李曉敏

摘要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，加速了當(dāng)前檔案信息化管理的轉(zhuǎn)型，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)是檔案管理的一個(gè)重要變革，對(duì)檔案管理的服務(wù)水平提出了更高的要求，也為檔案管理提高平了新的思路要求。因此，在當(dāng)前的檔案管理運(yùn)作中，應(yīng)有效結(jié)合先進(jìn)技術(shù)，全面提高檔案管理的信息化水平，使檔案管理可以更好地服務(wù)于社會(huì)。當(dāng)前，檔案管理信息化的發(fā)展還存在一些不足，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，本文對(duì)加強(qiáng)檔案管理服務(wù)水平、推動(dòng)檔案管理信息化的方法進(jìn)行了一些分析和探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;服務(wù)水平;信息化

引言：隨著社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前檔案管理的任務(wù)是加快檔案管理的信息化進(jìn)程。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，不僅要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理理念，更要充分利用信息技術(shù)，在實(shí)踐中應(yīng)用新的檔案管理方法。但是，在當(dāng)前的現(xiàn)代檔案管理方式中，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)檔案管理信息化的影響更大，對(duì)電子檔案管理提出了更高的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化還有很長的路要走。

一、檔案管理信息化的概述

所謂檔案信息化，是指在國家檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，將現(xiàn)代信息技術(shù)綜合運(yùn)用到檔案管理活動(dòng)中，為檔案信息資源提供加工、管理和利用服務(wù)。換言之，檔案信息化是指檔案管理方式從檔案的歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)橄蛏鐣?huì)提供數(shù)字化信息服務(wù)的過程，這是一個(gè)長期的演進(jìn)過程，檔案部門必須不斷引進(jìn)最新的信息技術(shù)和設(shè)備，以提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。目前，現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，無論是電子檔案的創(chuàng)建，還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的存取，都需要信息化的管理。檔案信息化管理的深度發(fā)展主要是提供有效的系統(tǒng)處理和精細(xì)化的信息，以滿足不同層次、不同角度的需求。計(jì)算機(jī)打破了信息獲取和傳輸?shù)臅r(shí)間和空間限制，方便快捷地滿足了人們當(dāng)前的需求，檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案也應(yīng)運(yùn)而生。隨著檔案管理信息化的不斷普及，人們可以在信息化條件下共享檔案信息資源。

二、檔案管理信息化的重要性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的推移容易出現(xiàn)損壞，使得此類損壞的檔案信息更難恢復(fù)，需要更多的人力、物力和財(cái)力。在檔案管理信息化過程中，有效避免傳統(tǒng)檔案管理操作的各種弊端，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)，使檔案管理的更長久、更穩(wěn)定。傳統(tǒng)的檔案管理任務(wù)比較繁瑣，查找和讀取文件信息需要很長時(shí)間，而且文件管理人員的工作強(qiáng)度比較高，效率不高?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)在當(dāng)前檔案管理工作中的普及，為檔案管理工作增添了巨大的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，因此，為加快檔案管理信息化的發(fā)展，必須創(chuàng)新檔案管理方式。在檔案管理的信息化環(huán)境中，簡單地將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，不僅大大提高了檔案管理的效率，而且減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，避免工作融人員在編輯和研究檔案上投入了更多的精力和時(shí)間。在檔案管理的信息化模式下，檔案信息的檢索和查詢可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中完成，非常高效，充分體現(xiàn)了檔案管理資源共享的便利性。在檔案管理信息化進(jìn)程中，有效改善了傳統(tǒng)檔案管理無法共享和浪費(fèi)資源的問題，全面提高信息資源的使用效率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的資源共享。

三、加強(qiáng)檔案管理服務(wù)水平，推動(dòng)檔案管理的信息化

1.提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，是加強(qiáng)檔案管理安全保密工作的第一步。一是要注重檔案的集中統(tǒng)一管理，檔案保管人要善于對(duì)檔案進(jìn)行分類整理;其次，在聘任檔案保管人時(shí)要適當(dāng)提高標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)優(yōu)質(zhì)檔案管理人才，認(rèn)真審查檔案管理人員的安全保密工作;三是檔案管理人員要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高自身安全保密管理水平;最后，企業(yè)或單位要重視檔案管理人員的安全保密培訓(xùn)，要做好檔案管理信息化建設(shè)工作，檔案管理人員要及時(shí)跟上信息化的發(fā)展趨勢(shì)，提升檔案管理信息化工作水平。

2.統(tǒng)一信息管理設(shè)備的分布

為了使檔案流動(dòng)化、便捷化，逐步將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，該技術(shù)的實(shí)現(xiàn)必須依靠網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)部門的全范圍化。其功能包括檔案的自動(dòng)編目和檢索、檔案的自動(dòng)全文存儲(chǔ)以及其他相關(guān)的信息工作流程。因此，有必要統(tǒng)一所用計(jì)算機(jī)的型號(hào)和規(guī)格，這是文件管理信息化的硬件保障。需要在計(jì)算機(jī)內(nèi)部使用具有更大內(nèi)存的大容量載體，以滿足數(shù)字信息的所有要求。隨著各單位檔案數(shù)量的逐漸增多，檔案保管負(fù)擔(dān)加重，同時(shí)面臨紙質(zhì)檔案自然老化和人事管理不科學(xué)的損害，因此，使用大容量的載體可以有效地解決這些問題。在工作中使用計(jì)算機(jī)磁盤存儲(chǔ)設(shè)備和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，尤其是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決傳統(tǒng)文件存儲(chǔ)的問題。大容量存儲(chǔ)介質(zhì)不僅解決了繁瑣的檔案管理問題，而且為歸檔和整理提供了便利，快速實(shí)現(xiàn)檔案的交換共享。高速信息網(wǎng)絡(luò)的快速信息傳輸和豐富的信息資源提供了一種新的文件管理方式，成為信息時(shí)代信息管理和交流的重要基礎(chǔ)。因此，檔案管理應(yīng)逐步適應(yīng)這一趨勢(shì)，選擇標(biāo)準(zhǔn)化、通用、可靠的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息和傳輸資源的共享。

3.建立規(guī)范化的檔案管理機(jī)制

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，要明確網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全運(yùn)行的相關(guān)責(zé)任，要從實(shí)際出發(fā)，切實(shí)建立相關(guān)的管理制度。檔案管理部門的核心是嚴(yán)格按照國家有關(guān)政策，建立適合信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是管理規(guī)范檔案管理技術(shù)，完善檔案管理的工作流程。二是確保檔案管理的安全性和完整性，建立相關(guān)的安全管理措施，特別是在電子檔案領(lǐng)域。員工要有高度的工作責(zé)任感、負(fù)責(zé)任的工作態(tài)度和服務(wù)意識(shí)，提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。此外，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理流程包括檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等，這些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)有效地平衡了檔案管理的工作情況，還可以對(duì)工作情況進(jìn)行量化檢查。在評(píng)定過程中，如果各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)沒有建立，信息庫資源的衡量標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置不完善，就無法對(duì)信息庫進(jìn)行監(jiān)督，保證信息庫的合理性。因此，各部門要按照規(guī)范化的檔案管理機(jī)制，建立合作體系，形成暢通的檔案網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

4.提高檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性

就檔案信息本身而言，應(yīng)采用加密技術(shù)，進(jìn)一步提高安全性和保密性。信息加密通常是指重新整合檔案信息，使其只能在發(fā)送方和接收方之間打開，這種加密技術(shù)可分為雙密鑰加密和單密鑰加密兩個(gè)方面。單密鑰對(duì)文件進(jìn)行加密具有計(jì)算量小、加密效果顯著等諸多優(yōu)點(diǎn)，但這種計(jì)算方式在分布式系統(tǒng)中使用難度較大，密鑰管理難度較大，增加了檔案管理的操作成本。目前雙密鑰在信息加密管理中的使用比較廣泛，是一種將兩個(gè)加密密鑰結(jié)合起來的加密系統(tǒng)，在檔案加密中的應(yīng)用效益更加明顯。此外，企業(yè)或單位要從進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的角度，加強(qiáng)檔案信息和數(shù)據(jù)的安全保護(hù)。企業(yè)或單位要繼續(xù)引進(jìn)成熟的檔案管理信息技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)備，不斷完善檔案管理信息化操作系統(tǒng)，加大檔案管理信息化建設(shè)的資金投入。同時(shí)，企業(yè)或單位可以加強(qiáng)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商的合作，爭取網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)惠，與大企業(yè)通力合作，獲得技術(shù)和資源支持。此外，要做好軟件管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理軟件的漏洞，對(duì)檔案管理進(jìn)行二次審查，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

結(jié)語：檔案信息化是檔案管理的一個(gè)重要發(fā)展趨勢(shì)，特別是在信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案信息化是國家信息化工程的重要內(nèi)容，通過檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，可以有效提升檔案管理水平，促進(jìn)了檔案管理的工作效率和文件信息的共享。因此，我國必須在實(shí)踐中抓住機(jī)遇，在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源與時(shí)俱進(jìn)的高效開發(fā)利用。

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