鎖秀山 保定國家高新技術產業(yè)開發(fā)區(qū)社會保險事業(yè)管理所

社保檔案是社保經辦機構在辦理社會保險業(yè)務過程中形成的具有保存價值的歷史記錄，是社會個體享受社會福利的重要依據，是社保工作順利開展的信息資源和基礎，具有涵蓋種類多，信息量大，涉及人員廣，存檔周期長的特點。隨著我國社會保障工作規(guī)范化、法制化不斷增強，計算機技術在社保系統(tǒng)中的普遍應用大力推進了社保檔案的信息化進程，同時也加大了社保檔案信息安全的風險因素，因社保檔案中的信息涉及了社會公眾的個人隱私、投保信息和投保內容，若保護不當勢必會影響社保工作，影響社會公眾切身利益，成為社會不穩(wěn)定因素，如何保護社保檔案信息安全成為當前社會公眾關注的熱點問題。

一、當前社保檔案管理服務中存在的問題

（一）發(fā)展不均衡

受地域發(fā)展大環(huán)境的影響，我國各地區(qū)的經濟發(fā)展長期存在著不均衡性，社保檔案管理服務工作也不例外。在人口居住較為集中的大城市，人們的參保意識較強，對社保檔案管理服務方式也十分重視，不再滿足于到社保服務大廳去查閱和調取社保檔案資料，而是尋求更多的服務方式，這就促使社保檔案信息化服務的步伐必須加快。有些社保檔案管理部門已經充分意識到信息化服務形式的便捷性，著力開展了各類形式多樣的服務。然而還是有少數(shù)的社保檔案管理部門沒有將信息技術引入到檔案管理服務中來，只是在檔案信息錄入和查詢中使用了信息技術，卻對檔案信息服務這個環(huán)節(jié)不夠重視。值得肯定的是，多數(shù)社保檔案管理部門能夠積極把握住信息時代的機遇，有意識、有目標、有規(guī)劃地把信息技術理念融入到了社保檔案管理服務中來，基本實現(xiàn)了社保檔案信息化管理，雖然個別服務板塊的設計不夠合理，但仍在繼續(xù)改進。

（二）缺乏統(tǒng)一標準

隨著社會保障制度覆蓋的種類顯著增多，社保檔案管理的類目也逐漸復雜起來，尤其是事業(yè)單位實行養(yǎng)老保險以來，檔案管理的工作量倍增。這時，也出現(xiàn)了一些問題：原有的事業(yè)單位檔案都開始納入社保檔案管理之中，可是事業(yè)單位與企業(yè)單位的參保人員管理不同，導致以往的事業(yè)單位檔案管理部門的標準與社保單位的檔案管理標準有著較大差距，如何將這些檔案統(tǒng)一管理是社保檔案管理規(guī)范化進程中面臨的一個重要影響因素，應積極設立統(tǒng)一標準，在檔案交接后逐步捋順，按照標準化的檔案管理制度執(zhí)行。

二、社保檔案管理規(guī)范化的實施途徑

（一）提升社保業(yè)務檔案工作信息化管理水平

目前社會保險待遇人員社區(qū)化管理服務工作中檔案管理主要依托社會化管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)通過與社保系統(tǒng)信息共享，獲得基礎數(shù)據，同時通過日常社區(qū)管理，如資格認證、遺屬補助領取等業(yè)務的開展，將信息數(shù)據反哺于社保系統(tǒng)，從而實現(xiàn)信息數(shù)據實時更新。當然它也有弊端，目前高密的社區(qū)化管理服務工作尚處于初步實施階段，信息系統(tǒng)在功能開發(fā)等方面還有許多需要完善的地方，如有很多檔案管理中的功能或者工作無法在該系統(tǒng)中得到體現(xiàn)和實現(xiàn)，社區(qū)檔案管理的信息化、網絡化管理還有很大的發(fā)展空間。

（二）做好檔案保管措施

一方面，應建立專門存放檔案的檔案室，安排相關工作人員做好管理工作。在檔案管理過程中，應做好檔案的保管與銷毀工作，定期檢查存放檔案，做好對無用檔案的處理。將檔案的保存工作與檔案價值相結合，優(yōu)先提高主要的價值高的檔案的保管條件，使其獲得更有安全保障的環(huán)境。另一方面，需對其進行備份，防患于未然，避免檔案出現(xiàn)損毀、丟失的情況。檔案工作人員也應定期檢查檔案，做好檔案中的防潮、防蟲工作，避免檔案可能遇到的受損問題。

（三）完善檔案管理體制

制度是管理的有力抓手。社保檔案制度的完善有助于大數(shù)據在社保檔案管理工作中應用的規(guī)范性和科學性。第一，要建立數(shù)字化檔案管理的相關制度。一方面，根據《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關法律法規(guī)的規(guī)定，應結合自身的實際情況對本單位實行的社保檔案管理制度規(guī)范進行修訂，從制度上保證社保檔案的真實、完整和安全，促進檔案服務作用的發(fā)揮；另一方面，要嚴格明確電子檔案管理的職責分工，對數(shù)字檔案實施全程集中管理，同時分清管理責任，注重檔案數(shù)字化建設的責任落實，強化檔案管理人員的責任意識。第二，要特別加強社保檔案的安全管理制度。規(guī)范社保檔案的信息采集、錄入、立卷、歸檔、整理、開發(fā)利用等各個環(huán)節(jié)，對涉密檔案安裝安全密鑰，對其他檔案加強防火墻建設，并采取其他先進的安全保護措施確保大數(shù)據技術應用到社保檔案管理過程中。

（四）不斷提升社區(qū)檔案管理人員的專業(yè)水平

社保業(yè)務檔案政策性、業(yè)務性強，這就要求檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識。檔案管理人員的專業(yè)水準直接影響到檔案管理工作的水平和質量，因此需要加強日常培訓工作、注重提升其專業(yè)水平和素質。要注重檔案管理中日常維護管理、檔案管理相關的法律法規(guī)等培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，讓其充分認識到檔案管理工作的重要性。

三、結語

總之，作為立法者，要與時俱進，緊跟科學技術發(fā)展的腳步，及時制定出符合發(fā)展現(xiàn)狀的法律法規(guī)，來彌補立法的滯后性這一弊端；作為技術人員，要堅持不懈學習和技術研究，加強與應用行業(yè)的交流，積極尋求、探索降低區(qū)塊鏈技術在行業(yè)應用的風險的可行度；作為應用者，以發(fā)展的眼光審視看待新事物、新問題，要有成大事謀大局、敢創(chuàng)新求發(fā)展的意識，有主動學習新知識、新技能的精神，及時依據新法新規(guī)進行自檢自查，保證合法合規(guī)。