蔡雅麗

根據(jù)2021年4月1日起施行的《行政事業(yè)性國(guó)有資產(chǎn)管理?xiàng)l例》的規(guī)定，凡是使用財(cái)政資金形成的資產(chǎn)都屬于行政事業(yè)性國(guó)有資產(chǎn)，包括存貨，所以行政事業(yè)單位應(yīng)以問(wèn)題為導(dǎo)向，加強(qiáng)存貨的日常管理。

存貨是行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)的重要組成部分，存貨占用資金的大小，周轉(zhuǎn)速度的快慢，直接影響到單位的財(cái)務(wù)狀況。加強(qiáng)存貨管理能更全面反映政府資產(chǎn)負(fù)債狀況，是貫徹黨中央、國(guó)務(wù)院“過(guò)緊日子”有關(guān)要求的客觀需要。

自2019年全面實(shí)施新的政府會(huì)計(jì)制度以來(lái)，很多行政事業(yè)單位存在重固定資產(chǎn)管理、輕存貨管理的現(xiàn)象，在存貨管理上存在著以下問(wèn)題。

1.存貨管理的意識(shí)有待提升。在實(shí)行雙基礎(chǔ)、雙分錄、雙核算的政府會(huì)計(jì)制度兩年多以來(lái)，存貨的管理沒(méi)有得到足夠的重視，購(gòu)買的低值易耗品沒(méi)有一個(gè)較為完整的入庫(kù)出庫(kù)流程，庫(kù)存物品領(lǐng)取具有隨意性，容易造成浪費(fèi)、滋生腐敗。政府機(jī)關(guān)重視單價(jià)1000元以上的固定資產(chǎn)的管理，對(duì)未達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的存貨不夠重視，對(duì)各科室使用存貨沒(méi)有一個(gè)使用數(shù)量、使用物品的統(tǒng)計(jì)，容易造成重復(fù)購(gòu)買。

2.缺乏存貨信息系統(tǒng)。信息化管理落后，數(shù)字化程度低，存貨的領(lǐng)取仍然依靠紙質(zhì)記錄或人工記賬，沒(méi)有詳細(xì)記錄存貨的數(shù)量、品種、類型、質(zhì)量等信息，無(wú)法匯總各個(gè)部門的使用信息，無(wú)法為下一年的采購(gòu)預(yù)算提供明細(xì)數(shù)據(jù)。

3.存貨周轉(zhuǎn)效率較低。存貨是單位的一項(xiàng)流動(dòng)資產(chǎn)，存在著一段時(shí)間后使用的特點(diǎn)，占用了單位大部分的流動(dòng)資金，是單位休眠了的資金。有些行政事業(yè)單位存在著重視購(gòu)買而輕視管理的思想，存貨采購(gòu)缺乏計(jì)劃性，隨用隨買，采購(gòu)超量時(shí)有發(fā)生，容易導(dǎo)致庫(kù)存物資積壓，存貨周轉(zhuǎn)效率較低，資金使用效率不高，同時(shí)堆積的很多廢棄物品也增加了倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用，造成了國(guó)有資產(chǎn)的浪費(fèi)甚至流失。

4.缺乏專職專責(zé)的采購(gòu)人員、保管人員和驗(yàn)收人員。新的政府會(huì)計(jì)制度下對(duì)財(cái)務(wù)工作的要求越來(lái)越細(xì)致，但新的工作要求并沒(méi)有對(duì)應(yīng)編制的增加，還是傳統(tǒng)的收付實(shí)現(xiàn)制的人員配備，缺乏固定編制的專職工作人員。很多工作人員身兼數(shù)職，或者采取購(gòu)買服務(wù)或臨時(shí)聘用人員的形式，或者使用學(xué)歷低、年齡大、身體弱的工作人員，庫(kù)存管理人員整體專業(yè)素質(zhì)不高，造成存貨管理工作沒(méi)有連續(xù)性，采購(gòu)部門與驗(yàn)收部門、保管部門無(wú)法相互獨(dú)立，管理難度和管理成本均上升。

1.強(qiáng)化信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)物料全程追蹤。行政事業(yè)單位應(yīng)重塑平臺(tái)結(jié)構(gòu)，打造一個(gè)數(shù)字化管理平臺(tái)，一個(gè)信息共享和溝通交流的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共用、資源共享。該平臺(tái)可以分成三個(gè)模塊，分別是政府采購(gòu)模塊、存貨管理模塊、存貨對(duì)賬模塊。在政府采購(gòu)模塊，各個(gè)科室的物品使用人可以制作請(qǐng)購(gòu)單，將該請(qǐng)購(gòu)單發(fā)送至采購(gòu)人員，采購(gòu)人員可以編制訂購(gòu)單。在政府采購(gòu)系統(tǒng)訂購(gòu)所需要的物品時(shí)，同時(shí)生成采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)數(shù)量、單價(jià)、金額、物品名稱、類別、型號(hào)等信息，該政府采購(gòu)系統(tǒng)可以直接連接到存貨管理模塊，這樣就可以高效統(tǒng)計(jì)物品的所有信息。在政府采購(gòu)系統(tǒng)中還可以設(shè)置安全庫(kù)存數(shù)量、庫(kù)存最高數(shù)量、庫(kù)存最低數(shù)量，當(dāng)達(dá)到庫(kù)存警戒線數(shù)量時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出提醒，采購(gòu)人員可以補(bǔ)充庫(kù)存。等到采購(gòu)物資到貨時(shí)，由專門的驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收，并在存貨管理模塊登記驗(yàn)收記錄，并通知保管員辦理入庫(kù)手續(xù)。各個(gè)科室領(lǐng)用物資時(shí)，保管員要辦理出庫(kù)手續(xù)。在存貨管理模塊可以建立各業(yè)務(wù)科室之間存貨的共享機(jī)制，對(duì)存貨進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配，提高資金的使用效率，同時(shí)也能避免重復(fù)購(gòu)買造成的資源浪費(fèi)。該數(shù)字化管理平臺(tái)可以生成物品的庫(kù)存金額、庫(kù)存天數(shù)、責(zé)任科室、責(zé)任人員等信息，對(duì)物品進(jìn)行全程定位追蹤。還可以將該平臺(tái)延伸至財(cái)務(wù)部門，便于財(cái)務(wù)人員對(duì)存貨的會(huì)計(jì)核算和核對(duì)。

2.制定績(jī)效指標(biāo)。如何衡量存貨的周轉(zhuǎn)效率？企業(yè)的存貨周轉(zhuǎn)效率=銷售收入/平均存貨成本 ，對(duì)行政事業(yè)單位而言，我認(rèn)為衡量存貨周轉(zhuǎn)效率的指標(biāo)有庫(kù)存天數(shù)、庫(kù)存金額、庫(kù)存周轉(zhuǎn)效率、過(guò)剩庫(kù)存數(shù)量、滯留庫(kù)存數(shù)量、廢棄庫(kù)存數(shù)量等等。在政府機(jī)關(guān)，如果申請(qǐng)科室的預(yù)計(jì)使用數(shù)量為100件，而庫(kù)存只有50件的話，則庫(kù)存周轉(zhuǎn)率就為2。如果申請(qǐng)部門的預(yù)計(jì)使用數(shù)量為50件，而庫(kù)存有100件的話，則庫(kù)存周轉(zhuǎn)效率就為0.5。庫(kù)存周轉(zhuǎn)率高、滯留庫(kù)存數(shù)量少則資金流量的效率就高，可以將該結(jié)果作為確定員工薪酬的依據(jù)，為各個(gè)科室的績(jī)效考核乃至整個(gè)單位的績(jī)效考核提供硬性指標(biāo)，超過(guò)規(guī)定的存儲(chǔ)量，要追查原因，落實(shí)相關(guān)責(zé)任人，并妥善處理。作為政府財(cái)政資金的監(jiān)督者，審計(jì)部門可以將存貨周轉(zhuǎn)效率納入行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)工范疇，嚴(yán)格監(jiān)督存貨的管理。

3.plan-do-see。存貨管理不是一個(gè)單一的管理，而是要結(jié)合整個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行的管理。在存貨管理模塊中添加預(yù)算編制模塊，各個(gè)業(yè)務(wù)科室做好下一年的預(yù)算安排，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)物品的需求量。如何才能做到準(zhǔn)確預(yù)測(cè)呢？一是可以根據(jù)庫(kù)存模塊系統(tǒng)上一年的數(shù)據(jù)，并依據(jù)當(dāng)年的工作量進(jìn)行調(diào)整。二是采取指數(shù)平滑法，按照月份或季度，滾動(dòng)預(yù)測(cè)下一個(gè)月份或季度的需求量。各個(gè)科室為存貨制定合理的計(jì)劃，并根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行，然后檢查其結(jié)果并作出評(píng)估，為下一年的存貨預(yù)測(cè)提供依據(jù)。

4.供應(yīng)商維護(hù)。JIT（Just In Time）是一種旨在降低庫(kù)存、優(yōu)化利用資源一種生產(chǎn)組織方式，通過(guò)整合供應(yīng)商，把JIT系統(tǒng)與供應(yīng)商的JIT系統(tǒng)聯(lián)結(jié)在一起，將有利于保證物資供應(yīng)的及時(shí)性和可靠性，以最大限度的逼近零庫(kù)存。所以，行政事業(yè)單位可以將大型超市，比如天虹、麥德龍、華潤(rùn)萬(wàn)家等納入政府采購(gòu)的范圍，政府采購(gòu)系統(tǒng)可以直接連接各大超市，共享行政事業(yè)單位和超市的庫(kù)存信息和需求預(yù)測(cè)，采購(gòu)人員可以直接在政府采購(gòu)系統(tǒng)訂購(gòu)所需要的辦公用品，由超市送貨至單位。行政事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)與外部供應(yīng)商的合作，盡量縮短交貨周期，對(duì)于日常的辦公用品和辦公日用品可以要求超市1個(gè)小時(shí)內(nèi)送貨上門。設(shè)法以最少的庫(kù)存運(yùn)作，可以削減與存貨相關(guān)的成本，減少倉(cāng)儲(chǔ)、驗(yàn)收作業(yè)，管理倉(cāng)庫(kù)所需的人員也能夠相應(yīng)減少，節(jié)約倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用，使得財(cái)政資金使用效益得到提升。

針對(duì)上述問(wèn)題和對(duì)策，我們擬定了一個(gè)行政事業(yè)單位的庫(kù)存管理方案。

1.倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃管理：確定物資保管場(chǎng)所、安排保管場(chǎng)所的布局，劃分碼放區(qū)域，制作分區(qū)分類保管的貨架，按貨物種類和性質(zhì)分區(qū)，同類物品集中存放，按照商品在倉(cāng)庫(kù)的周轉(zhuǎn)率來(lái)安排儲(chǔ)位，周轉(zhuǎn)率越高應(yīng)離出口越近，貨物堆碼要求整齊合理，盡量將存貨存放在一個(gè)地點(diǎn)。

2.物資驗(yàn)收管理：制作統(tǒng)一格式的物資驗(yàn)收單，根據(jù)不相容職務(wù)相分離的制度，由保管人員以外的驗(yàn)收人員負(fù)責(zé)對(duì)所有入庫(kù)貨物的質(zhì)量、數(shù)量、包裝、規(guī)格、外觀是否完好、完整、有無(wú)已經(jīng)使用、銹蝕、破損痕跡等方面進(jìn)行全面檢查；入庫(kù)驗(yàn)收結(jié)果為合格的貨物可以貼上“合格”標(biāo)簽，不合格的貨物則記錄下來(lái)，并上報(bào)采購(gòu)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3.物資出入庫(kù)管理：保管員根據(jù)驗(yàn)收人員的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、采購(gòu)人員的入庫(kù)單辦理貨物的入庫(kù)手續(xù)，保管員要認(rèn)真核對(duì)入庫(kù)單上的品名、規(guī)格、包裝及批號(hào)等信息，核對(duì)無(wú)誤后將入庫(kù)單信息輸入系統(tǒng)，可以通過(guò)條碼技術(shù)或者射頻技術(shù)將貨物的信息進(jìn)行批量錄入，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)更新存貨明細(xì)賬，并與采購(gòu)訂購(gòu)單核對(duì)。對(duì)于一些自動(dòng)化程度較高、貨物進(jìn)出頻率高的周轉(zhuǎn)倉(cāng)庫(kù)應(yīng)考慮采用電子標(biāo)簽，利用射頻技術(shù)對(duì)貨物庫(kù)存信息進(jìn)行近距離讀寫，以提高入庫(kù)環(huán)節(jié)的工作效率。物資出庫(kù)要填寫出庫(kù)單，出庫(kù)單需經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字證明。物資出庫(kù)時(shí)要按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放物品，保管員要復(fù)核物資名稱、數(shù)量、規(guī)格及批次等，并在出庫(kù)單上加蓋“貨已付訖”。為全面、真實(shí)、準(zhǔn)確的反映貨物入庫(kù)、出庫(kù)及結(jié)存的動(dòng)態(tài)，倉(cāng)庫(kù)必須為每一種貨物建立倉(cāng)儲(chǔ)管理明細(xì)賬。倉(cāng)儲(chǔ)管理明細(xì)賬應(yīng)詳細(xì)反映庫(kù)存貨物的進(jìn)、出和結(jié)存情況，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)全部貨物的庫(kù)存進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。

4.物資儲(chǔ)存及盤點(diǎn)：時(shí)刻監(jiān)控倉(cāng)庫(kù)的溫度和濕度；根據(jù)物資屬性選擇正確的、科學(xué)的方法進(jìn)行防霉、防腐、防蟲(chóng)處理。庫(kù)存物資要定期盤點(diǎn)、臨時(shí)盤點(diǎn)，按照貨物的價(jià)值、重要程度、出庫(kù)頻率分成不同的等級(jí)，分別制定不同的盤點(diǎn)計(jì)劃。按照不相容職務(wù)相分離的原則，由獨(dú)立于保管人員之外的其他人員編制存貨盤點(diǎn)計(jì)劃，確定盤點(diǎn)的范圍、重點(diǎn)、方法與時(shí)間安排，檢查存貨，填制盤點(diǎn)匯總表，將存貨盤點(diǎn)結(jié)果與存貨明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)，證實(shí)賬實(shí)是否相符，如出現(xiàn)不符，應(yīng)作出盤盈、盤虧記錄，并及時(shí)查找原因。在存貨盤點(diǎn)過(guò)程中，還應(yīng)注意存貨質(zhì)量、有無(wú)失效、銹蝕、破損、毀損或變質(zhì)的情況。

5.倉(cāng)庫(kù)安全管理：倉(cāng)庫(kù)需要配備滅火器、消防栓、高溫感應(yīng)器消防設(shè)施，所有倉(cāng)庫(kù)職工都要嚴(yán)格遵守保衛(wèi)制度，禁止非本庫(kù)人員擅自入庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)一律嚴(yán)禁吸煙。

綜上所述，存貨的管理水平直接影響了政府的形象，政府機(jī)關(guān)應(yīng)加強(qiáng)存貨的管理，提高存貨周轉(zhuǎn)率，進(jìn)而提高整個(gè)單位國(guó)有資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)效率，營(yíng)造高效運(yùn)行的工作氛圍，促使厲行節(jié)約、反對(duì)浪費(fèi)的節(jié)約型政府的構(gòu)建。

（深圳市南山區(qū)會(huì)計(jì)核算管理中心）

參考文獻(xiàn)：

[1]于蔚，李倩.《政府會(huì)計(jì)制度》下公立醫(yī)院接受捐贈(zèng)的會(huì)計(jì)處理.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，2021（03）：73

[2]張陸燕.企業(yè)存貨的內(nèi)部控制.財(cái)經(jīng)問(wèn)題研究，2016（6）：74-77.