付建平 博興縣興福鎮(zhèn)便民服務中心

近年來，隨著社會發(fā)展不斷加快，我國人民對檔案的利用越加重視，可以利用檔案資源促進企業(yè)及社會的發(fā)展，為我國人民創(chuàng)造更好的生活環(huán)境。由于基層檔案利用服務工作的內(nèi)容越加復雜，需要采取科學合理的辦法對其進行創(chuàng)新，不斷提高基層檔案利用服務工作的水平，使基層檔案的利用價值得以提升。通過對基層檔案利用服務工作進行深入的研究，有利于提高工作人員對這一方面的認識，促進基層檔案利用服務工作的持續(xù)發(fā)展。

一、基層檔案利用服務工作中存在的問題概述

就當前情況來看，我國基層檔案利用服務工作存在一些常見的問題，比如檔案利用服務工作的意識較弱，未能根據(jù)實際情況對基層檔案進行利用，使得基層檔案利用服務工作的質(zhì)量無法得到保障。由于基層檔案工作的崗位職責不夠明確，再加上部分人員缺乏責任意識，經(jīng)常出現(xiàn)管理混亂等狀況，嚴重影響到基層檔案利用服務工作的開展。其次，基層檔案利用服務的方式比較傳統(tǒng)，未能發(fā)揮信息化管理方式在檔案工作中的作用，使得檔案工作的效率較低，且不利于基層檔案的有效利用。部分檔案工作人員對信息化手段的掌握程度不足，那么在檔案工作中存在習慣性使用人工記錄的方法，無法及時做好檔案的收集和歸檔，給基層檔案利用服務工作的開展帶來一定阻礙[1]。

二、基層檔案利用服務工作的改進措施分析

（一）提高認識，創(chuàng)新檔案服務

第一，需要嚴格做好檔案信息的收集。將加強檔案人員與各個部門之間的溝通，及時對業(yè)務活動中存在的數(shù)據(jù)信息進行收集，確保重要檔案得到及時處理，避免出現(xiàn)檔案丟失等不良狀況。第二，需要將定崗定責的制度落實，安排專門的部門檔案信息源，以便能夠及時對檔案信息進行收集，將其傳遞給檔案部門，之后做好檔案的分類及歸檔等工作。第三，需要重視培養(yǎng)檔案人員的工作意識，使其能夠保持嚴謹、細致的工作心態(tài)，嚴格按照規(guī)定的要求進行檔案資源的管理[2]。對于檔案信息的收集工作，可以按照檔案形成的時間開展工作，也可以依據(jù)檔案信息的相關性開展工作，比如申請批準等等，對能夠反映自身發(fā)展和重要工作的資料進行收集。除了要做好檔案信息的收集，也要加強檔案管理的宣傳工作，提高群眾對基層檔案的了解，為基層檔案利用服務工作的開展打下良好基礎。

（二）提高人員素質(zhì)，創(chuàng)新檔案管理手段

在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的背景下，需要做好基礎設施建設，通過專門的技術硬件對檔案資源進行有效利用，且能夠提高檔案工作的整體效率。作為基層檔案利用服務工作的主體，檔案工作人員需要熟悉掌握檔案管理軟件，強化自身的職業(yè)素養(yǎng)，通過員工考核促進檔案工作人員綜合素質(zhì)的發(fā)展。其次，需要加強人員之間的溝通，讓檔案人員與各個合作單位、街道和鄉(xiāng)鎮(zhèn)進行交流，使檔案工作人員的視野得以拓寬。最后，在檔案管理中應用數(shù)字技術、網(wǎng)絡技術等等，加強數(shù)字化檔案建設，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案設備技術。

（三）完善管理制度，創(chuàng)新檔案管理觀念

通過對檔案管理制度進行完善，有利于促進基層檔案利用服務工作的有效進行。就實際情況來看，有些單位的檔案管理規(guī)定及規(guī)則已經(jīng)不符合實際的需求，需要對其進行修改，將管理任務分解，明確各個人員應承擔的責任。首先，需要對檔案管理檢查進行強化，做到“依法治檔”，對檔案利用服務工作的任務進行合理安排，確保檔案管理的安全性。其次，需要對檔案利用服務工作的標準化程度進行提升，確保檔案工作人員具備良好的備案意識，按照統(tǒng)一的標準對檔案進行處理。為保證檔案資料的完整性，必須明確檔案人員的工作職責，避免在檔案收集和歸檔中出現(xiàn)檔案丟失等問題[3]。

（四）加強檔案開發(fā)，提高檔案利用率

檔案使用直接反映出檔案工作的整體價值，要求檔案人員具備較強的責任意識，采取科協(xié)合理的工作方法，進而為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務，使用戶的信息需求得以充分滿足。為適應新的形勢，可以將檔案資源公開，對檔案編研工作進行強化，使檔案信息的利用價值得以有效提升。同時，為發(fā)揮檔案資料的使用價值，需要做好檔案使用的監(jiān)督工作，在提高檔案利用率的同時，使檔案安全得到保障。

（五）提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

隨著基層檔案利用服務工作的發(fā)展，其工作內(nèi)容越加復雜，對檔案工作人員的能力及素質(zhì)提出了更高要求，這就需要做好檔案工作人員的培訓工作，不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。首先，需要充分掌握基層檔案利用服務工作的實際情況，結(jié)合工作需要對檔案工作人員進行針對性地培訓，使其能夠熟悉掌握相關的專業(yè)知識和工作技能，能夠正確處理基層檔案利用服務工作中存在的問題，實現(xiàn)對基層檔案的有效利用。其次，需要強化檔案工作人員的專業(yè)意識，對檔案的使用方式進行充分了解，明確自身在基層檔案利用服務工作中的地位和立場，在提高檔案服務工作水平的同時，做好檔案資源的保密工作[4]?？傊?，為適應社會發(fā)展的需要，在創(chuàng)新基層檔案利用服務工作的同時，也要重視檔案人才的培養(yǎng)，促進基層檔案利用服務工作水平的有效提升。

三、結(jié)語

綜上所述，基層檔案利用服務工作對社會發(fā)展起到了較為重要的影響作用，需要提高對這一方面的重視性，不斷提高基層檔案利用服務工作的水平。具體來講，需要深入了解基層檔案利用服務工作的現(xiàn)狀及相關問題，做到提高認識、創(chuàng)新檔案服務工作，提高人員素質(zhì)、創(chuàng)新檔案管理手段，完善管理制度、創(chuàng)新檔案管理觀念，加強檔案開發(fā)、提高檔案利用率，并重視檔案工作人員的培養(yǎng)，從而促進基層檔案利用服務工作的有效進行。