文/中鐵十一局集團有限公司 郭琳

在我國，提高鐵路建設(shè)工程的質(zhì)量是國家重要發(fā)展計劃之一。其中，鐵路建設(shè)項目檔案管理是最重要的環(huán)節(jié)和最關(guān)鍵的內(nèi)容。由于鐵路建設(shè)項目檔案記錄了鐵路項目建設(shè)的全過程，因此其不僅是鑒定工程質(zhì)量和安全的重要憑證，還是鐵路后續(xù)運營和管理的具體依據(jù)，可以說是改善和創(chuàng)新工程設(shè)計的重要資料。因此，加強鐵路建設(shè)項目檔案管理，對于提高鐵路工程建設(shè)水平有著重要的促進意義。

一、鐵路工程建設(shè)項目檔案管理的特點及作用

（一）特點。對于項目建設(shè)來說，必然會產(chǎn)生數(shù)量和種類繁多的資料，而分類和整理該部分資料以形成檔案文件，可以真實地記錄檔案工程建設(shè)的全過程。但是，由于鐵路工程項目的建設(shè)規(guī)模較大、施工單位較多，且生產(chǎn)過程中所需應(yīng)用的設(shè)備和工藝技術(shù)也較復(fù)雜，因此這增大了鐵路工程建設(shè)項目檔案管理的難度。一般來說，鐵路工程建設(shè)項目檔案管理流程如圖1所示。

圖1 鐵路工程建設(shè)項目檔案管理流程

（二）鐵路工程建設(shè)項目檔案管理所發(fā)揮的作用。和普通檔案不同，鐵路工程建設(shè)項目檔案資源分布較分散，且不同的專業(yè)技術(shù)具有不同的檔案記錄方式。故而，檔案在所有工程項目形成與建設(shè)的過程中，往往實用性較強。對于鐵路工程建設(shè)施工來說，檔案中的圖和實際的物是相互匹配的。因此，檔案資料是項目后續(xù)竣工驗收工作和施工維護工作的重要參考和主要憑證。尤其當后續(xù)鐵路項目需要改造、擴建和改建時，該部分資料更具重要的參考作用。

由此可見，提高鐵路工程項目檔案管理工作水平，也就意味著提高鐵路工程建設(shè)的質(zhì)量和安全。

二、當前鐵路建設(shè)項目檔案管理仍存在現(xiàn)實問題

（一）檔案業(yè)務(wù)不熟?，F(xiàn)階段，鐵路項目的參建單位中負責檔案管理的工作人員大多為兼職，部分人員甚至沒有相關(guān)的檔案管理經(jīng)驗，通常都將與工程相關(guān)的檔案資料隨意地放置到一處。與此同時，由于檔案管理人員缺乏檔案管理知識，且還需要兼顧其他工作，因此導(dǎo)致項目施工過程中所形成的各種文件和資料，不能被及時地收集、分類和歸檔。這具體表現(xiàn)為，工作人員往往都會到工程即將竣工時才開始補充文件和資料，而此時技術(shù)人員基本已離場，剩余的工作人員因為不了解檔案資料的實際情況、不知曉檔案管理中的業(yè)務(wù)標準，造成檔案資料整理時間的嚴重拖延。

（二）制度不健全，執(zhí)行力不足。目前，我國很多參建單位內(nèi)部的檔案管理工作的各項規(guī)章制度不夠健全，沒有形成合理統(tǒng)一的管理程序。不僅如此，在檔案管理工作中，各部門職責權(quán)限的不分明，也導(dǎo)致檔案實際的收集、整理和管理工作缺乏有效的監(jiān)督。因此，當工程建設(shè)施工中所形成的文件資料涉及多個部門時，就很容易發(fā)生檔案工作不協(xié)調(diào)、檔案管理責任不清晰的問題，造成檔案運行、管理和應(yīng)用嚴重受阻。

（三）信息化程度低。就我國部分參建單位的內(nèi)部而言，其通常沒有設(shè)置檔案管理部門，或即使設(shè)置了檔案管理部門，也存在檔案管理工作人員的專業(yè)技能水平不高、對檔案文件資料管理要求不夠了解、對文件歸檔工作認識不足等問題，導(dǎo)致工程文件和資料無法得到規(guī)范化。

另外，在管理檔案的過程中，文件和資料的簽字蓋章情況不符合要求、竣工圖保留不齊全、電子文件資料收集不全等問題也時有發(fā)生。

三、對鐵路建設(shè)項目檔案管理工作的幾點建議

（一）強化檔案服務(wù)保障功能。1.做好資質(zhì)換證工作，以確保資料收集工作可達到相應(yīng)的標準和要求。對此，參建單位要根據(jù)公司的工作成效來計劃和規(guī)劃，讓負責人員必須根據(jù)集團工作所規(guī)定的時間節(jié)點移交相應(yīng)的竣工資料，且保證資料的收集、分類和整理都符合相關(guān)要求，從而進一步提高檔案資料的規(guī)范性和完整性。2.嚴格規(guī)范并嚴格審批檔案的應(yīng)用或借閱流程，做好相應(yīng)的登記手續(xù)，以避免檔案文件資料的丟失或損壞，進一步提高檔案資料管理的制度化、規(guī)范化和程序化。

（二）規(guī)范項目檔案管理。對項目檔案而言，集團公司及所屬各單位檔案部門需按照項目檔案的分類方法，統(tǒng)一管理并排列上架。1.建設(shè)單位和參建單位應(yīng)成立項目管理的全宗卷。該宗卷的內(nèi)容主要有：項目整體概況、項目檔案管理情況簡介、項目劃分各類表格、檔案分類方法、項目文件歸檔范圍、項目檔案整理方案、檔案整理情況說明、項目檔案的登記臺賬等。2.項目檔案的安全問題十分重要，故而有關(guān)單位必須確保檔案的安全，如檔案存放之處應(yīng)注意防水、防火、防高溫等。3.檔案管理部門應(yīng)成立檔案庫房管理及檔案利用制度，并明確規(guī)定檔案利用的對象和范圍，以增強對庫房的管理，保障檔案的安全。4.檔案管理部門應(yīng)及時記錄對檔案的利用情況。

（三）做好檔案預(yù)驗收工作。對于鐵建項目檔案管理管理工作來說，鐵建項目檔案預(yù)驗收工作是十分重要的步驟，具體流程如圖2所示。其預(yù)驗收中的檢查重點有：1.做好項目檔案工作的組織和管理工作；檢查項目檔案的案卷外觀質(zhì)量與檔案存儲環(huán)境；檢查文件資料必須具備的建立單位等審核記錄。2.檢查各項規(guī)章制度的制定和執(zhí)行情況；檢查檔案管理工作的開展是否和項目工程建設(shè)同步進行。3.檢查檔案案卷的內(nèi)部質(zhì)量，重點檢查原始資料的手機情況、隱蔽工程及工程重要部位的檔案材料是否齊全，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時進行查缺補漏，糾正其中的錯誤，提高檔案資料的系統(tǒng)性、完整性和準確性。

圖2 鐵路建設(shè)項目檔案驗收流程

（四）加快數(shù)字信息化建設(shè)。1.在數(shù)字信息化發(fā)展的背景下，檔案管理也應(yīng)隨之運用信息化技術(shù)。對此，項目電子文檔的歸檔、電子檔案的管理及項目管理的數(shù)字化，必須符合國家出臺的行業(yè)規(guī)定。2.對于項目的電子文檔歸檔范圍來說，需按照紙質(zhì)項目的文件范圍并結(jié)合實際情況而定；同時，項目的電子檔案分類也需按照紙質(zhì)檔案來展開分類。3.電子文件的歸檔工作需由項目電子文件形成部門來負責，且該部門要及時檢查完整的項目電子文件信息，包含：信息內(nèi)容是否齊全、格式是否符合規(guī)定、與紙質(zhì)或其他載體文件內(nèi)容是否相同等。4.建設(shè)單位可通過檔案管理系統(tǒng)來管理電子檔案；不僅如此，應(yīng)有效保護電子檔案，避免因偶然或惡意因素導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)被破壞、泄露或更改，從而杜絕網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)信息的丟失、篡改和泄密問題；與此同時，還要及時備份項目電子的檔案。5.建設(shè)單位可按照實際情況來數(shù)字化處理項目檔案，如委托第三方進行數(shù)字化加工建設(shè)，且必須簽訂保密協(xié)議。6.在建設(shè)單位采取電子簽名技術(shù)時，具體過程應(yīng)該符合《中華人民共和國電子簽名法》的規(guī)定，并需經(jīng)過建設(shè)單位的認可。

四、結(jié)語

綜上所述，提高鐵路建設(shè)項目檔案管理水平，可以為實現(xiàn)工程建設(shè)科學(xué)組織和管理提供重要保障。因此，在鐵路建設(shè)項目檔案管理中，必須重視規(guī)范性和同步性，并積極融入現(xiàn)代化管理技術(shù)和方法，加大項目檔案監(jiān)管力度，以促進鐵建項目檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化，從而為鐵路建設(shè)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。