陳長福 中共連城縣委辦公室

會議是一種目的性強(qiáng)、組織有序、以口頭交流為主的溝通活動，是進(jìn)行議事決策、推動工作的一種常用方式，已經(jīng)被越來越多的黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位廣泛運用。會務(wù)工作是指會議過程中的組織、服務(wù)、保障等工作，是會議有序運行和取得預(yù)期效果的重要保證。會務(wù)工作水平的高低、細(xì)節(jié)把握程度的好壞都將直接影響會議的質(zhì)量和效果。

一、周密籌劃，細(xì)化會前籌備

任何會議不管規(guī)模大小、時間長短，準(zhǔn)備工作必須要充分，必須要有既定的目標(biāo)、計劃、分析、論證。從某種意義上說，會前準(zhǔn)備工作的好壞直接決定會務(wù)工作的成敗，直接影響會議召開的質(zhì)量。

1.把好會議籌備方案擬定關(guān)。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。會務(wù)工作需要預(yù)先籌備，才能更好的服務(wù)會議，起到良好效果。一要快速啟動。接到會議工作任務(wù)后，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖快速擬定會議籌備方案，不能因時間緊迫就急于求成，憑經(jīng)驗照抄照搬進(jìn)行組織籌備。二要求全求備。要充分考慮會議主題、時間地點、參會人員、議程安排、會議簽到、會風(fēng)督查等各方面內(nèi)容，潛心把握每一個細(xì)節(jié)。比如，每年的市委、市政府工作檢查的會務(wù)工作難度較高，為此需成立專門工作組具體負(fù)責(zé)，各個方面工作都需要反復(fù)研究和模擬，提前進(jìn)行周密思考部署。三要加強(qiáng)協(xié)調(diào)。會前籌備工作的每項任務(wù)、每個環(huán)節(jié)都需責(zé)任到人，做到明確任務(wù)、明確責(zé)任、明確時限“三個明確”。必要時召開籌備工作會，細(xì)化會務(wù)工作，確保各項工作落到實處。

2.把好會議通知下發(fā)關(guān)。會務(wù)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是會議通知的制定和下發(fā)。一要熟悉掌握。工作人員要對會議內(nèi)容深度熟悉，認(rèn)真核對參會人員，確保準(zhǔn)確無誤后再下發(fā)通知。在通知過程中，如接收消息的不是參會者本人，還需記錄接收人的姓名職務(wù)。二要通力協(xié)作。要加強(qiáng)協(xié)同配合、分工合作，在召開緊急會議時，要實事求是，考慮參會人員到達(dá)會議地點的路程時間，特別是基層工作的參會人員，要優(yōu)先通知，確保參會人員及時到達(dá)會場。三要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。在通知過程中，要注意語言的規(guī)范使用，避免出現(xiàn)“明天”“后天”等模糊字眼，要用具體的某月某日，以免產(chǎn)生歧義。四要高度負(fù)責(zé)。會議開始前，需對通知情況進(jìn)行反饋統(tǒng)計，如遇某些重要參會單位的主要負(fù)責(zé)人因事因病不能參會等情況，及時向會議召集人報告，以便領(lǐng)導(dǎo)決策，適時調(diào)整會議。

3.把好會前檢查確認(rèn)關(guān)。會前檢查是會議籌備工作的最后一關(guān)，也是會議召開前最重要的一項工作。重點核查會議文件材料、會場布置、電力保障以及安全保衛(wèi)等，對一些程序性強(qiáng)的會議（比如黨代會、全委會）甚至要進(jìn)行模擬演練，確保萬無一失。對檢查出來的問題和模擬運行中發(fā)現(xiàn)的紕漏，要制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，及時予以彌補，認(rèn)真整改，確保在會議召開前全面完成。

二、精心運作，優(yōu)化會中服務(wù)

會議召開期間是檢驗會務(wù)籌備工作的試金石，同時也最考驗工作人員現(xiàn)場處置能力。要隨時掌握會議動態(tài)，根據(jù)需求，精心做好會議服務(wù)保障，使會議按預(yù)定方案進(jìn)行。

1.站位超前，認(rèn)真準(zhǔn)備會前工作。無論會議大小和規(guī)格，會務(wù)工作人員要認(rèn)真按照會議籌備方案，至少提前30分鐘到會場，對所負(fù)責(zé)的事項認(rèn)真進(jìn)行會前檢查。例如，音響調(diào)試，桌牌、材料、茶水的擺放等，如果出現(xiàn)問題，沒有及時發(fā)現(xiàn)和糾正，容易造成不可估量的后果。同時，會務(wù)工作人員之間要加強(qiáng)溝通聯(lián)絡(luò)，對會議材料發(fā)放、出席人員到會情況、座次安排等工作要密切配合、拾遺補闕，使整個會議有序運行，保證會務(wù)工作高效率。

2.細(xì)心細(xì)致，精心做好會中服務(wù)。會議開始后，工作人員除時刻關(guān)注會議進(jìn)程之外，還需對臨時性、突發(fā)性事件做好應(yīng)急處置。在處理突發(fā)問題時，要認(rèn)真按照既定方案和規(guī)范程序操作，同時也要創(chuàng)造性地開展工作。比如，臨時變更議程、出席會議領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生變化、調(diào)整會議主持人、延長或縮短會議時間等情況，這就要求在會前針對各類突發(fā)情況，制定多種應(yīng)急預(yù)案和操作流程，發(fā)生問題時及時啟動應(yīng)急預(yù)案，按照既定流程在最短時間內(nèi)調(diào)整好工作程序，保證不誤時誤事[1]。

3.強(qiáng)化督查，扎實維護(hù)會場秩序。會議期間，要維持好會場外秩序和會場內(nèi)秩序。會議召開后，督查組要對到會情況及會場紀(jì)律進(jìn)行督查，做好會前點驗、會中抽查、會后通報工作。同時，在會場外安排專人值班值守，無關(guān)人員不得進(jìn)入會場，保持會場肅靜。

三、總結(jié)提升，完善會后服務(wù)

一次成功的會議，離不開充分的會前準(zhǔn)備，周到的會中服務(wù)，完善的會后工作。

1.確保離會秩序安全有序。參會人員離會工作做不好，容易使人感到會務(wù)工作有頭無尾、有始無終，同樣影響會議的質(zhì)效。在實際工作中，會務(wù)工作人員要按照既定方案，細(xì)致安排好與會人員的離會工作。散場時，及時打開會議室安全通道大門，引導(dǎo)與會人員依次有序出場，安保人員及時做好車輛引導(dǎo)，確保安全有序。

2.全面做好資料整理和會后總結(jié)。堅持從細(xì)節(jié)入手，每次會議結(jié)束后，及時收集整理會議方案、會議通知、會議材料、會議記錄、音像資料等檔案資料，按類別整理匯編，便于今后查找和翻閱。及時總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，對已有的會務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進(jìn)行修改完善，使之更加適應(yīng)新時代會務(wù)工作需要，促進(jìn)辦會能力不斷提高。

3.加強(qiáng)會議精神落實督查。會議結(jié)束后，辦公室及時將會議議定事項和工作任務(wù)分解到具體承辦部門，并明確完成反饋時限，同時做好跟蹤檢查督辦，及時將落實情況反饋給會議召集人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，完成會議既定目標(biāo)。對落實到位的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門給予表揚通報，對落實不到位的進(jìn)行批評，同時認(rèn)真剖析原因，提出解決方案和措施，完善會務(wù)工作流程，為今后辦會工作提供參考。

四、結(jié)束語

總之，會議不分大小和規(guī)格，會務(wù)工作人員都必須要認(rèn)真、細(xì)致、謹(jǐn)慎做好會前籌備、會中服務(wù)、會后完善等各項工作，確保會議順利進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期效果。