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        試論企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作

        2021-01-28 06:56:49江淑妹
        錦繡·下旬刊 2021年3期

        江淑妹

        摘要:進一步注重企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作具有重要意義,可以為企業(yè)各項工作的順利開展提供參考。檔案內(nèi)容包括了企業(yè)發(fā)展中的各方面信息,企業(yè)可以結(jié)合這些信息建立落實有針對性的工作方法。但是,在企業(yè)文書檔案收集與歸檔環(huán)節(jié),還是伴隨了一些問題,應(yīng)當(dāng)針對這些措施,建立落實合理處理對策,從而保證強化企業(yè)文書檔案收集與歸檔質(zhì)量,助力企業(yè)各項工作良好開展。

        關(guān)鍵詞:辦公室;文書檔案;收集;歸檔

        0引言

        企業(yè)檔案收集與歸檔工作的良好開展,能夠?qū)ζ髽I(yè)各項工作的發(fā)展進行全面記錄。比如,企業(yè)一些科室業(yè)務(wù)活動在具體進行時,產(chǎn)生了大量資料,如果將這些資料進行全面收集、合理歸檔,就能夠企業(yè)各科室業(yè)務(wù)考核活動的開展提供依據(jù),有利于各科室對資料的查找,保證開展公平的業(yè)務(wù)考核活動。除此之外,進一步注重檔案收集與歸檔工作,還會助力企業(yè)最高級別管理人員充分了解各科室業(yè)務(wù)的進展,就應(yīng)當(dāng)對檔案收集與歸檔工作加大重視程度。

        1辦公室文書檔案收集和歸檔中出現(xiàn)的問題

        1.1材料收集不完善

        在一般條件下,企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作環(huán)節(jié)都未能體現(xiàn)完善性,在具體操作中,一些檔案內(nèi)容都未能被檔案管理人員進行全面記錄,這樣就可能導(dǎo)致企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作具有較高難度,也可能導(dǎo)致企業(yè)檔案管理難以體現(xiàn)精準(zhǔn)性,因而,企業(yè)就應(yīng)當(dāng)對這樣問題做出進一步考慮,如此一來,便能夠保證文書檔案收集與歸檔工作切合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。不僅如此,企業(yè)一些檔案內(nèi)容也分散到了企業(yè)其他科室,如此現(xiàn)象就可以導(dǎo)致企業(yè)檔案的整理不能體現(xiàn)完整性,因而,就應(yīng)當(dāng)由企業(yè)檔案管理人員在具體工程環(huán)節(jié),進一步考慮到檔案內(nèi)部的完整性,保證企業(yè)文書檔案管理收集工作達(dá)到相關(guān)部門提出的標(biāo)準(zhǔn)、政策。除此之外,還有一些檔案管理臨時工,其相關(guān)工作環(huán)節(jié),未能體現(xiàn)高度職責(zé)意識,如此狀態(tài)也會導(dǎo)致檔案資料收集缺乏完整性。

        1.2檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)需要提升

        企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作在具體進行時,檔案管理人員都未能表現(xiàn)出高度的職業(yè)素養(yǎng),導(dǎo)致文書檔案收集與歸檔工作不能穩(wěn)定開展,一些檔案管理人員相關(guān)工作環(huán)節(jié),也未能體現(xiàn)高度的職責(zé)意識,未能對企業(yè)紅頭文件的整理加大力度,導(dǎo)致文書檔案收集與歸檔工作不能具有快捷性和穩(wěn)定性。因此,就應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員在文書檔案的收集、歸檔環(huán)節(jié),提高責(zé)任意識,進一步注重對紅頭文件的整理。不僅如此,企業(yè)檔案管理人員對現(xiàn)代新型的檔案管理模式進行充分了解,因而,在具體的文書檔案收集與歸檔環(huán)節(jié),也未能對檔案內(nèi)容的現(xiàn)實性予以全面審查,導(dǎo)致所整理的檔案內(nèi)容難以保證可靠。因而,就應(yīng)當(dāng)要求企業(yè)借助合理措施,提高文書檔案收集與歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn),保證該項工作能夠達(dá)到上級提出的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

        1.3沒有做好材料收集工作

        近期以來,企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作的具體進行時,未能體現(xiàn)明顯的快捷性和穩(wěn)定性,這樣就可能使得企業(yè)檔案管理工作整體質(zhì)量成效弱化。在檔案資料收集環(huán)節(jié),相關(guān)工作人員未能充分落實管理的思想、流程和標(biāo)準(zhǔn)等。一些檔管理人員在對文書檔案進行收集與歸檔時,未能進行規(guī)范性,導(dǎo)致檔案資料失去完整性。針對這樣的情況,企業(yè)就需要在文書檔案收集與歸檔工作進行時,對該項工作予以適度監(jiān)管,其間,還應(yīng)制定文書檔案收集與歸檔標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,確保企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作快捷性、穩(wěn)定開展。另外,在文書檔案收集與歸檔環(huán)節(jié),一些檔案資料都缺乏完整性,導(dǎo)致檔案效用明顯弱化,企業(yè)應(yīng)對這樣的現(xiàn)象進行高度重視。

        2優(yōu)化辦公室文書檔案收集和歸檔工作的有關(guān)措施

        2.1健全文書檔案管理系統(tǒng)

        想要保證企業(yè)文書檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)的穩(wěn)定性,就應(yīng)當(dāng)進一步完善檔案管理系統(tǒng),其間,還應(yīng)根據(jù)相關(guān)工作伴隨的問題建立有效的管理制度,促進檔案管理人員在文書檔案收集與歸檔環(huán)節(jié),保證所有作業(yè)環(huán)節(jié)都是結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)制度內(nèi)容,以強化文書檔案收集與歸檔的快捷性。與此同時,在對檔案管理系統(tǒng)予以完善環(huán)節(jié),應(yīng)對企業(yè)各個科室的職責(zé)范圍予以進一步明朗化設(shè)置,進一步清晰化文書檔案的歸檔項目和管理期限,從而為文書檔案收集與歸檔的穩(wěn)定實行提供有利條件。這還應(yīng)當(dāng)建立切實可行的各科考核體系。如此一來,便能夠提高檔案管理人員工作的主觀能動性,保證強化其文書檔案收集與歸檔的業(yè)務(wù)水平,增進檔案管理人員職責(zé)意識,給未能結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)制度現(xiàn)象予以全面消除,從而保證強化企業(yè)文書檔案收集與歸檔質(zhì)量成效。

        2.2實施檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

        第一是企業(yè)管理工作在實際開展環(huán)節(jié),管理人員需要切實知曉檔案管理屬于企業(yè)管理中的主要項目之一,需要對該項管理項目予以進一步注重。還應(yīng)當(dāng)以適當(dāng)時間為檔案管理人員實行專業(yè)培訓(xùn),在具體培訓(xùn)時,保證有效提高其參與培訓(xùn)的主觀能動性,強化參與培訓(xùn)人員崗位工作水平和職業(yè)素養(yǎng)。第二是在文書檔案收集與歸檔環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)通過對臨時工大批召集的措施,以緩解檔案管理人員的業(yè)務(wù)負(fù)擔(dān),因而,企業(yè)就應(yīng)當(dāng)對臨時工作予以,促進所有臨時工可以快速適應(yīng)相關(guān)工作,助力企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作的有序開展。第三是在人員培訓(xùn)環(huán)節(jié),企業(yè)管理人員應(yīng)采取有效措施,促進參與培訓(xùn)人員對文書歸檔項目,和文件完整性予以充分了解,以強化企業(yè)檔案管理質(zhì)量成效,確保企業(yè)檔案管理進一步體現(xiàn)專業(yè)性和穩(wěn)定性。

        2.3開展檔案宣傳工作

        想要保證企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作質(zhì)量成效,就可考慮進一步注重檔案宣傳。第一是,在平時發(fā)展中,企業(yè)應(yīng)保證簡報和編制和檔案管理質(zhì)量,進一步擴展檔案管理宣傳范圍,提高相關(guān)工作人員工作的主觀能動性。第二是,企業(yè)最高級別管理人員應(yīng)當(dāng)借助對信息技術(shù)和智能終端設(shè)備,拓展檔案管理工作宣傳范圍的深廣性,其間,還應(yīng)要求相關(guān)工作人員進一步標(biāo)準(zhǔn)化檔案收集與歸檔的流程,其間還應(yīng)對檔案內(nèi)容的現(xiàn)實性予以審核,避免檔案內(nèi)容與現(xiàn)實情況的信息不相對稱。第三是,在對檔案管理予以大力宣傳時,應(yīng)進一步考慮到,對文書檔案的顯著效用予以深廣性宣傳。

        結(jié)語

        在現(xiàn)代社會快速發(fā)展的背景下,企業(yè)所進行的文書檔案收集與歸檔工作,應(yīng)將新型管理模式進行運用,使相關(guān)工作進一步體現(xiàn)創(chuàng)新性,其間還應(yīng)當(dāng)優(yōu)化升級管理制度。還應(yīng)進一步注重檔案管理相關(guān)培訓(xùn)的重視,以保證對相關(guān)工作理論進行更加充分落實,從而助力企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作快速向更高層面升級。

        參考文獻

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        [3]何雪晴.分析企業(yè)文書檔案的收集與管理[J].卷宗,2019,9(34):39.

        (深圳市福田區(qū)檔案館?廣東?深圳?518000)

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