楊婧 中國水利水電第八工程局有限公司

辦公室行政管理相比于其他部門在工作性質(zhì)、內(nèi)容方面更加復雜，為提升其工作效率和質(zhì)量，應朝著精細化的方向發(fā)展。企業(yè)應結合自身在發(fā)展過程中的實際情況制定辦公室行政管理精細化的對策，希望能夠降低工作中對人力資源的浪費，既能夠提升企業(yè)綜合實力，又能夠保證其經(jīng)濟效益。

一、企業(yè)辦公室行政管理工作的主要職能

（一）協(xié)調(diào)職能

辦公室企業(yè)是重要的信息中轉站，需要將單位內(nèi)部中的信息及時地傳遞，做好下情上報、上情下傳任務。做好上下協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)外協(xié)調(diào)、應急協(xié)調(diào)四個方面的協(xié)調(diào)工作。

1.上下協(xié)調(diào)工作是指要及時準確地掌握單位的工作重點和領導的決策方向，做到“身處兵位、心為將謀”，對單位內(nèi)部基層部門的溝通對接要及時，能全面了解基層的工作情況，及時準確地向上級領導反饋信息。

2.橫向協(xié)調(diào)面向企業(yè)內(nèi)部的每一個部門，由辦公室負責牽頭，使得各單位及每個部門在協(xié)調(diào)方面加強合作。

3.內(nèi)部和外部的協(xié)調(diào)是辦公室要發(fā)揮的窗口作用，既要了解企業(yè)外部的發(fā)展需求，又要展現(xiàn)良好的企業(yè)形象和實力。

4.應急協(xié)調(diào)是在突發(fā)事件中對突發(fā)事件信息的跟蹤、報告、各方面資源的協(xié)調(diào)以及各類突發(fā)事件的適當處理中發(fā)揮積極作用。

（二）參謀職能

辦公室作為全企業(yè)上傳下達的重要部門，同樣也是領導左臂右膀的角色，因此不能簡單地把行政管理工作理解為受理登記、收發(fā)文件等事項。做好企業(yè)的行政管理工作，需要有一個共同的全局思想和戰(zhàn)略，在企業(yè)發(fā)展的過程中緊緊抓住工作重心，有效的信息要及時提供給領導，要為企業(yè)的全面發(fā)展提供必要的謀略。

（三）服務職能

細碎繁雜是行政管理工作的特點，服務功能作為企業(yè)辦公室行政管理工作中的主要功能，必須保證服務質(zhì)量，以保證各項工作的正常運行。因此，企業(yè)辦公室不僅要做領導的顧問，還要做好其他部門的后勤。一方面，在實地調(diào)研基層部門具體情況的基礎上，做好總結報告，通過語言協(xié)助的方式，為領導工作思路的制定提供參考；另一方面，加強與企業(yè)內(nèi)部各單位的協(xié)調(diào)與合作，搭建上下級溝通的橋梁。

（四）組織職能

根據(jù)企業(yè)工作部署和部門需求計劃，辦公室需要提前準備好重要會議和活動，以及重要客戶的接待工作，持續(xù)改善后勤服務管理，建立起企業(yè)良好的組織服務體系。

二、辦公室行政管理實現(xiàn)精細化的作用

（一）有利于促進個人發(fā)展

促使企業(yè)辦公室行政管理實現(xiàn)精細化，有效幫助員工理清不同工作需要，保證員工基本權益的基礎上，調(diào)動員工參與工作積極性，實現(xiàn)權責分明。此外，還能為企業(yè)辦公室?guī)斫?jīng)濟效益，推動企業(yè)實現(xiàn)進一步發(fā)展。

（二）有利于促進企業(yè)進步

雖然企業(yè)管理者意識到辦公室行政管理的重要性，但仍存在分類不科學、管理不集中等問題。所以，需對精細化管理加大重視，實現(xiàn)精細化管理，完善企業(yè)辦公室行政管理工作，幫助企業(yè)有效處理突發(fā)事件，提高企業(yè)辦公室的工作效率。

（三）有利于促進社會進步

辦公室行政職能的發(fā)揮，直接關系企業(yè)未來發(fā)展質(zhì)量。做好企業(yè)辦公室行政管理精細化不僅能為企業(yè)獲取更多經(jīng)濟效益，還能提高群眾滿意度和企業(yè)在群眾心中的信任，最終為社會實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎。

三、企業(yè)辦公室行政管理精細化現(xiàn)狀

（一）精細化管理目標不明確

企業(yè)因為會受到體制、政府決策的影響，一些企業(yè)變革與創(chuàng)新的步伐跟不上市場的需求，競爭意識不強，還以傳統(tǒng)觀念開展行政管理工作，企業(yè)結構的不合理，層級管理單一，以至于工作效率不高，經(jīng)濟利潤不能得到保證，甚至是連年虧損。精細化管理目標不明確造成的管理散漫、辦公室行政效率不高等問題非常明顯，組織內(nèi)部的監(jiān)督管理也是流于表面，企業(yè)應該對其加強重視。

（二）考核管理量化不足

考核管理的量化會直接影響辦公室行政管理的工作效率，在工作量化過程中，沒有結合實際工作內(nèi)容，過于看重業(yè)務績效，忽視企業(yè)文化、工作風氣等方面的建設，導致辦公室行政管理工作缺乏實踐性。

（三）執(zhí)行能力差

由于部分企業(yè)的組織目標不明確、管理層級多，也就直接造成了企業(yè)在執(zhí)行方面出現(xiàn)很多問題。企業(yè)很多事項不能及時上傳下達，信息不對稱，如此一來不僅會制約企業(yè)的經(jīng)營決策，還會對企業(yè)發(fā)展的目標產(chǎn)生影響，也就造成了企業(yè)員工工作熱情、積極性低下，辦公室行政管理理念跟不上發(fā)展節(jié)奏，不能主動溝通協(xié)調(diào)，往往被動去處理事情，很多問題無法得到有效解決，反過來又極大地影響了行政效率，形成了惡性循環(huán)。

四、實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路及對策

（一）加深員工的協(xié)同工作意識

企業(yè)辦公室的行政工作是復雜的，每個人的工作任務與責任不盡相同。寫作工作可以由部分職員獨立完成，有些工作只能由大家共同完成。因此，對于我們應該注重如何提高辦公室團隊團結合作精神。只有良好的合作關系才能帶來最大的利益。其次，辦公室里有很多的工作，比如交流和收發(fā)。因此，在辦公室工作中需要處理大量的日常煩瑣任務，這也給很多辦公室人員帶來了挑戰(zhàn)。同時，還需要加強學習和掌握辦公室的工作，不僅要了解辦公室的基本業(yè)務知識，而且還掌握企業(yè)的工作的進展和當前關鍵任務，真正處理所有事務。

（二）明確企業(yè)管理目標，做好工作流程

目前，在實際工作中應明確管理目標，同時也要求員工按工作流程，以此促進辦公室行政管理精細化。

1.明確劃分崗位職責：按照企業(yè)不同辦公室的職能和工作流程，進行工作崗位設置，依照工作崗位的性質(zhì)和內(nèi)容明確各崗位的職責，切實實現(xiàn)崗位固定、個性化設置，明確分工，保障各崗位之間的獨立與合作。

2.工作流程進行優(yōu)化：對工作流程進行優(yōu)化，可以讓企業(yè)管理人員在經(jīng)營管理過程中，依據(jù)工作任務和性質(zhì)，把任務分成若干部分，然后進行工作流程的優(yōu)化，這樣不僅可以實現(xiàn)操作便捷簡單，還可以使得管理人員更直觀的面對工作任務，進而獲悉工作中每一環(huán)節(jié)，及時制定調(diào)整政策并提供意見反饋。

3.互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢明顯：利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，企業(yè)辦公實現(xiàn)自動化，如此方便全面搜集信息，可以對企業(yè)內(nèi)外工作的管理機制進行調(diào)節(jié)，對管理的控制有效預防，進而能減少工作各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)的管理漏洞。企業(yè)可以利用信息技術手段建立電子數(shù)據(jù)庫，收集并上傳文檔資料，同時進行分類處理，以便后期查找的方便。這樣不僅大大提高了文檔管理工作的效率，同時還緩解了相關工作人員的工作壓力，并為辦公室行政管理工作的順利開展奠定了良好的基礎。

4.考核標準及要求必須嚴格執(zhí)行：程序性工作和非程序性工作是企業(yè)辦公室的兩大工作內(nèi)容。這兩塊工作內(nèi)容在執(zhí)行時都必須要進行指標量化的科學性。此外為增強員工的滿足感和自豪感，要做到獎懲分明。

（三）創(chuàng)設清晰明確的管理目標

辦公室行政管理人員應基于高效化的角度開展日常工作，轉變傳統(tǒng)模糊而落后的管理模式，明確精細化管理工作的目標，并對目標從細節(jié)方面進行量化，確保辦公室行政管理工作中的每個環(huán)節(jié)都能按照相應的流程進行，管理者可以對整個管理階段進行全面掌控，為考核辦公室行政管理工作人員業(yè)務績效實際情況提供助力。另外，管理者在創(chuàng)設辦公室行政管理目標時，應站在企業(yè)發(fā)展全局的角度，不能完全憑借其工作經(jīng)驗和主觀感受去制定，需要在創(chuàng)新行政管理工作理念的同時，發(fā)揮辦公室行政管理精細化工作的連續(xù)性，助推企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（四）提升人員素養(yǎng)

管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，也會對企業(yè)辦公室行政管理工作成效產(chǎn)生影響，也決定著精細化管理模式的實施效果。為此，應該定期組織專業(yè)化培訓教育活動，使其管理知識和技能得到更新，在深入學習當中提升綜合素養(yǎng)。明確工作目標及工作內(nèi)容的銜接關系，確保在行政管理中養(yǎng)成良好的行為習慣和操作方法。注重對員工的職業(yè)道德教育，使其能夠在工作中保持高度責任精神和奉獻精神，能夠以企業(yè)的利益為首要前提，促進精細化管理工作的順利進行。改善工作人員的福利待遇，使他們在實現(xiàn)個人價值的同時，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

五、結語

綜上所述，辦公室作為企業(yè)行政管理的重要部門，具有工作內(nèi)容煩瑣、責任大的特征，在日常工作中，管理者要深化行政工作人員對精細化管理的認識，全面提高其行政管理水平，有效處理行政工作中存在的細節(jié)問題，實現(xiàn)辦公室行政管理的科學化和精細化，助推企業(yè)的長遠發(fā)展。