史燕蓉，霍領(lǐng)民

（1.山西汾河二庫管理有限公司，山西 太原 030012；2.山西水利出版?zhèn)髅街行模轿?太原 030002）

1 ERA項目成立的背景

美國作為聯(lián)邦制國家，文件檔案由不同州分散保存，除此之外，首都華盛頓還有專門的中心檔案館。國家檔案與文件署（NARA）創(chuàng)建以后的一項主要任務(wù)就是保證美國政府的文件檔案可以被美國公眾所借閱利用。聯(lián)邦政府機構(gòu)從20世紀60年代以來就開始普遍應(yīng)用計算機，也因此產(chǎn)生了電子文件這一新的文件類型。NARA從1970年接收第一批電子文件開始，就開啟了長期且不斷發(fā)展的電子文件管理過程。

與傳統(tǒng)的文件檔案管理相比，電子文件的出現(xiàn)使得NARA在文件管理工作中遇到了很多新的變化。第一，文件管理范圍擴大。NARA需要集中保管所有聯(lián)邦政府生成的具有檔案價值的電子文件，同時，其保管的電子文件時間跨度增大，涉及的領(lǐng)域也越來越豐富。第二，文件類型多樣。由于政府行為、業(yè)務(wù)互動的多樣性和廣泛性，電子文件種類形式繁多，新形態(tài)的電子文件不斷出現(xiàn)，如電子郵件、空間地理數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁文件、數(shù)字影像、電腦輔助設(shè)計文件、辦公自動化產(chǎn)物等。第三，文件格式日益復(fù)雜。新型復(fù)雜的數(shù)字格式不斷出現(xiàn)，90年代初公布的文件格式就已經(jīng)極其豐富。第四，文件總量增多。伴隨著數(shù)字化時代的到來，需要處理的電子文件越來越多。第五，基礎(chǔ)技術(shù)落后。信息技術(shù)、電子文件載體不斷更新，軟硬件平臺不斷升級，導(dǎo)致現(xiàn)有的信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)無法滿足NARA的任務(wù)需求、有效處理業(yè)務(wù)流程和管理電子文件生命周期。

面對這樣一系列新的變化，NARA目前所使用的電子文件管理系統(tǒng)存在的局限性，導(dǎo)致不能適應(yīng)新的變化，這對于未來新型文件的整合更是有著不可預(yù)測的困難。因此，一個新的、綜合性的文件保存和管理方法呼之欲出。NARA于1998年作出戰(zhàn)略性決定，啟動ERA解決方案。

2ERA簡介

ERA，即電子文件檔案館，它是美國國家檔案與文件署（NARA）專門針對聯(lián)邦政府電子文件的持續(xù)采集和長久保存而開發(fā)的項目。在起步之初，NARA對于ERA系統(tǒng)的構(gòu)想：一方面是使NARA能夠通過ERA系統(tǒng)具有足夠的技術(shù)能力來獲取、保存、檢索并適當處理政府電子文件，從而更有效地管理聯(lián)邦機構(gòu)的電子文件；另一方面則是給大家提供能夠隨時隨地進行檢索的工具，通過使用這個檢索工具方便查詢使用NARA保存的檔案，同時還能不斷獲取反饋信息，以便滿足用戶和相關(guān)人員的需求。

ERA的目標是建設(shè)成為一個能保存任何種類的電子文件，并獨立于特定軟硬件的全面的、系統(tǒng)的、動態(tài)的系統(tǒng)，該系統(tǒng)能自動處理電子文件生命周期的大部分流程，并容易找到、發(fā)送相應(yīng)格式的電子文件，從而滿足用戶需求。這樣一個ERA系統(tǒng)應(yīng)該具備以下屬性：第一，基礎(chǔ)設(shè)施的獨立性，系統(tǒng)的體系架構(gòu)允許電子文件的保管，獨立于產(chǎn)生它們的特殊軟硬件。第二，模塊性，隨著工作量和技術(shù)的改變，可以使用替換的插件，而不影響其他部件或整體功能。第三，可伸縮性，調(diào)節(jié)增長和管理不同大小的檔案庫及不斷增加的文件。第四，可擴展性，處理新增類型的電子文件，而不局限于已有的特定文件類型。第五，全面性，為所有類型的文件提供生命周期管理過程的支持。第六，靈活性，使NARA在聯(lián)邦文件中心提供電子文件服務(wù)，從而滿足用戶需求，并在以后的業(yè)務(wù)流程中施以改進。[3]

3 ERA建設(shè)過程及現(xiàn)狀

ERA項目大體可分為三個階段：1998—2002年主要用來進行系統(tǒng)開發(fā)前的研究與分析。2003—2005年，對系統(tǒng)開發(fā)商進行選擇。2006—2011年，是系統(tǒng)的正式開發(fā)階段。可以看出，ERA項目在前期的各種準備工作進行了近五年的時間，在進行可行性分析、需求分析等一系列工作之后，NARA終于在2003年發(fā)布招標書，選定兩家承包商—哈里斯公司和洛克希德馬丁公司，進行系統(tǒng)分析與架構(gòu)設(shè)計。通過一年的比較，NARA最終在2005年11月與洛克希德馬丁公司簽訂了為期六年的系統(tǒng)開發(fā)合同。

ERA項目是以開放檔案信息系統(tǒng)OAIS（Open ArchivalInformationSystem）為參考模型，而建立的面向服務(wù)的系統(tǒng)架構(gòu)。它采用增量開發(fā)的方式，在長達六年的建設(shè)周期中，初始階段（即設(shè)計與建設(shè)階段）滿足ERA系統(tǒng)基本運營的增量，對其進行使用和評估，在后續(xù)的每一階段中，逐步對前一增量的功能進行補充，使其不斷完善，直至達到功能需求文件中定義的所有功能，實現(xiàn)最終運營能力。

在分析和設(shè)計階段，ERA制定了覆蓋整個文件生命周期九大類，包括856項具體功能需求的《電子文件檔案館需求說明書》[4]，隨后進行了五個增量的開發(fā)過程。在增量一的開發(fā)階段，實現(xiàn)創(chuàng)建、查看、審核檔案保管期限表、創(chuàng)建向NARA移交檔案的移交請求表、鑒定和存儲電子文件等功能，實現(xiàn)初始運營能力。在增量二的開發(fā)階段，實現(xiàn)了90年代行政部門電子文件的快速采集和檢索，移交數(shù)據(jù)管理的權(quán)限，實現(xiàn)訪問控制功能等。在增量三的開發(fā)階段，實現(xiàn)對國會和聯(lián)邦最高法院電子文件的存取，以及聯(lián)機公眾檢索系統(tǒng)（OnlinePublicAccessOPA）的建設(shè)。增量四開發(fā)階段和增量五開發(fā)階段，繼續(xù)擴大存儲和容量，直到具備最終運營能力。

作為系統(tǒng)項目，ERA合作伙伴數(shù)量之多，也足以表明項目的龐大和復(fù)雜，參與ERA項目的知名機構(gòu)有軍隊實驗室、國防部、數(shù)字圖書館聯(lián)盟、聯(lián)邦地理數(shù)據(jù)委員會、麻省理工學(xué)院、國家宇航局、國家核安全局、國家科學(xué)基金會、國家安全局、圣迪亞哥超級計算機中心、馬里蘭大學(xué)高級計算機研究所等單位[5]。

雖然在建設(shè)過程中存在很多曲折，但ERA系統(tǒng)最終在2011年建成并投入使用。在2008年6月，完成了Base實例系統(tǒng)的開發(fā)，在2009年9月完成總統(tǒng)行政辦公室實例（EOP）的開發(fā)，于2010年完成國會文件實例和聯(lián)機公眾檢索實例的開發(fā)。ERA系統(tǒng)于2012年10月在全國266個聯(lián)邦機構(gòu)中全面實行，經(jīng)過不斷的完善和改進，取得了較好的效果。

4 ERA建設(shè)過程中的問題和阻礙

ERA項目在建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題和阻礙主要體現(xiàn)在兩個方面，一是各種不可知因素的存在，導(dǎo)致系統(tǒng)建設(shè)延期的狀況非常嚴重，另一個是系統(tǒng)在聯(lián)邦機構(gòu)的推廣和使用中存在的阻礙。

4.1 系統(tǒng)建設(shè)屢屢延期

雖然在項目建設(shè)初期的項目規(guī)劃階段制定了項目進度表，但由于在實際開發(fā)過程中存在很多不可知的因素，導(dǎo)致ERA項目的開發(fā)連連延期。例如，計劃于2007年9月完成的增量一，實現(xiàn)基本運營功能，但由于承包商的軟件技術(shù)、軟件集成的問題，ERA系統(tǒng)建設(shè)不得不修改策略。首先關(guān)注其移交電子文件功能的實現(xiàn)，而其他計劃要實現(xiàn)的功能如攝取、查找、刪除等，則推后到之后的增量中進行開發(fā)。這個系統(tǒng)即Base系統(tǒng)的運營，直到2008年6月才完成了建設(shè)。

在增量一開發(fā)策略修正的同時，ERA同步進行增量二的開發(fā)，實現(xiàn)EOP（即總統(tǒng)行政辦公室），實現(xiàn)總統(tǒng)電子文件的攝取和查找。在2008年12月，NARA聲稱按時完成了增量二，其實它的攝取功能并沒有實現(xiàn)。2009年5月，NARA又聲稱完成了對所有總統(tǒng)電子文件的攝取，可以進行檢索和查找，實際上ERA只獲取了2.3TB的電子文件，不涉密可公開文件只占3%。直到2009年9月，才完成了全部增量二的開發(fā)，將所有78.4TB的不涉密電子文件攝取進EOP系統(tǒng)中[6]。

NARA將EOP系統(tǒng)開發(fā)延遲的原因歸結(jié)于兩個方面，首先是總統(tǒng)電子文件的格式與預(yù)期不符，因此機構(gòu)不得不研發(fā)新的軟件工具，從此前的行政系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，然后才能攝取文件進入EOP系統(tǒng)。第二是2009年4月時，發(fā)現(xiàn)2008年12月—2009年1月之間獲取的電子文件數(shù)據(jù)不完整、不精確，原因是數(shù)據(jù)來源系統(tǒng)的復(fù)制本身不完整。在開發(fā)期間，由于EOP系統(tǒng)不能夠按時完成攝取功能，NARA就不得不使用其他系統(tǒng)替代，在2009年4月時，有43個需要訪問的90年代的政府文件，只有1個雖可以通過EOP來完成，但又找不到相應(yīng)文件。直到EOP系統(tǒng)建成，替代的系統(tǒng)才退出了舞臺。

在2010財年，NARA完成了增量三的開發(fā)，實現(xiàn)國會電子文件實例和聯(lián)機公眾檢索實例的開發(fā)，并提升了BASE系統(tǒng)的功能，并于同年開始進行增量四的開發(fā)。

從幾個開發(fā)過程中可以看出，每一個增量的開發(fā)和完成都沒有按照項目進度計劃進行。在2011年，美國審計總署（GAO）和美國勞工部監(jiān)察長辦公室（OIG）都發(fā)表報告對ERA項目的進展進行嚴厲的批評。GAO主要針對ERA項目的延期進行批評，而OIG則對ERA系統(tǒng)并沒有完成需求報告中的需求進行了批評[7]，項目進程的曲折可見一斑。

4.2 系統(tǒng)推廣和使用受到阻礙

在ERA系統(tǒng)建成并投入使用之時，為了使聯(lián)邦機構(gòu)接受并使用ERA系統(tǒng)，NARA制定了兩階段計劃。第一階段，要求NARA選定的30個聯(lián)邦機構(gòu)在2011年9月之前使用ERA系統(tǒng)；第二階段，NARA要求其他160個聯(lián)邦機構(gòu)在2011年7月—2012年9月之間擇期開始使用ERA系統(tǒng)[8]。第一階段實施的結(jié)果，到2011年9月，30個選定機構(gòu)中有23個開始使用，而第二階段實施的結(jié)果，160個機構(gòu)中只有9個機構(gòu)開始使用ERA。NARA會對機構(gòu)的員工進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，同時也接收他們對ERA系統(tǒng)使用效果反饋，例如部分用戶反映系統(tǒng)過于復(fù)雜，令人費解、缺乏用戶手冊之類的問題。

在ERA系統(tǒng)的推廣使用中，政府對NARA和聯(lián)邦機構(gòu)也施加了壓力，為了更好地管理聯(lián)邦機構(gòu)電子文件，尤其是具有永久保存價值的電子文件，以及提高攝取、利用、存取國會、聯(lián)邦機構(gòu)、總統(tǒng)辦公室的電子文件，NARA繼續(xù)對ERA系統(tǒng)進行不斷的修改和完善。到2012年9月30日，所有266個聯(lián)邦機構(gòu)都已經(jīng)接受了培訓(xùn)，其中有155個機構(gòu)已經(jīng)擁有ERA賬戶并開始使用，其中84機構(gòu)已經(jīng)使用系統(tǒng)進行文件保管期限表和移交請求的撰寫[8]。根據(jù)全年進行的兩次滿意度調(diào)查反饋，對ERA系統(tǒng)滿意的機構(gòu)用戶從20%上升到58%，ERA才慢慢開始被聯(lián)邦機構(gòu)所接受。

5 ERA項目建設(shè)的優(yōu)勢特色

盡管在ERA項目建設(shè)過程中存在各種問題和阻礙，但不可否認，這一項浩大的工程項目的建設(shè)過程，還是具有很多閃光點和有特色的地方，能夠為我國數(shù)字檔案館的建設(shè)提供很多借鑒。

5.1 項目管理思想統(tǒng)攬全程

從1998年提出ERA項目，到現(xiàn)在歷經(jīng)十幾年，是一個周期長、涉及面廣、投資大且極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它的每一步進展都需要科學(xué)的管理體制和合理的運行機制給予保障，從而降低風險，保證最高的成功率[9]。項目管理思想的引入無疑為ERA項目的順利進展增添了砝碼，作為一種科學(xué)、合理、有效的管理模式，它貫穿于ERA項目生命周期的始終。

項目管理包含的內(nèi)容特別廣泛，從項目啟動到規(guī)劃到執(zhí)行，再到控制和后期的收尾階段，每一過程都有相應(yīng)的知識領(lǐng)域來參與管理，比如我們所熟知的時間管理、成本管理、質(zhì)量管理，也是項目管理的核心部分。ERA項目在很多流程的處置上獨具特色，并且也得到了很好的效果。

ERA項目通過總體規(guī)劃，將項目總目標進行了分解，采用年度分目標方式來推進項目實施，同時還制定階段任務(wù)規(guī)劃，分析各個階段面臨的任務(wù)及任務(wù)的重要性和優(yōu)先級。在組織規(guī)劃方面，ERA項目成立了項目管理辦公室、項目咨詢委員會、項目監(jiān)督小組三大機構(gòu)，通過作用互補，共同推進ERA項目的開展，也是ERA項目人力資源管理的閃光之處。

在質(zhì)量管理方面，ERA在項目執(zhí)行官下面專門設(shè)立了質(zhì)量管理專家一職，主要負責ERA質(zhì)量管理計劃的實施，同時還成立了一個質(zhì)量管理團隊，與其他項目組、項目經(jīng)理及為質(zhì)量管理實踐提供建議的人進行交流，為項目質(zhì)量管理提供了堅實的組織保障。并且ERA項目質(zhì)量管理工作采取了任務(wù)細化的方式，這種細化落實到了大階段下面的子階段，定義了每個子階段對應(yīng)的ERA組織機構(gòu)成員的職責，一旦發(fā)生故障或是遇到相關(guān)風險，更容易查找源頭，并及時進行解決。

5.2 合作機構(gòu)和經(jīng)費投入力度大

ERA這樣一個龐大巨細的工程，單靠各建設(shè)人員一己之力，難以完成項目需求說明書上所有需求的設(shè)計與開發(fā)實施，因此借鑒已經(jīng)形成的相關(guān)成果利用到系統(tǒng)的建設(shè)中來是一個相當便捷的措施，這便需要與相關(guān)機構(gòu)進行合作。前文也已經(jīng)提到過，與ERA合作的機構(gòu)不勝枚舉，且都是一些技術(shù)強、分量足的頂尖機構(gòu)，這為ERA系統(tǒng)的建設(shè)提供了相當重要的保證。

ERA建設(shè)另一個優(yōu)勢在于經(jīng)費的投入力度，ERA項目的總投資約為3.08億美元，其經(jīng)費主要來源于NARA預(yù)算撥款，且分配的經(jīng)費預(yù)算逐年增長。

5.3 相關(guān)技術(shù)和標準創(chuàng)新性強

ERA系統(tǒng)使以O(shè)AIS為基礎(chǔ)構(gòu)建模型，采用了面向服務(wù)的架構(gòu)（ServiceorientedarchitectureSOA）。SOA是一個組件模型，它使用接口和協(xié)議將應(yīng)用程序的不同功能單元（稱為服務(wù)）進行連接。接口采用獨立于實現(xiàn)服務(wù)的硬件平臺、操作系統(tǒng)和編程語言等中立方式予以界定，使各種服務(wù)可以使用統(tǒng)一通用的方式進行交互。作為一種全新的系統(tǒng)解決方案，它有助于梳理歸整原有的檔案系統(tǒng)資源，使系統(tǒng)開發(fā)更具有簡便性，也能夠提升數(shù)字檔案館系統(tǒng)的拓展度和靈敏度，從而積極應(yīng)對檔案業(yè)務(wù)變更所帶來的技術(shù)方面的變化和挑戰(zhàn)。

ERA創(chuàng)新了數(shù)據(jù)存儲、備份方法，不同于過去被動的離線數(shù)據(jù)備份，ERA采用了主動式安全存儲備份的方式。ERA系統(tǒng)可以主動建立專門的安全存儲站點，系統(tǒng)內(nèi)的一個ERA站點，可以被指定為其他ERA站點的安全存儲站點，這種方式相當于在ERA系統(tǒng)內(nèi)部主動進行數(shù)據(jù)備份維護，能夠解決離線數(shù)據(jù)備份的缺陷，也可以避免檔案信息遭受突發(fā)性系統(tǒng)故障、系統(tǒng)病毒、系統(tǒng)惡意攻擊和ERA系統(tǒng)站點的毀滅所產(chǎn)生的災(zāi)難性后果。

ERA不僅在技術(shù)上進行了很多的創(chuàng)新，在標準上同樣出新。在借鑒已出臺的行業(yè)標準、規(guī)范，吸收最新成果為項目實施服務(wù)的基礎(chǔ)上，進行拓展，實現(xiàn)創(chuàng)新，產(chǎn)生了系列標準、指南。這些標準、規(guī)范大多數(shù)是以NARA的名義發(fā)布，涉及信息安全、數(shù)字化保存、文件自動保管需求、信息管理等多個方面，范圍極廣，為其他項目的開展提供了全面參考。

6 ERA項目對水利檔案建設(shè)的啟示

美國的ERA項目是世界上較大的數(shù)字檔案館項目，從一定程度上可以代表涵蓋未來檔案館發(fā)展的方向和問題，對我國水利數(shù)字檔案館的建設(shè)和電子文件管理的理念和模式提供了借鑒和參考，當然我們也不能完整照搬這個模式，還是要根據(jù)水利工作的實際情況，設(shè)計出適合在國內(nèi)運作的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。但是ERA項目仍然帶給我們一些新的理念與啟示。

（1）我國現(xiàn)階段基層單位的水利檔案，正處于紙質(zhì)檔案與電子檔案混合保存階段，紙質(zhì)檔案數(shù)量并不大，但檔案涉及的歷史時間較長，保存空間大，查閱不方便，極易破損、丟失；電子檔案查閱方便，但不能實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、移動通訊、隨機存儲，不符合媒體融合發(fā)展的要求。建設(shè)水利系統(tǒng)數(shù)字化、移動化的數(shù)字檔案服務(wù)系統(tǒng)，是服務(wù)水利建設(shè)，服務(wù)水利基礎(chǔ)設(shè)施運營和全周期管理的發(fā)展必然。借鑒ERA項目建設(shè)多種媒體融合的水利檔案存儲、調(diào)閱系統(tǒng)，會極大提高檔案的完整性、保存的及時性、形式的多樣性，降低檔案收集的難度，提高檔案調(diào)取的即時性、隨機性。

（2）水利數(shù)字檔案建設(shè)涉及硬件建設(shè)、軟件建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，政府、業(yè)主、監(jiān)理單位、建設(shè)單位、運營單位體制銜接，檔案初期使用磨合、修正、補充、重建等方面。這就要求重視合作，不論是科研機構(gòu)、院校、用戶、管理部門還是技術(shù)提供公司，數(shù)字檔案館的建設(shè)與開發(fā)是一項涉及范圍很廣的系統(tǒng)工程，要借助集體智慧，整體分析系統(tǒng)全方位功能需求，將系統(tǒng)建設(shè)目標分解成多個相對獨立的子任務(wù)，由多個有實力的組織機構(gòu)共同合作研發(fā)。

（3）重視項目管理思想的運用，將項目管理思想運用到水利數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)的全過程。成立專門的項目管理小組，從項目的啟動規(guī)劃到執(zhí)行，進行科學(xué)合理的計劃與安排，并根據(jù)項目實際的進展情況進行各部門組織的協(xié)調(diào)溝通，及時完善項目建設(shè)計劃，同時也可以起到監(jiān)督的作用，根據(jù)每個組織機構(gòu)子任務(wù)的完成情況，分析優(yōu)勢和存在的問題，使組織發(fā)揮更大的價值，也使項目目標可以得到高效完成。

（4）借鑒國外的技術(shù)和標準。由于我國基層水利數(shù)字檔案館的建立時間和承擔開發(fā)的機構(gòu)各不相同，所使用的技術(shù)也不可能統(tǒng)一，給日后的統(tǒng)一整合造成了隱形的阻礙。在水利數(shù)字檔案館的建設(shè)中，借鑒國外已成型的技術(shù)，統(tǒng)一標準，吸收特長，為大型水利數(shù)字檔案館的建設(shè)開發(fā)奠定基礎(chǔ)。

（5）提高水利檔案機構(gòu)的地位，保障系統(tǒng)建設(shè)的權(quán)威性?，F(xiàn)有的水利數(shù)字檔案館系統(tǒng)都是各自獨立開發(fā)的，首先要從全局層面提升水利檔案機構(gòu)的地位，開發(fā)統(tǒng)一集中的水利數(shù)字檔案館系統(tǒng)，采用統(tǒng)一的技術(shù)標準，總體規(guī)范每份文件的保管期限，在做出是否永久保存的決定之前，任何機構(gòu)和個人不得隨意銷毀文件檔案。

目前由于基層水利檔案館的分布相對分散，統(tǒng)一集中管理在實施上存在很大障礙，水利數(shù)字檔案館的建設(shè)面臨很多資金困難和技術(shù)挑戰(zhàn)，但只要我們從整體大局出發(fā)，技術(shù)與管理同步著手，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，移動媒體的廣泛使用，水利融媒體檔案系統(tǒng)的開發(fā)使用，國家規(guī)章制度確立，各項保障措施的有力執(zhí)行，水利檔案的發(fā)展即將走上快車道。