案。

2.價值

事業(yè)單位人事檔案因其主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。所以對于以事業(yè)單位組織而言，其重要性就涉及其內(nèi)部組織人員晉升、調(diào)劑、選拔等方面的適用。毋庸置疑的是，人事檔案的管理組織是事業(yè)單位整個行政系統(tǒng)和人員流轉(zhuǎn)得以發(fā)展運轉(zhuǎn)的先決條件。

3.決策的有力性

事業(yè)單位不同于一般的社會營利性組織，在公益性地向整個社會提供社會服務(wù)的同時，在教育、衛(wèi)生、科技、文化等方面深植中國共產(chǎn)黨黨員的為人民群眾做貢獻、為社會主義做貢獻的堅實思想政治方向不動搖。在事業(yè)單位的人事檔案管理中，規(guī)范化和常態(tài)化的人事檔案管理工作的有效推進有利于上層計策層和領(lǐng)導人進行人事崗位的調(diào)動匹配，切實體現(xiàn)出人事檔案管理工作的意義，推進人事資源的有效利用，為決策的科學性、合理性提供重要依據(jù)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

缺乏對于人事檔案工作重要性的認識

在人事檔案管理過程中突出其重要地位才是使得檔案管理工作進行創(chuàng)新性管理和提高人事檔案管理工作的效率。但在現(xiàn)當下的事業(yè)單位之中對于人事檔案管理工作的認識還停留在原有的認識當中。相關(guān)領(lǐng)導人不重視人事檔案管理制度的系統(tǒng)化搭建，導致人事檔案管理工作的進行隨意化，相關(guān)人才的調(diào)動匹配受到阻礙，人事檔案管理工作人員素質(zhì)難以提高。

同時，由于上層領(lǐng)導的不重視，所以也會導致下面基層的工作者在錄入人事檔案信息時缺乏一定的嚴謹性，導致在后續(xù)的信息審查中出現(xiàn)人員信息不匹配的問題。

人事檔案管理工作人員自身水平和素質(zhì)問題

在現(xiàn)當下的事業(yè)單位普遍不重視人事檔案管理工作，所以在涉及人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能方面就面臨難以提升之困境。一方面，相關(guān)工作人員的任用上可能存在隨意化的趨勢，即明明非檔案管理專業(yè)的人員也能從事檔案管理工作;另一方面，在現(xiàn)代社會信息變動速度極快的當下，對于事業(yè)單位的人事檔案信息變動亦是極快，而相關(guān)的人事檔案管理工作人員自身的專業(yè)技能和相關(guān)信息水平的缺失難以得到彌補，即人事檔案管理工作人員的素質(zhì)不高和業(yè)務(wù)能力缺乏提高途徑。甚至有些單位還會將一些“老弱病殘”調(diào)配到人事檔案管理工作崗位上。

人事檔案管理制度的欠缺

制度是使得一個機構(gòu)良好運行的關(guān)鍵性保證。在事業(yè)單位的人事檔案管理工作過程中由于種種原因使得人事檔案管理工作的進行缺乏制度的支持和保障，已經(jīng)在一定意義上嚴重阻礙事業(yè)單位人事管理工作的進行。事業(yè)單位在人事檔案管理制度上的欠缺致使各種人事檔案的收錄、整理、歸檔等流程沒有合理的規(guī)范化流程制度制約。在日常的人事檔案管理中常常出現(xiàn)各種不合規(guī)的流程出現(xiàn)，導致人事檔案信息錯誤率嚴重。

三、提高事業(yè)單位人事檔案管理水平規(guī)范的措施

制度保證規(guī)范化和標準化

制度使得流程規(guī)范化和相關(guān)工作人員保證工作效率的有效措施，是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化、保密化、嚴格化的有效“流程圖”。（注意：在日常的事業(yè)單位人事檔案管理過程中，文書工作和檔案處理工作不可交叉進行，雖然在形式上兩者具有一定的相似性但在其工作內(nèi)涵上所具有的意義上天差地別。所以在事業(yè)單位的人事檔案管理過程中人事檔案管理制度的制定可以一定意義上參照一般的文書工作細則，但在其根本的目的上要獨立區(qū)分于一般的文書工作。）把握人事檔案管理工作的要義，主要在人事管理制度上著手，在人事檔案管理上細分，為事業(yè)單位人事檔案管理制定適合事業(yè)單位人事發(fā)展的有效性的制度措施。為整個事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的考核、調(diào)動、任職等環(huán)節(jié)提供一個科學合理的人事檔案輔助匹配。

同時，一個高效合理的人事檔案管理制度也可以保證人事檔案管理人員的科學配置，這樣既提高的人事檔案管理人員的工作效率也避免了出現(xiàn)“專業(yè)不對口”的現(xiàn)象和“人事檔案管理就是養(yǎng)老”的錯誤認識。此外，保證在制度的制約之下，相關(guān)人事檔案管理負責人積極履行職責和接受來自其他部門的監(jiān)督，保證整個人事檔案管理工作透明公開，檔案信息的收錄、整理等環(huán)節(jié)有現(xiàn)代科學信息技術(shù)的輔助保證出現(xiàn)信息錯誤這樣的低級問題難以出現(xiàn)。

人才素質(zhì)助力規(guī)范化

歷來在事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的相關(guān)技能和業(yè)務(wù)水平提升的培訓中，對于人事檔案管理工作者的培訓幾近于沒有。這樣所導致的就是在現(xiàn)代社會轉(zhuǎn)型加快的過程中人事檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平一直難以得到有效提升，在人事檔案管理工作上手段老套、對于現(xiàn)代化信息輔助設(shè)備的使用缺乏熟練操作。所以在對于人事檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓上應(yīng)予以重視，制定合理的人事檔案管理工作者的培訓流程、要求、渠道等，保證人事檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平得到提高，促進事業(yè)單位人事制度的和諧有序發(fā)展，從而保障整個事業(yè)單位的高速高質(zhì)發(fā)展。

多部門協(xié)調(diào)配合機制的建立

人事檔案管理工作內(nèi)容復雜繁復，沒有其他部門的配合該工作是難以得到有效展開的，但在原有的人事檔案管理工作中，在面臨部門配合這件事上，由于過于復雜和各部門協(xié)調(diào)難以有效推進的審批通過流程，導致很多人事檔案管理工作一直滯留，使得事業(yè)單位的人事系統(tǒng)一直難以全面。針對該類問題，事業(yè)單位的各部門的相關(guān)負責人要開展相關(guān)會議的討論，針對精簡人事檔案管理工作進程的審批流程和相關(guān)部門配合上做出有效的措施應(yīng)對，保證人事檔案管理工資的進行可以暢通無阻。同時，部門間的相互協(xié)調(diào)配合的推進也有利于檔案材料的收錄、整理的準確性，明確各部門之間的職責歸屬。出現(xiàn)問題之時，可以立刻找到哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，并立即予以解決。

檔案信息的準確性保障

在現(xiàn)代社會信息不斷發(fā)展的今天，信息化腳步的加快，所帶來的是人事信息的欠缺。所以在相關(guān)人事制度得到改革之后，現(xiàn)當下人事檔案就會出現(xiàn)不匹配的問題，需要人事檔案管理工作人員及時進行更正和分類處理，保證人事檔案信息的準確性。保證人事檔案管理工作人員熟知整個單位的人事變動情況，便于相關(guān)人事工作展開之時的初步了解。而針對人事檔案管理過程中出現(xiàn)的遺留問題，相關(guān)人事檔案管理人員要加以仔細辨別，篩選保留對于本單位發(fā)展有利的那一部分，對于已經(jīng)不屬于本單位的人事檔案要聯(lián)系當事人進行對接提取，而針對無法聯(lián)系當事人的要及時聯(lián)系當事人的原籍部門進行對接，力求做到對于人事檔案信息管理的嚴謹落實。同時，針對有些“遠古”檔案，相關(guān)當事人已經(jīng)難以查驗的部分，征得上級領(lǐng)導同意之后進行集中銷毀，提高人事檔案信息的嚴謹性和時效性。

檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的搭建

在現(xiàn)代社會中由于信息化和社會轉(zhuǎn)型的影響，在事業(yè)單位內(nèi)部很多部門在“大勢所趨”下紛紛進行轉(zhuǎn)型和合并，而對于人事檔案管理工作而言，這無疑會加重人事檔案管理工作者的任務(wù)量和處理檔案信息的及時性。常常出現(xiàn)一些部門的人事已然變動，但在合并和轉(zhuǎn)型之后的部門人事檔案滯留和未歸檔處理的問題。所以相關(guān)人事檔案管理負責人員要及時和相關(guān)部門進行交接，建立一套定期核查檔案信息的網(wǎng)絡(luò)，為人事檔案信息的準確性“保駕護航”。在此之上，相關(guān)人事檔案管理人員針對同一時段、同一類別的人事檔案信息進行匯總、分類、歸檔等工作流程，保證事業(yè)單位人事制度的高效運行。

四、結(jié)束語

通過對于事業(yè)單位人事檔案管理的重要性和所出現(xiàn)的問題的分析，闡述了新形勢下建立適應(yīng)事業(yè)單位人事制度不斷發(fā)展的人事檔案管理制度的必要性，以及加強對于相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力和相關(guān)部門的有效協(xié)同配合的重要性有效策略的探究，針對性地提出地提出了適合事業(yè)單位人事檔案管理工作的制度建設(shè)、部門合作、人員素質(zhì)保證等措施，為事業(yè)單位的人事制度發(fā)展提供檔案信息參考，促進事業(yè)單位的發(fā)展，為廣大人民群眾提供更多高質(zhì)、高量的社會服務(wù)。

參考文獻：

劉洪宇;.事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].中外企業(yè)家，2019：106.

盧榮平.行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020：153-154.

作者簡介：王曉光，1972年9月出生，男，滿族，籍貫：河北省承德市，本科，研究方向：檔案管理