李佳 重慶市婦幼保健院

一、經(jīng)濟(jì)新環(huán)境及對會計(jì)檔案管理的新要求

在新醫(yī)改背景下，大多數(shù)醫(yī)院吸納了先進(jìn)的管理思想，來優(yōu)化自身醫(yī)院管理的規(guī)范化和科學(xué)化，會計(jì)檔案管理是其中重要的一部分。黨的十八大報(bào)告強(qiáng)調(diào)，要加快建設(shè)生態(tài)文明制度，著力發(fā)展綠色低碳經(jīng)濟(jì)，減少紙質(zhì)會計(jì)資料的打印、整理耗費(fèi)成本，推動節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。為加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，推動互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，2015年12月，我國財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布了《會計(jì)檔案管理辦法》，該辦法明確將電子會計(jì)檔案納入會計(jì)檔案范圍，肯定了會計(jì)檔案電子化的法律效力，將大力推動電子會計(jì)數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為管理決策者提供高質(zhì)量的會計(jì)信息作參考。

二、公立醫(yī)院會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

（一）會計(jì)檔案電子化管理工作重視不夠

會計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)會計(jì)數(shù)據(jù)與檔案管理結(jié)合的產(chǎn)物，是醫(yī)院重要?dú)v史資料的機(jī)密管理。在會計(jì)檔案管理實(shí)踐中，紙質(zhì)會計(jì)檔案大多是用于應(yīng)付上級檢查或是審計(jì)等工作，對醫(yī)院的建設(shè)未發(fā)揮作用，并且管理層對會計(jì)電子化檔案管理未給予重視，檔案保管的經(jīng)費(fèi)甚微，資金不足將致使會計(jì)檔案電子化工作難以開展，會計(jì)檔案電子化上線在軟件開發(fā)、更新、維護(hù)升級等方面將投入巨大，會計(jì)檔案工作無法吸引專業(yè)檔案管理人才，導(dǎo)致會計(jì)檔案管理工作滯后，從而惡性循環(huán)，領(lǐng)導(dǎo)更難重視檔案管理工作。

（二）會計(jì)檔案的安全性和保密性難保障

在實(shí)際工作中，大多數(shù)醫(yī)院未設(shè)置檔案管理部門，會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿及其他會計(jì)資料的裝訂及會計(jì)檔案的保管由財(cái)務(wù)科專人管理。但是由于醫(yī)院業(yè)務(wù)特點(diǎn)，各處工作分散，紙質(zhì)資料多，例如收費(fèi)結(jié)賬室的大量票據(jù)由收費(fèi)處自行保管，難以保證各項(xiàng)檔案全部歸檔保存，而且隨著醫(yī)院業(yè)外規(guī)模擴(kuò)大，業(yè)務(wù)量增加，會計(jì)檔案管理如不規(guī)范，其安全性和保密性將更難以保障。

（三）會計(jì)人員專業(yè)勝任能力有待提升

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，財(cái)會人員以及檔案保管人員應(yīng)具備專業(yè)勝任能力，對其綜合素質(zhì)要求有所提高。會計(jì)電子檔案管理需要對電子檔案收集、歸類、整理、存檔以及信息系統(tǒng)維護(hù)等操作，電子檔案是通過電腦、光盤存儲，容易遭到病毒侵入，其數(shù)據(jù)的安全性、可靠性和穩(wěn)定性無法保障，工作人員就需要了解掌握和熟悉會計(jì)、計(jì)算機(jī)和檔案管理三方面知識。然而，在日常工作中，兼?zhèn)錀l件的會計(jì)人員較少，因缺乏檔案管理知識導(dǎo)致操作失誤，例如會計(jì)檔案數(shù)據(jù)未及時(shí)備份，很可能導(dǎo)致原始電子數(shù)據(jù)毀損或丟失，會計(jì)檔案管理混亂，電子資料保存不當(dāng)，被人改動使得會計(jì)信息失真，從而影響管理質(zhì)量。因此，提升會計(jì)人員綜合素質(zhì)和專業(yè)勝任能力是當(dāng)前的新要求。

（四）未充分開發(fā)利用會計(jì)電子檔案

作為醫(yī)院的重要經(jīng)濟(jì)史料，與傳統(tǒng)電子檔案相比，會計(jì)電子檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值尚未有效地開發(fā)利用。大多數(shù)醫(yī)院在信息處理上都已具備輸入、統(tǒng)計(jì)、輸出功能，但是無法實(shí)現(xiàn)物流、現(xiàn)金流、信息流三流集成共享。首先，會計(jì)檔案員沒有意識到會計(jì)電子檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，認(rèn)為會計(jì)電子檔案知識輔助的補(bǔ)充資料，使得部分資料未發(fā)揮效用，造成會計(jì)檔案資料的浪費(fèi)。其次，醫(yī)院擁有大量的數(shù)據(jù)信息，對大數(shù)據(jù)信息缺乏管理，內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)無法相互關(guān)聯(lián)，大量數(shù)據(jù)冗雜，不能集成應(yīng)用，尚未發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

三、公立醫(yī)院會計(jì)檔案電子化管理的建議

（一）完善醫(yī)院檔案管理架構(gòu)

領(lǐng)導(dǎo)對公立醫(yī)院檔案管理工作不夠重視，會計(jì)檔案信息化水平落后，導(dǎo)致工作效率低下。首先，院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視醫(yī)院檔案工作，認(rèn)可醫(yī)院會計(jì)檔案電子化發(fā)展對醫(yī)院運(yùn)營管理帶來的意義，將會計(jì)檔案工作提上日程，完善醫(yī)院檔案管理的組織架構(gòu)，設(shè)置專門的檔案管理科室，并完善檔案管理制度，確保其得到執(zhí)行；其次，從醫(yī)院全局出發(fā)，敦促醫(yī)院其他業(yè)務(wù)部門認(rèn)識檔案管理涉及醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的全過程，認(rèn)真做好檔案整理工作；最后，檔案管理人員要認(rèn)真履職盡責(zé)，重視檔案的保管和使用，確保檔案的安全與完整。

（二）構(gòu)建檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控體系

醫(yī)院會計(jì)檔案電子化管理，便于檔案的查詢利用。但會計(jì)檔案電子化存在一些安全隱患，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息安全是一個(gè)值得重視的問題。因此，要加強(qiáng)會計(jì)檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)防范，消除系統(tǒng)漏洞，多維度構(gòu)建信息安全體系。在使用檔案信息系統(tǒng)時(shí)，第一，建立科學(xué)的內(nèi)部控制體系，針對不同崗位設(shè)置不同的操作權(quán)限，做到不相容職務(wù)分離，實(shí)行全流程閉環(huán)管理，嚴(yán)格執(zhí)行信息的授權(quán)準(zhǔn)入，非授權(quán)人員無法對會計(jì)檔案信息修改或刪除，確保數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定。第二，后臺操作人員在軟件安裝時(shí)，設(shè)置安全參數(shù)，數(shù)據(jù)傳輸設(shè)置加密程序，根據(jù)醫(yī)院使用者的需求設(shè)置相應(yīng)的模式，并定期對軟件殺毒檢測，防止病毒傳播或黑客入侵。第三，做好電子會計(jì)檔案的數(shù)據(jù)備份。傳統(tǒng)的會計(jì)檔案采用紙質(zhì)檔案存儲，電子化會計(jì)檔案講使用光盤、磁盤等介質(zhì)存儲，對存儲介質(zhì)進(jìn)行分門別類的編碼管理，充分壓縮存儲空間，在遇到突發(fā)情況下，能快速啟動異地備份，避免會計(jì)檔案資料毀或遺失，充分保證數(shù)據(jù)安全。防范信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)，是實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理電子化的根本保證。

（三）引入會計(jì)檔案管理人才

醫(yī)院會計(jì)檔案是醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)融合的產(chǎn)物。醫(yī)院檔案管理工作者要轉(zhuǎn)變思維理念，有會計(jì)檔案電子化的意識，實(shí)施會計(jì)檔案信息化管理，就應(yīng)引入復(fù)合型財(cái)務(wù)人才。不僅要熟悉醫(yī)院財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和檔案管理專業(yè)知識，還需要利用信息化系統(tǒng)有效的開展各項(xiàng)管理工作。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院還需要建立人才培養(yǎng)管理機(jī)制。重視醫(yī)院工作者的業(yè)務(wù)能力，提升其綜合素養(yǎng)，可以分批次引入專業(yè)的信息化管理人才，加強(qiáng)會計(jì)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。

（四）規(guī)范會計(jì)檔案電子化管理

在信息化技術(shù)的推動下，公立醫(yī)院會計(jì)核算方式發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。由原來的手工記賬轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電算化，會計(jì)檔案反映會計(jì)信息，也有所變化。不僅僅需要優(yōu)化紙質(zhì)會計(jì)檔案，還需要積極將會計(jì)檔案電子化，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將兩種模式深度結(jié)合，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息共享。因此，建立健全醫(yī)院會計(jì)檔案管理制度相當(dāng)重要，規(guī)范管理會計(jì)檔案，一方面是為了提升醫(yī)院檔案信息管理的效率，另一方面，有制度保障會計(jì)檔案信息工作落實(shí)，讓工作人員在制度的指導(dǎo)下，開展會計(jì)檔案電子化管理工作。

四、結(jié)束語

信息化時(shí)代，公立醫(yī)院會計(jì)檔案電子化管理是未來的發(fā)展方向，全體職工應(yīng)該引起重視。醫(yī)院會計(jì)檔案管理工作對醫(yī)院業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)融合管理起到重要作用，加強(qiáng)公立醫(yī)院信息化建設(shè)，建立健全會計(jì)檔案電子化管理制度，配備專業(yè)會計(jì)檔案管理人才，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的高速發(fā)展，從而提升公立醫(yī)院會計(jì)檔案電子化管理水平，持續(xù)提升醫(yī)院精細(xì)化管理能力，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。