林仲城

摘 要：在信息化時代背景下，國有企業(yè)人事檔案電子化管理工作符合時代發(fā)展要求，但不能忽視其中存在的網絡安全風險隱患。這里結合自身從事企業(yè)人事檔案管理工作的經驗，在分析了人事檔案電子化管理的優(yōu)勢的基礎上，多角度探討了國有企業(yè)人事檔案電子化管理常見風險，并有針對性提出了國有企業(yè)人事檔案電子化管理風險的防范策略，希望對全面提升國有企業(yè)的人事檔案管理水平有所幫助。

關鍵詞：國有企業(yè);人事檔案;檔案管理;電子化管理

在國有企業(yè)的深化改革實踐中，企業(yè)人事檔案管理工作則是全方位反映及考察員工的重要依據，也是企業(yè)改革發(fā)展中的重要方面。在信息化時代背景下，電子檔案符合時代發(fā)展潮流，在企業(yè)管理中體現出可利用程度高、使用便捷及利于保護的特點，是國有企業(yè)實現信息化發(fā)展的必經之路，也是當前企業(yè)人事檔案管理的方向所在。結合國有企業(yè)的檔案管理的實際情況，在人事檔案的電子化發(fā)展中依然存在著一系列的問題，本文結合自身從事國有企業(yè)檔案管理的實踐經營，從實際出發(fā)，重點探討了如何加強國有企業(yè)人事檔案電子化管理水平應該注意的問題。

1 人事檔案電子化管理的優(yōu)勢

1.1儲存量較多

在傳統的人事檔案的紙質化管理過程中，肯定會造成存儲信息量受到限制。在基于信息技術背景下的大數據、云計算等技術幫助下，能有效滿足較大的人事檔案的存儲量要求，從容量的角度來看已經遠遠超過傳統的紙質存儲模式。

1.2 易于分類

考慮到國有企業(yè)所涉及到比較龐大且復雜的人事檔案，應積極開展一系列的分類管理工作，方可以體現出檔案管理的優(yōu)勢。只有充分保障發(fā)揮出信息化檔案管理平臺的作用，方可以全面保障結合實際需求來自動化、數字化分析人事檔案，實現其分類的更加合理及科學。

1.3應用方便

在傳統的紙質檔案管理實踐中，往往存在著資料查找難度比較大，檔案信息的總體利用率偏低。借助于檔案的電子化管理的優(yōu)勢，能借助于關鍵詞搜索，在最短時間內進行精確化檢索，大大提升人事檔案應用效率。

1.4 提升工作效率

在傳統的紙質檔案管理模式下，涉及到大量的人力勞動，還會造成容易存在各種各樣的錯誤，整體工作效率偏低。借助于電子化管理模式的方式，能在最短時間內實現高質量的人事檔案管理工作，并由于沒有采用紙張，還能體現出一定的環(huán)保性，有利于社會發(fā)展的可持續(xù)化發(fā)展。

2 國有企業(yè)人事檔案電子化管理常見風險

2.1 物理網絡安全風險

結合國企的電子檔案的管理情況，涉及到一系列的物理設備，諸如鍵盤、硬盤、計算機系統等，這些直接關系到人事檔案的電子化管理的水平。一般來說，主要涉及到如下方面。一是，在自然環(huán)境方面，如存在著暴雨、地震等極端天氣的影響下，會造成硬件設備可能存在著損壞的問題;二是，在人員管理方面，盡管開展電子化人事檔案管理中涉及到人力內容不多，但由于操作人員的信息化水平不高，也會造成存在著的一定的風險性問題。

2.2 內部網絡安全風險

在信息化時代背景下，特別是開展國有企業(yè)的電子檔案管理的實踐中，從網絡安全的角度出發(fā)，主要涉及到外部網絡和內部網絡等方面。具體來說，體現在如下方面。一是，員工整體的安全理念意識不強，只有保障員工具有較強的信息綜合素養(yǎng)，方能有效處理各種信息安全隱患;二是，部分檔案管理系統平臺存在著隨意安裝軟件應用，配置硬件設備等情況，各種移動設備為工作提供了便利，但隨之會帶來一定的風險，造成病毒傳播而出現計算機內部數據被破壞或者遭到竊取，嚴重影響人事檔案管理水平。

2.3 外部網絡安全風險

結合國有企業(yè)的網絡信息安全管理要求，應避免內部網絡和外部網絡的連接，有效避免信息泄露問題出現。但部分員工在實際工作中，存在著內網和外網連接的情況，這樣也意味著人事檔案資料的安全隱患問題。由于系統存在著漏洞問題，這樣會造成不法人員信息存在著竊取風險隱患的問題，另外，如果計算機系統中存在著安全防護措施不到位的情況，則容易造成信息數據資料受到攻擊，輕者會造成信息泄露，嚴重會造成計算機癱瘓的問題，嚴重影響到企業(yè)的電子化檔案的安全性。

3 國有企業(yè)人事檔案電子化管理風險的防范策略

3.1 提升對物理網絡的保護

在開展國有企業(yè)的人事檔案的電子化管理的實踐過程中，大都是容易受到人為和自然等兩方面的因素的影響，容易造成存在著安全隱患問題，難以開展高質高效的檔案管理工作，影響到國有企業(yè)的正常化發(fā)展。在具體實踐中，國有企業(yè)應加強物理網絡的保護工作。首先，及時了解周邊環(huán)境，重點應對好極端惡劣天氣的影響。針對可能存在的隱患問題，應及時進行硬盤轉移安全位置，落實人事檔案的安全性、完整性要求。在雷雨天氣下，還應落實具體的避雷措施。另外，還應提升操作人員的綜合信息素養(yǎng)，借助于信息化培訓工作，全面提升操作人員及管理人員的網絡信息安全意識，盡量控制由于人為因素而造成的信息安全風險問題。

3.2 強化內部網絡安全防范意識

在落實數字化人事檔案的網絡安全的過程中，還應重視落實內部網絡安全防范意識的提升，避免造成存在內部安全風險問題。首先，應從實際出發(fā)，進而增強廣大員工的網絡安全意識，可以選擇網絡教育、培訓活動、會議等多種方式，并能借助于新媒體平臺，選擇抖音短視頻、微信公眾號等渠道，開展立體化的網絡安全教育，改變職工的傳統落后觀念，保障員工行為得到合理化約束。借助于專業(yè)化技術手段，實現系統的定期維護及管理，保障整個計算機系統的安全性狀態(tài)要求。另外，在移動硬件的應用實踐中，還應結合安全規(guī)范管理要求，明確規(guī)范性操作，生活中使用U盤杜絕在企業(yè)內部使用，避免造成由于移動硬盤設備交叉使用、網址釣魚等植入各種病毒，從而造成企業(yè)內部網絡的安全性大大降低。

3.3 加強對外部網絡的監(jiān)管與防控

在上述風險防范的基礎上，國有企業(yè)還不能忽視對于外部網絡的監(jiān)管及防控措施。結合國有企業(yè)的電子化檔案管理的要求，可以從以下方面予以重視。一是，嚴格遵照網絡使用制度，明確落實各種網絡安全管理規(guī)范，避免出現內網和外網混合連接的情況，并應落實具體的懲罰措施，通過制度來約束職工的行為，確保職工在工作內不主動和外網連接，從整體上降低外網病毒入侵的概率。二是，及時有效更新系統中的各種安全軟件，定期升級殺毒軟件，落實系統自動化檢查，如系統中存在的病毒，應能在短時間內警報給工作人員，并實現病毒滅殺。其中，系統中的攔截系統，能起到進入企業(yè)內網的所有信息的分析作用，有針對性的阻攔不良代碼及信息資料，避免其進入內網。同時，開展秘鑰管理，結合不同等級人員來設置相應的密碼，不同操作人員具有不同的權限，這樣也有助于增強人事檔案的保護力度。

4 總結

由此可見，在全面推進國企人事檔案電子化管理的實踐中，符合時代發(fā)展的潮流，有利于滿足國有企業(yè)深化改革發(fā)展的要求。但在此環(huán)節(jié)中，考慮到自然環(huán)境、人員以及網絡攻擊等方面的影響，我們也應重視國有企業(yè)的電子化檔案管理中的安全隱患，應積極思考如何應對存在著人事檔案損壞或泄露等問題。因此，在具體的人事檔案電子化管理的實踐中，應通過加強內外網絡安全保護工作，配置物理硬件設備等方式，盡可能降低網絡安全隱患發(fā)生頻次，保障國企人事檔案的電子化管理的安全性。

參考文獻：

[1] 崔淑君.大數據背景下人事檔案電子化管理探究[J].蘭臺內外，2020，275（2）：17-18.

[2] 張勇.大數據背景下人事檔案電子化管理和探討[J].視界觀，2020（2）：1.

[3] 朱珠.大數據背景下事業(yè)單位人事檔案管理面臨的危機與契機[J].人力資源管理，2017，13（6）：350-351.

[4] 劉玲.現代檔案管理中的聲像檔案管理分析[J].蘭臺內外，2021（19）：22-24.

[5] 吳端玲.試論大數據時代背景下的人事檔案規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務，2017，02（13）：130-132.

[6] 馬艷秋.基于大數據時代下的電子檔案管理研究[J].數字通信世界，2017，2（10）：167-170.