梁景輝

（廣州市煤建有限公司，廣東 廣州 510630）

隨著對美好生活的追求，人們更加關(guān)注物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展，物業(yè)管理企業(yè)在新時代迎來了發(fā)展機遇。但是，在目前競爭激烈的市場環(huán)境中，物業(yè)管理企業(yè)普遍存在現(xiàn)有的內(nèi)部控制管理水平無法滿足擴大經(jīng)營需求的問題，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展空間受阻。面對新挑戰(zhàn)，物業(yè)管理企業(yè)需通過完善內(nèi)部控制管理體系、提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)等方式改善經(jīng)營狀況，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、物業(yè)管理企業(yè)加強內(nèi)部控制的必要性

1.物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

目前，部分物業(yè)管理企業(yè)仍沒有建立完善的內(nèi)部控制體系，從而導(dǎo)致內(nèi)部控制的效果不佳，經(jīng)營管理出現(xiàn)漏洞，阻礙了企業(yè)的發(fā)展。另外，部分企業(yè)即使建立了內(nèi)部控制制度，但由于物業(yè)管理從業(yè)人員整體素質(zhì)不高，內(nèi)部控制管理意識不強，相關(guān)人員在執(zhí)行制度時熱情不高，往往只是流于形式，甚至刻意鉆制度的漏洞，內(nèi)部控制無法從根本上起到監(jiān)督的作用。

2.加強內(nèi)部控制的必要性

內(nèi)部控制對于企業(yè)而言，是防范經(jīng)營風(fēng)險的重要基礎(chǔ)。因此，物業(yè)管理企業(yè)加強內(nèi)部控制管理，在一定程度上可以提高抵抗市場風(fēng)險的能力，降低出現(xiàn)損失的概率，從而有效保護企業(yè)的資產(chǎn)安全。與此同時，物業(yè)管理企業(yè)通過加強內(nèi)部控制管理可以提升自身管理水平和預(yù)見能力，更好地推進公司戰(zhàn)略和經(jīng)營計劃，最終實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。由此可見，物業(yè)管理企業(yè)要想在激烈的競爭中突圍而出，加強內(nèi)部控制管理是必不可少的。

二、物業(yè)管理企業(yè)在內(nèi)部控制中存在的主要問題

1.企業(yè)管理層對內(nèi)部控制建設(shè)的重要性認(rèn)識不足

我國物業(yè)管理行業(yè)仍處于發(fā)展階段，該行業(yè)的從業(yè)人員普遍薪酬待遇不高，素質(zhì)參差不齊。部分企業(yè)管理者對內(nèi)部控制建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，簡單認(rèn)為物業(yè)管理行業(yè)的業(yè)務(wù)單一，相關(guān)收入與成本相對固定，只需要建立最基本的公司制度和設(shè)置工作崗位，企業(yè)就能運作順暢。正是因為企業(yè)管理層不重視內(nèi)部控制的建設(shè)，導(dǎo)致企業(yè)的內(nèi)部控制工作流于表面、形同虛設(shè)，企業(yè)內(nèi)部管理過于松散，缺乏必要的監(jiān)督，影響了企業(yè)的發(fā)展。

2.企業(yè)內(nèi)部控制體系不健全

由于企業(yè)的管理層對內(nèi)部控制建設(shè)不夠重視，企業(yè)并沒有建立完善的內(nèi)部控制體系，造成日常經(jīng)營管理出現(xiàn)漏洞，直接影響到企業(yè)的生存和發(fā)展。另外，部分企業(yè)的管理層簡單認(rèn)為公司的內(nèi)部控制體系都是大同小異，便出現(xiàn)了直接照搬其他單位、其他行業(yè)內(nèi)部控制體系的不良現(xiàn)象，導(dǎo)致內(nèi)部控制體系偏離實際運營需要，在運作時適應(yīng)性較差、應(yīng)用效果不佳。再有，由于目前內(nèi)部控制體系自動化程度不高，大部分環(huán)節(jié)仍需要依靠人工操作。而且物業(yè)管理從業(yè)人員流動性較強，容易造成內(nèi)部控制體系在某些時間段運作脫節(jié)，為業(yè)務(wù)經(jīng)營埋下隱患。

3.企業(yè)預(yù)算管理不完善

物業(yè)管理企業(yè)預(yù)算管理不完善，造成企業(yè)無法制定科學(xué)、合理的預(yù)算目標(biāo)，經(jīng)營方向脫離公司發(fā)展戰(zhàn)略。其主要原因是：第一，管理層簡單認(rèn)為物業(yè)管理行業(yè)業(yè)務(wù)單一，收入和成本相對固定，所以不需要編制預(yù)算；第二，預(yù)算編制沒有調(diào)動全員參與，僅僅由財務(wù)部閉門造車，容易使預(yù)算目標(biāo)偏離實際經(jīng)營情況，造成預(yù)算過高或預(yù)算松弛，達不到預(yù)算管理應(yīng)有的效果；第三，在執(zhí)行預(yù)算的過程中沒有及時進行數(shù)據(jù)分析與業(yè)務(wù)監(jiān)控，預(yù)算管理人浮于事，最終預(yù)算目標(biāo)沒有得到落實；第四，每月、每季或每年年終時沒有對預(yù)算執(zhí)行情況進行分析和考核，預(yù)算目標(biāo)的完成情況沒有得到合理的評價，獎懲機制不明確。

4.企業(yè)內(nèi)部控制監(jiān)督機制缺失

目前，大部分物業(yè)管理企業(yè)都設(shè)置了基本的內(nèi)部控制體系，但往往忽略了內(nèi)部控制的監(jiān)督機制，從而導(dǎo)致企業(yè)日常的監(jiān)督和檢查流于形式、以偏概全，內(nèi)部控制監(jiān)督缺乏合理性和完整性。與此同時，企業(yè)的內(nèi)部審計工作得不到管理層的重視和支持，內(nèi)部審計人員嚴(yán)重不足，內(nèi)部審計制度缺失，導(dǎo)致必要的監(jiān)督工作無法正常開展，企業(yè)容易出現(xiàn)徇私舞弊現(xiàn)象。

三、加強物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的有效措施

1.提高全員內(nèi)部控制管理意識

內(nèi)部控制的執(zhí)行離不開企業(yè)員工的了解和認(rèn)可，尤其是企業(yè)的管理層，更需要提高內(nèi)部控制管理意識。為此，物業(yè)管理企業(yè)可委托中介機構(gòu)定期對管理層員工進行系統(tǒng)性的內(nèi)部控制管理培訓(xùn)，提升其綜合管理能力。同時，企業(yè)應(yīng)對各項內(nèi)部控制管理制度、操作流程做好宣傳和解釋，并建立與之相適應(yīng)的企業(yè)文化，讓基層員工認(rèn)可企業(yè)的管理行為并自覺執(zhí)行相關(guān)內(nèi)部控制制度，形成良好的工作氛圍。

2.進一步完善內(nèi)部控制體系

物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際的經(jīng)營情況，完善企業(yè)內(nèi)部控制體系，科學(xué)、合理設(shè)置組織架構(gòu)，嚴(yán)格按照不相容的崗位和職務(wù)相分離原則進行定員定崗，避免出現(xiàn)徇私舞弊等違法現(xiàn)象。以收款管理為例，收款崗與記賬崗的設(shè)置應(yīng)嚴(yán)格遵守不相容的崗位和職務(wù)相分離原則，內(nèi)部監(jiān)督部門應(yīng)不定期進行實地查賬，避免出現(xiàn)資金被私自截留的現(xiàn)象；同時，企業(yè)應(yīng)建立應(yīng)收款管理臺賬，合理制定催收方案，提高物業(yè)管理費收繳效率，保障企業(yè)正常運營的現(xiàn)金流。

此外，物業(yè)管理企業(yè)可以借助信息化物業(yè)管理系統(tǒng)來完善內(nèi)部控制體系。通過信息化系統(tǒng)設(shè)定各項工作業(yè)務(wù)流程，企業(yè)可以清晰地掌握日常運營情況和相關(guān)數(shù)據(jù)并對此進行分析，以實現(xiàn)對業(yè)務(wù)風(fēng)險點的實時監(jiān)控。

3.完善預(yù)算管理

首先，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)、高效的預(yù)算管理組織架構(gòu)。預(yù)算管理組織架構(gòu)主要包括三個層面。第一，預(yù)算管理決策機構(gòu)。該機構(gòu)是實施預(yù)算管理的法定決策機構(gòu)，負(fù)責(zé)對預(yù)算管理過程中涉及的重大事項作出決定，包括股東會、董事會、預(yù)算管理委員會和企業(yè)經(jīng)理層。第二，預(yù)算管理工作機構(gòu)。該機構(gòu)是預(yù)算管理的日常工作機構(gòu)，具體負(fù)責(zé)預(yù)算管理的組織領(lǐng)導(dǎo)和日常工作，主要包括預(yù)算的編制、審核、控制、分析、調(diào)整、考核等，一般由財務(wù)部擔(dān)任該角色。第三，預(yù)算管理執(zhí)行機構(gòu)。該機構(gòu)主要由具體編制和執(zhí)行預(yù)算管理的公司、部室組成，根據(jù)權(quán)責(zé)范圍，可分為投資中心、利潤中心、成本中心、費用中心和收入中心。

其次，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)重視預(yù)算編制。財務(wù)部作為預(yù)算管理的工作機構(gòu)，應(yīng)組織、指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展預(yù)算編制工作。同時，財務(wù)部可實地了解每個項目的具體情況，選取“增量預(yù)算法”“項目預(yù)算法”等方法編制財務(wù)預(yù)算，以此提高預(yù)算編制的合理性和可操作性。

再次，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)通過預(yù)算分解、成本管控等方式加強預(yù)算執(zhí)行管理，確保日常經(jīng)營不偏離預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)管理。比如，在預(yù)算分解方面，財務(wù)部可按照各板塊的組成情況將財務(wù)指標(biāo)分解為各項收入指標(biāo)、費用指標(biāo)以及利潤指標(biāo)等，經(jīng)公司經(jīng)營班子審定后由人事部向各部門、公司下達年度考核指標(biāo)，達到層層落實、強化預(yù)算管理體系的效果；在成本管控方面，針對運營成本繁、雜、多的特點，物業(yè)管理企業(yè)可運用作業(yè)成本法對各類業(yè)務(wù)活動進行資源動因和作業(yè)動因分析，找出耗費成本的源頭，并制定有效的措施對運營成本進行控制，具體操作如下：①首先對物業(yè)管理過程中涉及的資源能耗進行分類，例如：可以分類為水電費、辦公費、維修費、保潔費等。②結(jié)合企業(yè)機構(gòu)設(shè)置劃分作業(yè)中心，例如：可以劃分為行政管理作業(yè)、公共設(shè)施維護作業(yè)、衛(wèi)生保潔作業(yè)、安全管理作業(yè)等，并對應(yīng)確定資源動因。③確定成本對象，一般可以選擇按項目或部門作為對象進行成本對比，并可以從中找出差異、分析原因以及落實責(zé)任。④根據(jù)不同的項目、部門對間接成本的進行歸集，加上直接成本后即可計算出總成本。⑤通過分析各項作業(yè)活動，企業(yè)可以區(qū)分出增值作業(yè)和非增值作業(yè)。對于沒有價值增值的作業(yè)，企業(yè)可以采用諸如外包、戰(zhàn)略聯(lián)盟等方式，使各項作業(yè)活動達到價值增值的最大化。

最后，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)完善績效考核機制，于月度、季度或年度終了后，重點對預(yù)算完成情況做階段性考核。結(jié)合物業(yè)管理服務(wù)的行業(yè)特點，企業(yè)可以將各項預(yù)算成本節(jié)約額或節(jié)約率作為各部門的考核指標(biāo)，相關(guān)成本項目的占比可根據(jù)具體業(yè)務(wù)做相應(yīng)的調(diào)整。通過建立績效考核機制，員工的服務(wù)意識、責(zé)任意識都會有所提高，企業(yè)的經(jīng)營效益也隨之增加。

4.健全內(nèi)部控制監(jiān)督機制

隨著部分物業(yè)管理企業(yè)開始向集團化方向發(fā)展，企業(yè)的所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)相互分離，因此，健全內(nèi)部控制監(jiān)督機制就顯得尤為重要。物業(yè)管理企業(yè)可以圍繞以下幾個方面開展內(nèi)部控制監(jiān)督工作：首先，企業(yè)的組織架構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)置內(nèi)部審計部門，明確內(nèi)部審計部門的職能和權(quán)利，并維護其開展內(nèi)部審計工作的獨立性。其次，根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模及成本效益原則合理配備專業(yè)的審計人員，并可針對具體內(nèi)部審計工作制定相應(yīng)的績效考核指標(biāo)。最后，完善企業(yè)內(nèi)部審計制度、行為準(zhǔn)則等，明確內(nèi)部審計人員的工作權(quán)限和工作流程等，使內(nèi)部審計人員在開展工作時有章可循。

四、結(jié)束語

物業(yè)管理行業(yè)未來的發(fā)展前景十分廣闊，但同時也面臨著一系列的挑戰(zhàn)。因此，物業(yè)管理企業(yè)要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，除了繼續(xù)提高服務(wù)質(zhì)量外，還需要做好內(nèi)部控制管理、降低運營成本、完善績效考核及內(nèi)部監(jiān)督機制，為企業(yè)的飛速發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。