厲彥霞 華能萊蕪發(fā)電有限公司

信息技術(shù)的發(fā)展徹底改變了電力系統(tǒng)紙質(zhì)檔案的建設(shè)。傳統(tǒng)的文件模式已經(jīng)逐漸被淘汰。數(shù)字文件的構(gòu)建和發(fā)展促進(jìn)了技術(shù)文獻(xiàn)的產(chǎn)生。科技檔案的主要特點(diǎn)是信息的數(shù)字化。電力系統(tǒng)中的每一個(gè)信息數(shù)據(jù)，不僅可以以文件中的文本形式表示，而且可以生成每一個(gè)圖像文件，為了有效地儲(chǔ)存電力系統(tǒng)中的每一個(gè)信息內(nèi)容，它還可以包含大量數(shù)據(jù)。同時(shí)，科技檔案的存儲(chǔ)空間較大，擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件空間的影響，文件存儲(chǔ)更加簡(jiǎn)單。它可以依法區(qū)分不同類型的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理，減少對(duì)人力和物力資源的投資，對(duì)電氣系統(tǒng)檔案的管理及建設(shè)帶來(lái)很多的優(yōu)勢(shì)。

一、科技檔案數(shù)字化對(duì)于電力系統(tǒng)的意義

應(yīng)用數(shù)字化科技檔案技術(shù)不僅可以改變檔案創(chuàng)建模式，而且檔案的管理模式將有根本性的變化。數(shù)字化科技檔案技術(shù)的最重要特點(diǎn)是分開(kāi)不同紙面檔案的存儲(chǔ)方式，使計(jì)算機(jī)成為檔案的主要?dú)w檔方式。以往檔案歸檔方法主要是紙質(zhì)文件和實(shí)物歸檔。這種建立檔案的方式對(duì)電力系統(tǒng)檔案管理有許多限制。目前，電力系統(tǒng)檔案管理中，管理人員根據(jù)各類數(shù)據(jù)信息，將文件分類后存儲(chǔ)錄入在計(jì)算機(jī)上，然后對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行推送或者掛接。依分類儲(chǔ)存不同的檔案類型，如需要使用檔案，可以給檔案員提出申請(qǐng)，能實(shí)現(xiàn)在線的快速借閱利用。此外，根據(jù)不同部門(mén)的對(duì)文件利用的不同需要，可以使用軟件重新分類檔案，以滿足部門(mén)的需要。這些應(yīng)用于管理中，可以減少檔案管理的煩瑣內(nèi)容，簡(jiǎn)化檔案管理人員工作使其提高工作效率。提高檔案管理人員的能力，研究如何改進(jìn)檔案管理、優(yōu)化檔案分類、改進(jìn)檔案能力的發(fā)展、改進(jìn)對(duì)其他部門(mén)的服務(wù)以及確保有效的檔案管理。

二、數(shù)字化檔案的功能模塊設(shè)計(jì)

1.模塊的設(shè)計(jì)。使用數(shù)字檔案技術(shù)管理檔案時(shí)，管理系統(tǒng)通常包含信息收集、檔案管理、綜合利用、統(tǒng)計(jì)日志、檔案配置和系統(tǒng)配置等模塊。根據(jù)企業(yè)和部門(mén)對(duì)檔案的需求電力系統(tǒng)可以滿足，研究開(kāi)發(fā)電力企業(yè)收集、整理、檢索利用等檔案管理模式。通過(guò)建立強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)提高檔案管理效率，及時(shí)有效地提供利用，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。例如，可以使用類型檢索方法，使用不同的類型來(lái)查詢文件，或者使用文件名檢索方法來(lái)搜索文件。在收集檔案時(shí)，檔案管理者可以根據(jù)的要求收集數(shù)據(jù)信息，對(duì)檔案進(jìn)行初步的分類、整理，之后，通過(guò)系統(tǒng)移交至檔案管理人員，通過(guò)檔案內(nèi)容歸檔不同來(lái)改進(jìn)檔案管理水平。

2.不同模塊的應(yīng)用。在檔案管理系統(tǒng)的模塊中，要充分考慮文件的形成規(guī)律、問(wèn)題、時(shí)間等要素，對(duì)文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行準(zhǔn)確的分類。整理結(jié)束歸檔至檔案管理模塊，可以對(duì)檔案進(jìn)行借閱利用、統(tǒng)計(jì)等管理。在檔案借閱管理中，可以建立專門(mén)的檔案借閱檔案，記錄借閱時(shí)間、借閱人員與歸還時(shí)間等信息，使檔案記錄準(zhǔn)確。對(duì)于電力系統(tǒng)工作人員來(lái)說(shuō)，利用檔案的主要方式是檢索檔案。因此，必須保證檔案具有合理的檢索功能，提高檔案檢索效率。保證電力企業(yè)任何電力生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備檔案都能在短時(shí)間內(nèi)快速地被查詢，要根據(jù)查詢者輸入的信息準(zhǔn)確查找相關(guān)檔案。除此之外，檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀、庫(kù)房管理模塊的應(yīng)用，輔助檔案人員更好地提高了檔案管理能力。

三、科技檔案數(shù)字化技術(shù)在電力系統(tǒng)中的應(yīng)用

1.管理電力系統(tǒng)各部門(mén)的檔案。數(shù)字科技檔案技術(shù)可以超越傳統(tǒng)電力系統(tǒng)檔案的界限，廣泛應(yīng)用于電力系統(tǒng)的各個(gè)部門(mén)。通過(guò)數(shù)字科技檔案的建立，可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)傳輸和共享檔案，并改善各部門(mén)之間的合作和信息交流。此外，科技檔案數(shù)字化有助于為整個(gè)電力系統(tǒng)建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，儲(chǔ)存和整合其中的檔案。局域網(wǎng)還使企業(yè)能夠遠(yuǎn)程訪問(wèn)檔案信息，從而增加了傳統(tǒng)借閱檔案的復(fù)雜性和局限性。傳統(tǒng)的檔案管理模型已經(jīng)過(guò)時(shí)。數(shù)位化科技檔案可讓電力系統(tǒng)將傳統(tǒng)檔案以文本信息輸入電腦，或?qū)⑵鋻呙铓w檔傳入數(shù)據(jù)庫(kù)中。這對(duì)有效管理電力系統(tǒng)檔案至關(guān)重要。

2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理模式。將科技檔案引入電力系統(tǒng)檔案管理，首先通過(guò)管理創(chuàng)新，然后通過(guò)提高信息交流和跨部門(mén)合作的效率。當(dāng)需要相關(guān)文檔時(shí)，搜索相對(duì)簡(jiǎn)單，通過(guò)關(guān)鍵字搜索相關(guān)信息。這大大提高了搜索速度和瀏覽率，并改善了電力系統(tǒng)中的檔案管理。數(shù)字化科技檔案還可以保護(hù)環(huán)境免受到影響，因?yàn)榧埫嫖臋n容易受到環(huán)境破壞，并且可以通過(guò)數(shù)字化科技檔案來(lái)避免。利用備份和LAN 技術(shù)，歸檔可以無(wú)限期保留，從而提高了檔案信息的完整性。

四、科技檔案數(shù)字化的有效措施

1.數(shù)字技術(shù)檔案資源是通過(guò)多種方式實(shí)現(xiàn)的。在新形勢(shì)下，電子技術(shù)文件逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體形式轉(zhuǎn)向電子存檔，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)快速、遠(yuǎn)程的信息傳輸和共享，創(chuàng)建科學(xué)存檔數(shù)據(jù)庫(kù)，并使各部門(mén)能夠?qū)n案數(shù)據(jù)按權(quán)限遠(yuǎn)程訪遠(yuǎn)程訪問(wèn)，加快瀏覽速度，實(shí)現(xiàn)高效的檔案資源信息共享和使用。對(duì)于傳統(tǒng)的多媒體文件，可以通過(guò)輸入和掃描文本并將其存儲(chǔ)在已建立的科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)處理信息。構(gòu)建數(shù)字科技檔案系統(tǒng)需要對(duì)檔案管理有全面的了解，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際增長(zhǎng)需求對(duì)系統(tǒng)構(gòu)建進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，并積極協(xié)調(diào)各部門(mén)的工作，以便最大限度地利用人力和財(cái)力資源。

2.利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)科技檔案管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)在廣泛應(yīng)用于工作和人們生活，電力科技檔案管理實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)管理和檔案信息的最佳利用。電力科技檔案的網(wǎng)絡(luò)管理應(yīng)包括遠(yuǎn)程連接、信息共享、信息傳輸和電子郵件、從內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)快速檢索所需信息，以及利用網(wǎng)絡(luò)信息查詢檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息。利用互聯(lián)網(wǎng)從各級(jí)電力供應(yīng)商或相關(guān)企業(yè)讀取信息，存儲(chǔ)大量信息，滿足各部門(mén)的實(shí)際需求。

為此，科技檔案數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用改變了電力系統(tǒng)檔案的總體結(jié)構(gòu)和管理，加快了傳統(tǒng)檔案的現(xiàn)代化，使電力系統(tǒng)檔案適應(yīng)了企業(yè)的最新發(fā)展。同時(shí)，科技檔案數(shù)字化提高了科技檔案的利用、服務(wù)水平和管理效率，確保了資源的高效共享，為電力企業(yè)提供了更好的服務(wù)。