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        智能移動辦公在企業(yè)經(jīng)營管理中的應(yīng)用分析

        2021-01-04 03:57:00宋偉強(qiáng)鄧惠紅
        中國金屬通報(bào) 2020年11期
        關(guān)鍵詞:辦公協(xié)同智能

        宋偉強(qiáng),鄧惠紅

        (1.啟迪(柳州)數(shù)字教育有限公司,廣西 柳州 545000;2.廣西科技大學(xué)啟迪數(shù)字學(xué)院,廣西 柳州 545006;3.廣西柳州市婦幼保健院,廣西 柳州 545001)

        今年的疫情帶來很多思考,站在企業(yè)經(jīng)營管理中,在復(fù)雜紛呈、異常激勵的競爭中生存發(fā)展是企業(yè)面臨的重要命題。形成良好的智能移動辦公習(xí)慣,對企業(yè)經(jīng)營管理積極意義不可置疑。

        1 辦公的目的

        辦公的目的是讓組織的意圖得到有效實(shí)施,從而確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營順利開展。因而辦公的有效實(shí)施對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中意義重大。智能移動辦公的意義,在于打破時間和空間的限制,以企業(yè)信息化的形式,對各方需求實(shí)現(xiàn)快速響應(yīng)及協(xié)同,提高工作效率,降低運(yùn)營成本,整體提升企業(yè)運(yùn)營能力,促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

        2 什么是移動辦公

        移動辦公,也可稱為“3A辦公”,即辦公人員可在任何時間(Anytime)、任何地點(diǎn)(Anywhere)處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情(Anything)。

        移動辦公是繼電腦無紙化辦公、互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程辦公之后的一種新型辦公模式,是企業(yè)和政府信息化建設(shè)的重要組成部分[1]。這種辦公模式利用移動智能終端的信息化軟件,建立智能終端與辦公管理平臺一體的企業(yè)軟件應(yīng)用系統(tǒng),借助移動智能終端通信的便利性,擺脫時間和場所局限,能夠隨時處理待辦事宜、減少加班處理公文時間、避免因出差等原因不能及時審批等事宜,有利于提高管理效率,推動效益增長,對于突發(fā)性事件的處理、應(yīng)急性事件的部署有極為重要的意義[2]。

        3 智能移動辦公的發(fā)展

        移動辦公最早主要有電話會議、電話電視會議,特別是OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展和完善,大大促進(jìn)移動辦公的發(fā)展,隨著智能手機(jī)的強(qiáng)勁發(fā)展,融合人工智能技術(shù),移動辦公智能化,除了OA辦公系統(tǒng)手機(jī)端的實(shí)現(xiàn)外,阿里、百度、騰訊、華為等的努力,使得智能移動辦公出現(xiàn)百花齊放的繁榮局面。2012年~2018年,我國智能移動辦公市場規(guī)模保持30%以上的速度快速增長[3]。

        近幾年來,智能移動辦公需求持續(xù)增長。據(jù)統(tǒng)計(jì),2018年中國智能移動辦公市場規(guī)模在234億元左右,同比增長20.8%。預(yù)計(jì)2019年~2024年復(fù)合增長率為12.4%[4]。

        特別是新冠疫情的原因,智能移動辦公系統(tǒng)得到迅速推廣及應(yīng)用。2020年2月5日,阿里“釘釘”首次超過社交軟件微信,下載榜第一。2020年3月10日,“釘釘終于承受不住大家沉重的愛,崩了”。釘釘官宣布:“今日是春節(jié)假期后開工第一天,超過1000萬家企業(yè)組織使用釘釘在家辦公、在線辦公,釘釘視頻會議成為開工會議的首選?!敝袊悄芤苿愚k公迎來新時代,2億人在家辦公,協(xié)同辦公,遠(yuǎn)程視頻會議,迅速成為剛需。

        “學(xué)習(xí)強(qiáng)國”學(xué)習(xí)平臺,是最好的例子,隨時隨地創(chuàng)建學(xué)習(xí)型黨組織,打破傳統(tǒng)的學(xué)習(xí)模式,集視頻、文字、聲音、圖像于一體,既有理論學(xué)習(xí),又有時事學(xué)習(xí)等等,還可以在線考試積分,利于各行各業(yè)的黨員利用一切可以利用的時間堅(jiān)持學(xué)習(xí)。提供免費(fèi)閱讀的期刊、古籍、公開課、歌曲、戲曲、電影、圖書等資料大大豐富了人們學(xué)習(xí)的內(nèi)容和思想內(nèi)涵。還有“強(qiáng)國視頻會議”、學(xué)習(xí)報(bào)表等等功能。無疑,黨組織利用好“學(xué)習(xí)強(qiáng)國”平臺將大大促進(jìn)單位的黨建工作建設(shè),進(jìn)一步服務(wù)好企業(yè)經(jīng)營發(fā)展工作。中國5大移動辦公軟件

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        華為官宣:“華為云WeLink吸取華為數(shù)字化辦公實(shí)踐,融合消息,郵件,會議、音視頻,小程序等服務(wù),打造新一代智能辦公云服務(wù)平臺,高效連接企業(yè)的團(tuán)隊(duì)、知識、loT,提升企業(yè)競爭力,助力企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型高效聯(lián)接、智能辦公、開放生態(tài)、安全防護(hù)?!?。

        4 智能移動辦公的優(yōu)勢與劣勢

        此前,智能移動辦公遲遲沒有得到廣泛推廣使用,無疑在對其有效性的擔(dān)憂,認(rèn)為沒有現(xiàn)場辦公的有效溝通及可控,最終導(dǎo)致結(jié)果的不可控。下面對其優(yōu)勢和劣勢進(jìn)行分析。

        智能移動辦公的優(yōu)勢與劣勢分析表

        5 如何讓智能移動辦公更好服務(wù)經(jīng)營管理

        因于本次新冠疫情的原因,大量組織使用移動辦公、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)等智能工具,使得智能移動辦公深入人心。社會發(fā)展和趨勢發(fā)出明確信號,智能移動辦公的必然性和強(qiáng)烈需求,推廣智能移動辦公是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求??萍夹畔⒓夹g(shù)發(fā)展,更多企業(yè)轉(zhuǎn)向數(shù)字化實(shí)踐。智能移動辦公載體提供員工管理、任務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理、辦公管理、通訊、協(xié)同文檔、視頻會議等集大成及工具,靈活有效運(yùn)用,大大促進(jìn)經(jīng)營管理上新臺階,增強(qiáng)競爭力。

        5.1 從企業(yè)管理者開始實(shí)施

        移動辦公出現(xiàn)了幾十年,一直沒有得到足夠重視、充足的應(yīng)用和廣泛使用,主要是基于管理者們對傳統(tǒng)辦公的依靠和移動辦公有效性等認(rèn)可不高。目前,很多企業(yè)認(rèn)識到智能移動辦公及時讓決策者掌握全面準(zhǔn)確的企業(yè)內(nèi)部情況,提高決策效能,讓管理更加有效。

        (1)智能移動辦公能夠讓企業(yè)管理者快速全面掌控整體及時有效的系統(tǒng)信息,及時作出管控反應(yīng)。將適合移動辦公的業(yè)務(wù)梳理出來,通過系統(tǒng)完美實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的效能化,是企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵路徑。

        (2)智能移動辦公實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的智能化,提高運(yùn)作效率,提升經(jīng)營管理的規(guī)范性,提高核心競爭力。智能化管理可以讓企業(yè)經(jīng)驗(yàn)、問題、方法、知識等有效管理,有效傳播、共享、利用,產(chǎn)生共鳴、反思,促使員工采取更合適的方法措施,規(guī)避同樣錯誤,減少不必要的重復(fù)工作。

        企業(yè)管理者充分認(rèn)識到智能移動辦公的重要作用和意義,通過自上而下的推廣使用智能移動辦公,產(chǎn)生良好作用,實(shí)現(xiàn)企業(yè)良性發(fā)展。

        5.2 打造善于高效、協(xié)同的辦公人員

        同樣,讓員工充分認(rèn)識到智能移動辦公的重要作用和意義,才能提高員工推行和使用智能移動辦公的積極性。解決人與人之間的協(xié)同技術(shù)的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)的普及、信息的加速流通,人與人之間信息交換的頻率越來越高,對于協(xié)同和交換的需求比以往更加強(qiáng)烈。團(tuán)隊(duì)內(nèi)部交換文件、共同創(chuàng)作、協(xié)同編輯的情況也越來越常態(tài)化,這樣才能使效率最大化[5]。

        移動辦公需要員工對自我有較強(qiáng)的控制能力、工作能力及溝通協(xié)作能力。而移動辦公對全員及時有效協(xié)同的效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)辦公。此外,員工對公司信息共享的需求,使得企業(yè)信息更透明,便于員工掌握了解,并作出更有利于公司的決策。

        5.3 營造移動辦公的良好企業(yè)文化及氛圍

        將智能移動辦公作為企業(yè)文化的重要組成部分,增強(qiáng)員工向心力,追求高效、協(xié)同、卓越是企業(yè)永恒的主題。鼓勵員工積極利用科技創(chuàng)新成果推動企業(yè)提升效率,展現(xiàn)公司時代意識,對外提升多邊合作的高效溝通及業(yè)務(wù)的快速協(xié)同,對內(nèi)促進(jìn)更開放、高效、低成本的辦公效應(yīng),形成高度協(xié)同發(fā)展新模式,實(shí)現(xiàn)企業(yè)良好發(fā)展。

        5.4 適當(dāng)鼓勵智能移動遠(yuǎn)程辦公,給企業(yè)注入新活力

        日常辦公中,給人員選擇,如一周當(dāng)中選擇1天~2天遠(yuǎn)程辦公。其意義有著多樣性,如增強(qiáng)員工的積極性和自主性,從而增強(qiáng)企業(yè)的靈活性和多樣性,實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性。從自上而下到自下而上的轉(zhuǎn)換,發(fā)揮人員能動性,實(shí)現(xiàn)員工心往一處想、勁往一處使,企業(yè)智能移動辦公一體化、全員參與的局面。于勝泳(隨辦創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官)預(yù)測未來5年~10年中,主流辦公模式將是在家辦公,這也是隨辦未來發(fā)展的愿景,大家不必前往公司,而是通過隨辦平臺,借助可穿戴設(shè)備等智能硬件進(jìn)行遠(yuǎn)距離的溝通協(xié)作,保證隨時隨地響應(yīng),跨越距離的障礙,達(dá)到甚至超越面對面的工作效果[6]。

        5.5 通過移動辦公進(jìn)一步增強(qiáng)協(xié)企業(yè)內(nèi)部協(xié)同能力

        把溝通交流的活留給華為、騰訊、阿里、飛書等系統(tǒng),企業(yè)只需充分利用和提升各類辦公應(yīng)用,有效運(yùn)用管控功能、文檔管理、流程靈活處理、組織結(jié)構(gòu)合理、項(xiàng)目管理科學(xué)、客戶管理系統(tǒng)、報(bào)表統(tǒng)計(jì)全面及時、數(shù)據(jù)分析有效,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的最大協(xié)同。

        該周報(bào)通過文檔協(xié)同表格,迅速實(shí)現(xiàn)公司一周項(xiàng)目匯總及透明化辦公,同時需要協(xié)同的事項(xiàng),各方意見及需求一目了偶然,有效提升辦公效率和成果。

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        5.6 通過移動辦公了解員工思想動態(tài)

        及時了解和掌握員工的思想狀態(tài)、動態(tài),保證員工以良好的狀態(tài)進(jìn)入工作狀態(tài),減少企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)生不可控、甚至人為的安全事件。比如通過工會活動或措施,鼓勵員工每周通過智能辦公系統(tǒng)分享1個~2個個人或家庭的生活片段等方式,從而了解到員工的生活狀態(tài)等方式,達(dá)到更充分了解和掌握員工狀態(tài)的目的。對家庭或者個人出現(xiàn)思想狀態(tài)的員工,單位有關(guān)人員應(yīng)及時疏導(dǎo),起到有效規(guī)避因員工思想問題導(dǎo)致的不穩(wěn)定因素,為企業(yè)長治久安發(fā)展保駕護(hù)航。

        6 結(jié)語

        近年來,智能移動辦公技術(shù)不斷提高,其功能更加完善、多樣豐富,系統(tǒng)穩(wěn)定安全,辦公更開放更便捷,大大提高辦公效率。另一方面,其更符合綠色高效的時代發(fā)展潮流,節(jié)約時間,減少成本。充分發(fā)揮其優(yōu)勢,利用5G網(wǎng)絡(luò)萬物互聯(lián)優(yōu)勢,最大可能實(shí)現(xiàn)智能遠(yuǎn)程辦公,讓企業(yè)管理更明確、方便、可控,向管理要效益,從根本上提升企業(yè)競爭力,讓企業(yè)健康發(fā)展。

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