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        信息化時代高校財務電子檔案管理思考

        2021-03-25 16:38:02郭浩新
        商業(yè)文化 2021年3期
        關鍵詞:檔案管理財務信息化

        郭浩新

        2020年新年伊始,突如其來的新冠肺炎疫情爆發(fā),隨即在不斷蔓延,危害極大。為支持疫情防控工作,各行各業(yè)人們的生產生活方式都發(fā)生了巨大變化,非接觸式網(wǎng)上辦公在當時急迫地情勢下得以迅速大范圍普及,或將成為后疫情時代的常態(tài)。電子化已經從生活場景全方位進入人們的工作場景。同時,“大智移云物區(qū)”等新技術的不斷成熟和廣泛應用,越來越多的平臺和系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享與融合將是未來發(fā)展的必然趨勢,隨之產生的巨大體量的電子數(shù)據(jù)檔案管理已經提上發(fā)展規(guī)劃日程。本文結合高校信息化發(fā)展與財務業(yè)務電子化現(xiàn)狀,借鑒國內先進電子檔案管理經驗,提出高校財務電子檔案管理建議。

        高校信息化發(fā)展突飛猛進

        國家持續(xù)重點支持高校信息化建設

        自2013年我國信息化逐步發(fā)展,2019年教育信息化整體市場規(guī)模突破4300億元,2021年將突破5000億元。全國各級各類高校的信息化基礎設施建設和應用能力也在飛速發(fā)展,2012年國家投入了1779億元,2020年已直逼4000億元。

        除教育部已經制定并印發(fā)的《教育信息化“十三五”規(guī)劃》,《教育信息化2.0行動計劃》,教育信息化“十四五”規(guī)劃已經啟動編制工作。

        12月2日在深圳舉行的2020中國高校信息化主任論壇作為“中國高校CIO論壇”的分論壇探討了“校園信息化實踐2020“信息化十四五規(guī)劃”的重要話題。

        信息技術的日趨成熟助力高校信息化發(fā)展

        隨著網(wǎng)絡信息技術的高速發(fā)展,大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、AI人工智能、云計算、區(qū)塊鏈、算法管理等新技術開始嶄露頭角,提升了高校信息化的科技含量,除了稅票電子化,截止到2020年12月,全國29個?。ㄖ陛犑小⒆灾螀^(qū))財政電子票據(jù)改革已全面鋪開,覆蓋了非稅票據(jù)、醫(yī)療票據(jù)、捐贈票據(jù)等所有財政票據(jù)種類。技術的日趨成熟極大地推動了高校的信息化發(fā)展。

        疫情時代的現(xiàn)實催生新興信息化需求

        疫情時代,很多工作因防控要求無法正常開展,各行各業(yè)紛紛轉戰(zhàn)線上,高校教師也被迫開啟了直播,當起了“網(wǎng)紅”,線上教育如火如荼。全國有600多家互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)療上線,各級政府領導都開啟了直播帶貨模式。當人群聚集網(wǎng)絡,對信息互通、軟件使用、管理服務效果、線上線下融合等都帶來了新的挑戰(zhàn)。

        高校財務數(shù)據(jù)信息化現(xiàn)狀

        教育部《2020年全國普通高等學校名單》顯示,截至2020年6月30日,全國共3005所高校,其中74%為公辦高校,共2231所。《2019年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報》顯示,截至2019年底,全國各類高等教育在學生總規(guī)模4002萬人,教職工256.67萬人。平均每所本科院校學生有上萬人,教職工上千人,專科院校也有近萬名學生,教職工上百人。高校的財務業(yè)務貫穿日常運行的始終,業(yè)務規(guī)模絲毫不遜色上市公司或國企。

        高校主要財務業(yè)務及管理平臺

        高校核心財務業(yè)務主要概況為:

        1.全面預算績效管理業(yè)務,主要分為校內業(yè)務和項目庫管理,綜合預算主要實現(xiàn)全校所有二級單位預算申報、審批、調整、撥款、執(zhí)行、分析等業(yè)務,項目庫管理則實現(xiàn)專項資金項目的上述全部環(huán)節(jié)的全過程預算管理。

        2.圍繞全面預算展開的外圍業(yè)務,主要有:招標采購、資產管理、收費業(yè)務、報銷業(yè)務、薪資核算、稅務申報、財務共享、科研管理、合同管理、報表報送、開票業(yè)務、各類審計等大類業(yè)務。

        為實現(xiàn)財務與人事、教務、學生、國資、科研、黨辦等各管理系統(tǒng)的融合與數(shù)據(jù)共享,根據(jù)學校的規(guī)模大小和特色,也不斷涌現(xiàn)出針對大體量業(yè)務的管理平臺,例如:網(wǎng)上審批、智能移動報銷、支付平臺、自助投遞、公務卡管理、智能憑證、財務信息通知、數(shù)據(jù)監(jiān)控稽核、RPA財務智能機器人。

        2016年新的《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案內容、效率等做出了明確及詳盡的規(guī)定。在實踐中,上述各種平臺的數(shù)據(jù)都是相關信息,也會產生查詢需求及數(shù)據(jù)價值,一般都會進行儲存管理,應當在財務電子檔案的廣義范圍內。

        高校財務電子數(shù)據(jù)規(guī)模激增

        2019年政府會計制度改革完成,執(zhí)行新的行政事業(yè)單位會計制度,對高校、醫(yī)院等事業(yè)單位的會計核算提出了財政預算與財務管理雙重目標要求,過去游離在核算之外的全面資產管理與成本核算將徹底成為歷史,高標準管理比企業(yè)會計核算更嚴格規(guī)范,計算統(tǒng)計數(shù)據(jù)更廣泛精細化。

        據(jù)了解截止到2020年,財務信息化的頂尖高校清華大學的數(shù)據(jù)基本概況:50臺服務器,200臺以上計算機,80個應用程序,21個跨部門數(shù)據(jù)實現(xiàn)同步任務,78個財務系統(tǒng)間完成數(shù)據(jù)轉換任務,擁有2套防護墻,2個數(shù)據(jù)中心,1個微信平臺,1個辦公內網(wǎng),4家銀行專線記錄年56萬條網(wǎng)銀支付,2套自動檢測程序,對接10個部門的13個業(yè)務系統(tǒng),核算財務平臺對接54家單位,每年共產生79萬張憑證,716萬條會計分錄,18.9萬個項目,數(shù)據(jù)備份約8.4T/年。參考這些數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的電子檔案體量,高校隨著各種系統(tǒng)融合、數(shù)據(jù)共享、業(yè)務持續(xù)不斷增加,數(shù)據(jù)體量只會幾何倍數(shù)級與日俱增,甚至需要開發(fā)或購買云端儲存服務。

        高校財務電子檔案管理普遍落后

        在高校普遍存在的情況是,電子檔案管理普遍不被重視,現(xiàn)有從業(yè)人員、設備老化,思維陳舊,知識結構更新程度低。管理層對信息化建設多是被動支持,使用評價不高,不能有效深挖信息化管理效能,使得發(fā)展落后。

        1.從整體宏觀來看,管理運行機制不暢。內部各機構仍存在各自為政、協(xié)調溝通難,信息融合共享度低等情況。一方面機構人員冗余,管理效率低,長期缺乏溝通交流導致整體規(guī)劃布局耗時長,全面推動溝通成本高,阻力大,時效性差。另一方面,信息化管理方式方法創(chuàng)新多呈現(xiàn)個體性,較多出現(xiàn)在基層一線,然而不同部門間孤島化使得這些創(chuàng)新僅僅是局部開花,碎片化。其他部門漠不關心,置身事外,甚至在領導層那里,極有可能是外行領導內行,容易被止步于萌芽狀態(tài),難以形成推廣規(guī)模效應。管理的垂直化與信息的扁平化之間呈現(xiàn)出日益突出的矛盾。

        2.在高校日常工作中,缺乏符合實踐管理要求的相關人才。精通信息化的專業(yè)人員多數(shù)不具備會計與檔案管理專業(yè)知識。而財務會計與檔案管理專業(yè)技術人員又不具備專業(yè)計算機信息技術知識與技能。同時,受專業(yè)、以及事業(yè)單位制度管理的要求限制,高校多重視招錄學術理論知識型教師人才,對于財務、信息化、檔案管理等行政服務技能型人才限制招錄,就連一線城市的原985、211類雙一流高校都難以招到及留住這種管理實踐性強的高層次人才,這就導致業(yè)務及實踐管理各方面水平不高。

        3.缺乏專業(yè)人員的系統(tǒng)維護,高校財務電子數(shù)據(jù)安全事故易發(fā)。2017年被大眾熟知的勒索病毒成為近年來發(fā)展最快的網(wǎng)絡安全威脅之一,當年國內清北深大哈工大等眾多高校紛紛中招,一時間成為網(wǎng)絡熱搜。在后疫情時代,勒索病毒日趨成熟,已經具備了愈發(fā)隱蔽、復雜的“進化”能力,“重裝上陣”瘋狂發(fā)展。然而甚至到了2020年,財政電子票改革全國推廣期間,仍然有高校的服務器居然沒有防火墻,裸露在外網(wǎng),嚴重缺乏網(wǎng)絡安全管理能力。

        高校財務電子檔案管理實施策略

        針對高校財務電子數(shù)據(jù)信息的高速增長,而檔案管理仍停留在紙質會計檔案為主,電子檔案為輔,且各項審計檢查必須現(xiàn)場調閱資料,耗費大量人力物力,缺乏系統(tǒng)化,精細化等問題,應立足未來發(fā)展,借鑒國內外先進的管理實踐經驗,著手規(guī)劃科學合理、實用強大的財務電子檔案管理。主要有以下幾個方面:

        規(guī)劃先行,完善制度,促進管理

        高校財務電子檔案的盛行因疫情的突發(fā)和蔓延從可預見的后天逼近為近在咫尺的明天,也是對現(xiàn)有高校財務及檔案管理模式的挑戰(zhàn)。應及早預判,造作布局謀劃,以免屆時捉襟見肘。

        應提前規(guī)劃,明確高校財務電子檔案的范圍,管理標準,運行體制。針對紙質、電子檔案不同類型的特點,設計合適的業(yè)務運行流程,管理制度,以此來保障財務電子檔案管理的規(guī)范性、科學性。

        應加大投入各項資源,從電子檔案管理人員的培養(yǎng),新技術新技能的管理理念到實操環(huán)節(jié)都是應補足的短板;到基礎設施建設,例如高速掃描儀,紙質資料的影像化,虛擬化技術,存儲空間等,提高電子檔案管理的可行性。

        以先進技術實現(xiàn)管理精細化

        1.自動化檔案數(shù)據(jù)采集與加工

        升級改造現(xiàn)有財務系統(tǒng),對接統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng),集成一體式管理,在財務電子數(shù)據(jù),包括憑證、電子發(fā)票、會計賬簿、報表等生成時已完成事前事中事后數(shù)據(jù)風險稽核,生成電子影像庫中,而紙質資料的數(shù)據(jù)采集則采用多臺高速掃描儀器,可實現(xiàn)每日萬余份的資料的數(shù)據(jù)采集工作,經過加工生成版式文件,即電子簽章后可歸檔,生成具有完備索引的財務電子檔案庫。

        2.先進技術提升電子數(shù)據(jù)存儲與應用

        依托云計算的大數(shù)據(jù)應有,具有可擴展云存儲空間、虛擬化等技術,保障了電子檔案同紙質檔案一致的10年、30年或永久保存的保管要求,并可實現(xiàn)分級管理,超過一定年限則采用離線方式保存等。同時分布式處理、數(shù)據(jù)庫具備海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速流轉、多樣數(shù)據(jù)類型的處理能力能很好地實現(xiàn)電子檔案的類別權限管理、借閱、銷毀、重建、分析等應用。

        結 語

        信息化時代,高校在加速擁抱新技術以適應變化,財務電子檔案管理是應有環(huán)節(jié),應從規(guī)劃、制度、技術等各方面共同努力實現(xiàn)。

        (河南推拿職業(yè)學院)

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