朱海紅

在網(wǎng)絡技術快速發(fā)展的今天，檔案管理模式出現(xiàn)了較大變化，相比于傳統(tǒng)管理方法，無論在內容還是形式都出現(xiàn)較大改變，在信息量增加的情況下，管理人員應主動學習檔案管理技術，提升數(shù)據(jù)信息的儲存效果，優(yōu)化檔案業(yè)務管理流程。

本文將詳細介紹在大數(shù)據(jù)時代中檔案管理的主要特征，通過專業(yè)的研究與分析，找出大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式的變化態(tài)勢，如思維模式的轉換、管理方法的轉變等，通過多種形態(tài)了解檔案管理的變化方向與發(fā)展趨勢，繼而為相關用戶提供更為合適的檔案文獻的查詢服務。

在大數(shù)據(jù)時代中檔案管理的主要特征

一方面，新時期檔案管理的特征為共享性，網(wǎng)絡系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)資源帶有極強的共享功能，利用高效率的資源共享完成了各個數(shù)據(jù)間的有效連接。各企業(yè)在開展檔案管理的過程中要改變信息收集方式，利用網(wǎng)絡系統(tǒng)間的有序聯(lián)系擴展數(shù)據(jù)范圍?；跈n案管理中的信息共享，工作人員可借助數(shù)據(jù)挖掘、語義分析與云計算等技術滿足多類信息檢索服務，將檔案資源內部的共享價值展現(xiàn)出來。當前的檔案資料檢索僅需通過類型名稱、時間或關鍵詞就能搜索出檔案結果，打破了傳統(tǒng)搜索方式的限制。

另一方面，檔案管理出現(xiàn)了相對的適應性，新時期的檔案管理手段與大數(shù)據(jù)特點相符，企業(yè)內部的檔案資料包含多重信息資源，且涵蓋了內部的多個部門，而電子檔案內部數(shù)據(jù)的增長態(tài)勢為幾何級別。檔案管理人員在整合內部數(shù)據(jù)信息期間，無論是形式還是種類都出現(xiàn)較大變化，受互聯(lián)網(wǎng)技術影響，當前的檔案信息存有交叉聯(lián)系的關系，其呈現(xiàn)出的數(shù)據(jù)信息更像記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，因而此類檔案管理已變得更為具體、全面。

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式的變化態(tài)勢

思維模式的轉變

1.加強了服務思維

隨著大數(shù)據(jù)時代的快速變化，檔案管理的模式也發(fā)生了相應改變，由于互聯(lián)網(wǎng)帶有極強的共享性，其服務性思維將與共享性相適應，網(wǎng)絡化的檔案管理可有效打破地域、時間的限制，檔案查詢服務的方法發(fā)生相應變化，由原來的點對點變?yōu)槿缃竦狞c對面，為達到各類用戶需求只要一個查詢系統(tǒng)或客戶端即可。

借助新時期的檔案管理方式，管理人員應創(chuàng)建全新的服務性思維，借助全新的科技設備與技術手段，有效增強信息查詢的專業(yè)性、針對性，保障檔案內部數(shù)據(jù)的精準度，使當前的工作服務方式變得更具個性化、網(wǎng)絡化。在新技術的快速發(fā)展下，檔案服務方式也出現(xiàn)了多種變化，其服務模式在不斷升級中，與傳統(tǒng)檔案的管理方法相比，新型管理模式有效縮減物理風險與管理成本。當前檔案管理人員的工作內容已得到不同程度的增加，其在整理分類檔案內部數(shù)據(jù)信息的基礎上，還要設置專業(yè)性較強的數(shù)據(jù)信息分析庫，將所有的數(shù)據(jù)信息放置到該數(shù)據(jù)庫內，在加強管理效率的同時，確保用戶服務的個性化、多樣化。

2.改進了信息思維

在大數(shù)據(jù)時代中，信息技術已滲透到多個行業(yè)中，檔案管理人員在歸置各類檔案時要適時改變自身的信息思維，運用信息視角來處理檔案管理中的各項問題。信息類思維包含處理數(shù)據(jù)庫內的多重信息、壓縮與掃描各類文件等，將原有的紙質資料轉化為當前的電子檔案。

具體來說，在進行信息化建設期間，檔案管理者應建立適宜的檔案目錄，將所有紙質文件借助多種技術手段轉化為電子文件，增強檔案數(shù)據(jù)庫的信息化水平。同時，管理人員還應將檔案資金進行數(shù)字化管理，其處理過程要與當前的信息技術發(fā)展趨勢相符，通過大數(shù)據(jù)技術二次挖掘檔案資料內有價值的數(shù)據(jù)信息，全面提升檔案管理的效率與效果。

3.優(yōu)化檔案管理中的專業(yè)性思維

為保障檔案管理的各項措施皆為專業(yè)性思維，管理人員在使用各項技術時要保證自身的專業(yè)水準、在處理檔案中的數(shù)據(jù)時保證專業(yè)化、對于檔案管理的方法也要運用專業(yè)化。

檔案管理者可成立與檔案管理有關的工作組，利用先進的信息技術高效開展檔案管理工作，要擁有處理檔案內部數(shù)據(jù)信息的能力與水平，快速處理電子檔案。在開展日常工作中，管理人員應不斷提升檔案服務意識，運用專業(yè)化的信息手段來處理檔案數(shù)據(jù)，加強各類以信息技術為依托的設備的使用水平，通過大數(shù)據(jù)技術科學監(jiān)控數(shù)據(jù)信息的收集與分析，找出多種數(shù)據(jù)的關聯(lián)性。為保障數(shù)據(jù)信息的安全性，檔案管理者還可采用網(wǎng)絡加密技術，只有檔案工作組內的工作人員才能查詢數(shù)據(jù)信息。檔案管理人員要將新型檔案管理手段放置到檔案管理的各項環(huán)節(jié)中，確認適宜的檔案管理流程，通過跨部門間的合作與交流，完善或健全與檔案管理有關的技術平臺，順利實現(xiàn)綜合管理，給相關用戶提供一套更為完整的服務。

管理方法的轉變

1.轉換了信息收集方式

傳統(tǒng)檔案管理方式由于信息技術的手段較落后，部分歷史數(shù)據(jù)難以被有效保存，其不得不限定保管期限或劃定歸檔范圍，保存部分代表性或重要性較強的數(shù)據(jù)資料，在檔案類型與數(shù)量逐漸增加的情況下，該方式難以適應當前檔案管理。

隨著數(shù)據(jù)信息的增加，信息收集的方式也要適應時代發(fā)展，若采用傳統(tǒng)管理模式，不但會降低檔案管理的效率，還會進一步影響檔案資料內數(shù)據(jù)信息的完整度。借助大數(shù)據(jù)技術檔案管理者進一步改進了檔案管理的數(shù)據(jù)范圍，在覆蓋原始數(shù)據(jù)的基礎上，信息采集模式也發(fā)生了相應改變。隨著電子數(shù)據(jù)與信息資源的增加，檔案管理系統(tǒng)中的功能與運用方法已發(fā)生較大變化，大數(shù)據(jù)技術可依照檔案發(fā)出的時間或種類為其依次排列，在保證檔案資料完整度的同時，防止出現(xiàn)重復歸檔等浪費資源的現(xiàn)象。

2.轉變檔案保管方式

在傳統(tǒng)檔案管理中其多數(shù)資料為紙質材料，電子檔案，如視頻音頻材料或管理文件僅視為輔助性手段，因而其檔案管理的成本較少，且檢索時間不長。在大數(shù)據(jù)技術的快速發(fā)展后，檔案資料中的數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)較大變化，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、聲音、影像、圖形、圖像、文本與多媒體鏈接等多種形態(tài)，其呈現(xiàn)方式多為郵件、圖片、網(wǎng)頁等，其內部的數(shù)據(jù)信息隱藏著多種價值，因而運用大數(shù)據(jù)技術分析與挖掘檔案信息極有必要。在文件信息的儲存方式上，檔案管理人員應適時優(yōu)化信息存儲結構，借助光盤存儲介質融合非結構化與半結構化數(shù)據(jù)，有效促進檔案資料的檢索效率。

例如，某電力有限公司在進行內部檔案管理時，為存儲更多的數(shù)據(jù)信息，管理人員轉換了管理模式，其設置了專業(yè)化的信息管控平臺，利用內部的數(shù)據(jù)挖掘技術改進了檔案管理的效率。

3.優(yōu)化了運用機制

在大數(shù)據(jù)時代的影響下，檔案管理的運用機制也出現(xiàn)了較大改變，其手段、內容、載體與對象均出現(xiàn)了大幅變化，其展現(xiàn)形式愈加具有時效性、實時性、個性化與多元化。

首先，在用戶的呈現(xiàn)上，檔案管理的服務對象已隨著時代的變化而出現(xiàn)改變，相較于傳統(tǒng)的內部使用，當前的服務對象得到了擴展，無論是外來人員還是內部使用均可能成為檔案管理的潛在用戶。其次，檔案管理的載體也出現(xiàn)了轉變，傳統(tǒng)檔案保存的載體多為紙質，而在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的帶動下，網(wǎng)頁、音頻、圖片等形式也可存儲檔案內部的數(shù)據(jù)信息，工作人員采用新型信息技術可快速查詢檔案內部的電子數(shù)據(jù)。同時，針對檔案管理的內容來說，借助各類新興技術在保存數(shù)據(jù)信息的過程中，檔案中的內容也得到不同程度的豐富，管理人員充分挖掘出不同類別數(shù)據(jù)的關聯(lián)性，切實增強檔案管理的價值。最后，新型檔案管理模式還能改善服務功能，使管理者提供的服務更加個性化、便捷化，借助網(wǎng)絡來查詢檔案資料，既能突破空間與時間限制，還能增強信息檢索效率，為用戶帶去更為深刻的服務體驗。

4.加強信息保護水平

一方面，隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，企業(yè)內部在開展檔案管理工作時，不止要提升工作質量與工作效率，還要保護企業(yè)內部信息。相較于紙質檔案，信息化檔案的保存方式需有所區(qū)別，其對信息的傳輸與儲存模式給出了較高要求。當前威脅網(wǎng)絡系統(tǒng)安全的要素有許多，如木馬病毒、黑客、系統(tǒng)漏洞等，若企業(yè)內部檔案遭受攻擊，不但會出現(xiàn)信息篡改、信息泄露等問題，還會嚴重威脅到企業(yè)安全，因此，技術人員應設置專業(yè)化的網(wǎng)絡防護軟件，適時保護其內部的檔案信息，借助VPN、殺毒軟件與防火墻等互聯(lián)網(wǎng)軟件提升檔案內部信息的安全。

另一方面，在保護企業(yè)內部檔案信息的過程中，企業(yè)管理者應加強內部人員的技能培訓，其主要內容包含保護檔案信息的方式與先進信息技術的使用模式，無論是信息技術人員還是檔案管理人員都需提升自身的信息運用水準，保障內部信息安全。企業(yè)管理人員除了要定期檢查工作人員的信息保護技能外，還要了解當前內部檔案保護的現(xiàn)狀，及時發(fā)現(xiàn)檔案信息保護中的各類問題，通過針對性措施來改善相應問題，提升檔案管理的整體水平。

結 語

綜上所述，檔案管理工作帶有極強的社會性質，隨著大數(shù)據(jù)技術的高速發(fā)展，檔案管理人員應依照時代潮流，全面改善自身的信息技術水平與檔案管理手段，借助良好的信息處理能力，完成相應的檔案管理任務。

（國網(wǎng)浙江省電力有限公司嵊泗縣供電公司）