文/邵艷梅

作者單位 大慶油田井下作業(yè)分公司

近年來(lái)，許多企業(yè)都提到了“以人為本”的管理思想。那么什么叫“以人為本”？有的管理者認(rèn)為，以人為主導(dǎo)，就叫“以人為本”。這種解釋沒(méi)錯(cuò)，但太籠統(tǒng)，會(huì)給企業(yè)員工造成模糊不清的認(rèn)識(shí)。企業(yè)資源計(jì)劃（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“ERP”）的管理思想認(rèn)為，“以人為本”的前提是，必須在企業(yè)內(nèi)部建立一種競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。在競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的基礎(chǔ)上，給每一個(gè)員工制定一個(gè)工作評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并以此作為對(duì)員工的獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)。隨著標(biāo)準(zhǔn)不斷提高，生產(chǎn)效率也必然跟著提高。

在ERP 的管理思想中，組織是一個(gè)協(xié)作的系統(tǒng)，應(yīng)用ERP 的現(xiàn)代企業(yè)管理思想，結(jié)合通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在組織內(nèi)部建立起上情下達(dá)、下情上達(dá)的有效信息交流溝通系統(tǒng)，這一系統(tǒng)能保證上級(jí)及時(shí)掌握情況，獲得作為決策基礎(chǔ)的準(zhǔn)確信息，又能保證指令的順利下達(dá)和執(zhí)行。這樣一種信息交流系統(tǒng)的建立和維護(hù)，是一個(gè)組織存在與發(fā)展的首要條件，其后才談得上組織的有效性和高效率。另外，在運(yùn)用這一系統(tǒng)時(shí)，還應(yīng)當(dāng)注意信息交流系統(tǒng)的完整性。

以“供應(yīng)鏈管理”為核心

ERP 由美國(guó) Gartner Group 公司于1990 年提出，是 MRP II（企業(yè)制造資源計(jì)劃）下一代的制造業(yè)系統(tǒng)和資源計(jì)劃軟件，是一個(gè)對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行有效共享與利用的系統(tǒng)。ERP 系統(tǒng)在MRP II 的基礎(chǔ)上擴(kuò)展了管理范圍，它把客戶(hù)需求和企業(yè)內(nèi)部的制造活動(dòng)以及供應(yīng)商的制造資源整合在一起，形成一個(gè)完整的供應(yīng)鏈(SCM)，并對(duì)供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理，這樣就形成了以供應(yīng)鏈為核心的ERP 管理系統(tǒng)。供應(yīng)鏈跨越了部門(mén)與企業(yè)，形成了以產(chǎn)品或服務(wù)為核心的業(yè)務(wù)流程。

以采購(gòu)活動(dòng)為例，采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)。在多數(shù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本中，企業(yè)采購(gòu)成本占比最高，有的甚至達(dá)到總生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本比值的一半以上，同時(shí)企業(yè)產(chǎn)品服務(wù)的最終成本以及利潤(rùn)點(diǎn)都有很大的影響，也在一定程度上決定了產(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量。采購(gòu)是企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要準(zhǔn)備工作，采購(gòu)人員的效率、訂單執(zhí)行的質(zhì)量也決定企業(yè)的資金回流速度以及是否可以快速地滿(mǎn)足下游客戶(hù)需求，直接影響企業(yè)的管理質(zhì)量。因此，企業(yè)面對(duì)日漸激烈的競(jìng)爭(zhēng)必須優(yōu)化自身的采購(gòu)環(huán)節(jié)，才可以降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

ERP 的核心理念是對(duì)企業(yè)內(nèi)部資源進(jìn)行重新計(jì)劃與分配，讓企業(yè)的管理以及內(nèi)控工作逐步走向精細(xì)化、全面化。企業(yè)采購(gòu)以及庫(kù)存管理主要體現(xiàn)在如下方面。其一，在企業(yè)采購(gòu)階段，融入現(xiàn)代化的信息技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)，讓供應(yīng)商管理、采購(gòu)訂單管理、采購(gòu)資金管理等工作全面信息化、公開(kāi)化、透明化。企業(yè)采購(gòu)人員、采購(gòu)部門(mén)管理人員、企業(yè)管理層可以實(shí)時(shí)瀏覽和掌控采購(gòu)涉及的財(cái)務(wù)信息、采購(gòu)產(chǎn)品清單信息等。其二，可以有效地提高整個(gè)采購(gòu)過(guò)程的安全性。其三，可以通過(guò)ERP 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的優(yōu)勢(shì)，確定庫(kù)存物品的擺放位置，根據(jù)實(shí)際的庫(kù)存使用時(shí)間以及消耗速度，精確制定庫(kù)存物品的擺放位置，實(shí)現(xiàn)智能化的倉(cāng)庫(kù)管理。

全面整合企業(yè)內(nèi)外資源

隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展和企業(yè)信息化管理思想的出現(xiàn)，ERP 也在進(jìn)行著不斷地調(diào)整。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的ERP 將使企業(yè)適應(yīng)全球化競(jìng)爭(zhēng)所引起的管理模式的變革，它采用最新的信息技術(shù)，呈現(xiàn)出數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、集成化、智能化、柔性化、行業(yè)化和本地化的特點(diǎn)。

ERP 支持敏捷化企業(yè)的組織形式(動(dòng)態(tài)聯(lián)盟)、企業(yè)管理方式(以團(tuán)隊(duì)為核心的扁平化組織結(jié)構(gòu)方式)和工作方式(并行工程和協(xié)同工作)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)、用戶(hù)、供應(yīng)商及其他商貿(mào)活動(dòng)涉及的職能機(jī)構(gòu)集成起來(lái)，完成信息流、物流和價(jià)值流的有效轉(zhuǎn)移與優(yōu)化，包括企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)的網(wǎng)絡(luò)化，供應(yīng)鏈管理、渠道管理和客戶(hù)關(guān)系管理的網(wǎng)絡(luò)化。

我們?nèi)砸圆少?gòu)為例，來(lái)探討一下ERP 如何優(yōu)化采購(gòu)流程。首先基于ERP 系統(tǒng)的采購(gòu)模式，可以將采購(gòu)各項(xiàng)工作進(jìn)一步細(xì)分，實(shí)現(xiàn)更為精確的采購(gòu)職能分級(jí)。ERP 系統(tǒng)也將庫(kù)存管理與采購(gòu)管理的職責(zé)進(jìn)行分離，實(shí)現(xiàn)訂購(gòu)、訂貨、到貨、發(fā)票、結(jié)算的成熟的采購(gòu)管理職責(zé)分配。而庫(kù)存人員則按照入庫(kù)、出庫(kù)、調(diào)撥、盤(pán)點(diǎn)等分配管理職責(zé)，達(dá)到工作流程化、精細(xì)化的管理目的。

ERP 系統(tǒng)可以通過(guò)模塊設(shè)計(jì)管理的方式，將物流和資金流進(jìn)行區(qū)分管理。首先，財(cái)務(wù)部門(mén)承擔(dān)通知付款的主要職責(zé)，從制度上實(shí)現(xiàn)了資金流動(dòng)與物流協(xié)動(dòng)的基本管理理念，最大限度降低了向供應(yīng)商付款環(huán)節(jié)可能受到的人為因素影響，也讓整個(gè)付款流程面向企業(yè)管理層公開(kāi)，提高了采購(gòu)工作的透明度，極大地限制了采購(gòu)人員的不合理權(quán)限，也從根本上杜絕了采購(gòu)人員盲目采購(gòu)的可能性。系統(tǒng)可以提供詳細(xì)的采購(gòu)應(yīng)付款、付款情況報(bào)告，并進(jìn)行賬齡分析，對(duì)與供應(yīng)商的往來(lái)款項(xiàng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了資金高效使用。

采購(gòu)信息無(wú)法實(shí)時(shí)公開(kāi)共享是造成采購(gòu)工作諸多問(wèn)題以及風(fēng)險(xiǎn)的根本原因。ERP 系統(tǒng)為采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的所有信息建立了信息管理、共享的平臺(tái)，不僅降低了采購(gòu)過(guò)程中人為因素的干擾，也提高了采購(gòu)工作信息的可溯源性。ERP 系統(tǒng)可以詳細(xì)記錄供應(yīng)商信息，代替了傳統(tǒng)單據(jù)、票據(jù)的記錄方式，不僅降低了整個(gè)工作過(guò)程中的人力工作壓力，也極大地提高了工作效率，降低了工作成本。

ERP 系統(tǒng)提高了采購(gòu)前價(jià)格審批工作質(zhì)量，對(duì)所有工作人員的采購(gòu)種類(lèi)以及采購(gòu)金額進(jìn)行了合理的分級(jí)，不同級(jí)別有著不同的采購(gòu)種類(lèi)以及采購(gòu)金額的權(quán)限劃分。針對(duì)超過(guò)采購(gòu)人員級(jí)別權(quán)限的采購(gòu)行為，需要主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示后才可以正常進(jìn)行，在到貨后，ERP 系統(tǒng)可以對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行相應(yīng)的檢測(cè)，逐一確定物資的種類(lèi)、數(shù)量、生產(chǎn)商、運(yùn)輸方、質(zhì)量等信息，達(dá)到相關(guān)要求才可以入庫(kù)，檢測(cè)不過(guò)關(guān)的物資會(huì)退返供應(yīng)商，并對(duì)本次供應(yīng)商行為進(jìn)行記錄，如果同一供應(yīng)商連續(xù)出現(xiàn)未達(dá)標(biāo)的情況，將會(huì)把該供應(yīng)商列入黑名單中，在以后的采購(gòu)活動(dòng)中會(huì)對(duì)該供應(yīng)商進(jìn)行規(guī)避。

基于ERP 系統(tǒng)的供應(yīng)商管理工作，首先應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的基本情況建立供應(yīng)商的信息檔案，檔案中應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、供應(yīng)規(guī)模、資信等內(nèi)容，并對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行分類(lèi)管理，同時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)部根據(jù)物資供應(yīng)類(lèi)型建立相應(yīng)的物資明細(xì)檔案，物資明細(xì)檔案應(yīng)包括物資的價(jià)格信息、運(yùn)輸形式信息、消耗情況信息以及供應(yīng)周期信息。在采購(gòu)工作開(kāi)始后，根據(jù)實(shí)際的物資需求，可以直接從系統(tǒng)中確定最佳的供應(yīng)商。然后根據(jù)系統(tǒng)中企業(yè)物資需求信息以及供應(yīng)商的實(shí)際供應(yīng)能力，逐一敲定最佳的供應(yīng)價(jià)格、交貨周期、供應(yīng)數(shù)量以及相關(guān)的技術(shù)要求。此外，采購(gòu)的申請(qǐng)與訂單管理、貨物驗(yàn)收、費(fèi)用核算等流程，也全部在ERP 系統(tǒng)中操作。

本文僅以采購(gòu)活動(dòng)為例，對(duì)ERP 系統(tǒng)解讀一二，這只是其思想的冰山一角。ERP 系統(tǒng)可以將很多先進(jìn)的管理思想變成現(xiàn)實(shí)。如果一味固守原有的管理思想，只停留在企業(yè)內(nèi)部流程的管理上，將不能適應(yīng)信息化時(shí)代資源優(yōu)化及企業(yè)間協(xié)同發(fā)展的需要。實(shí)際上，ERP 的價(jià)值在于突出了客戶(hù)服務(wù)與支持、銷(xiāo)售管理、營(yíng)運(yùn)管理、人力資源管理等方面的重要性，它完全可以被視為廣義管理的一部分，為企業(yè)在信息化時(shí)代的發(fā)展提供新的機(jī)遇。