黃軍梅

摘要：隨著數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用以及數(shù)字經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)要發(fā)展壯大，需要改進(jìn)商業(yè)模式及生產(chǎn)方式，就需要通過數(shù)字技術(shù)對產(chǎn)品及服務(wù)進(jìn)行升級，由此可見，企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型迫在眉捷，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型也是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù);企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新路徑

1企業(yè)檔案工作創(chuàng)新管理的特征

數(shù)字化技術(shù)背景下，企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新的特征體現(xiàn)在創(chuàng)新環(huán)境、創(chuàng)新條件、創(chuàng)新方式3個(gè)方面。從創(chuàng)新環(huán)境來看，數(shù)字化技術(shù)將技術(shù)創(chuàng)新與產(chǎn)業(yè)變革相融合，顛覆傳統(tǒng)檔案管理工作模式，實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案信息資源管理鏈的重構(gòu)，如對多種數(shù)字技術(shù)的集合、綜合，實(shí)現(xiàn)檔案協(xié)同管理。從創(chuàng)新條件來看，數(shù)字化技術(shù)是現(xiàn)代信息手段，如大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)，為企業(yè)檔案管理提供了優(yōu)越的技術(shù)應(yīng)用場景。檔案管理人員要具備相應(yīng)的數(shù)字技術(shù)管理能力，提升檔案管理工作效率。從創(chuàng)新方式來看，數(shù)字技術(shù)推動創(chuàng)新路徑多元化發(fā)展，依托信息技術(shù)手段，企業(yè)在檔案管理方式上更加強(qiáng)調(diào)多路徑協(xié)同推進(jìn)、多要素共同支撐，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作管理縱深發(fā)展，而各類數(shù)字化技術(shù)成為檔案管理模式創(chuàng)新的源動力。

2檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

2.1檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一性

由于具體的組織檔案管理工作具有一定的范圍限制，缺少與社會機(jī)構(gòu)的交流和溝通，而且檔案管理部門對檔案數(shù)字化建設(shè)存在著不同的理解和認(rèn)識，從而導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)工作出現(xiàn)各種不同的標(biāo)準(zhǔn)，為檔案數(shù)字化建設(shè)帶來很大困擾，對檔案信息共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)造成嚴(yán)重影響，同時(shí)也不利于檔案信息的安全。為徹底解決這個(gè)問題，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確保檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的一致性，不斷提升檔案信息的使用價(jià)值，最后實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目的。

2.2檔案數(shù)字化建設(shè)速度有待提升

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，龐大的資料文件和海量的檔案信息為檔案管理工作帶很大困擾，導(dǎo)致工作效率很難得到提升。在信息技術(shù)的支持下，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理變成現(xiàn)在的信息化管理，以往文檔管理工作中存在的問題得到有效解決。由于在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，各部門之間對工作缺乏一致性的認(rèn)識，使得檔案數(shù)字化建設(shè)成果出現(xiàn)差異，并且部分檔案管理部門存在資金不足問題，仍然使用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式，很大程度上阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

3數(shù)字化技術(shù)背景下企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新路徑

3.1轉(zhuǎn)變觀念，確立綠色管理創(chuàng)新方向

企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新中，觀念轉(zhuǎn)變要放在第一位。黨的十八屆五中全會提出“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”五大發(fā)展理念。鑒于此，企業(yè)要將綠色理念融入檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐中，特別是要引入數(shù)字化檔案管理技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值利用最大化目標(biāo)。綠色管理理念主張檔案管理的集約化，將檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益和環(huán)境效益統(tǒng)一起來，堅(jiān)持綠色導(dǎo)向，使其符合新時(shí)代發(fā)展的價(jià)值需要。

在企業(yè)檔案管理實(shí)務(wù)中，要遵循綠色理念，對各類檔案信息資源進(jìn)行收集、保管和利用，還要倡導(dǎo)綠色理念。例如，通過數(shù)字化技術(shù)對傳統(tǒng)檔案信息資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，依托現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化檔案在線收集、自動分類、智能整理平臺，引入大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算，對企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行智能化管理。此外，要堅(jiān)持“人本、低碳”理念，對所收集的檔案信息資源進(jìn)行綠色評價(jià)與監(jiān)控管理，規(guī)避企業(yè)數(shù)字檔案劇增所帶來的“信息污染”“信息泛濫”。

在企業(yè)檔案資料保管環(huán)節(jié)，要融入綠色理念。結(jié)合企業(yè)實(shí)際，打造綠色檔案資料保管環(huán)境，變革檔案保管方式，特別是在檔案數(shù)字化形態(tài)管理上，通過數(shù)字化存儲技術(shù)，減少紙質(zhì)檔案量，提升數(shù)字檔案存儲密度和管理效率。數(shù)字化技術(shù)支撐下的數(shù)字檔案可以通過數(shù)字備份、數(shù)字遷移、數(shù)字拷貝等方式長期存儲。

3.2創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制平臺

由于企業(yè)檔案歸檔數(shù)據(jù)量較大，開發(fā)相應(yīng)的檔案檢測功能，主要用于檢測檔案數(shù)據(jù)的完整性、歸檔及長期保存，檢測功能是在檔案集成界面和檔案管理系統(tǒng)中自動觸發(fā)執(zhí)行。檔案管理系統(tǒng)主要分為兩個(gè)主要環(huán)節(jié)：歸檔和長期保存。測試結(jié)果以可視化的方式顯示，在很大程度上減少了人工審核的工作量，提高了工作效率。另外開發(fā)長期包封裝設(shè)置、文件包管理、文件導(dǎo)出日志等功能，確保電子文件在采集、移交、檢測、分揀、存儲、使用、遷移、移交過程中數(shù)據(jù)存儲的完整性。妥善管理運(yùn)營過程中使用的密碼、密鑰等認(rèn)證數(shù)據(jù)，確保電子文檔和電子檔案信息不被非法更改，建立符合國家要求的可信數(shù)字檔案長期存儲體系。

3.3注重創(chuàng)新管理，為企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供保障

保證檔案信息的真實(shí)性是現(xiàn)有檔案管理工作的基本要求。區(qū)塊鏈技術(shù)不易篡改的技術(shù)特性恰好可以滿足檔案真實(shí)性管理需要。要想維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性，就要提高檔案數(shù)據(jù)的安全性，減少檔案數(shù)據(jù)被篡改、被破壞的風(fēng)險(xiǎn)。區(qū)塊鏈技術(shù)所采用的是多重技術(shù)的創(chuàng)新集成手段，將分布式數(shù)據(jù)存儲、點(diǎn)對點(diǎn)傳輸、共識機(jī)制、加密算法等進(jìn)行融合，以此確保檔案的安全性。借助于區(qū)塊鏈技術(shù)，可利用非對稱加密機(jī)制簽名、時(shí)間戳、哈希值計(jì)算和鏈?zhǔn)浇Y(jié)構(gòu)等技術(shù)手段防范檔案數(shù)據(jù)被事后篡改，確保檔案數(shù)據(jù)信息的唯一性、真實(shí)性。區(qū)塊鏈技術(shù)的原理是將前一個(gè)區(qū)塊鏈的哈希值植入其后的區(qū)塊鏈中，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的“塊塊相扣”，只要對任一檔案信息進(jìn)行非法修改，都會引發(fā)后續(xù)數(shù)據(jù)塊中哈希值的改變。這種技術(shù)手段顛覆了傳統(tǒng)檔案管理思維，賦予了檔案數(shù)據(jù)“生命延續(xù)力”。比如，中國石化引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，確保其業(yè)務(wù)檔案文件在接收、保管、利用的各個(gè)階段都具有真實(shí)性。在具體操作上，這些檔案文件哈希值上鏈存有歸檔源上鏈存證、歸檔檔案接收上鏈存證、日常巡檢記錄上鏈存證以及借閱利用記錄上鏈存證等信息，檔案人員在對檔案進(jìn)行真?zhèn)涡则?yàn)證時(shí)，可以調(diào)用區(qū)塊鏈驗(yàn)證服務(wù)，將本地檔案計(jì)算的哈希值與存證鏈上存儲的哈希值進(jìn)行對比，即可驗(yàn)證檔案信息的可信度。

保證檔案信息的安全性是檔案數(shù)據(jù)管理的重要任務(wù)?？衫梦锫?lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案信息智能化管理與防盜報(bào)警系統(tǒng)聯(lián)結(jié)，為檔案數(shù)據(jù)安全提供技術(shù)保障。具體來講，在整理檔案時(shí)，檔案人員可將檔案數(shù)據(jù)庫的編目信息利用讀寫器寫入RFID標(biāo)簽，標(biāo)簽與檔案形成一一對應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體資料與檔案信息數(shù)據(jù)庫有效關(guān)聯(lián)。在檔案被借閱后，通過檢索標(biāo)簽信息，實(shí)時(shí)跟蹤檔案，快速鎖定相應(yīng)的檔案實(shí)體資料，完成對檔案信息的跟蹤、監(jiān)控。同樣，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還可以與防盜報(bào)警系統(tǒng)連接起來，構(gòu)建一體化的檔案信息防盜報(bào)警系統(tǒng)。例如，無線電波防盜探測門禁系統(tǒng)將電子防盜功能和閱讀設(shè)備進(jìn)行整合，一旦存在未經(jīng)授權(quán)的檔案資料被帶離檔案庫，就會立即觸發(fā)防盜報(bào)警系統(tǒng)。這一系統(tǒng)已經(jīng)在一些大型企業(yè)集團(tuán)檔案數(shù)據(jù)管理實(shí)踐中得以應(yīng)用，如國網(wǎng)江蘇電力公司構(gòu)建的智能檔案庫房管理系統(tǒng)，就是將檔案智能庫房與物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等平臺整合，引入智能檔案密集架、RFID電子標(biāo)簽歸類管理系統(tǒng)、RFID電子標(biāo)簽打印機(jī)、安全防盜門禁報(bào)警系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案智能定位、智能上架，大大提高了數(shù)字檔案管理效能，也推進(jìn)了檔案庫房業(yè)務(wù)管理模式的創(chuàng)新。

結(jié)論

企業(yè)檔案管理者在數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)型背景下，更要積極拓展檔案管理路徑?？紤]到企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容的復(fù)雜性、多樣性，特別是對蘊(yùn)含檔案價(jià)值的非結(jié)構(gòu)化檔案信息的收集、鑒定、著錄、保管和整合，迫切需要引入數(shù)字技術(shù)手段來創(chuàng)新檔案管理模式。企業(yè)可通過搭建創(chuàng)新管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與其他部門的深度協(xié)作，驅(qū)動檔案管理創(chuàng)新。

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