楊 潔

(運城市信息工程學(xué)校，山西 運城 044000)

0 引言

互聯(lián)網(wǎng)時代下，電子辦公軟件廣泛應(yīng)用和普及，用戶可以運用辦公軟件進行辦公操作，在Word辦公軟件中，支持多項工作指令的接收，大部分用戶深刻認識到Word辦公軟件在實際辦公中的重要性。因此，為更好地幫助Word辦公軟件用戶開展工作，相關(guān)研究人員認為有必要就Word的具體操作程序進行闡述，以進一步提升工作效率。

1 計算機Word辦公軟件的使用

Word辦公軟件在日常辦公中使用較為頻繁，有效提升了辦公質(zhì)量，提高工作效率，減少資源浪費，節(jié)省時間，更好地整合互聯(lián)網(wǎng)資源，在實際進行Word辦公軟件操作過程中，Word辦公軟件具有以下的功能優(yōu)勢。

1.1 查找和替換功能

在日常辦公中，用戶可運用“回車”等運行符號發(fā)出指令，完成“粘貼”和“復(fù)制”任務(wù)，“回車鍵”在鍵盤中是用一個箭頭方向朝下的標(biāo)識表示的。在用戶進入Word文檔中進行文字編輯時，所要用到的Word快捷鍵較多，若僅是依靠人工操作，大量的文字刪減將增加工作量，影響工作效率和質(zhì)量，對相關(guān)的用戶也產(chǎn)生一定的負面影響。在Word辦公軟件功能鍵的支持下，用戶便可以一鍵刪除或者有選擇性地刪除文字，并運用“查找”與“替換”功能解決當(dāng)前辦公中遇到的問題，同時，用戶可隨時運用Word軟件中的菜單欄，可選擇單擊“編輯”“替換”，并輸入要編輯的內(nèi)容，再單擊“替換”，則相對應(yīng)的內(nèi)容便會立即替換，省去逐個修改的時間，辦公效率較高。

1.2 空格鍵的運用

以Word文檔文字編輯為例，在實際運用中，“空格”鍵的運用頻率較高，無論是用戶在編輯文檔還是“粘貼復(fù)制”文檔，均會運用到“空格”鍵，幫助用戶更好地完成編輯需求，同時不會改變文檔的結(jié)構(gòu)。然而在實際格式操作中，例如在編輯帶有格式的文檔內(nèi)容時，將出現(xiàn)大量的“空格”，那么此時，可單擊“編輯”，選定“替換”命令，并按照“查找內(nèi)容”，精準(zhǔn)地將“空格”進行刪除，主要是利用“復(fù)制”的方式“粘貼”在任務(wù)欄中，同時單擊“全部替換”內(nèi)容，便會發(fā)現(xiàn)全部的空格均被刪除。若用戶想要添加空格鍵，那么可重復(fù)上述的操作指令[1]。同時，可以運用更加快捷的刪除空格的方式，選擇“查找和替換”功能后，在查找欄中輸入^P^P，其中“^”符號，可通過shift+6得到，并在替換框中輸入^P，便可以將全部的空格刪除。

1.3 段落重排

相關(guān)辦公人員在實際運用Word軟件過程中，涉及段落重排問題，在具體操作過程中，可能涉及兩個或者幾個段落合并為一個段落的操作，具體操作中的內(nèi)容可在段落的開頭添加“&”符號，接著單擊“查找與替換”功能，在彈出的狀態(tài)欄中，編輯“P”，并單擊“高級”，在“不間斷空格”中輸入“S”，完成所有步驟后，選擇“全部替換”進而可完成相關(guān)的操作。

1.4 Word程序基本功能說明

用戶進入Word程序后，顯示出整體的應(yīng)用界面，可根據(jù)用戶需要選擇需要的功能鍵，例如快捷鍵的使用，提高了辦公的有效性，同時，用戶在快捷欄中，選擇保存(“Ctrl+s”)、撤銷、恢復(fù)等功能操作，可按照用戶個人的操作意愿，在導(dǎo)航界面中右鍵單擊添加，更好地滿足用戶個人操作需求。常用的操作大多是在程序運行界面中，操作保存、另存為、新建、插入等步驟。一般在二級導(dǎo)航欄中，Word程序是常用的界面，支持個人根據(jù)自身的喜好進行文字編輯和字號以及顏色的調(diào)整，可在文檔編輯結(jié)束后進行格式調(diào)整、頁面布局和排序等，尤其在編輯稿件構(gòu)成中，支持圖片、各種符號、公式的插入，也可在Excel辦公軟件的支持下，繪出柱狀圖和折線圖等，進而實現(xiàn)數(shù)據(jù)整理和統(tǒng)計[2]。同時，在Word文檔中，可點擊文檔校對進行錯別字校驗，減少人工查閱時間，提高工作效率，保證編輯內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確度，用戶也可根據(jù)個人習(xí)慣進行功能鍵的運用。針對鼠標(biāo)右鍵和底欄功能情況來說，在Word文檔編輯中，鼠標(biāo)右鍵是常見的應(yīng)用，可用于文檔段落、字體等要素的調(diào)整，也可通過單擊進行英語短句翻譯，進而實現(xiàn)中英文互換。另外，在Word底欄位置上，提供了頁面視圖比例調(diào)整功能，如圖1所示。對于自動保存功能來說，用戶在實際運用Word程序過程中，涉及文件、文檔保存功能，進而避免文件丟失現(xiàn)象的發(fā)生，滿足相關(guān)工作人員基本需求，并在選項功能中為編輯者提供更多的功能應(yīng)用服務(wù)。

圖1 頁面視圖比例調(diào)整功能

2 計算機Word辦公軟件的操作流程

2.1 軟件啟動

相關(guān)用戶在使用Word辦公軟件過程中，可通過計算機桌面上的快捷鍵圖標(biāo)啟動Word程序，也可在“開始”程序中，查找“Microsoft Word”軟件，便可順利啟動Word程序，并根據(jù)自身的需要開展實際操作。通常辦公中常用的是后綴名為.doc的文檔，如圖2所示。文檔建立后，便可直接打開文檔使用。

圖2 后綴名為.doc的文檔

2.2 窗口的操作

用戶進入Word軟件程序后，便可清晰化地看到窗口結(jié)構(gòu)，一般在窗口的底部，會呈現(xiàn)不同的Word視圖和Web版視圖、大綱視圖等，支持文檔瀏覽和打印，并隨時進行頁面的切換。在Word窗口中，可觀察到多種的工具欄，滿足相關(guān)用戶的各種需要，更好為Word辦公軟件的操作提供便利條件，如圖3所示。

圖3 窗口操作菜單欄

在用戶實際進行Word窗口操作過程中，分為標(biāo)題欄、菜單欄等，首先Alt+菜單欄后面的英文字母，便可以順利進入相應(yīng)的菜單中，并配合4個箭頭鍵可以執(zhí)行菜單中的命令，也就是Alt+F；其次，在Word辦公軟件中常用的組合鍵有，Ctrl+N(新建文件)、Ctrl+0(打開文件)、Ctrl+A(全選)、Ctrl+C(復(fù)制)、Ctrl+V(粘貼)、Ctrl+X(剪切)、Ctrl+Z(撤銷)、Ctrl+Y(恢復(fù))等。在工具欄具體使用過程中，可隨時進行工具欄的調(diào)用，具體操作為視圖菜單→工具欄；可通過移動菜單欄或工具欄上的右擊鼠標(biāo)，并在快捷菜單中進行功能選擇。將鼠標(biāo)放在工具欄的最左側(cè)，就是4個小點的地方，指針會變成移動的符號，此時按住鼠標(biāo)的左鍵進行拖動，可以完成功能選擇。針對工具欄中的標(biāo)尺來說，主要是用于排版，以及頁邊距的調(diào)整；將鼠標(biāo)指針放在水平或者垂直標(biāo)尺的灰色部分左右(上下)兩邊，即出現(xiàn)“←→”符號時，可按住左鍵進行拖動；在頁面設(shè)置的對話中進行調(diào)整時，可按照文件菜單→頁面設(shè)置→頁邊距選項卡的順序進行操作；工作區(qū)的功能主要就是用來編輯文檔的，在視圖按鈕區(qū)域中，可以呈現(xiàn)視圖方式的文檔。在新建文檔過程中，相關(guān)辦公用戶可利用組合鍵進行操作，在文件菜單上進行點擊操作，并在常用的工具欄上單擊“新建空白文檔”按鈕；在文本編輯時，首先要輸入文本，通過Ctrl+Shift實現(xiàn)逐一的切換，在中英輸入法的切換中，可運用Ctrl+空格鍵，全角與半角的切換，可運用Shift+空格；在輸入標(biāo)點符號的過程中，可通過操作Shift+6得出省略號，通過Shift+-得到破折號，通過Shift+<、Shift+>得到書名號[3]。

2.3 文檔的具體操作

相關(guān)用戶在基本了解Word辦公軟件的功能使用和窗口結(jié)構(gòu)后，可具體進行窗口操作，可在常用的工具欄中，新建空白的文檔，可靈活編輯文檔名稱，在編輯時，不要誤刪.doc這樣的后綴名，同時在文檔名編輯過程中，不可出現(xiàn)同樣的文件名，也是為后續(xù)的文檔查找提供便捷，并在文檔編輯結(jié)束后，將文檔保存在需要的路徑中。Word程序中，用戶在具體操作過程中，涉及文檔的頁眉頁腳的操作，頁眉通常位于文章的上方，并作為書名和章節(jié)進行顯示；而頁腳則標(biāo)記在文檔中的下方，進而顯示頁碼或者是頁數(shù)，通常在有要求的前提下，均是需要做好頁眉和頁腳的標(biāo)識，進而起到畫龍點睛的作用，保證文檔的完整性。具體的操作流程，在需要添加頁眉和頁腳時，可單擊菜單欄中的“插入”功能，文檔中將顯示出頁眉頁腳的編輯窗口，如圖4所示，以便于更好地調(diào)整文檔的格式。同時，在Word程序中可以運用操作程序進行圖片屬性的操作，可隨時進行圖片的插圖和編輯，方便快捷，滿足實際文檔編輯的需求，并及時調(diào)整圖片或者文檔中圖片不規(guī)范地方，包括位置、格式、尺寸等，進而保證整篇文檔的協(xié)調(diào)性，另外，要想精確調(diào)整圖片位置的大小，可將光標(biāo)移動到圖片的四角，進行比例放大或縮小，確保更好地調(diào)整圖片的寬度和長度，滿足用戶實際需求。

圖4 頁眉頁腳編輯窗口

3 結(jié)語

綜上所述，計算機Word辦公軟件是人們?nèi)粘Ｉ钪谐Ｓ玫霓k公軟件，在實際操作過程中，涉及諸多環(huán)節(jié)，相關(guān)用戶需要清晰化地了解計算機Word辦公軟件的具體功能、基礎(chǔ)知識，掌握具體的操作流程，并在實際辦公中熟練地運用計算機Word程序，實現(xiàn)對文件資料的編輯、保存等操作，進而提升辦公效率，提高辦公質(zhì)量，為相關(guān)工作的開展夯實基礎(chǔ)。