荊肖凡 張楓 齊昕 冉文

摘要：通過PDCA精益工具和方法在管理中的靈活應(yīng)用，研究建立了智能化文印管理系統(tǒng)，提高了工作效率，降低了運維成本。

關(guān)鍵詞： PDCA循環(huán);文印系統(tǒng)

一、概述

目前，文印系統(tǒng)主要包括文件打印、復(fù)印和光盤刻錄等功能。主要采用集中打印的方式進行打印，需要員工到打印室才能進行打印。文件打印是通過員工的辦公計算機Windows共享進行或者員工自己使用打印機自行進行打印，打印機普遍放在公共區(qū)域或者員工工位上;文件復(fù)印是員工自己使用復(fù)印機進行復(fù)印;光盤刻錄工作是手工填寫申請表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，通過OA將需要刻錄的文件傳輸?shù)狡渌娔X上，然后再人工通過刻錄機上進行刻錄，存在無法刻錄或假刻錄的現(xiàn)象。

為了提高工作效率和降低運維成本，通過PDCA循環(huán)開展專題研究證，進行質(zhì)量攻關(guān)，研究改進文印系統(tǒng)，提高工作效率和降低運維成本。

二、活動計劃

我們制定了詳細的活動計劃，明確各項計劃完成的時間節(jié)點要求。

P：選定課題、現(xiàn)狀調(diào)查、目標設(shè)定、原因分析、改進方案、制定對策; D ：對策實施; C： 效果檢查;A：鞏固措施＼活動總結(jié)。

三、現(xiàn)狀調(diào)查

員工自己使用打印機自行進行打印，打印機普遍放在公共區(qū)域或者員工工位上，任何員工都能隨意的提交打印作業(yè)，同時都能到打印機那里拿走任何作業(yè)，存在亂打印、打印合格率較低等情況，間接鼓勵了亂打印和不負責(zé)打印的行為，容易造成信息的泄露和紙張浪費。文件復(fù)印存在私自復(fù)印和亂復(fù)印現(xiàn)象。光盤刻錄工作流程復(fù)雜，存在無法刻錄或假刻錄的現(xiàn)象，極易造成光盤的浪費。集中打印距離員工工位較遠，文印時間較長，浪費時間。

原文印系統(tǒng)工作效率低下，經(jīng)統(tǒng)計一個月的文印情況，打印/復(fù)印合格率僅為86.7%，光盤刻錄合格率僅為75%，平均用時5min，打印、復(fù)印、光盤和硒鼓等消耗需花費4355元。

四、目標設(shè)定

隨著信息化建設(shè)的不斷深入，信息處理技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)通訊及自動化控制技術(shù)水平的不斷提高，引入現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進行打印/復(fù)印/光盤刻錄管理已成為趨勢。經(jīng)過小組成員討論，決定將本次QC活動目標值設(shè)定為：文印系統(tǒng)平均一個月費用由4355元降低到3500元，員工進行文印操作用時由5min降低到3.5min。

五、原因分析

通過一段時間的摸索實踐，小組成員的討論交流，運用頭腦風(fēng)暴法，找到了文印系統(tǒng)工作效率低下和運維成本較高的原因，如圖：

經(jīng)過分析，造成文印系統(tǒng)工作效率低下、運維成本較高的原因主要有8項：

六、確定要因

針對上述查找的8項末端因素，制訂判斷標準，逐項分析與驗證，確認主要原因。

現(xiàn)打印的文件和原文件只有細微差別，但需要重新打印，造成后續(xù)人員等候時間較長;因集中文印，所有的員工需要乘坐電梯到集中打印室方可打印;因飛塵較多，可能產(chǎn)生職業(yè)病，對員工產(chǎn)生較大影響;流程復(fù)雜后，員工需要等待領(lǐng)導(dǎo)審批，時間較長，浪費時間;在登記和編號的過程中，造成員工時間浪費

七、制定對策

針對確認的五項主要原因，小組成員研究制定了改進對策方案， 根據(jù)原理圖，設(shè)計打印流程、復(fù)印流程和光盤刻錄流程;安裝審計系統(tǒng)，每個員工在自己文印系統(tǒng)的后臺都可查看打印、復(fù)印文件和刻錄的光盤

八、對策實施

我們將制定的改進對策方案按照既定的節(jié)點要求嚴格實施，及時檢查實施效果，調(diào)整對策，確保各項措施有效落實。

（1）我們非常重視此項工作，及時聯(lián)系第三方，按要求及時增加設(shè)備，為盡快開展工作提供了硬件配置;

（2）根據(jù)對策，設(shè)計了系統(tǒng)原理圖;

（3）根據(jù)系統(tǒng)原理圖，分步實施打印、復(fù)印和光盤刻錄工作流程;

我們進行工作分工，責(zé)任明確，把PDCA活動程序和本組的技術(shù)管理結(jié)合起來，要求全體成員敬業(yè)、愛崗，追求高質(zhì)量的要求，對確定的目標分解到每個人，在整個的管理過程中，同其它部門密切配合，協(xié)調(diào)溝通。

九、效果檢查

經(jīng)過共同努力，文件系統(tǒng)改進完成，智能文印管理系統(tǒng)提高了工作效率、降低了運維成本，管理能力得到進一步提升，實現(xiàn)并超越了預(yù)期設(shè)定的目標。

1、經(jīng)濟效益

對新文印系統(tǒng)進行一個月的統(tǒng)計，打印/復(fù)印合格率提高到97.5%，光盤刻錄合格率提高100%，平均用時2min，打印、復(fù)印、光盤和硒鼓等消耗需花費2612元。

2、社會效益

通過PDCA精益工具和方法在管理中的靈活應(yīng)用，研究制訂了智能化文印系統(tǒng)，提高了工作效率，降低了運維成本，得到了員工一致性肯定。

十、鞏固措施

為進一步鞏固本次活動取得的效果，我們將進一步簡化流程， 固化管理措施，下發(fā)智能文印系統(tǒng)流程的使用辦法，進一步提高服務(wù)的質(zhì)量。

十一、活動總結(jié)

1、總結(jié)

通過本次活動，我們使文印系統(tǒng)的工作效率得到提高，降低了運維成本，讓我們綜合能力得到提升，增強了凝聚力，并加深了對精益工具應(yīng)用的理解和運用。

2、下一步打算

今后我們將結(jié)合工作任務(wù)，努力跟進新技術(shù)和新設(shè)備，學(xué)習(xí)和掌握質(zhì)量管理的新方法，經(jīng)常利用精益工具，開展文印系統(tǒng)的改進，提高工作質(zhì)量，充分發(fā)揮每個人的創(chuàng)造性和積極性。

參考文獻：

[1] 劉艷超，智能文印管理系統(tǒng)研究[J]，中國設(shè)備工程，2021.

[2] 張艷春，改進機關(guān)文印工作提高文印工作效率和質(zhì)量 [J]，辦公室業(yè)務(wù)，2012（7）：89-90.

3394501908284