蔣龍 南京市秦淮區(qū)委老干部局

辦公室行政管理在事業(yè)單位中是一個綜合性的部門，是重要組成部分，對上下級起著橋梁的作用，負(fù)責(zé)溝通、協(xié)調(diào)、參謀等工作。提高辦公室行政管理工作效率，對促進(jìn)我國事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展有重要意義。

一、辦公室行政管理的重要性

辦公室行政管理是負(fù)責(zé)維護(hù)和協(xié)調(diào)上級和下級之間的關(guān)系，負(fù)責(zé)單位的日常會議、員工福利等工作具有繁雜性和特殊性的屬性，同時行政管理工作也是非常重要的。首先，是組織協(xié)調(diào)的載體。行政管理作為辦公室與各個部門都緊密聯(lián)系的一個特殊部門，是上下級之間展開工作的一個紐扣。對于上級部署的任務(wù)要規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膫鬟_(dá)下去，執(zhí)行組織的決策。對于基層組織要進(jìn)行觀察與監(jiān)督，促進(jìn)工作的展開實(shí)施。其次，可以協(xié)調(diào)上級與下級之間的關(guān)系。行政管理人員作為整個事業(yè)單位的推動者，應(yīng)該發(fā)揮其助手職責(zé)、協(xié)調(diào)職責(zé)等作用。配合上級完成任務(wù)的部署，并及時匯報工作。隨時了解基層的狀況與需求，進(jìn)行反饋。協(xié)調(diào)關(guān)系，共同推進(jìn)單位的發(fā)展。

二、辦公室行政管理工作現(xiàn)狀與問題

（一）行政管理制度缺失

我國行政管理工作中存在的最大問題是缺乏管理制度。在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術(shù)不斷的崛起，很多單位的運(yùn)營方式以及工作方式都在發(fā)生巨大的改變，面對這一現(xiàn)象，傳統(tǒng)的管理體制不適用新型社會的發(fā)展要求。因此，要與時俱進(jìn)，構(gòu)建新的行政管理制度，明確各部門職責(zé)，調(diào)動員工的積極性，推動事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）主動與被動矛盾突出

近年來，我國行政管理工作中還面臨的一大問題是管理人員能力不足、素質(zhì)教養(yǎng)提高，因此，在進(jìn)行工作時會出現(xiàn)一些問題與矛盾，導(dǎo)致展開工作不夠順利。首先是行政管理人執(zhí)行不足，面對上級領(lǐng)導(dǎo)部署的任務(wù)，在完成任務(wù)和匯報工作時，浪費(fèi)了大量的時間于人力，工作效率低。其次是員工面對工作的協(xié)調(diào)、參謀，都缺乏主動性。未經(jīng)過良好的溝通也是產(chǎn)生矛盾突出的主要原因。

（三）辦公室作風(fēng)建設(shè)滯后

一方面，在“快餐文化”的時代下，工作人員受網(wǎng)絡(luò)的不良影響，工作意志不夠堅(jiān)定，未有良好的生活作風(fēng)。另一方面，工作人員受傳統(tǒng)思想的束縛，不能夠與時俱進(jìn)，缺乏創(chuàng)新意識等。針對這種現(xiàn)狀，遵循“兩學(xué)一做”的原則，加強(qiáng)思想、生活、工作三大作風(fēng)，培養(yǎng)員工創(chuàng)新意識，提高辦公室作風(fēng)建設(shè)。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室行政管理工作的策略

（一）樹立正確的辦公室行政管理工作目標(biāo)

改善行政管理工作的重要途徑是樹立正確的管理工作目標(biāo)，讓工作人員明白自身的職務(wù)，以便于更好的展開各項(xiàng)工作。明確崗位的具體職責(zé)、制定具體的實(shí)施方案，增強(qiáng)服務(wù)意識，樹立良好的形象，促進(jìn)各個部分，有效溝通和諧發(fā)展，提高單位行政管理工作的效率。

（二）構(gòu)建多元化的事務(wù)處理格局

行政管理工作與多種部門緊密相連，具有組織性、綜合性和服務(wù)性多種屬性。同時，也會產(chǎn)生多種矛盾與突發(fā)狀況。因此，構(gòu)建多元化的事物處理格局遵循“一切服從大局”原則，或者是做好充分的準(zhǔn)備，在面對日常且有規(guī)律的工作，進(jìn)行主動出擊，有應(yīng)急的處理方法面對突發(fā)性的工作，運(yùn)用靈活的方式去解決事務(wù)。增強(qiáng)服務(wù)意識，并貫穿于工作中，提高服務(wù)質(zhì)量，為各項(xiàng)工作提供相適應(yīng)的背景資料，發(fā)揮其工作效用。

（三）明確辦公室行政管理的職責(zé)

辦公室行政管理包含助手職責(zé)、協(xié)調(diào)職責(zé)、參謀職責(zé)三大部分。首先，助手職責(zé)是進(jìn)行輔助各項(xiàng)工作的展開，完成上級部署的工作，將接收到的任務(wù)與工作下發(fā)給各個部門，維持工作秩序，落實(shí)各項(xiàng)工作的展開。其次，協(xié)調(diào)職責(zé)是和各個部門建立良好的溝通，協(xié)調(diào)好各個部門和諧發(fā)展，為各部門制定相應(yīng)的策略，并且充分調(diào)動員工的積極性，有良好的團(tuán)隊(duì)精神促進(jìn)單位的發(fā)展。最后，參謀職責(zé)是要調(diào)查基層組織的工作內(nèi)容、工作情況以及工作范圍，將調(diào)查結(jié)果與改進(jìn)意見反饋給各個部門，找出問題、解決問題，更有效的加強(qiáng)行政管理工作。

（四）簡化辦公流程

煩瑣的工作流程是行政管理工作的性質(zhì)，因此簡化辦公流程，才能有效的提高行政管理工作的效率。行政管理工作內(nèi)容復(fù)雜又繁雜，與各部門緊密聯(lián)系，會使大量的人力與時間被消耗掉。通過簡化辦公流程可以解決這一現(xiàn)狀，節(jié)省的時間可以為單位做更多的服務(wù)，更好的推動單位的發(fā)展。

（五）創(chuàng)新應(yīng)用信息技術(shù)

對信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行創(chuàng)新是加強(qiáng)行政管理工作的有效策略之一。將信息技術(shù)應(yīng)用與單位實(shí)際情況相結(jié)合，并進(jìn)行改革創(chuàng)新，提高辦公自動化能力和辦公信息化能力。首先，對信息平臺進(jìn)行完善，在平臺中發(fā)布相關(guān)的重要通知、各部門各階段工作的具體安排情況、單位等運(yùn)營狀況，了解實(shí)時狀態(tài)，掌握信息，做出準(zhǔn)確的判斷與決策，推動單位更好的發(fā)展。其次，單位還可以對視頻會議、企業(yè)郵箱等信息技術(shù)的開發(fā)，實(shí)行線上線下共同搭配工作，增強(qiáng)各部門的交流，共同合作，利用信息技術(shù)提高行政管理發(fā)展，促進(jìn)單位進(jìn)步。

四、結(jié)語

總而言之，改變我國辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀，要與時俱進(jìn)，增進(jìn)信息技術(shù)，大膽創(chuàng)新，樹立明確的目標(biāo)，簡化辦公流程，提高工作效率，推動事業(yè)單位辦公室行政管理的發(fā)展。