黃春英

[摘 要]信息化條件下，信息化與會(huì)計(jì)工作的融合滲透日趨深入，會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)運(yùn)而生，在一定程度上提高了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量和效率，但同時(shí)機(jī)遇與挑戰(zhàn)并行，還存在一些亟待解決的問(wèn)題。文章以會(huì)計(jì)檔案電子化管理為切入點(diǎn)，闡述了信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特征，重點(diǎn)分析了信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理存在的問(wèn)題，并提出對(duì)策，以期為財(cái)務(wù)管理工作提供參考借鑒。

[關(guān)鍵詞]信息化;會(huì)計(jì)檔案;電子化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2021.04.028

[中圖分類號(hào)]F232;G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2021）04-00-02

1 ? ? 信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特征

從信息化條件下會(huì)計(jì)檔案管理和管理的特征上看，主要有四大特征，具體如下。①檔案信息保存環(huán)境要求高。會(huì)計(jì)檔案電子化管理對(duì)存儲(chǔ)空間的需求不大，但對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求較高。檔案信息多以硬盤或光盤的形式存儲(chǔ)，信息保存的完整性與否，對(duì)信息存儲(chǔ)環(huán)境有一定要求。②電子類文檔易篡改。會(huì)計(jì)檔案電子化管理不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一旦被篡改將或多或少留下痕跡，電子類文檔則不會(huì)留下明顯痕跡，無(wú)形中降低了檔案信息的真實(shí)性。③檔案信息內(nèi)容豐富。會(huì)計(jì)檔案電子化管理的檔案信息內(nèi)容，不僅包括傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，如原始單據(jù)、報(bào)表、記賬憑證和賬目等，還包括大量的電子數(shù)據(jù)。④檔案信息具有共享性和高效性。會(huì)計(jì)檔案電子化管理基于信息化而生，網(wǎng)絡(luò)信息化給會(huì)計(jì)檔案信息的共享提供了便利，使得兩地之間的檔案信息傳遞更為高效和便捷。

2 ? ? 信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理存在的問(wèn)題

當(dāng)前，信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理還存在諸多亟待解決的問(wèn)題，如會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)環(huán)境問(wèn)題、會(huì)計(jì)檔案管理制度問(wèn)題、會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)備份問(wèn)題、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件版本問(wèn)題、會(huì)計(jì)檔案信息泄露問(wèn)題，其具體內(nèi)容如下。

2.1 ? 會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)環(huán)境問(wèn)題

信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作對(duì)電子信息存儲(chǔ)環(huán)境有一定的要求。目前，會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)環(huán)境造成的問(wèn)題仍然存在，究其原因，主要是計(jì)算機(jī)的配置過(guò)低，會(huì)計(jì)檔案電子化管理在低配置的計(jì)算機(jī)運(yùn)行環(huán)境下，受溫度過(guò)高、磁場(chǎng)干擾或者濕度過(guò)高等環(huán)境因素的影響，會(huì)計(jì)檔案電子化管理的存儲(chǔ)環(huán)境不達(dá)標(biāo)，不利于會(huì)計(jì)檔案信息的保存，一旦存儲(chǔ)媒介被破壞，將會(huì)造成無(wú)法挽回的損失。

2.2 ? 會(huì)計(jì)檔案管理制度問(wèn)題

就目前而言，信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度約束。會(huì)計(jì)檔案管理制度問(wèn)題的存在，使得會(huì)計(jì)檔案電子化管理缺乏規(guī)范的流程，在實(shí)際工作中隨意性較大，容易出現(xiàn)管理無(wú)序的現(xiàn)象。如果出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理相關(guān)問(wèn)題，如檔案的丟失或是歸類錯(cuò)誤、無(wú)法查找等，在責(zé)任的界定方面就存在一些困難，會(huì)出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。如何從制度層面保障會(huì)計(jì)檔案管理值得深思。

2.3 ? 會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)備份問(wèn)題

信息化條件下，會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)備份問(wèn)題是會(huì)計(jì)檔案電子化管理的突出問(wèn)題。不管對(duì)單位還是企業(yè)而言，利用會(huì)計(jì)檔案電子化管理忽視了數(shù)據(jù)備份的作用，經(jīng)常出現(xiàn)對(duì)檔案不及時(shí)備份的情況，由于檔案數(shù)據(jù)備份不及時(shí)，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要數(shù)據(jù)不能得到及時(shí)備份，一旦檔案出現(xiàn)丟失或是損毀，沒(méi)有備份數(shù)據(jù)恢復(fù)數(shù)據(jù)，就可能會(huì)給財(cái)務(wù)管理帶來(lái)永久性的損失。

2.4 ? 會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件版本問(wèn)題

目前，在信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作還存在會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件版本問(wèn)題。造成這一問(wèn)題的原因，主要是現(xiàn)在的財(cái)務(wù)軟件版本較多，不同軟件之間存在不兼容現(xiàn)象，其功能和操作方式各異。會(huì)計(jì)檔案電子化管理基于相應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件才能發(fā)揮作用，財(cái)務(wù)人員在學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)軟件時(shí)存在較大的困難，很難做到對(duì)每一款會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用都游刃有余，迫切需要統(tǒng)一財(cái)務(wù)軟件，使用一致的財(cái)務(wù)軟件，便于會(huì)計(jì)檔案電子化管理。

2.5 ? 會(huì)計(jì)檔案信息泄露問(wèn)題

在信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案信息泄露問(wèn)題在會(huì)計(jì)檔案電子化管理中也不容忽視?，F(xiàn)階段，在會(huì)計(jì)檔案電子化管理中，由于缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員，會(huì)計(jì)檔案信息的泄露給會(huì)計(jì)檔案信息管理帶來(lái)了難題。在日新月異的信息化時(shí)代，病毒和黑客對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理造成的沖擊不可避免，現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理人員不具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，加之缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)和管理，使得外界人士介入到會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)，威脅著會(huì)計(jì)檔案信息安全，加大了會(huì)計(jì)檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

3 ? ? 信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的優(yōu)化對(duì)策

信息化條件下，為進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理水平，筆者在了解會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特點(diǎn)及其存在的問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策，具體如下。

3.1 ? 提高會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)環(huán)境安全性

會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)環(huán)境的安全性對(duì)于確保會(huì)計(jì)檔案電子化管理至關(guān)重要。在信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理，通過(guò)營(yíng)造安全的會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)環(huán)境，提高會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)的安全性，防范因?yàn)榄h(huán)境問(wèn)題對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。其可以從客觀上保障會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作的開(kāi)展，在具體做法上，要提高會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)環(huán)境安全性。首先，會(huì)計(jì)電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，存放電子檔案需要防火、防潮、防磁，防止電子數(shù)據(jù)的丟失和毀損。其次，會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)環(huán)境的依賴性強(qiáng)。會(huì)計(jì)檔案信息以數(shù)字編碼的形式存儲(chǔ)在各種磁性介質(zhì)上，入庫(kù)的磁盤都要放在特制的防磁柜中保存，而且對(duì)溫度還有一定要求，應(yīng)安裝溫度感應(yīng)設(shè)備，還要遠(yuǎn)離易燃品堆放地，以此提高會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

3.2 ? 完善會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度

從制度層面對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理進(jìn)行保障，完善會(huì)計(jì)檔案電子化管理，應(yīng)結(jié)合信息化條件下的新特點(diǎn)和會(huì)計(jì)工作的特點(diǎn)，制定具有針對(duì)性的詳細(xì)的執(zhí)行方案，建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，確保會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作有章可循。在具體做法上，要以《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》為基本準(zhǔn)則，增加對(duì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對(duì)調(diào)用和修改程序的控制等內(nèi)容，進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案制度，如嚴(yán)格的認(rèn)證制度、授權(quán)操作制度、檔案保管制度、歸檔制度、借用制度等，對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的應(yīng)用以制度的形式加以肯定，明確職責(zé)范圍，嚴(yán)防會(huì)計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。

3.3 ? 做好會(huì)計(jì)電子檔案的定期備份

做好會(huì)計(jì)電子檔案的定期備份必不可少。在信息化條件下，會(huì)計(jì)電子檔案的備份和恢復(fù)是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確、真實(shí)的重要措施。在會(huì)計(jì)電子檔案管理中，電子檔案的保存應(yīng)該進(jìn)行至少一份的備份。在具體做法上，會(huì)計(jì)電子檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習(xí)慣，在備份數(shù)據(jù)的時(shí)候，做好相關(guān)記錄，注明備份時(shí)間和操作員的編號(hào)，以便及時(shí)查閱所需。同時(shí)，定期對(duì)這些檔案進(jìn)行檢查和拷貝，以防止因磁性介質(zhì)的毀損而使信息丟失。為確保會(huì)計(jì)電子檔案的可持續(xù)發(fā)展，還應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案定時(shí)進(jìn)行雙備份或多備份，備份數(shù)據(jù)和原件數(shù)據(jù)不能存放在同一地點(diǎn)，應(yīng)設(shè)立兩個(gè)會(huì)計(jì)電子檔案保管室，并且分別設(shè)在不同的地點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案電子文件的長(zhǎng)期可讀。

3.4 ? 加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件的有效應(yīng)用

要使用版本一致的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件，并加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員使用財(cái)務(wù)軟件的培訓(xùn)，提高財(cái)務(wù)人員應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件的能力，進(jìn)而提高應(yīng)用會(huì)計(jì)電子檔案的能力，使不同時(shí)期的會(huì)計(jì)電子檔案具有兼容性。在具體做法上，一般來(lái)說(shuō)，采用新的軟件或是軟件版本更新之后，都應(yīng)該對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)人員的操作水平，防止財(cái)務(wù)人員因?yàn)椴皇煜ぼ浖牟僮鞫斐傻牟僮魇д`。

3.5 ? 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

信息技術(shù)的發(fā)展為會(huì)計(jì)工作賦能。會(huì)計(jì)檔案電子化管理采用信息化手段進(jìn)行管理，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員提出了較高的要求，不僅要求會(huì)計(jì)檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還應(yīng)具備相應(yīng)的信息化專業(yè)知識(shí)和技能，如此才能在日常工作中將會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作落到實(shí)處，提高會(huì)計(jì)檔案電子化管理水平。在提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)方面，要加強(qiáng)基本的檔案管理系統(tǒng)和軟件維護(hù)的技能的學(xué)習(xí)，或設(shè)立專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)和管理。這樣做的好處是，一方面，避免會(huì)計(jì)檔案電子信息的泄露;另一方面，從時(shí)間和資金成本上降低會(huì)計(jì)檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)，可謂一舉兩得。此外，會(huì)計(jì)檔案管理人員還要注重提高職業(yè)道德素質(zhì)，遵守國(guó)家相關(guān)規(guī)定，對(duì)一些特殊檔案做到嚴(yán)格保密。

4 ? ? 結(jié) 語(yǔ)

信息化時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理任重道遠(yuǎn)。要想充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案電子化管理的作用，應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案的電子化管理工作，結(jié)合會(huì)計(jì)檔案電子化管理特點(diǎn)，從提高會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)環(huán)境安全性、完善會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度、做好會(huì)計(jì)電子檔案的定期備份、加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件的有效應(yīng)用、提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)等方面，積極探索會(huì)計(jì)檔案的電子化管理的有效途徑，只有這樣，才能最大化發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案電子化管理的作用，為會(huì)計(jì)工作提質(zhì)增效。

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