魏建云 濱州醫(yī)學(xué)院 山東 煙臺 264003

在高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新的過程中，是以現(xiàn)代化的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依據(jù)，檔案中的文字、圖片、錄音等信息為對象，將其內(nèi)容的存儲形式、管理方法和傳遞途徑等轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N更加便于保存、管理和傳遞形式。在此前提下，不但要求硬件技術(shù)的改變，管理的理念、方法也需要與時俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)軟硬件的同步更新。

一、高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新的重要意義

第一，高校檔案的信息化建設(shè)，直接有效地減少了檔案日常管理工作中程序的復(fù)雜性，令檔案的檢索更加便捷和精準(zhǔn)。同以往紙質(zhì)檔案的整理、歸類和檢索不同，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)半自動化的快速檢索，同時可以將歸類、儲存等工作同步進(jìn)行，不但減少了工作人員檢查、尋找檔案的時間，同時也降低了錯誤率，可以令相關(guān)的工作人員有更多的時間提供和創(chuàng)新更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

第二，傳統(tǒng)的檔案更加容易造成損壞和遺失，而現(xiàn)代信息技術(shù)則是將以往不同載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將轉(zhuǎn)換后的各種龐大復(fù)雜的信息儲存在容量大、使用便捷、空間小的硬盤或網(wǎng)絡(luò)平臺。在利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時，打破了時間和地域上的限制，一方面避免了以往對同一檔案反復(fù)查閱所造成的磨損現(xiàn)象，同時隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)據(jù)恢復(fù)功能日益完善，檔案信息的保存更加長久和安全。

第三，高校檔案信息化建設(shè)，可節(jié)約紙質(zhì)和避免其他資源的浪費(fèi)。以往的檔案多以紙質(zhì)為存儲載體，而為了進(jìn)行有效的分類和整理，又會使用其他紙制品、塑料和金屬等材料，相比信息技術(shù)，前者在很大程度上造成了紙質(zhì)等各種資源的浪費(fèi)。

高校檔案信息化建設(shè)存在的問題

(一)信息化資源分散

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以及高校信息化建設(shè)進(jìn)一步的推進(jìn)，各院校各部門都開始采用了辦公信息系統(tǒng)，包括：學(xué)籍管理系統(tǒng)、成績管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，各部門各系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息都可以轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案被檔案管理系統(tǒng)所接收。然而，部分高校因?yàn)槿狈ο到y(tǒng)的計(jì)劃，使用的軟件不一致，因此導(dǎo)致了沒有統(tǒng)一的信息資源管理平臺，從而令其他部門的信息系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)對接，最終造成資源信息無法直接共享，很大程度上增加信息檢索和使用的過程、步驟，造成了時間的浪費(fèi)。

(二)標(biāo)準(zhǔn)化不足

首先，高校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)較復(fù)雜，同時因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)目前正處于高速的發(fā)展中，因此新技術(shù)和新理念在快速的更新和進(jìn)步，很容易導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系相對落后，難以實(shí)現(xiàn)在信息化建設(shè)中與目前最新的技術(shù)相聯(lián)系。其次，目前部分高校整理管理的信息技術(shù)仍然沒有引起足夠的重視，因此檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度和法律法規(guī)的完善度也有所不足，管理制度和工作流程在實(shí)際中也難以滿足現(xiàn)代檔案信息化管理工作的需求。由于缺乏系統(tǒng)而明確的檔案管理制度，就存在部分部門的歸檔工作具有一定的隨意性。

(三)專業(yè)度不足

信息技術(shù)的硬件設(shè)備和相應(yīng)的專業(yè)人員是高校檔案信息化建設(shè)的前提，也是信息化管理工作的根本保障。檔案信息化建設(shè)首先是硬件設(shè)備和專業(yè)人員的引進(jìn)，包括：計(jì)算機(jī)、掃描儀、局域網(wǎng)、信息處理軟件、系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫等硬件和相匹配的軟件。然而，目前我國部分高校信息硬件和軟件設(shè)施配置嚴(yán)重不足，相應(yīng)專業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)也存在輕視現(xiàn)象，可以說信息化建設(shè)只是為了完成工作任務(wù)，并沒有真正重視并發(fā)現(xiàn)其價值和落實(shí)到實(shí)際。

三、高校檔案信息化建設(shè)的有效方式

(一)實(shí)現(xiàn)技術(shù)對接

第一，高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新需要規(guī)范不同的信息化資源系統(tǒng)、信息化管理和信息資源的使用標(biāo)準(zhǔn)，以此保障檔案資源信息和服務(wù)項(xiàng)目可以快速而準(zhǔn)確地傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效共享。同時系統(tǒng)而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)毓芾?，可以保持工作流程的積極性和高執(zhí)行力，真正將建設(shè)和工作責(zé)任具體落實(shí)到每一個人，避免職責(zé)混亂而導(dǎo)致工作中存在漏洞。第二，高校檔案信息化建設(shè)要確保辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)對接，這是檔案信息化中資源整合和文檔信息一體化的根本所在。其可以實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)文檔的制造到信息化歸檔的全程管理，在共同的信息化管理系統(tǒng)中，應(yīng)用相同的工作體制和流程，把現(xiàn)行文檔信息的產(chǎn)生、歸檔的整體過程納入到一個管理系統(tǒng)中，真正改變文件管理和檔案管理的脫離狀態(tài)，最終形成統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，在此情況下可以有效減少檔案管理工作的重復(fù)性，最大限度提高高校檔案信息化建設(shè)的效率。

(二)完善相應(yīng)的制度和法規(guī)

第一，應(yīng)保證工作制度的嚴(yán)謹(jǐn)性，防止檔案信息被肆意泄露和傳播。在目前信息一體化的發(fā)展時代，對各種信息的違法使用越來越多，因此高校檔案信息的保密和安全制度被忽視，則很容易對學(xué)?；?qū)W生造成重大利益損害。第二，增強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。針對這一點(diǎn)，校方應(yīng)對數(shù)字化的檔案信息存儲采用多重備份，使用密鑰進(jìn)行更加嚴(yán)格和系統(tǒng)的權(quán)限管理，強(qiáng)化檔案信息的安全性和隱秘性。第三，應(yīng)制定相應(yīng)的法律法規(guī)，用明確而有針對性的法律條文制約檔案信息化建設(shè)過程中容易出現(xiàn)的違法行為，對惡意、肆意損壞保密制度者進(jìn)行相應(yīng)的懲處。

(三)保障信息化建設(shè)的專業(yè)度

第一，優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施資源的投入。信息化建設(shè)和服務(wù)創(chuàng)新需要依托相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，雖然不需要更新為最新最高配置的硬件設(shè)備，但也應(yīng)避免設(shè)備老舊而導(dǎo)致降低工作效率。因此高校檔案信息化建設(shè)中的硬件資源投入應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況而定，除了基本的計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等，還需要數(shù)據(jù)儲存器、相應(yīng)的系統(tǒng)軟件、數(shù)字?jǐn)z像機(jī)、掃描儀等。其中檔案數(shù)據(jù)的儲存和利用，應(yīng)該突出信息技術(shù)硬件和軟件的功能性和實(shí)際價值。第二，除基本的硬件和軟件設(shè)備外，還需要專業(yè)的、高素質(zhì)的信息技術(shù)人員。因此，在管理團(tuán)隊(duì)的組建方面要從兩個方面共同進(jìn)行，一是內(nèi)部工作人員的技術(shù)技能強(qiáng)化培訓(xùn)；二是外部專業(yè)人員的引入，以此保障自身檔案信息化建設(shè)的效率和實(shí)際效果。

四、高校檔案信息化建設(shè)中服務(wù)創(chuàng)新的有效途徑

首先，高校檔案信息化建設(shè)中的服務(wù)創(chuàng)新需要改變以往的思維意識。歸檔是指各部門產(chǎn)生并整理立卷后的材料，定期移交給檔案室進(jìn)行最終分類整理和保存的過程。目前仍有部分高校檔案室處于封閉狀態(tài)，工作內(nèi)容停留在被動的收集、整理、裝訂和存儲各檔案材料，工作效率較低，服務(wù)意識較弱。在此前提下，提高檔案工作人員服務(wù)意識的積極性尤為重要。

其次，很多高校檔案管理人員的工作思維仍停留在檔案信息的保密和整理方面，服務(wù)內(nèi)容停留在檔案材料的復(fù)印、出具證明和查閱部分。信息化建設(shè)的到來，社會對信息的準(zhǔn)確性和快速性需求提高，檔案作為高校一項(xiàng)重要的信息資源，檔案工作人員則需要增強(qiáng)以人為本的服務(wù)意識，令檔案工作人員從龐大、重復(fù)的工作轉(zhuǎn)變?yōu)樽灾魉鸭腿嫜芯恐?，真正把服?wù)與高校師生的需求聯(lián)系在一起。

最后，檔案信息的真實(shí)性是服務(wù)創(chuàng)新的根本保障，沒有真實(shí)則無法實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的效果。例如：人事檔案詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄每一個教職人員個人信息的變化，在做到及時更新的同時還要保證與實(shí)際相符，包括：工作調(diào)動、學(xué)業(yè)晉升、專業(yè)技術(shù)職稱的變動、科研補(bǔ)充等。學(xué)生檔案則是記錄其所接受教育教學(xué)的過程，包括：學(xué)生的學(xué)年鑒定表、獎懲信息、參賽記錄、畢業(yè)和就業(yè)信息等。在此前提下，高校檔案信息化建設(shè)的服務(wù)創(chuàng)新應(yīng)包含相關(guān)檔案知識的培訓(xùn)與宣傳，讓所有師生具備參與到檔案管理工作中的能力。

結(jié) 語

高校檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代高校發(fā)展的必然趨勢，而相應(yīng)的服務(wù)也需要做出創(chuàng)新調(diào)整，因此工作的嚴(yán)謹(jǐn)、信息的真實(shí)、技術(shù)的專業(yè)和使用的科學(xué)都不可缺少。