河南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司許昌卷煙廠 葛玉

現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展過程中不僅要關(guān)注經(jīng)濟市場的波動，做好各項經(jīng)濟管控工作，同時，還應(yīng)該關(guān)注企業(yè)內(nèi)部的行政管理工作，通過有效的內(nèi)部行政管理來協(xié)調(diào)企業(yè)的內(nèi)部發(fā)展，為企業(yè)的各項經(jīng)營決策以及發(fā)展戰(zhàn)略提供對應(yīng)的行政支持。辦公室文秘部門則是現(xiàn)代企業(yè)行政工作的重要主導(dǎo)者，對于企業(yè)的發(fā)展起著紐帶聯(lián)系的作用，尤其是進入信息化時代以來，大數(shù)據(jù)的爆炸式增長更加凸顯了辦公室文秘工作的重要性。根據(jù)企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作的現(xiàn)狀可以看出，在文秘綜合工作中仍然存在一些問題未能得到有效的解決，比如說工作人員的專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)不夠，工作質(zhì)量和效率較低，這些問題如果不加以解決會對企業(yè)造成嚴重的影響。結(jié)合這些因素，企業(yè)應(yīng)該針對辦公室文秘綜合管理工作提出具體的策略，加強制度方面的完善以及人力資源方面的管理等，來提升辦公室文秘工作管理的有效性和科學(xué)性，推動現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，提升企業(yè)的核心競爭力。

一、辦公室文秘綜合管理工作的具體內(nèi)容以及重要性

（一）辦公室文秘綜合管理工作的具體內(nèi)容

辦公室文秘綜合管理工作并不是指簡單的文字信息處理，或者是對信息進行上傳下達的工作，而是一項復(fù)雜且專業(yè)的工作，對于工作人員的整體要求較高，辦公室文秘工作人員不僅要有著較強的專業(yè)能力還要具備較強的綜合素養(yǎng)和思想道德素質(zhì)。在辦公室文秘綜合管理工作中，文字信息處理是最基礎(chǔ)的內(nèi)容，文秘工作人員需要結(jié)合上級部門或者領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)要求以及會議內(nèi)容等，起草對應(yīng)的指示文件、會議資料、以及文書等。同時，在會議過程中還需要對會議進行全程的文字記錄，并對會議進行總結(jié)，對各項規(guī)章制度以及方案改革進行匯總，這些都是最為基礎(chǔ)的文字信息處理能力，是辦公室文秘綜合管理工作的基礎(chǔ)。其次，辦公室文秘工作人員還肩負著溝通交流的職責(zé)，需要將上級領(lǐng)導(dǎo)部門的命令或者是意見下傳到企業(yè)各個部門當中，并和這些部門進行溝通和協(xié)調(diào)，同時，還要將部門的工作信息反饋至上級部門和上級領(lǐng)導(dǎo)，在這個過程中，會涉及各種文件以及信函的上傳下達，需要做好與其他行政部門以及其他合作單位的洽談工作。這些都屬于辦公室文秘綜合管理工作的內(nèi)容，因此，辦公室文秘工作人員必須要有較強的文字信息處理能力，要有較高的信息化辦公水平，還要具備較強的溝通交流能力，有著較好的語言表達能力以及較強的邏輯思維能力和社交能力[1]。

（二）企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作的重要意義

對于現(xiàn)代企業(yè)而言，辦公室企業(yè)綜合管理部門是企業(yè)運營過程中的重要紐帶，是提高企業(yè)行政管理工作質(zhì)量和效率的重要途徑，對于提升企業(yè)的核心競爭力、促進企業(yè)轉(zhuǎn)型和升級、推動企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展有著重要的作用。高效的辦公室文秘綜合管理工作可進一步提升企業(yè)的內(nèi)部凝聚力，將企業(yè)各個部門以及上下級緊密聯(lián)系起來，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部橫向和縱向的協(xié)調(diào)性發(fā)展。同時，有利于企業(yè)各項經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略的實施，上級領(lǐng)導(dǎo)部門在制定經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略的時候，可以結(jié)合辦公室文秘綜合管理部門工作人員的資料了解企業(yè)各個部門的發(fā)展情況，對發(fā)展戰(zhàn)略進行進一步的優(yōu)化，能夠提升各項決策的科學(xué)性。而下級部門也可以了解上級部門一些新的戰(zhàn)略部署，有利于新的經(jīng)營戰(zhàn)略制度的貫徹和落實，使工作效率得到明顯的提升。除此之外，辦公室文秘綜合管理部門還可以讓各項工作落到實處，有利于厘清各個部門之間的關(guān)系、責(zé)任以及義務(wù)，尤其是在進行交叉作業(yè)的時候，辦公室文秘綜合管理工作人員能充分發(fā)揮自己的協(xié)調(diào)溝通能力，將各項工作落實到具體的部門當中，能夠有效防止一些突發(fā)事件的發(fā)生。簡而言之，企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作對于企業(yè)發(fā)展而言是有著重要意義的，企業(yè)應(yīng)該對此引起高度的重視[2]。

二、目前企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作中存在的突出問題

（一）從工作人員素質(zhì)的角度進行分析和探討

辦公室文秘綜合管理工作內(nèi)容涉及企業(yè)發(fā)展的方方面面，因此，日常工作內(nèi)容十分繁瑣，文秘工作人員必須具備較高的素養(yǎng)，但從目前企業(yè)辦公室文秘工作人員的綜合素養(yǎng)以及專業(yè)能力可以看出，大部分工作人員的素質(zhì)是偏低的。部分企業(yè)在招收文秘綜合管理工作人員的時候，雖然有著嚴格的招聘制度，但考察的僅僅是工作人員的專業(yè)能力，考核方式通常是通過筆試以及面試的方式進行的，這種方法雖然公平，但是卻無法全面考察工作人員的職業(yè)素養(yǎng)、綜合素質(zhì)以及個人修養(yǎng)等。在招聘工作結(jié)束之后，企業(yè)雖然安排應(yīng)聘者參加相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，但是崗前培訓(xùn)的內(nèi)容過于形式化，沒有落實到實際工作當中，進而導(dǎo)致員工在培訓(xùn)結(jié)束之后仍然不熟悉企業(yè)的工作流程，缺乏工作經(jīng)驗，業(yè)務(wù)能力較差。除此之外，企業(yè)在對文秘工作人員進行日常培訓(xùn)時，雖然根據(jù)時代發(fā)展對自身的培訓(xùn)模式進行了調(diào)整，將線上線下培訓(xùn)模式充分結(jié)合起來，但是所培訓(xùn)的內(nèi)容仍然缺乏針對性，沒有結(jié)合文秘工作人員的具體情況以及不同文秘工作人員的素質(zhì)差異進行分層次培訓(xùn)，進而導(dǎo)致培訓(xùn)的質(zhì)量和效率較低。

（二）從規(guī)章制度的角度進行分析和探討

要想提升企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作的質(zhì)量和效率，還需要通過相應(yīng)的規(guī)章制度對工作人員的行為進行約束和管理，以推動各項工作的有序進行，但是從實際情況來看，企業(yè)的規(guī)章制度是不完善的，因而，導(dǎo)致企業(yè)辦公室文秘工作無法實現(xiàn)制度化和規(guī)范化發(fā)展。首先，大部分企業(yè)目前所實行的辦公室文秘綜合管理制度并不是根據(jù)自己的實際情況而制定的，通常都是借鑒其他企業(yè)的辦公室文秘綜合管理制度，這就導(dǎo)致規(guī)章制度和工作人員的實際情況相脫節(jié)，無法對文秘工作人員的工作行為進行約束，導(dǎo)致在實際工作中工作人員出現(xiàn)了對工作不負責(zé)任的情況。其次，建立辦公室文秘綜合管理方面的監(jiān)督制度以及人力資源考核力度，導(dǎo)致文秘工作人員工作中的隨意性較強，工作態(tài)度比較敷衍，沒有落實好上級領(lǐng)導(dǎo)以及上級部門下達的工作任務(wù)，導(dǎo)致各項數(shù)據(jù)傳遞的效率較低，因而影響了企業(yè)內(nèi)部運轉(zhuǎn)的協(xié)調(diào)性[4]。

（三）從工作方式的角度進行分析和探討

進入信息化時代以來，我國很多企業(yè)都引進了信息化技術(shù)來提升自身的工作質(zhì)量和工作效率，企業(yè)辦公室文秘綜合管理部門雖然也有引進信息化設(shè)備，但是并沒有發(fā)揮信息化技術(shù)在工作中的作用，沿襲的仍然是傳統(tǒng)的工作理念以及工作方法，文秘工作的方式缺乏創(chuàng)新。而在數(shù)據(jù)大爆炸的時代，文秘工作人員每天所面臨的都是海量的數(shù)據(jù)信息，如果不能熟練運用計算機設(shè)備對這些數(shù)據(jù)信息進行處理，會進一步降低企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)男?，降低企業(yè)信息的共享程度[5]。

三、針對辦公室文秘綜合管理工作所提出的具體策略

（一）建立健全各項辦公室文秘綜合管理制度

要想切實提高辦公室文秘綜合管理工作的質(zhì)量和效率，制度的建立是關(guān)鍵，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，建立健全辦公室文秘綜合管理的各項制度。首先，在制度建立的過程中不能盲目借鑒其他企業(yè)的經(jīng)驗，照搬其他企業(yè)的規(guī)章制度，而是要結(jié)合本企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展情況以及行政管理特點，結(jié)合辦公室文秘綜合管理工作的內(nèi)容，制定一一對應(yīng)的規(guī)章制度，進而對工作人員的工作行為進行有效的約束[6]。其次，需要針對辦公室文秘綜合管理工作的內(nèi)容構(gòu)建對應(yīng)的監(jiān)管體制，定期對辦公室文秘綜合管理工作進行資料方面的檢查，進行各項文件數(shù)據(jù)信息的審核，讓各項工作內(nèi)容落到實處，提升文秘綜合管理工作的有效性。除此之外，還需要制定辦公室文秘綜合管理方面的績效考核制度，也就是企業(yè)要加強對文秘工作人員的各項考核，進而督促文秘工作人員不斷提升自己的專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)，在工作中要端正自己的工作態(tài)度，積極履行好自己的職責(zé)和義務(wù)[7]。

（二）加強對企業(yè)文秘工作人員的培訓(xùn)

除了建立健全各項規(guī)章制度以外，不斷提升企業(yè)文秘工作人員的專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)也是非常重要的，這就要求企業(yè)要加大對文秘工作人員的培訓(xùn)和管理。首先，應(yīng)該不斷提升辦公室文秘綜合管理工作人員招聘的標準[8]。在招聘的時候，企業(yè)需要全面考核應(yīng)聘者的專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)，在筆試考試的時候除了要考察應(yīng)聘者的專業(yè)理論知識，還需要考核應(yīng)聘者的文字信息處理能力，尤其是在信息化處理方面，更要考核應(yīng)聘者的職業(yè)技能以及道德素質(zhì)，從而為企業(yè)招聘具備各項素質(zhì)的應(yīng)用型人才。其次，在招聘工作結(jié)束之后需要安排好后期的入職培訓(xùn)工作，讓工作人員全面了解企業(yè)的發(fā)展模式，盡快熟悉對應(yīng)的工作流程，并組織老員工向新員工傳授一定的工作經(jīng)驗等，來提升工作人員的工作技能。其次，針對在職的員工企業(yè)要定期組織培訓(xùn)活動，以線上線下培訓(xùn)以及講座的形式為員工提供多種形式的理論培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，以此來提升員工的專業(yè)能力，或者是組織員工到其他優(yōu)秀單位進行學(xué)習(xí)和交流。另外，通過企業(yè)文化對員工的精神世界進行熏陶，讓員工樹立愛崗敬業(yè)、勤勞奉獻的職業(yè)精神，樹立終身學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)理念等，增強員工對企業(yè)的認同感和歸屬感。

（三）推動辦公室文秘綜合管理工作的信息化發(fā)展

綜合管理部門應(yīng)該抓住信息化時代的發(fā)展機遇，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來提升自身管理工作的質(zhì)量和效率，創(chuàng)新工作方法和手段。企業(yè)辦公室文秘綜合管理部門在工作中會涉及大量的數(shù)據(jù)信息，針對這一方面，工作人員就可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建屬于企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)信息掃描的功能，對各項信息進行錄入，利用企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將不同的數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)綄?yīng)的部門當中，和這些部門進行溝通交流，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。這樣既能夠提升數(shù)據(jù)傳輸?shù)馁|(zhì)量和效率，也能夠提高數(shù)據(jù)分析的準確性，進一步加強企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)聯(lián)系，提升辦公室文秘綜合管理部門在數(shù)據(jù)傳遞方面的效率。其次，辦公室文秘綜合管理工作人員在組織會議和進行會議記錄時也可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，比如，利用一些會議記錄的軟件，對會議進行全程的錄音，在會議結(jié)束之后進行整理。這一種會議記錄的形式可以保證后續(xù)會議報告的完整性，有利于把握整個會議當中所涉及的細節(jié)內(nèi)容。

四、結(jié)束語

綜上所述，辦公室文秘綜合管理工作對于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展是非常重要的，這就要求企業(yè)應(yīng)加強辦公室文秘綜合管理工作，不斷完善辦公室文秘綜合管理方面的規(guī)章制度，加大對文秘工作人員的培訓(xùn)和管理，并積極引進現(xiàn)代化信息技術(shù)，以此提升辦公室文秘綜合管理工作的質(zhì)量和效率。