馬 嚴(yán)

（紅河州工程質(zhì)量監(jiān)督管理站，云南 紅河哈尼族彝族自治州 661100）

隨著城市建設(shè)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，帶動(dòng)著規(guī)劃與建設(shè)工作的增加。實(shí)際工作的推進(jìn)，離不開(kāi)各類(lèi)信息資源的支持，尤其是城建檔案。其在社會(huì)管理和提供公共服務(wù)以及保障城市生產(chǎn)生活秩序等方面，起到的作用日益突出。近年來(lái)，各地區(qū)積極推進(jìn)城市建設(shè)檔案的信息化與數(shù)字化建設(shè)，取得了不錯(cuò)的成績(jī)，形成可參考借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

1 案例概述

以某城建檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目為例，經(jīng)過(guò)多年建設(shè)，工作取得了階段性成果，整理如表1所示。從社會(huì)管理與公共服務(wù)提供等方面分析，使用信息化技術(shù)與數(shù)字化檔案，為更多的服務(wù)對(duì)象提供服務(wù)，為城市建設(shè)管理提供強(qiáng)有力的支持。不僅提高了城市建設(shè)檔案管理工作效率，保障檔案的安全性，還能夠促使檔案利用服務(wù)水平得到提高，切實(shí)方便群眾。現(xiàn)結(jié)合建設(shè)實(shí)踐，總結(jié)具體方法。

表1 檔案信息化與數(shù)字化的建設(shè)成果

2 城市建設(shè)檔案的信息化與數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐

2.1 組織開(kāi)展數(shù)字化掃描工作

檔案現(xiàn)代化建設(shè)實(shí)踐中要圍繞數(shù)字化掃描工作，例如城建檔案綜合業(yè)務(wù)以及地下管線(xiàn)檔案管理等內(nèi)容，積極推進(jìn)信息化與數(shù)字化建設(shè)工作的開(kāi)展。對(duì)早期的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，包括紙質(zhì)資料和照片等，做好清晰地劃分，形成不同的類(lèi)型，規(guī)范填寫(xiě)檔案號(hào)，保證檢索工具齊全且完整。采取數(shù)字化掃描技術(shù)，完成檔案資料的處理，促使檔案數(shù)字化率超過(guò)90%。利用城市檔案管理系統(tǒng)，使用者可以在線(xiàn)查檔和調(diào)閱，促使檔案查詢(xún)率得到有效提高，檔案現(xiàn)代化建設(shè)取得不錯(cuò)的成效。

2.2 做好城市發(fā)展記錄

城市建設(shè)檔案管理實(shí)踐中，要注重檔案的收集。將歷史瞬間以檔案的形式定格，為檔案資源利用提供支持與保障。圍繞近年來(lái)城市建設(shè)的重點(diǎn)工程，包括生態(tài)治理項(xiàng)目與棚戶(hù)區(qū)改造等[1]。一般來(lái)說(shuō)，拍攝紀(jì)錄片需要花費(fèi)一定的成本，部分小城市的城建檔案管理機(jī)構(gòu)基本達(dá)不到自己拍攝城市變化紀(jì)錄片，部分選擇讓有條件建設(shè)單位或施工單位提供航拍素材，例如中鐵中鋁等。整體來(lái)說(shuō)，分為以下形式：城建檔案管理機(jī)構(gòu)組織拍攝剪輯；或讓有條件的建設(shè)單位、施工單位提供航拍全景圖照片或錄像，城建檔案管理機(jī)構(gòu)收集整理形成專(zhuān)題紀(jì) 錄片。

2.3 加速數(shù)字城建檔案異地備份

為貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局提出的“重要檔案數(shù)據(jù)異地備份制度”的要求，有效利用檔案保管條件，充分保障重要檔案數(shù)據(jù)的完整與安全，防范各類(lèi)自然災(zāi)害和突發(fā)事件對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)造成的危害。某單位自2016年起與昆明市城建檔案館達(dá)成異地備份協(xié)議，將館藏城建檔案數(shù)據(jù)異地備份到該館。采取此類(lèi)措施與方法，強(qiáng)化對(duì)檔案資源的管理，對(duì)有效應(yīng)對(duì)突發(fā)事件以及自然災(zāi)害等，起到積極的作用，既能夠保障檔案資料的安全，也可以為應(yīng)急處理提供支持。檔案管理實(shí)踐中要合理安排人力資源，促使各項(xiàng)管理工作扎實(shí)落地。

3 城市建設(shè)檔案的信息化與數(shù)字化推進(jìn)策略

3.1 編制完善的工作標(biāo)準(zhǔn)

從推進(jìn)檔案管理信息化與數(shù)字化建設(shè)的角度分析，編制完善的工作標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化，能夠起到重要的作用。以某城市建設(shè)檔案管理中心為例，為促進(jìn)檔案大數(shù)據(jù)價(jià)值的發(fā)揮，推動(dòng)城市規(guī)劃與建設(shè)，提高城市管理水平，適應(yīng)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化與信息化以及數(shù)字化要求，編制了《城市建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》，上報(bào)給相關(guān)組織獲得了批準(zhǔn)。實(shí)施嚴(yán)格的采集標(biāo)準(zhǔn)，整合現(xiàn)行的城市建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)與管理辦法等，提出符合實(shí)際需求的依據(jù)與規(guī)范，促使城市建設(shè)檔案管理工作規(guī)范化開(kāi)展與落實(shí)。

3.2 加大建設(shè)投入力度

實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案現(xiàn)代化目標(biāo)，做好信息化與數(shù)字化建設(shè)為重點(diǎn)內(nèi)容。實(shí)踐中要面向建設(shè)需求，加大建設(shè)投入力度，逐步推進(jìn)建設(shè)任務(wù)。以某城市建設(shè)檔案中心為例，為了加速落實(shí)建設(shè)工作，強(qiáng)化電子檔案以及聲像檔案收集以及規(guī)范化管理，自2011年開(kāi)始，陸續(xù)購(gòu)置了服務(wù)器、工作站、圖紙掃描儀、高速掃描儀、平板掃描儀等設(shè)備。為檔案信息化管理與數(shù)字化服務(wù)的實(shí)現(xiàn)，提供軟硬件支持。通過(guò)配置專(zhuān)業(yè)的服務(wù)器以及工程掃描儀等設(shè)施，積極開(kāi)發(fā)城建檔案存儲(chǔ)管理軟件，搭建3D虛擬庫(kù)房，完善基礎(chǔ)設(shè)施，促使城市建設(shè)檔案信息化與數(shù)字化服務(wù)得以實(shí)現(xiàn)。使用的城建檔案綜合管理系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)了功能模塊，覆蓋建設(shè)工程報(bào)建、檔案鑒定和保管以及查詢(xún)等各個(gè)方面，對(duì)電子文件以及實(shí)體檔案等實(shí)施著錄管理，使得檔案資料“活起來(lái)”，為使用者提供支持與保障，促使城市建設(shè)檔案利用率得到提高。

3.3 創(chuàng)新檔案使用方法

區(qū)城市建設(shè)檔案館在上級(jí)部門(mén)的幫助下，通過(guò)前期的全面準(zhǔn)備，逐漸開(kāi)通網(wǎng)上查檔功能。查詢(xún)者通過(guò)實(shí)名登錄系統(tǒng)，例如省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)等，能夠查詢(xún)到房屋的相關(guān)信息，例如建設(shè)單位與地質(zhì)等。需要注意的是，查詢(xún)者需要上傳房產(chǎn)證與購(gòu)房合同等來(lái)驗(yàn)證身份，保障檔案的安全。通常來(lái)說(shuō)，查詢(xún)審核通過(guò)后的1個(gè)工作日內(nèi)會(huì)獲得檔案資料。圍繞“最多跑一次”目標(biāo)，積極推進(jìn)落實(shí)城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案公共服務(wù)現(xiàn)代化與數(shù)字化，走進(jìn)群眾，打通最后一公里，為群眾提供一站式服務(wù)。圍繞當(dāng)前城市建設(shè)檔案使用情況，梳理面臨的技術(shù)挑戰(zhàn)與問(wèn)題，通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新與升級(jí)，提出改進(jìn)與優(yōu)化的措施，提高檔案資源利用率，切實(shí)保障檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)[2]。

3.4 提升檔案服務(wù)水平

城市建設(shè)檔案的需求不斷增加，涉及相關(guān)部門(mén)與群眾，若想促使檔案利用需求得到滿(mǎn)足，要注重提升檔案服務(wù)水平，積極探索服務(wù)模式，創(chuàng)新服務(wù)手段，提高檔案資源的價(jià)值，創(chuàng)造更多的效益。這需要檔案管理資源能夠樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，圍繞信息化與數(shù)字化方向進(jìn)行研究與探索，提出更有力的手段，促使城市建設(shè)檔案管理與使用水平得到提高[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，城市建設(shè)檔案管理實(shí)踐中充分發(fā)揮信息化與數(shù)字化技術(shù)手段的價(jià)值，促進(jìn)檔案管理得到優(yōu)化，有著重要的意義。文中結(jié)合實(shí)踐提出編制完善的工作標(biāo)準(zhǔn)；做好建設(shè)需求的分析；加大建設(shè)投入力度；做好檔案基礎(chǔ)工作；創(chuàng)新檔案使用方法等建議，共享給相關(guān)人員參考借鑒。