杜佳偉 洮南市房屋征收經(jīng)辦中心

檔案的收集和整理已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，過去檔案管理部門在檔案管理和檢索中翻閱資料占用了大量的空間時(shí)間，給檔案管理工作帶來(lái)了困難。新技術(shù)在檔案收集整理過程中的應(yīng)用，較好地解決了檔案管理問題，推動(dòng)了檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理的高效率。以往的紙質(zhì)檔案衍生為數(shù)字檔案，檔案新技術(shù)的應(yīng)用促使檔案管理發(fā)生深刻變化。數(shù)字化管理在檔案管理服務(wù)中的應(yīng)用已成為社會(huì)發(fā)展的主流。

一、數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案收集整理的工作效率提高

在引進(jìn)信息技術(shù)之前，傳統(tǒng)的文件收集整理模式特別煩瑣，別切很容易出錯(cuò)，工作手法消耗大量人力物力，還耗費(fèi)較多的資金，嚴(yán)重影響了勞動(dòng)效率。通過使用大型計(jì)算機(jī)，檔案資料可以直接在網(wǎng)絡(luò)中分類整理，在信息技術(shù)的幫助下，檔案的收集、整理、處理、分類、細(xì)化、分析和整理信息的過程，減少了紙張消耗，相應(yīng)國(guó)家節(jié)能環(huán)保的號(hào)召，也減少了數(shù)據(jù)丟失情況，檔案檢索好分析也更加方便快捷，極大程度的做到了檔案管理的高效性安全性。數(shù)字化管理和現(xiàn)代化的設(shè)備保證了通信的順暢，只需要一個(gè)小U 盤就可以方便快捷地刪除大量數(shù)據(jù)。

（二）提高檔案管理安全性

信息平臺(tái)在保證強(qiáng)大的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能的同時(shí)，還需要保證其安全性，規(guī)范文件分類體系，規(guī)范文檔元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)系統(tǒng)中的文件實(shí)施線上線下安全控制和統(tǒng)一授權(quán)；統(tǒng)一授權(quán)應(yīng)通過模塊化和文檔權(quán)限進(jìn)行控制。用戶權(quán)限種類繁多，包括在線廣告、下載、打印、顯示文件等；系統(tǒng)門戶向所有系統(tǒng)用戶發(fā)布信息，分級(jí)限制信息的保密性，保證一般用戶可以共享信息，共享數(shù)據(jù)和納稅資格也是解決計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問題的重要保障之一?；谏矸葑R(shí)別，可以有效阻止非法訪客企圖進(jìn)入，確保用戶獲得安全可靠的信息資源。

（三）提高檔案利用率和效果

利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)宣傳，可以接收檔案宣傳信息，節(jié)省時(shí)間和精力，提高工作效率。數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用于檔案信息后，很容易攻克檔案管理的局限性。通過更全面的檔案管理方法，相關(guān)人員可以對(duì)檔案信息進(jìn)行精準(zhǔn)的處理、識(shí)別、篩選和過濾檔案信息。在信息技術(shù)的應(yīng)用中，我們可以找到一種更有效的工作方式，減少數(shù)據(jù)丟失的可能性，使數(shù)據(jù)信息得到全面的管理，從而使檔案管理具有可持續(xù)性。

二、數(shù)字化管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

（一）收集整理和歸納分類

收集整理是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案管理的基礎(chǔ)。在這個(gè)過程中，檔案工作者必須具備較高的知識(shí)水平和先進(jìn)的技術(shù)，勤勉踏實(shí)，及時(shí)收集整理信息，這是一項(xiàng)非常重要的任務(wù)。只有掌握數(shù)據(jù)并準(zhǔn)確地錄入計(jì)算機(jī)，才能起到計(jì)算機(jī)應(yīng)用的作用，否則檔案管理的計(jì)算機(jī)化就是空談。歸納分類是新技術(shù)檔案管理的關(guān)鍵。計(jì)算機(jī)檔案人員在檔案資料收集過程中收集到的資料有時(shí)不完整，需要檔案人員對(duì)收集到的資料進(jìn)行仔細(xì)的過濾、分類、處理和組織。這是實(shí)施計(jì)算機(jī)檔案管理的基礎(chǔ)，也是實(shí)施計(jì)算機(jī)檔案管理最重要的一步。

（二）查詢和提取

這是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案管理的終極目的。前工作人員在收集、組織、總結(jié)和分類信息方面做了大量工作。最終目標(biāo)是將收集到的數(shù)據(jù)和信息輸入計(jì)算機(jī)，以便于后期的查詢和提取。只有將這些數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，計(jì)算機(jī)才能更好地發(fā)揮文件管理的作用。利用計(jì)算機(jī)存取大量文件，可以方便快捷地查看情況，從而保證安全、高效、平穩(wěn)地運(yùn)行。使用新技術(shù)準(zhǔn)確接收常規(guī)組織數(shù)據(jù)，方便、快速、高效地檢索數(shù)據(jù)，是我們建設(shè)部門的良好后勤保障和助手。

三、事業(yè)單位檔案管理中的數(shù)字化管理問題

人事檔案信息管理設(shè)備不完善。例如，人事信息檔案管理需要硬件，只有完善的基礎(chǔ)設(shè)備才能保證個(gè)人信息的傳遞和貢獻(xiàn)。調(diào)查顯示，我國(guó)許多部門人事信息檔案管理硬件設(shè)施不完善，嚴(yán)重影響了人事管理質(zhì)量，制約了檔案管理發(fā)展。在檔案管理過程中，檔案人仍是檔案管理的主要組成部分。目前，我國(guó)許多部門人事檔案管理人員技術(shù)素質(zhì)普遍偏低，難以勝任檔案管理。人事檔案管理存在問題，嚴(yán)重影響人事信息檔案管理質(zhì)量。

四、解決措施

（一）完善管理的基礎(chǔ)設(shè)施

完善事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，是檔案管理的重要前提和信息交流的重要基礎(chǔ)。因此人事檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，加大投入，購(gòu)買先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備，同時(shí)創(chuàng)新管理技術(shù)，加強(qiáng)行政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在信息時(shí)代，檔案管理包括紙質(zhì)文件和電子文件的管理：檔案管理部門要把紙質(zhì)文件和電子文件的收集、交換作為檔案管理的重點(diǎn)，把信息的存儲(chǔ)和電子文件的開發(fā)利用作為檔案管理的重點(diǎn)將信息作為歸檔管理的重點(diǎn)。在管理上要制定嚴(yán)格的管理制度。行政范圍已擴(kuò)大到全國(guó)范圍內(nèi)的信息交流。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)

檔案管理人員素質(zhì)的提高直接影響檔案管理的質(zhì)量。加強(qiáng)檔案工作者的實(shí)踐與交流，培養(yǎng)檔案工作者加強(qiáng)檔案工作者的培訓(xùn)，使他們掌握新的知識(shí)和技能，以適應(yīng)時(shí)代的需要。首先，檔案工作者必須熟悉不同軟件在信息模型中的應(yīng)用；其次，檔案工作者必須增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新方法，使信息技術(shù)使高校檔案的收集整理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。最后，檔案管理員必須能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)和一些現(xiàn)代辦公設(shè)備創(chuàng)建、使用和維護(hù)電子文件。

總之，檔案作為一種重要的信息資源在信息系統(tǒng)中具有重要的地位和作用。信息管理中的數(shù)字化管理提供了手工管理無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)：這些特點(diǎn)大大提高了管理效率，也是檔案部門科學(xué)化、規(guī)范化管理融入世界的重要前提。做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享和信息管理，可以使檔案信息與最新技術(shù)順利融合，與世界同步。