王淑英 張凡

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化的不斷普及，計(jì)算機(jī)水平的廣泛應(yīng)用也為紛繁復(fù)雜的檔案管理提供了更加有效的管理方式和方法。但是，在實(shí)際的管理過程中，依然存在著許多的局限性，比如文件的安全性。本文將基于檔案管理的現(xiàn)狀，通過對(duì)于安全性、保密性以及信息化三方面，對(duì)于檔案管理進(jìn)行綜合強(qiáng)調(diào)，深入的分析和闡述加強(qiáng)管理的有效方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;安全保密;信息化

引言：

檔案管理的最終目的是為了更好的服務(wù)社會(huì)而對(duì)相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行保管，包括紙質(zhì)信息以及電子版（強(qiáng)調(diào)電子化的數(shù)據(jù)檔案）。這就要求相關(guān)人員在日常的工作過程當(dāng)中，不斷思考如何做才能對(duì)于檔案管理進(jìn)行高效保管。同時(shí)，相關(guān)部門或者企業(yè)也應(yīng)當(dāng)重視這個(gè)問題。

一、加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的重要性

檔案管理是檔案事業(yè)構(gòu)成中最基本部分，主要分為環(huán)節(jié)檔案的收集整理、保管、鑒定、統(tǒng)籌、提取。在這些環(huán)節(jié)的過程當(dāng)中，如何對(duì)于檔案進(jìn)行有效保管是相關(guān)人員首先應(yīng)當(dāng)考慮的問題[1]。加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理有利于優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，提升檔案管理的效率，使檔案可以更好的服務(wù)于相關(guān)部門或者相關(guān)組織;有利于提高資源利用率，減少浪費(fèi)，同時(shí)降低了錯(cuò)誤發(fā)生的概率;有利于健全部門或者單位關(guān)于檔案信息化管理的法規(guī)制定，豐富自身管理系統(tǒng)。

二、加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的現(xiàn)狀分析

在進(jìn)行電子化的檔案管理過程中，主要存在管理困難、不穩(wěn)定性以及相關(guān)管理人員安全意識(shí)淡薄的問題。

（一）檔案管理困難

信息化檔案管理是指在實(shí)際的管理過程中，檔案管理主要是以電子的方式，儲(chǔ)存在相關(guān)網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中[2]。作為傳輸?shù)耐緩?，互?lián)網(wǎng)具有相對(duì)的開放性。雖然符合便捷這一方式，但是這容易導(dǎo)致檔案的管理信息容易受到他人的非法竊取，惡意篡改等現(xiàn)象，特別是對(duì)于部分保密力度較大、等級(jí)較高的檔案。

（二）不穩(wěn)定性

電子檔案的不穩(wěn)定性主要體現(xiàn)在電子檔案的儲(chǔ)存方式。由于其儲(chǔ)存方式大多是以磁帶為媒介的物質(zhì)上，而這些媒介存在一定的壽命性，這就容易導(dǎo)致檔案管理受到外界環(huán)境的影響，比如潮濕等因素。

（三）檔案管理人員意識(shí)淡薄

在實(shí)際的過程當(dāng)中，對(duì)于電子檔案的管理人員大多缺乏基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)。同時(shí)，部分人員缺乏相應(yīng)的安全知識(shí)和安全意識(shí)[3]。綜合因素共同導(dǎo)致了在進(jìn)行檔案管理過程當(dāng)中，容易受到外界力量或者他人對(duì)于電子檔案進(jìn)行非法或者利用合法身份的添加、修改等違規(guī)操作，這種操作不利于檔案的管理，破壞了信息的完整和準(zhǔn)確，同時(shí)對(duì)于檔案安全性構(gòu)成了極大的隱患。

三、加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的的改進(jìn)措施

（一）分層管理，提高人員的專項(xiàng)素養(yǎng)

在管理過程當(dāng)中，公司或者部門應(yīng)當(dāng)注重管理人員進(jìn)行分層，強(qiáng)調(diào)專項(xiàng)的管理方式。比如內(nèi)部人員信息以及外部資金往來企業(yè)的相關(guān)信息。這里以檔案管理系統(tǒng)為例進(jìn)行說明。在進(jìn)行信息化的檔案管理過程當(dāng)中，需要進(jìn)行人員構(gòu)建。在進(jìn)行人員構(gòu)建時(shí)，負(fù)責(zé)人需要根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，設(shè)置統(tǒng)籌管理人員，專項(xiàng)管理人員以及技術(shù)管理人員三部分。統(tǒng)籌管理人員主要是對(duì)于專項(xiàng)人員日常管理或者等級(jí)較低的檔案進(jìn)行統(tǒng)一決策。專項(xiàng)人員的管理可以分為對(duì)于內(nèi)部以及外部兩個(gè)方向，對(duì)于內(nèi)部人員信息以及業(yè)務(wù)進(jìn)行檔案管理，對(duì)于外部往來企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。而技術(shù)管理人員可以是獨(dú)立于檔案管理機(jī)構(gòu)，主要可以依賴于公司或者部門的專項(xiàng)技術(shù)核心，主要負(fù)責(zé)對(duì)于信息管理安全漏洞的日常維護(hù)及篩查等問題。

（二）分級(jí)設(shè)置，提升檔案保密程度

在進(jìn)行電子檔案的保管過程中，對(duì)于電子檔案的密級(jí)性需要進(jìn)行分層。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用有利的位置，通過對(duì)于不同等級(jí)的加密處理進(jìn)行安全性保管。在實(shí)際的查閱過程當(dāng)中，相關(guān)人員也需要根據(jù)不同等級(jí)、不同人員、不同身份對(duì)于查閱檔案的人員進(jìn)行核實(shí)。對(duì)于電子檔案，應(yīng)當(dāng)全程進(jìn)行監(jiān)控以及數(shù)據(jù)回收系統(tǒng)，必要時(shí)設(shè)置自動(dòng)銷毀功能，防止因電子檔案的丟失而造成的不必要的傷害。同時(shí)，相關(guān)人員還需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性管理，可以通過驗(yàn)證用戶的身份信息，輸入明顯的指令、限制IP等方式該數(shù)據(jù)進(jìn)行保管。拓展新的電子安全儲(chǔ)存方式，比如密鑰等，結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)手段，保證電子檔案管理的正常進(jìn)行[4]。這里以電子化檔案分級(jí)保管為例進(jìn)行說明。在進(jìn)行分級(jí)保管的過程中，應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員對(duì)于檔案的密集程度進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置。對(duì)于一般性的文件，由部門人員進(jìn)行保管;對(duì)于密級(jí)性較高的，由高層人員進(jìn)行專項(xiàng)管理。同時(shí)，在進(jìn)行保管過程中，還要求管理人員對(duì)于文件的密級(jí)進(jìn)行細(xì)化（二次劃分）。對(duì)于一般管理人員手中較為重要的管理信息進(jìn)行部分權(quán)限下放，避免造成因?yàn)榧訌?qiáng)檔案管理而影響到資源浪費(fèi)。

（三）增強(qiáng)意識(shí)，提升管理的安全性

在信息化不斷發(fā)展的當(dāng)代，檔案管理從自動(dòng)登記、輔助立卷到后期的信息傳遞和后期保管的安全都是依靠強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。這就要求了相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理的過程中，不僅需要熟悉電子文件的主要特征，還需要對(duì)于電子特征進(jìn)行全程監(jiān)管。在進(jìn)行監(jiān)管的過程當(dāng)中，可以以部門為單元，組織人員進(jìn)行安全性的學(xué)習(xí)。通過系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)以及階段性的考試，幫助提高管理人員的安全意識(shí)，更新相關(guān)人員的安全判斷，強(qiáng)調(diào)防范風(fēng)險(xiǎn)[5]。這里以信息安全管理的日常維護(hù)為例進(jìn)行說明。進(jìn)行系統(tǒng)監(jiān)管時(shí)，對(duì)于已經(jīng)取得合法調(diào)檔函的人員進(jìn)行登記、時(shí)間限制。對(duì)于未經(jīng)許可而妄想進(jìn)行檔案進(jìn)行查看或者調(diào)動(dòng)的人員，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行堅(jiān)決拒絕，并且進(jìn)行登記與后續(xù)監(jiān)督，避免非法行為的發(fā)生。在進(jìn)行信息化檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)禁止人員對(duì)于原版的紙質(zhì)進(jìn)行挪用，可以根據(jù)公司的或者單位的實(shí)際要求進(jìn)行查看。

四、結(jié)束語

檔案管理的信息化在實(shí)際的過程當(dāng)中，一直受到相關(guān)人員的重視。這主要是由于信息化的檔案管理在實(shí)際的管理當(dāng)中，依然存在的諸多問題，特別是存在的潛在安全隱患。這就要求相關(guān)部門或者單位人員在進(jìn)行管理過程當(dāng)中，必須足夠重視安全，進(jìn)行合理儲(chǔ)存。必須立足于企業(yè)的實(shí)際情況，通過實(shí)際情況進(jìn)行統(tǒng)籌或者分層的把控。

參考文獻(xiàn)：

[1]姚麗麗，邢艷娟.淺談信息化時(shí)代背景下的高校檔案管理工作[J].遼寧高職學(xué)報(bào)，2020，22（10）：102-105.

[2]張麗莉.信息時(shí)代檔案管理工作的實(shí)踐與創(chuàng)新淺談[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（31）：22-24.

[3]陳艷.我國省級(jí)檔案數(shù)據(jù)治理體系框架構(gòu)建研究[D].山東大學(xué)，2020.

作者簡介：

王淑英1974-，女，漢族，籍貫北京，學(xué)歷本科，職稱：副研究館員，單位：中國兵器工業(yè)檔案館，研究方向：檔案資源管理和開發(fā)利用。

張凡 1988-，女，漢族，籍貫北京，學(xué)歷本科，職稱：副研究館員，單位：中國兵器工業(yè)檔案館，研究方向：檔案資源管理和開發(fā)利用。