邱燕萍

廈門市翔安區(qū)市政公用建設(shè)工程有限公司（361100）

0 前言

隨著社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，城市基礎(chǔ)配套設(shè)施建設(shè)越來越完善，各類市政工程建設(shè)活動日益頻繁。無論是反映項目開展過程中的各方面管理及控制情況，還是通過分析項目相關(guān)數(shù)據(jù)以便及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，亦或是為市政工程維護管理及改擴建提供依據(jù)，市政工程內(nèi)業(yè)資料都發(fā)揮著重要的作用。相關(guān)人員必須結(jié)合工程實際情況進行分析，探尋有效對策，解決當(dāng)前內(nèi)業(yè)管理中存在的困難，從中積累優(yōu)良經(jīng)驗，不斷提升內(nèi)業(yè)管理水平，更好地服務(wù)工程建設(shè)。

1 市政工程內(nèi)業(yè)管理的現(xiàn)狀

1.1 市政工程企業(yè)對內(nèi)業(yè)資料管理越來越重視

一方面，市政工程項目往往任務(wù)重、工期緊，項目建成后應(yīng)迅速完成竣工驗收、辦理結(jié)算和移交等工作，這對于提高項目經(jīng)濟效益和社會效益十分重要。在平時的項目管理中，及時做好內(nèi)業(yè)資料管理，對于后續(xù)工作的及時完成具有保障作用[1]。

另一方面，大部分市政工程項目不但施工作業(yè)面較大而且分散，通常位于城市交通繁忙地段，同時存在交叉施工、專業(yè)工種多的特點，項目建設(shè)期間不可避免地存在多種風(fēng)險。做好內(nèi)業(yè)管理，及時提供有效資料，是項目風(fēng)險控制管理的重要措施。

1.2 內(nèi)業(yè)人員素質(zhì)不一，崗位人員不穩(wěn)定

大多數(shù)項目在前期招標(biāo)文件中，對內(nèi)業(yè)管理人員的專業(yè)、學(xué)歷、職稱、工作年限等均未作要求，加上工程現(xiàn)場環(huán)境影響，實際到崗的人員往往參差不齊。導(dǎo)致部分施工技術(shù)人員兼崗，很難做好細致煩瑣的內(nèi)業(yè)工作；還有部分新員工尚在摸索學(xué)習(xí)，使內(nèi)業(yè)管理非?；靵y，出現(xiàn)原始數(shù)據(jù)遺失；有些由企業(yè)直接通過當(dāng)?shù)氐臋n案公司招聘的檔案員，因缺乏專業(yè)知識根本無法順利完成相應(yīng)的工作[2]。許多負責(zé)人長期以來對內(nèi)業(yè)管理的認識存在誤區(qū)，僅關(guān)注現(xiàn)場施工，具備一定經(jīng)驗的內(nèi)業(yè)人員，其工作能力也往往不被肯定，甚至經(jīng)常被安排兼崗項目，協(xié)助現(xiàn)場填寫記錄資料、取樣、見證等，無法提升內(nèi)業(yè)管理水平，因此考慮個人發(fā)展等原因轉(zhuǎn)為試驗崗位或者從事其他行業(yè)。留崗的內(nèi)業(yè)管理人員占總?cè)藛T比例不到30%。由于內(nèi)業(yè)管理人員的專業(yè)技術(shù)水平差異較大，內(nèi)業(yè)管理中普遍存在不規(guī)范、不及時的問題，而崗位人員的不穩(wěn)定將會影響工程資料的完整性和連續(xù)性。

1.3 內(nèi)業(yè)管理工作開展困難

1.3.1 內(nèi)業(yè)資料涉及范圍廣，編制依據(jù)不同

市政工程項目的內(nèi)業(yè)資料一般涉及參建的施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、勘察單位、代建單位、建設(shè)單位等。各單位內(nèi)業(yè)管理范圍不同，以國道324線翔安段排水系統(tǒng)完善工程的施工、監(jiān)理內(nèi)業(yè)管理為例，該項目施工單位的內(nèi)業(yè)管理范圍為投標(biāo)文件、合同、設(shè)計圖、施工方案等技術(shù)資料、項目過程“三控”資料、來往文件、會議紀(jì)要、工程聯(lián)系單、竣工圖、驗收移交資料、結(jié)算資料等。監(jiān)理的內(nèi)業(yè)管理范圍為勘察設(shè)計文件、合同、監(jiān)理規(guī)劃細則、來住文件、各類報審及監(jiān)理部管理資料等。兩單位內(nèi)業(yè)管理范圍存在明顯不同[3]。

此外，市政工程施工資料編制時的依據(jù)是相關(guān)施工與質(zhì)量驗收規(guī)范、設(shè)計文件及《廈門建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等，對監(jiān)理資料的編制整理依據(jù)的是有關(guān)的施工與質(zhì)量驗收規(guī)范、設(shè)計文件、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范、廈門建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范等要求。其他各單位的工程資料在編制時所依據(jù)的規(guī)范也有所不同。

1.3.2 工程檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

不同省市的城建檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程基本不相同，不同的檔案接收單位的要求也不盡相同。由于工程技術(shù)人員流動性較大，難以按照相關(guān)要求整理和提交資料，導(dǎo)致反復(fù)修改、大量返工，影響驗收的情況屢見不鮮。

1.3.3 相關(guān)單位、部門的重視和配合度較差

內(nèi)業(yè)工作涉及的范圍廣，僅依靠個人力量難以保障資料管理的完整性和系統(tǒng)性，所以相關(guān)單位、部門要引起重視，加強協(xié)調(diào)配合。以建設(shè)項目結(jié)算為例，根據(jù)《廈門市財政性投融資建設(shè)項目預(yù)決算管理辦法》，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在建設(shè)項目工程驗收后90日內(nèi)編制建設(shè)項目結(jié)算，并報財政部門或者其授權(quán)的財政審核機構(gòu)審核。如果施工單位的計合部、工程部等相關(guān)部門提交資料不及時、不完善，或監(jiān)理單位審核時間過長，直接導(dǎo)致結(jié)算資料無法按時進行整理匯總，最終送審結(jié)算資料時間超過期限要求，則違反辦法規(guī)定。

2 從代建方面改善內(nèi)業(yè)管理的策略

2.1 加強合同管理

代建單位與其他建設(shè)各方簽訂合同時，在合同中明確乙方單位投標(biāo)內(nèi)業(yè)人員到崗要求以及提交檔案的標(biāo)準(zhǔn)、份數(shù)和關(guān)鍵節(jié)點資料的提交時間等，并設(shè)定相應(yīng)的處罰條款。如果乙方單位未按合同約定時間提交相應(yīng)檔案或檔案的質(zhì)量不符合要求，嚴(yán)格按合同有關(guān)條款進行處罰。

此外，代建單位和本單位項目人員在簽訂勞動合同時，應(yīng)規(guī)定項目人員所負責(zé)的內(nèi)業(yè)資料完成標(biāo)準(zhǔn)和提交時間及離職人員辦理相關(guān)手續(xù)時有關(guān)資料的移交流程，明確工作交接人員[4]。

2.2 完善招標(biāo)文件

代建單位開展項目招標(biāo)時，在招標(biāo)文件評標(biāo)辦法“擬派出的管理人員最低資格和人數(shù)要求”中，根據(jù)不同的項目情況，寫明內(nèi)業(yè)人員的資格條件，對于不能按投標(biāo)文件承諾到位的，作出相應(yīng)處理規(guī)定。同時，專用合同條款中應(yīng)明確內(nèi)業(yè)人員在崗考核及內(nèi)業(yè)人員更換的審批要求。

2.3 積極組織學(xué)習(xí)、交流，促進溝通

在內(nèi)業(yè)管理開展前期，代建單位及時組織各單位先行熟悉項目驗收檔案部門的規(guī)定，并對接相關(guān)檔案接收單位，了解移交資料的具體要求，確保提交資料的及時性和有效性。

通過組織各參建單位技術(shù)人員及內(nèi)業(yè)人員參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，提高資料的編制和管理水平，保證提交資料的質(zhì)量。

通過參加定期的項目例會或組織內(nèi)業(yè)專題會，宣貫有關(guān)的政策、法規(guī)，并傳達上級單位的通知和要求，加強溝通交流，協(xié)調(diào)解決內(nèi)業(yè)管理中存在的問題。

2.4 建立健全內(nèi)業(yè)管理辦法

代建單位應(yīng)制訂完善的內(nèi)業(yè)管理辦法，嚴(yán)格落實崗位職責(zé)，規(guī)范各項工作程序。管理辦法包含以下方面。

2.4.1 明確內(nèi)業(yè)管理范圍和階段

根據(jù)代建合同、工程項目的建設(shè)內(nèi)容，明確內(nèi)業(yè)管理范圍和階段。

2.4.2 明確內(nèi)業(yè)管理員的主要職責(zé)

代建單位內(nèi)業(yè)管理員要嚴(yán)格執(zhí)行國家法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定；根據(jù)項目進展情況，組織、督促各參建單位有序開展內(nèi)業(yè)工作，確保數(shù)據(jù)信息有據(jù)可循；收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案，提請檔案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收；向檔案接收部門報送符合要求的檔案文件；配合上級主管部門對項目內(nèi)業(yè)的檢查工作。

2.4.3 成立內(nèi)業(yè)資料管理機構(gòu)，完善各項管理制度

定期或不定期對內(nèi)業(yè)進展情況進行檢查和監(jiān)督，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，視情況發(fā)出整改單，督促相關(guān)單位整改。成立考核小組，確定考核時間，按照考核辦法進行評定，并填寫考評評分表。根據(jù)檢查情況及考評結(jié)果，對存在問題嚴(yán)重、造成不良影響的單位實施經(jīng)濟處罰。對考評成績良好的單位給予一定物質(zhì)和精神獎勵，以激勵各單位重視資料整編管理。

2.5 創(chuàng)新信息管理方式，提高效率

1）確定授權(quán)負責(zé)人，設(shè)定各項事務(wù)審批流程和時限提醒。由系統(tǒng)自動判別流程并流轉(zhuǎn)至相關(guān)負責(zé)人，完成層層審批，對于平行部門之間還可進行同步會簽，以提高審批效率。

2）利用平臺強大的存儲、共享和檢索功能，發(fā)揮電子文檔的優(yōu)勢，對已設(shè)定完成的傳閱、借閱流程，化繁為簡，既能有效減輕內(nèi)業(yè)管理人員的工作量，又能避免紙質(zhì)文件在傳遞過程中遺失、污損。

3）建立內(nèi)業(yè)資料數(shù)據(jù)庫，督促相關(guān)技術(shù)人員、責(zé)任人及時上傳數(shù)據(jù)，然后利用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析及上報傳輸功能，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

3 結(jié)語

內(nèi)業(yè)資料作為工程施工期間產(chǎn)生的重要文件信息，直接關(guān)系到工程建成質(zhì)量。因此代建單位需不斷完善內(nèi)業(yè)資料管理制度和方式，針對當(dāng)前現(xiàn)狀，通過加強合同管理、完善施工招標(biāo)文件、積極組織學(xué)習(xí)交流促進溝通、建立健全內(nèi)業(yè)管理辦法以及創(chuàng)新信息管理方式提高效率等策略，提高內(nèi)業(yè)管理水平，更好地為工程建設(shè)服務(wù)。