梁維民 杜玫玫

惠生工程(中國)有限公司 上海 201210

傳統(tǒng)項目工程材料管理基本采用人工操作的方法，要求每一位材料控制人員都具有豐富材料管理和控制經(jīng)驗。在一個規(guī)模不大的小型工程項目中，工程材料的需求量不大，材料管理和控制不會碰到太多的問題。而如果承接一個數(shù)億、數(shù)十億或上百億的工程總承包項目，由于專業(yè)跨度大，參與管理的人員多，材料品種標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)要求錯綜復(fù)雜，在過程中又伴隨著設(shè)計變更等諸多不確定因素，再沿襲傳統(tǒng)的人工操作方法勢必嚴(yán)重影響材料需求的準(zhǔn)確性、信息跟蹤的有效性、材料接收與發(fā)放的及時性與可控性，從而造成施工工期延長，直接影響項目進度。此外，由于人工操作方法會造成信息流失，因此，項目完工后大量的材料流失和結(jié)余，也會成為總承包單位的難題。如何進行材料管理才能降低項目成本、使項目效益最大化成為了眾多工程總承包單位的重要課題。

“建設(shè)工程項目總承包”既具有工程項目的基本特性，更需要借助科學(xué)的手段和工具，對工程總承包項目實施有效的可控管理，特別是要在項目各個環(huán)節(jié)實施對工程材料的精細化管理：從工程材料供應(yīng)鏈的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理入手，通過項目前期定義過程和設(shè)計階段、控制階段、采購階段、檢驗階段及項目施工等各階段的材料控制過程，循序漸進地整合資源，在精細化管理中合理降低成本，提高利潤。

SPMat(Smart Plant Material)是由Intergraph 公司提供的一個可應(yīng)用于整個工程項目、工廠生命周期的材料供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)。不僅為設(shè)計、請購、采買、入庫、領(lǐng)料、出庫、財務(wù)結(jié)算各環(huán)節(jié)提供了一個公共的協(xié)作、管理平臺，而且從流程管理入手，對模板制定、材料定義、材料需求、材料采購、材料追蹤、材料入庫、有序發(fā)放、財務(wù)報銷核算等一系列步驟進行梳理，真正實現(xiàn)了材料信息資源共享和材料有序控制。目前，基于SPMat系統(tǒng)的材料控制體系已經(jīng)成為大型項目管理體系架構(gòu)的一部分，并且正發(fā)揮著巨大的效用，展示出了良好的推廣應(yīng)用前景。

1 使用SPMat前后的關(guān)鍵性指標(biāo)比較分析

SPMat系統(tǒng)的應(yīng)用成果，可以通過下面一組數(shù)字，從一個嶄新的層面說明一切。圖1及表1列舉了兩組案例，展示了實施SPMat前后的關(guān)鍵性指標(biāo)。

圖1 使用SPMat軟件前后的項目關(guān)鍵指標(biāo)對比分析

通常，工程領(lǐng)域(業(yè)界)有一種衡量剩余物資的潛規(guī)則度量值(經(jīng)驗值)，普遍認為，國際先進工程公司“與采購總額相比”剩余物資百分比為1%～1.5%；國內(nèi)先進工程公司“與采購總額相比”剩余物資百分比為1.5%～2.5%。通過某公司使用SPMat軟件前后的項目關(guān)鍵指標(biāo)分析(見圖1及表1)可以看出，通過對該軟件的使用，使公司總體材料控制管理水平高于業(yè)內(nèi)平均水平，與國際先進工程公司水平相當(dāng)。而通過使用SPMat軟件，管理水平提高幅度更大，效益回報率更高。假設(shè)，總投資20億的項目，使用SPMat軟件可以節(jié)省剩余物資(0.44%-0.14%)×20億=600萬元人民幣；采購總額為12億的項目可以節(jié)省采購金額(1.11%-0.46%)×12億=780萬元人民幣。除此之外，可以有效提高工效，縮短施工中間損耗時間，保證各種數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、可靠性，保證材料資金的有效性和準(zhǔn)確性，同時還可以節(jié)約項目中交后大量的結(jié)算人工時。詳見圖2。

表1 使用SPMat軟件前后的項目關(guān)鍵指標(biāo)分析

圖2 中交后與有效工期相比結(jié)算占用時間百分比

針對材料控制過程，搭建基于SPMat系統(tǒng)的管理體系架構(gòu)，使軟件和實際管理事件融為一體，做到人機合一，就可以在規(guī)范流程、創(chuàng)新增值、降低成本、節(jié)約資金、提高功效、有序管控等方面發(fā)揮出巨大的作用。

2 某公司使用SPMat的情況及帶來的效益

(1)2006年首次在中石油獨山子乙烯項目上使用，到目前為止已在撫順、四川、內(nèi)蒙、寶雞、潞安、沙特、阿聯(lián)酋、美國、南美等60多個項目上成功應(yīng)用。

(2)2007該公司自主開發(fā)了材料綜合管理控制系統(tǒng)(E-MCMS)，對材料動態(tài)進行分析、統(tǒng)計、核算，完成項目急需的各種材料狀態(tài)、核算報表。

(3)2008年開發(fā)了與財務(wù)軟件的接口，實現(xiàn)費用支付、成本確認、庫存盤點等工作程序化。

(4)2010年開發(fā)了與公司項目管理平臺的接口，打通了數(shù)據(jù)錄入、合同審批、計劃、文檔系統(tǒng)等采購管理、材料控制的全流程。

(5)2016年開發(fā)了基于SPMat系統(tǒng)和國際會計準(zhǔn)則的財務(wù)多幣種系統(tǒng)，徹底解決了國際工程采購供應(yīng)鏈領(lǐng)域的財務(wù)核算，特別是多幣種、多稅制、多匯率核算。

(6)2017年開發(fā)了與財務(wù)EBS、新版OA的集成接口，實現(xiàn)了資源共享。

(7)2018年開發(fā)了WPOS系統(tǒng)，解決了材料管理流程，實現(xiàn)與SPMat、E-MCMS集成。

(8)2020年開發(fā)了基于SPMat的WQRS，實現(xiàn)設(shè)備、材料、預(yù)制件掃碼管理功能，大幅提高功效。

(9)申請國家級軟件著作權(quán)13個。

3 SPMat軟件實施前準(zhǔn)備

SPMat實施的過程，首先要強調(diào)的是實施前的必要準(zhǔn)備工作。只有搭好了以下這些穩(wěn)固的基石，才能步步為營，推進項目順利實施。SPMat的實現(xiàn)基礎(chǔ)是一個集成的數(shù)據(jù)庫，它包含從設(shè)計、材料的采購、供銷一直到施工過程的完整的、精確的項目材料數(shù)據(jù)，涉及到整個工程項目的多個專業(yè)和環(huán)節(jié)。為此，在實施之初，針對內(nèi)部系統(tǒng)和外部環(huán)境必須詳細策劃，精心準(zhǔn)備。

3.1 外部環(huán)境準(zhǔn)備

相關(guān)環(huán)節(jié)職責(zé)定義，流程制定、梳理，接口銜接規(guī)定，程序文件編制，用戶手冊編制，人員培訓(xùn)等內(nèi)容。

3.2 內(nèi)部系統(tǒng)準(zhǔn)備

(1)公司層面：①項目定義；②專業(yè)定義；③各種單位定義；④材料規(guī)范定義；⑤材料分類定義；⑥材料編碼規(guī)則定義；⑦供應(yīng)商長名單定義；⑧系統(tǒng)配置文件編制等內(nèi)容。

(2)項目層面：①各種標(biāo)準(zhǔn)模板定制；②專業(yè)配置參數(shù)定制；③系統(tǒng)配置參數(shù)定制；④材料屬性定制；⑤材料狀態(tài)及版本定制；⑥材料表的導(dǎo)入方法及程序定制；⑦請購、訂單、入庫、領(lǐng)料以及出庫等各種單號規(guī)則定制；⑧各種WBS架構(gòu)定制；⑨變更定制；⑩建立供應(yīng)商、施工分包商、倉庫、貨位、稅制等數(shù)據(jù)庫。

3.3 關(guān)鍵問題

項目實施前，須梳理和解決下述問題：

(1)以往的總承包項目是否應(yīng)用過材料管理類軟件，應(yīng)用的深度和廣度如何？有哪些可以借鑒的經(jīng)驗？有哪些必須規(guī)避的風(fēng)險？吸取了哪些教訓(xùn)？

(2)培訓(xùn)工作是否完成？效果如何？你的用戶群是否已經(jīng)做好了“心理準(zhǔn)備”？各環(huán)節(jié)是否有專人負責(zé)？遇到阻力是否有對策？

(3)是否有詳細的實施計劃？是否制定了詳細的實施方案？針對具體實施項目，是否對SPMat系統(tǒng)做了精心地準(zhǔn)備、策劃和定制？

(4)是否具備二次開發(fā)的能力？開發(fā)應(yīng)用是否有總體規(guī)劃，是否符合現(xiàn)狀，是否具有前瞻性？

(5)實施方案、管理流程是否滿足項目的材料管理的實際需求？如果不符合，如何改進，有何對策？

(6)為什么要選擇SPMat系統(tǒng)作為項目材料管理的基本平臺？

(7)預(yù)計SPMat系統(tǒng)能否切實達到項目材料管理的的期望值？

(8)事前對公司或項目管理層是否有過度的承諾？

3.4 項目材料控制策劃實施關(guān)鍵要點

(1)需要什么材料？數(shù)量多少？

(2)設(shè)計圖紙材料數(shù)量(BOM清單量)？

(3)已經(jīng)請購了什么？

(4)已經(jīng)采購了什么？

(5)何時交貨？

(6)交付日期？延期了？

(7)設(shè)備材料催交與檢驗狀態(tài)？

(8)已經(jīng)接收了多少材料？

(9)發(fā)放了多少？

(10)材料發(fā)給誰了？

(11)還需要多少材料才能完成管段/區(qū)域/模塊預(yù)制安裝？

(12)哪些材料設(shè)計人員允許替代？

(13)那些材料在運輸途中？

(14)設(shè)計變更引發(fā)的材料采購變化？

(15)哪些材料短缺？

(16)今天哪些區(qū)段可以開工？

(17)10天、30天、60天后哪些地方可以開工？

(18)材料足夠嗎？

(19)材料是否過量？過量如何核銷？

(20)是否可以退回材料？

(21)是否有成熟的項目采購結(jié)算方法？

(22)財務(wù)退稅方案？

(23)多幣種解決方案？匯率如何計算？算法模型是否融入系統(tǒng)？

如果在實施之前，對以上問題都有滿意的答案，則項目的實施實際上已經(jīng)成功了一半。

4 SPMat軟件實施過程中的關(guān)鍵控制

實施中的關(guān)鍵過程控制是項目成敗的關(guān)鍵，當(dāng)然流程的設(shè)計、管理控制點的設(shè)置的合理性也要在實際開展過程中不斷調(diào)整。

(1)關(guān)鍵控制點1：如果涉及客戶化開發(fā)，要盡快確定開發(fā)方案，不能因為開發(fā)問題而導(dǎo)致現(xiàn)場項目材料控制的延期或滯后。

(2)關(guān)鍵控制點2：如果出現(xiàn)對接不暢、情緒抵制的情況，要耐心細致地與對方溝通，要充分地分析情況，提出方案，并展示其依據(jù)和思路，讓對方理解并支持你的方案；如果是由于系統(tǒng)不能滿足應(yīng)用需求，要放下權(quán)威的架子，尊重用戶的提議，繼續(xù)研制開發(fā)新功能，直至滿足應(yīng)用需求為止；要充分展示SPMat的亮點，尤其是針對提高效率、標(biāo)準(zhǔn)化管理模式以及手工管理所欠缺的方面，必須予以充分展現(xiàn)。

(3)關(guān)鍵控制點3：要盡量的改變用戶層固有的操作習(xí)慣和定勢思維，觀念的轉(zhuǎn)變對于后續(xù)實施的成功至關(guān)重要。

(4)關(guān)鍵控制點4：要控制用戶的需求，就現(xiàn)代化管理項目而言，管理層的期望值一般較高。如何有效地溝通，確定合理的實施目標(biāo)，并取得項目管理層的確認，同樣至關(guān)重要，否則到了項目實施后期，可能因為實施目標(biāo)某一方面產(chǎn)生分歧或偏離目標(biāo)，而導(dǎo)致實施受挫。

(5)關(guān)鍵控制點5：在項目實施過程中，材料控制要始終扮演主導(dǎo)者的角色，不要被用戶牽著鼻子走。因為對于總包項目而言，用戶往往因為具有豐富項目實戰(zhàn)經(jīng)驗，而希望按照他們的思維和方式進行，而且因為也許以前有不成功的經(jīng)歷，使得他們變得謹慎。此時如果僅僅扮演執(zhí)行者的角色是非常危險的，常常會因為觀念上的沖突而使實施過程走入死胡同。所以一定要去主導(dǎo)整個項目材料管理的進程，要一遍遍不厭其煩地與客戶溝通，轉(zhuǎn)變其觀念，要按照既定的目標(biāo)和計劃去開展SPMAT實施工作。

(6)關(guān)鍵控制點6：項目經(jīng)理的核心作用。作為項目管理的領(lǐng)軍人物，如果因循守舊、不識利器、不識約束、不思創(chuàng)新、不善改革，必將導(dǎo)致執(zhí)行效率低下，無法確保工程目標(biāo)的順利實現(xiàn)。為此，實施過程中一定要獲得項目經(jīng)理的理解和支持。

5 夯實基礎(chǔ)、集成整合

作為為客戶提供服務(wù)的工程公司，需具有客戶至上的服務(wù)思想，對客戶的任何問題，依托自有的靈活運行體制,做到迅速反應(yīng)、及時處理，以確保客戶利益最大化，并不斷為客戶創(chuàng)造價值。

信息化、數(shù)字化要作為實現(xiàn)管理目標(biāo)的工具和支持手段。某工程公司的管理軟件包括了INTERGRAPH的SPMat材料控制系統(tǒng)、E-MCMS系統(tǒng)(自主研發(fā))、OA資金計劃支付系統(tǒng)(自主研發(fā))、金碟財務(wù)管理軟件等，但由于信息系統(tǒng)應(yīng)用的局限性，造成了這些軟件在功能上無法涵蓋采購、倉儲、資金支付、財務(wù)結(jié)算的全過程，數(shù)據(jù)尚無法完全共享。隨著應(yīng)用的不斷擴展和管理的精細化，建立上述諸系統(tǒng)集成的材料綜合管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)運作平臺已經(jīng)迫在眉睫。

建立基于SPMat的材料綜合管理系統(tǒng)，實現(xiàn)與SPMat、E-MCMS、OA支付、財務(wù)EBS、WPOS(可視化流程管理)、WQRS(二維碼管理)項目綜合管理平臺的有效集成已經(jīng)成為工程公司信息化建設(shè)過程中的迫切需求。通過該系統(tǒng)實現(xiàn)，將會形成工程公司以材料供應(yīng)鏈為主線的結(jié)算體系，形成各環(huán)節(jié)的信息集成和高效的動態(tài)管理模式，提高工作效率，實現(xiàn)信息的全面共享，從而建立工程公司項目工程材料管理業(yè)務(wù)和管理工作的協(xié)同辦公平臺，提升整體業(yè)務(wù)執(zhí)行效率，增強企業(yè)的核心競爭優(yōu)勢。

為此，在今后若干年內(nèi)，SPMat的應(yīng)用推廣應(yīng)朝此方向發(fā)展，使材控、采購、倉儲、施工、財務(wù)入口唯一，最大限度地減少各環(huán)節(jié)錄入工作量，使大家感覺好像就在一套軟件中協(xié)同工作，實現(xiàn)硬件、軟件、數(shù)據(jù)等資源的全面共享。要實施這些目標(biāo)尚需解決以下屏障：

(1)重視積累，夯實基礎(chǔ)，逐步整合與提升工程材料綜合管理系統(tǒng)，建立工程材料資源數(shù)據(jù)庫。一是規(guī)范、優(yōu)化和提升材料管理工作流程和信息流程，理順各環(huán)節(jié)崗位的信息資源，提高共享和集成程度；二是規(guī)范各種代碼與編碼，建立較為完整的材料供應(yīng)鏈主數(shù)據(jù)體系；三是建立和提升材料控制與材料供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，建立企業(yè)級和項目級的材料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)EPC項目物資管理的材料標(biāo)準(zhǔn)編碼、材料表、請購、詢價、評標(biāo)、訂單、催交、檢驗、運輸、接運、入庫、倉庫、領(lǐng)料、材料發(fā)放嚴(yán)格有序的全過程管理，進一步加強材料控制、采購過程管理、狀態(tài)跟蹤、電子商務(wù)、成本與費用管理等以及與其他項目管理軟件系統(tǒng)集成，優(yōu)化材料供應(yīng)過程，細化材料和采購過程管理，促進采購工作程序國際化。

(2)為了做好各項目中交后剩余物資的退庫收集工作，需建立公司級剩余材料平衡庫，出臺相關(guān)的規(guī)定和程序文件保證體系；與此同時，組織人力研制開發(fā)物資一體化管控平臺的“剩余物資平衡數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)”，以保證資源的二次利用，避免或減少資源浪費，實現(xiàn)項目成本最低化，項目效益最大化的終極目標(biāo)。在實施過程中，從物資回收、質(zhì)保驗證、質(zhì)量鑒定、分類管理、進度安排、協(xié)同配合、交接方案等方面作出明確規(guī)定，確定相關(guān)環(huán)節(jié)責(zé)任人。

(3)學(xué)習(xí)理論，培養(yǎng)人才，創(chuàng)新為要。從事項目材料管理的各崗位人員，要不斷學(xué)習(xí)項目材料管理理論、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和軟件開發(fā)技術(shù)，更新管理理念，調(diào)整自身知識結(jié)構(gòu)，勇于實踐，積累經(jīng)驗，強化科技創(chuàng)新意識，包括知識創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新，探索深層內(nèi)涵，為SPMat賦予新的活力，使其成為項目管理人員不可或缺的工具。同時，企業(yè)要重視項目管理、進度、費控、合同、材料、軟件研發(fā)等方面的培訓(xùn)工作，在較短的時間內(nèi)解決項目復(fù)合型管理人才嚴(yán)重短缺的現(xiàn)象。

6 數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、資源整合、異構(gòu)系統(tǒng)集成融合整體解決方案

作為一個工程材料管理軟件，SPMat是一個貫穿項目全過程的材料管理工作平臺。參與材料供應(yīng)鏈過程的各個不同的部門，如設(shè)計、采購、物流、施工、財務(wù)、施工單位等部門，都通過這個平臺共享數(shù)據(jù)，實現(xiàn)資源集成，信息共享，同時優(yōu)化工作流程，快速高效，實現(xiàn)精細化管理。

下面介紹設(shè)計、材控、采購、物流、財務(wù)、核銷體系架構(gòu)：

(1)基于SPMatE-MCMSMDMPUPMPP6WPOSEBS全生命周期材料供應(yīng)鏈一體化框架集成解決方案。見圖3。

圖3 基于SPMatE-MCMSMDMPUPMPP6WPOSEBS全生命周期材料供應(yīng)鏈一體化框架集成解決方案

(2)基于SPMatE-MCMSMDMWQRSWPOS二維碼一體化框架集成解決方案。見圖4。

圖4 基于SPMatE-MCMSMDMWQRSWPOS二維碼一體化框架集成解決方案

7 結(jié)語

SPMat是一個集成的工程項目生命周期材料和供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)解決方案，是一個真正針對所有關(guān)于材料管理事物的工程項目材料管理工作平臺，可以幫助公司降低材料費用、加快工作進度、改善風(fēng)險管理，并使公司進行統(tǒng)一管理，以利于公司在一個高度復(fù)雜、國際化、競爭激烈的市場上保持優(yōu)勢。

任何一個新的管理軟件上線后，都會遭遇是否能“人機合一”的問題，如何調(diào)整和優(yōu)化企業(yè)材料管理體系使其與SPMat軟件的架構(gòu)相合是材料控制的最高境界。這對今后工程公司如何運用技術(shù)工具去優(yōu)化管理流程，是一次有益的經(jīng)歷和思考。