黃登鋒

摘要：“供應(yīng)商管理系統(tǒng)”是實現(xiàn)供應(yīng)商的信息化管理，集供應(yīng)商準入、審批、使用、負面信息收集、評審、退出為一體的綜合性管理軟件。對供應(yīng)商的源數(shù)據(jù)進行集中管理，然后分發(fā)到各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，同時豐富供應(yīng)商的管理功能，實現(xiàn)供應(yīng)商基礎(chǔ)信息的集中采集、供應(yīng)商準入審核、供應(yīng)商評價等功能，滿足企業(yè)對供應(yīng)商信息的管理。

關(guān)鍵詞：信息化平臺?供應(yīng)商管理系統(tǒng)?信息化管理

一、引言

目前供應(yīng)商管理功能單一、各系統(tǒng)數(shù)據(jù)描述不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)維護工作冗余以及由于數(shù)據(jù)不一致造成的系統(tǒng)集成困難等問題。沒有統(tǒng)一的物資采購供應(yīng)商管理軟件，供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息靠無法有效收集整理，供應(yīng)商選擇無法系統(tǒng)規(guī)范，效率低。缺乏一個高效集成的物資采購供應(yīng)商管理系統(tǒng)，目前采取月度、季度等方式收集負面信息清單，手段落后且準確性偏低，無法實現(xiàn)供應(yīng)商分級管理的要求和作為供應(yīng)商選擇有效參考。

所以，針對上述問題研究開發(fā)了“供應(yīng)商管理系統(tǒng)”，用于收集所有供應(yīng)商的基本信息，進行統(tǒng)一管理，并作為其它各業(yè)務(wù)系統(tǒng)抓取供應(yīng)商數(shù)據(jù)的唯一來源，有效的解決了上述問題。

二、供應(yīng)商信息統(tǒng)一管理方案

由于供應(yīng)商統(tǒng)一管理涉及面較廣，為避免各系統(tǒng)之間重復(fù)錄入供應(yīng)商數(shù)據(jù)，同時考慮現(xiàn)有系統(tǒng)的成熟度，本次方案包括供應(yīng)商外網(wǎng)信息收集程序和供應(yīng)商管理功能模塊兩部分組成。供應(yīng)商外網(wǎng)信息收集程序在互聯(lián)網(wǎng)提供相應(yīng)的訪問鏈接地址，通過鏈接地址進行訪問，實現(xiàn)相關(guān)信息的注冊登記以及準入初審;供應(yīng)商管理模塊功能作為一個單獨的功能模塊在現(xiàn)有的物資管理系統(tǒng)實現(xiàn)，具體功能包括供應(yīng)商外網(wǎng)收集數(shù)據(jù)接口、供應(yīng)商審批、負面信息收集及供應(yīng)商評價以及物資系統(tǒng)供應(yīng)商信息與財務(wù)、法務(wù)等系統(tǒng)集成接口等功能，系統(tǒng)功能框架如下

三、供應(yīng)商管理系統(tǒng)主要功能

1、供應(yīng)商的準入管理

供應(yīng)商準入管理包括通過外網(wǎng)初審進入系統(tǒng)的供應(yīng)商初審名單信息管理、供應(yīng)商審核的考察依據(jù)和供應(yīng)商審核功能?？刹榭垂?yīng)商初審名單及相關(guān)詳細信息;維護和管理供應(yīng)商考察依據(jù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù);對初審?fù)ㄟ^的供應(yīng)商信息進行最終審核。

2、供應(yīng)商檔案管理

（1）主要進行合格供應(yīng)商或臨時供應(yīng)商的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理和功能查詢，包括供應(yīng)商關(guān)鍵信息的定義、供應(yīng)商基礎(chǔ)信息管理、涉密合作單位管理以及供應(yīng)商的體系證書管理等功能。當供應(yīng)商關(guān)鍵信息發(fā)生更改時，需要將供應(yīng)商原信息保存并生成新版本;當供應(yīng)商資質(zhì)證書到期時，系統(tǒng)提供提醒功能;供應(yīng)商基礎(chǔ)信息管理界面增加修改功能，可重新定義該供應(yīng)商是否為公司涉密合作單位;涉密合作單位管理窗口顯示所有屬于涉密合作單位的供應(yīng)商名錄，允許用戶上傳和刪除相關(guān)資格證書，記錄證書的有效期，當證書過期時進行提醒;同理，其他供應(yīng)商的體系證書管理可以上傳、下載、查看、刪除供應(yīng)商的文件證書，新供應(yīng)商通過審核后也可在該窗口管理文件證書;供應(yīng)產(chǎn)品信息查詢對供應(yīng)商供應(yīng)的采購類別進行查詢，從合同文件中獲取供應(yīng)商供應(yīng)的采購類別，并根據(jù)考察依據(jù)窗口設(shè)置的采購類別需要的資質(zhì)文件，獲取該供應(yīng)商所需要的資質(zhì)文件;可以根據(jù)采購類別的條件，查詢供應(yīng)該采購類別的供應(yīng)商。

3、供應(yīng)商日常管控

供應(yīng)商日常管控模塊包括供應(yīng)商信息查詢、黑名單管理、供應(yīng)商約談管理和供應(yīng)商改進四部分。供應(yīng)商查詢窗口，可以根據(jù)供應(yīng)商代碼、名稱、法人、國家、地區(qū)、注冊資本、供應(yīng)產(chǎn)品等特定條件查詢供應(yīng)商的信息，可以看到供應(yīng)商歷史版本的信息，及其供應(yīng)的物資類別和資質(zhì)文件。在供應(yīng)商查詢窗口顯示如下內(nèi)容：供應(yīng)商編號、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商英文名稱、準入產(chǎn)品名稱、供應(yīng)商屬性、供應(yīng)商類別、評價結(jié)果;并設(shè)置“詳細資料”按鈕，用于查看供應(yīng)商的所有資料，若證書已過期，則會以紅色顯示;供應(yīng)商黑名單的形成主要根據(jù)評價打分不合格的供應(yīng)商系統(tǒng)自動列入黑名單，同時也可以對黑名單進行添加或移除操作。

4、供應(yīng)商評價

供應(yīng)商評價管理包括評價規(guī)則定義、負面信息收集功能和供應(yīng)商評價打分。設(shè)置供應(yīng)商的評價規(guī)則，對供應(yīng)商的資質(zhì)、質(zhì)量、成本、交付、技術(shù)、服務(wù)等方面設(shè)置評分規(guī)則。每一方面的要素設(shè)置分數(shù)和量化評分規(guī)則，并確定要加減的分數(shù);負面信息收集方面可實現(xiàn)問題提報、問題審核、問題處理和結(jié)果評價的整個流程。

5、供應(yīng)商報表

生成供應(yīng)商的年度評價報表，以及各種功能報表。包括供應(yīng)商評價報表、法人代表供應(yīng)商報表等報表，具體如下。

（1）無合作供應(yīng)商清單。按時間來查看或?qū)С瞿骋粋€時間段內(nèi)無合作（無簽訂合同）的供應(yīng)商清單，信息包括序號、供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商名稱。

（2）資質(zhì)材料過期的供應(yīng)商清單，選擇截止時間可以查看并導(dǎo)出資質(zhì)材料過期的供應(yīng)商清單，其中包含：供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、聯(lián)系郵箱信息。

（3）須能根據(jù)各項條目及區(qū)間時間段導(dǎo)出各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)報表，條目有如：所屬集團、企業(yè)性質(zhì)、所屬地區(qū)、年度合同總額、單項合同金額等等，導(dǎo)出的報表中的供應(yīng)商應(yīng)有具體信息跟隨。例：

A、按國企、民營企業(yè)倒出當年合同采購金額，匯總數(shù)據(jù)比例;

B、按區(qū)域分析供應(yīng)商分布情況，比如“西南地區(qū)共XX家供應(yīng)商，其中國企XX家、民營企業(yè)XX家，采購金額占比多少。

C、統(tǒng)計軍工企業(yè)在全年采購額的占比等等。

D、統(tǒng)計前50位某個區(qū)間時間段的采購額，企業(yè)性質(zhì)等。

6、數(shù)據(jù)接口

供應(yīng)商信息在審批通過后，自動同步至法務(wù)及用友財務(wù)系統(tǒng)進行合同簽訂及付款相關(guān)操作，并手動同步供應(yīng)商名稱、技術(shù)聯(lián)系人等信息至密網(wǎng)設(shè)計管理系統(tǒng)。

（1）物資系統(tǒng)與供應(yīng)商外網(wǎng)收集系統(tǒng)接口

已通過初審的供應(yīng)商信息采用Excel格式通過手動擺渡方式至物資系統(tǒng)對應(yīng)數(shù)據(jù)項中，剩余數(shù)據(jù)以附件形式展現(xiàn)，審核通過的合格供應(yīng)商信息用以后續(xù)供應(yīng)商評價、負面信息收集及合同的簽訂。

（2）物資系統(tǒng)與法務(wù)系統(tǒng)（簽合同）接口

法務(wù)系統(tǒng)通過調(diào)用定時服務(wù)，按需同步物資系統(tǒng)的合格供應(yīng)商信息，用以進行法務(wù)系統(tǒng)的合同簽訂。

（3）物資系統(tǒng)與設(shè)計管理系統(tǒng)供應(yīng)商接口

物資管理系統(tǒng)提供供應(yīng)商、技術(shù)負責人、聯(lián)系信息等數(shù)據(jù)共享給設(shè)計管理系統(tǒng)。

（4）物資系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)供應(yīng)商接口

物資管理系統(tǒng)提供供應(yīng)商名稱、開戶賬號、開戶地、聯(lián)系人等信息至財務(wù)系統(tǒng)。

四、結(jié)語

通過該高效集成的物資采購供應(yīng)商管理系統(tǒng)的應(yīng)用，有效全面的收集了供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息;采用信息化手段進行月度、季度等方式收集負面信息清單，提高工作效率及準確性。實現(xiàn)了基于法務(wù)系統(tǒng)作為供應(yīng)商信息的唯一來源，統(tǒng)一物資供應(yīng)商信息統(tǒng)一管理的目標;滿足了供應(yīng)商的評價需要，形成供應(yīng)商評價體系計算模型和業(yè)務(wù)流程、應(yīng)用架構(gòu)等需求，建立物資采購供應(yīng)商選擇的綜合評價機制;實現(xiàn)了供應(yīng)商分級管理的要求，使供應(yīng)商的選擇變的合理、系統(tǒng)規(guī)范;實現(xiàn)了各類型供應(yīng)商信息主數(shù)據(jù)與維護管理平臺的統(tǒng)一，大大提高了管理效率及管理力度。

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