郝麗欣

（山西省高速公路綜合行政執(zhí)法總隊(duì)（交通運(yùn)輸綜合行政執(zhí)法局），山西 太原 030006）

在2018年，我國(guó)檔案局就頒布機(jī)關(guān)檔案管理的相關(guān)政策強(qiáng)調(diào)，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理已成為政府實(shí)施管理以及服務(wù)的關(guān)鍵性工作內(nèi)容，機(jī)關(guān)單位也要完善數(shù)字化制度體系，互聯(lián)網(wǎng)的有效運(yùn)用可以說是機(jī)關(guān)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過政務(wù)云平臺(tái)雖然能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，但是，在實(shí)際開展管理工作的過程中，政府部門也暴露出了一些比較現(xiàn)實(shí)的問題，如各自為政、建設(shè)目標(biāo)不一致、數(shù)據(jù)整合手段不合理等，使得財(cái)政損耗、重復(fù)建設(shè)等問題頻頻發(fā)生。構(gòu)建機(jī)關(guān)檔案體系管理架構(gòu)，制定統(tǒng)一性原則，從而有效改善檔案數(shù)據(jù)管理的零散性的問題，并對(duì)各單位政務(wù)云平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化、調(diào)整，實(shí)現(xiàn)資源共享，為政府單位降低財(cái)政消耗，切實(shí)提升政府檔案管理效率。

1 系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)

1）系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則。（1）科學(xué)性原則。該原則主要指在云環(huán)境下對(duì)檔案實(shí)施信息化管理一定在遵守的相關(guān)原則，也充分展現(xiàn)了檔案信息管理的獨(dú)特性。機(jī)關(guān)檔案管理體系的搭建，不僅要明確具體的崗位責(zé)任，建立完善的制度流程以及嚴(yán)格的人員管理策略，還不能忽略政務(wù)云環(huán)境下檔案資源所屬單位的不集中性。所以，在實(shí)施中，要更加重視機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)管理。各單位也要對(duì)本單位的檔案實(shí)行共享策略，這既需要完善的管理流程，也需要技術(shù)作為支撐。（2）系統(tǒng)性原則。機(jī)關(guān)部門的相關(guān)檔案管理人員要摒棄以往的舊觀念、舊思想，組織起檔案管理的專門隊(duì)伍，提升整體規(guī)劃的能力，形成跨部門協(xié)作的溝通渠道。采用云環(huán)境對(duì)檔案進(jìn)行管理不是簡(jiǎn)單的工程，只要站在宏觀的層面進(jìn)行科學(xué)的學(xué)習(xí)，才能有效提升檔案管理的能力。也就是說要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，就必須具備健全完善的相關(guān)制度，完成資源地跨系統(tǒng)整合。

2）系統(tǒng)總體框架。在我國(guó)大力推廣政務(wù)云的過程中，要充分重視機(jī)關(guān)局域網(wǎng)對(duì)檔案管理的實(shí)際要求和我國(guó)對(duì)數(shù)字化管理檔案的最主要流程，我們?cè)O(shè)計(jì)了一個(gè)3平臺(tái)+4中心的檔案管理體系。（如圖1）

2 系統(tǒng)主要功能

1）個(gè)人中心。該系統(tǒng)主要涵蓋合作管理、資料查閱、收藏管理、功能增設(shè)等。（1）合作管理：主要是對(duì)一些代辦信息和數(shù)據(jù)流程以及用戶手中沒有完成的待審單據(jù)，使用者可以合作開發(fā)，可選擇繼續(xù)完善也可發(fā)起協(xié)同。（2）資料查閱：能夠更好地幫助使用者查詢檔案類別中的刪改和新增檔案信息。（3）收藏管理：和瀏覽器的收藏功能相似，在進(jìn)行檔案查詢時(shí)可以將自己認(rèn)為比較重要的信息進(jìn)行收藏，方便下一次的查找。（4）功能增設(shè)：不同的使用者能夠?qū)Φ顷懶畔⑦M(jìn)行修改，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行自定義設(shè)置等。

2）檔案收集。檔案收集包括采集與整合、文件傳輸、整理檔案、離線錄入功能。（1）采集與整合：其主要是將所有的檔案信息進(jìn)行臨時(shí)集中存放的系統(tǒng)。（2）文件傳輸：在檔案信息較多的情況下，要采取批量導(dǎo)入，并通過文件傳輸功能將準(zhǔn)確的檔案信息上傳到平臺(tái)系統(tǒng)當(dāng)中。（3）整理檔案：將單位各部門工作和兼職人員所提供的檔案信息進(jìn)行整合，存儲(chǔ)于系統(tǒng)中。（4）離線錄入：針對(duì)一些偏遠(yuǎn)無網(wǎng)絡(luò)信號(hào)的區(qū)域的用戶下載一個(gè)完整的數(shù)據(jù)壓縮包。實(shí)現(xiàn)資料的理線查閱。

3）檔案管理。檔案管理包括檔案著錄、借閱利用、檔案統(tǒng)計(jì)、移交接收、檔案編研、庫(kù)房管理功能。（1）檔案著錄：檔案正式庫(kù)，主要是用于存儲(chǔ)歸檔后的檔案信息。（2）借閱利用：對(duì)檔案實(shí)體的借閱申請(qǐng)進(jìn)行登記并審批，對(duì)到期借閱記錄進(jìn)行提醒，并提供到期歸還和續(xù)借功能。（3）檔案統(tǒng)計(jì)：包括館藏統(tǒng)計(jì)、自定義統(tǒng)計(jì)、年報(bào)管理等功能。（4）移交接收：包括移交管理、接收管理以及移交接收統(tǒng)計(jì)，用來統(tǒng)一管理每個(gè)用戶自己發(fā)起的移交單信息并管理該用戶權(quán)限范圍內(nèi)可以接收地或已經(jīng)接收的移交單數(shù)據(jù)。（5）檔案編研：檔案編研是檔案部門根據(jù)館藏檔案和社會(huì)需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著。（6）庫(kù)房管理：包括3D庫(kù)房、檔案保管、檔案銷毀功能。

4）檔案利用。檔案利用包括全文檢索、分類檢索、編研成果功能。（1）全文檢索：通過全文檢索可以檢索條目信息、電子文件信息，并且能夠?qū)z索結(jié)果提出申請(qǐng)利用。（2）分類檢索：一種基于目錄樹的數(shù)據(jù)檢索方式，可以在選定的業(yè)務(wù)中跨庫(kù)檢索信息資源。（3）編研成果：通過查看編研文檔功能來查看檔案編研管理和檔案專題編研中生成且發(fā)布了的編研文檔。

5）系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理包括全宗維護(hù)、機(jī)構(gòu)用戶、權(quán)限維護(hù)、業(yè)務(wù)維護(hù)、工作流維護(hù)、利用維護(hù)、電子文件管理、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)監(jiān)控以及其他管理功能。（1）全宗維護(hù)：定義使用檔案系統(tǒng)的所有全宗單位的模塊，系統(tǒng)支持多全宗。（2）機(jī)構(gòu)用戶：用來設(shè)置組織的機(jī)構(gòu)層次及管理機(jī)構(gòu)下的用戶，用標(biāo)準(zhǔn)的樹結(jié)構(gòu)顯示。（3）權(quán)限維護(hù)：包括角色管理、功能授權(quán)、數(shù)據(jù)授權(quán)、接收權(quán)限、表單授權(quán)、按鈕授權(quán)功能，通過集成系統(tǒng)促進(jìn)平臺(tái)的功能實(shí)現(xiàn)。（4）業(yè)務(wù)維護(hù)：包括分類庫(kù)維護(hù)、元數(shù)據(jù)維護(hù)、分類結(jié)構(gòu)維護(hù)、結(jié)構(gòu)模板維護(hù)、主題詞維護(hù)、報(bào)表維護(hù)、庫(kù)房維護(hù)、文件歸檔配置功能。（5）工作流維護(hù)：包括工作流管理和表單管理功能。（6）利用維護(hù)：包括借閱模板設(shè)置、索引庫(kù)管理、全文詞庫(kù)維護(hù)、關(guān)鍵詞維護(hù)、同義詞維護(hù)功能。（7）電子文件管理：包括格式注冊(cè)、文件服務(wù)器和運(yùn)行監(jiān)控功能。國(guó)家安全保密性單位不允許使用FTP協(xié)議，而允許使用HTTP協(xié)議，故在系統(tǒng)中增加配置HTTP協(xié)議的文件服務(wù)器。

3 結(jié)束語(yǔ)

在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的過程中，對(duì)于檔案資料的管理也要采取更加便捷的方式，文章圍繞政務(wù)云背景下管理模式，制定出3平臺(tái)+4中心的相關(guān)管理制度構(gòu)架展開分析，并詳細(xì)對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行分析，希望能夠在為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的前提下，助力檔案管理水準(zhǔn)的提升，為更好地建設(shè)政務(wù)云平臺(tái)提供參考。