陳俏俏(中國石油天然氣股份有限公司廣東石化分公司，廣東 揭陽 515200)

0 引言

檔案可促使相關(guān)人員及時了解企業(yè)發(fā)展歷程、創(chuàng)立初衷、發(fā)展目標(biāo)、價值屬性等，同時還可促使相關(guān)人員對企業(yè)未來發(fā)展進行有效創(chuàng)新、開拓等，進而促使企業(yè)長久發(fā)展。與此同時，近年來中國信息技術(shù)時代、經(jīng)濟水平、科技水平等均不斷提升，各種技術(shù)層出不窮，其對檔案管理具有一定促進作用。因此，文章將結(jié)合當(dāng)前時代背景、檔案管理現(xiàn)狀等進行具體檔案管理質(zhì)量研究。

1 化工企業(yè)檔案管理過程中常見問題

1.1 對檔案管理重視度有待提升

在當(dāng)前經(jīng)濟快速發(fā)展時代中，化工企業(yè)通常會將經(jīng)濟發(fā)展、企業(yè)未來規(guī)劃等作為重點發(fā)展目標(biāo)，進而對檔案管理缺乏相應(yīng)重視度，促使檔案管理人員責(zé)任心、認知深度、管理水平、創(chuàng)新意識等顯著下降，企業(yè)相關(guān)部門對檔案管理投入力度也會隨之下降，檔案管理也缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機制，最終促使檔案管理的質(zhì)量性與效率性顯著下降，對化工企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展、升級轉(zhuǎn)型等也產(chǎn)生不同程度影響。

1.2 缺乏健全的檔案管理機制

有效的檔案管理機制是提高檔案管理質(zhì)量與效率的基礎(chǔ)保障。實際在進行檔案管理過程中由于企業(yè)未及時建立健全的檔案管理機制，僅可依靠既往不完善的管理機制實行管理，而同時一切人、事、物等均以不同程度向前發(fā)展，進而促使既往管理機制的時代局限性弊端異常明顯，對檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生嚴重影響；既往管理機制對管理人員綜合素質(zhì)水平的要求與當(dāng)前也存在一定差異性，進而促使管理人員綜合素質(zhì)水平無法有效滿足實際檔案管理需求，促使在進行檔案管理過程中常會出現(xiàn)各種不合理現(xiàn)象，對管理質(zhì)量、管理效率產(chǎn)生嚴重影響。

2 提高化工企業(yè)信息化檔案管理效率的具體措施

2.1 提高對檔案管理重視度

正所謂“不忘初心，砥礪前行”，化工企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員通過對有關(guān)檔案的全面了解進而有效加深其對企業(yè)發(fā)展歷程、創(chuàng)辦目標(biāo)、發(fā)展目標(biāo)、社會屬性的了解，進而制定符合企業(yè)自身發(fā)展與時代洪流的發(fā)展目標(biāo)與規(guī)劃，同時還可有效促使企業(yè)及時制定出適宜的管理體系與管理機制，促進企業(yè)的穩(wěn)健、和平、有效發(fā)展。因此，企業(yè)相關(guān)管理人員需加強對檔案管理重視度與投入力度，通過財力、人力、物力等各方面對其進行不斷投入，促使相關(guān)管理人員也隨之加強對檔案管理重視度并投身于其中；同時，為促使檔案管理重視度進一步增強，相關(guān)部門還需根據(jù)相關(guān)檔案內(nèi)容舉辦相應(yīng)的宣傳活動等，譬如，根據(jù)檔案內(nèi)容拍攝企業(yè)發(fā)展歷程與先進人物等相關(guān)宣傳片、舉辦企業(yè)光輝歷程博覽會、張貼相關(guān)宣傳海報等，促使人們不斷加強檔案管理重視度，進而積極投身于檔案管理中[1]。

2.2 建立健全的檔案管理機制與體系

正所謂“沒有規(guī)矩，不成方圓”，為促使檔案管理的質(zhì)量性與效率性不斷提升，需充分保障所有管理措施的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)性與高效性等。對此，相關(guān)部門及人員需加強對建立健全檔案管理體系與機制重視度。首先，相關(guān)人員需對既往管理機制、管理效果等進行全面分析，并根據(jù)分析結(jié)果制定相應(yīng)的改善措施；其次，管理人員積極學(xué)習(xí)外界優(yōu)秀的管理機制與體系等，管理人員將外界優(yōu)秀的管理機制、化工企業(yè)檔案管理目標(biāo)、針對當(dāng)前管理現(xiàn)狀所指定改善措施等進行有效結(jié)合，進而制定出符合化工企業(yè)檔案管理的管理制度與體系；再次，管理人員需深諳中國政府部門所頒布的《檔案法》相關(guān)管理條例，并保證其管理制度符合《檔案法》，進而促使管理效率與質(zhì)量可得到充分保障。管理人員根據(jù)管理制度建立相應(yīng)的管理體系，并充分保障管理制度與管理體系的高度契合，進而促使各項管理措施均可得到有效落實；最后，為促使檔案管理的質(zhì)量性不斷提升，相關(guān)部門不僅需建立相應(yīng)的管理機制與體系，同時還需建立相應(yīng)的監(jiān)管機制與體系，并充分保障監(jiān)管機制與體系的獨立性、高效性與功能性，進而促使監(jiān)管效果可得到最大化展現(xiàn)[2]。

2.3 制定合理高效的化工企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

制定合理高效的化工企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)勢在必行，首先管理人員需根據(jù)檔案管理要求、管理環(huán)境等制定相應(yīng)較為詳盡的管理流程，管理流程中需對相關(guān)細節(jié)進行詳細敘述，盡可能促使流程詳盡化、明朗化；其次，根據(jù)管理流程、管理人員規(guī)模等對所有管理措施進行責(zé)任劃分，促使所有管理人員均可熟記自身職責(zé)，當(dāng)有異?，F(xiàn)象產(chǎn)生時，需立即責(zé)任到人，進而從源頭進行現(xiàn)象分析，促使檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性、質(zhì)量性等有效提升；再次，為促使檔案管理的質(zhì)量性進一步有效提升，管理人員需針對管理流程中各個環(huán)節(jié)制定相應(yīng)操作規(guī)范及注意事項等，并將其下發(fā)至所有參與檔案管理的人員手中，要求其熟記相關(guān)規(guī)范內(nèi)容、注意事項，同時還需將相關(guān)操作規(guī)范、注意事項等張貼在檔案室較為醒目區(qū)域內(nèi)，促使管理人員可隨時閱覽，提高其工作責(zé)任心與質(zhì)量等；最后，對檔案管理采取有效的監(jiān)管措施，對此監(jiān)管人員需充分發(fā)揮其職能進而對檔案管理進行全階段性質(zhì)量監(jiān)管，其主要包括檔案收集、檔案核對、檔案整理、檔案分類、檔案歸檔、檔案儲存等，在此過程中監(jiān)管人員需對每一環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)管，針對在此過程中出現(xiàn)不合理管理措施，監(jiān)管人員需及時記錄并指出，要求管理人員針對不合理措施進行原因分析、制定改善措施、后續(xù)預(yù)防措施等，并對后期改善效果、后續(xù)預(yù)防措施、不合理措施發(fā)生率等進行全面追蹤[3]。

2.4 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

人員是一切措施實現(xiàn)的基礎(chǔ)保障，因此管理人員的綜合素質(zhì)水平對管理質(zhì)量、管理效率等產(chǎn)生直接影響?；诖?，相關(guān)部門還需加強對檔案管理人員綜合素質(zhì)水平重視度。首先，管理部門定期聘請專業(yè)人員至企業(yè)為管理人員進行專業(yè)講述、為管理人員創(chuàng)造外出學(xué)習(xí)機會、鼓勵管理人員自主學(xué)習(xí)等；其次，相關(guān)部門通過高薪聘請的方式招聘相關(guān)專業(yè)素質(zhì)水平較高、經(jīng)驗較為豐富的管理人員，同時引導(dǎo)綜合能力較高人員對其他管理人員進行培訓(xùn)；再次，企業(yè)應(yīng)將獎勵機制、業(yè)績考核等與管理人員綜合素質(zhì)水平進行有效結(jié)合，定期對所有管理人員進行全面考核，針對各方面水平提升幅度較大人員可及時給予相應(yīng)的獎勵措施，并將其計入績效考核中，針對各方面綜合水平有所下降人員，需及時給予相應(yīng)的懲戒；最后，針對在進行檔案管理過程中出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件、失誤現(xiàn)象等，需要求相關(guān)人員可在第一時間及時對相關(guān)事件進行全面分析，并根據(jù)分析結(jié)果及時制定相應(yīng)的改善措施，同時再引導(dǎo)其他相關(guān)管理人員進行集思廣益，進而對自身思維局限性進行反思，最終促使管理人員責(zé)任意識、思維能力、專業(yè)水平、實際管理能力等均不斷提升[4]。

2.5 將信息技術(shù)與檔案管理工作進行有效結(jié)合

近年來中國科技技術(shù)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等飛速發(fā)展，且其運用范圍不斷擴大，促使人們的日常生活、工作等均發(fā)生翻天覆地的變化，可有效實現(xiàn)人們對相關(guān)資料及時性、全面性、準(zhǔn)確性、高效性等要求。基于此，在進行檔案管理過程中可將現(xiàn)代化信息技術(shù)運用其中，利用信息技術(shù)進行檔案管理主要體現(xiàn)在二方面，一方面，管理人員將檔案儲存分為二種方式儲存，分別為紙質(zhì)檔案儲存、電子檔案儲存，在此過程中需充分保障儲存信息的一致性，同時針對電子檔案需進行云備份，并定時更新備份，當(dāng)需要進行檔案調(diào)取時，管理人員可及時調(diào)取電子檔案，既可有效避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞、遺失等風(fēng)險，同時還可促使調(diào)取效率顯著提升，最終促使管理效率不斷提升；另一方面體現(xiàn)在管理人員利用各種現(xiàn)代化技術(shù)對檔案進行有效編碼管理，并根據(jù)相關(guān)編碼進行檔案整理、儲存、歸檔等，可有效避免出現(xiàn)亂檔、檔案遺失等現(xiàn)象，進而促使管理效率不斷提升，管理成本不斷下降，對企業(yè)管理與發(fā)展也起一定促進作用[5]。

3 結(jié)語

化工企業(yè)對經(jīng)濟發(fā)展、工業(yè)發(fā)展及社會發(fā)展等均產(chǎn)生重大影響。而與此同時，檔案管理質(zhì)量對化工企業(yè)的未來發(fā)展會產(chǎn)生一定程度影響，進而間接性對社會、經(jīng)濟等會產(chǎn)生一定程度影響。對此，化工企業(yè)需不斷加強對檔案管理重視度與投資力度，定時對當(dāng)前管理現(xiàn)狀進行全面分析，并根據(jù)分析結(jié)果制定相應(yīng)的完善措施，同時對檔案管理模式進行不斷創(chuàng)新，促使管理模式時刻“與時俱進”，促進化工企業(yè)穩(wěn)定、快速發(fā)展。