何曉林

摘 要：檔案管理作為行政單位的一項重要工作，在當(dāng)前信息化時代應(yīng)當(dāng)強化電子化建設(shè)，推動檔案管理的信息化。尤其是隨著我國行政體制改革的不斷深化，行政單位檔案管理及其電子化的重要性更是不斷凸顯。本文基于行政單位檔案管理電子化建設(shè)的重要性，分析了當(dāng)前電子化建設(shè)中存在的問題，并針對性地提出了相應(yīng)的措施，以期為電子化建設(shè)實踐提供參考。

關(guān)鍵詞：行政單位;檔案管理;電子化建設(shè)

對于行政單位而言，檔案是對單位各項工作的匯總整理，記錄單位的各項工作情況，其形式也具有多樣性，如文字、音頻和視頻等。檔案管理的電子化建設(shè)實質(zhì)上是一種信息化建設(shè)，以電子計算機為依托儲存行政單位各項工作的相關(guān)內(nèi)容，一方面可以拓展儲存容量，另一方面也提升了管理的效率，操作簡便，相較于傳統(tǒng)的檔案管理極大地節(jié)省了時間。基于此當(dāng)前我國的行政單位必須要認(rèn)識到檔案管理電子化建設(shè)的重要性和必要性，提高對其的重視程度，通過觀念、方法和技術(shù)上的創(chuàng)新來促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率。

一、促進(jìn)行政單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）能夠有效提升檔案的服務(wù)效率。檔案管理作為行政單位運行發(fā)展過程中的一項重要工作內(nèi)容，在推動行政單位進(jìn)一步發(fā)展中也發(fā)揮著重要的作用。隨著當(dāng)前信息化時代的不斷發(fā)展，行政單位檔案管理的電子化建設(shè)已經(jīng)成為必然，實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠有效提升檔案的服務(wù)效率。一方面檔案管理的電子化建設(shè)有利于提升檔案信息提取的便捷性，為管理操作者節(jié)省了大量時間，另一方面電子化的傳輸和儲存方式也相較于傳統(tǒng)的檔案管理而言更加安全和高效，儲存容量增大更是提升了檔案的服務(wù)性能。安全高效且大容量的檔案能夠增強社會服務(wù)的完善性。

（二）有利于節(jié)省行政單位檔案管理成本。行政單位檔案管理的電子化建設(shè)有利于降低管理成本。在傳統(tǒng)的檔案管理中一般需要行政單位建設(shè)單獨的檔案管理部門，檔案管理人員更是需要精通各方面的知識，要負(fù)責(zé)檔案的存儲、出版、后勤服務(wù)等各方面的內(nèi)容，在人員的培養(yǎng)及人力、物力和財力上都耗費了大量的成本。相較于傳統(tǒng)的檔案管理而言，電子化的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化，一方面可以減少專業(yè)化的人才在檔案管理中的投入，從而解放人才，將其投入到更高難度的工作中，提升人才的利用效率，降低人力成本。另一方面檔案管理的電子化建設(shè)也節(jié)省時間，簡化了管理的操作環(huán)節(jié)，極大提高了管理效率，從而最大程度地降低成本。

二、行政單位檔案管理電子化建設(shè)存在的問題

（一）檔案管理電子化建設(shè)認(rèn)識及重視程度低。在以往傳統(tǒng)的檔案管理中管理人員僅僅是將檔案管理視作檔案儲存，對于檔案管理的電子化認(rèn)識不到位，認(rèn)為檔案管理的電子化就是將各類檔案進(jìn)行分類管理儲存，在需要某一項檔案時只需要調(diào)出來即可。還存在一些管理人員長時間以來已經(jīng)習(xí)慣了應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理方式，對于電子化的檔案管理形式難以適應(yīng)，對其的可行性和效率性認(rèn)識不足，抱有懷疑態(tài)度。以上情況都是由于對檔案管理的電子化建設(shè)認(rèn)識不到位導(dǎo)致，這也會直接使得大部分管理人員對檔案管理的電子化建設(shè)的重視程度不足。

（二）管理人員的電子化操作水平有待提高。行政單位檔案管理的電子化建設(shè)需要高水平的專業(yè)操作人員，檔案管理人員在電子化操作中不僅僅是需要具備一般的計算機操作水平，還需要在技術(shù)和知識層面具備更加全面的能力和素質(zhì)。而從當(dāng)前的檔案管理電子化建設(shè)進(jìn)程來看，許多行政單位的檔案管理是缺乏高水平的人才來進(jìn)行操作的，電子化知識與技術(shù)的復(fù)合型人才較為缺失，大部分檔案管理人員的電子化水平是較低的，素質(zhì)的全面性也不足，這就使得行政單位檔案管理電子化建設(shè)成效有待提升。

（三）檔案管理軟件缺乏信息管理功能。在具體的檔案管理電子化建設(shè)層面，檔案管理軟件的開發(fā)和使用實際上缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性。行政單位各部門在檔案管理過程中使用的計算機各有不同，規(guī)格型號等外部條件具有很大不同，使得檔案管理軟件的開發(fā)和使用也具有較大的差異性，軟件之間的互通性較差，在檔案文件檢索和信息管理計算等方面無法做到兼容?；诖丝梢钥吹綑n案管理軟件缺乏一定的信息管理功能，信息管理效率低下，便捷程度不足極大制約了檔案管理的電子化建設(shè)發(fā)展。

（四）檔案管理電子化缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

檔案管理電子化建設(shè)需要檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)和前提。由于歷史遺留問題，單位原先的各類檔案的建立與信息錄入差異性較大，兼容性是極其不足的，檔案管理軟件系統(tǒng)之間的移植性也較差。檔案管理電子化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范缺乏統(tǒng)一性在一定程度上也制約了行政單位檔案管理的電子化建設(shè)。

三、行政單位檔案管理電子化建設(shè)的優(yōu)化措施

（一）樹立現(xiàn)代檔案管理理念。在信息化不斷發(fā)展的當(dāng)前時代，行政單位的檔案管理也應(yīng)當(dāng)加快推進(jìn)信息化和電子化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的信息化和數(shù)字化。進(jìn)一步推動檔案管理的電子化建設(shè)必須要創(chuàng)新觀念，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念。一方面管理人員應(yīng)當(dāng)提升對檔案管理電子化建設(shè)的認(rèn)識和重視程度，認(rèn)識到信息化時代檔案管理電子化建設(shè)的必要性和重要性。另一方面要摒棄傳統(tǒng)的檔案管理固定思維模式，創(chuàng)新管理思維，在觀念和實際管理工作中推動檔案管理的現(xiàn)代化，意識到檔案管理電子化建設(shè)的緊迫性。

（二）全面提升檔案管理人員的信息化素質(zhì)。檔案管理的電子化建設(shè)也需要管理操作人員的參與，相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)對電子化建設(shè)水平發(fā)揮著極其重要的作用?；诖嗽趯嶋H的檔案管理電子化建設(shè)過程中行政單位應(yīng)當(dāng)引進(jìn)或是培養(yǎng)一批專業(yè)化素質(zhì)高的檔案管理人才，打造一支素質(zhì)全面過硬的人才隊伍。首先在招聘階段就應(yīng)當(dāng)提升人才標(biāo)準(zhǔn)，考核人才的專業(yè)技能和經(jīng)驗，同時要注重道德方面的素質(zhì)考察。其次在培訓(xùn)教育過程中要實行個性化的素質(zhì)培養(yǎng)，對老員工和新晉員工應(yīng)當(dāng)采取不同的培訓(xùn)方式，針對性地提升不同人才的專業(yè)化水平。最后要建立健全獎懲激勵機制，從而提升人才的積極性和創(chuàng)造性。

（三）完善檔案管理電子化的制度體系。行政單位的檔案管理電子化建設(shè)需要科學(xué)完善的制度體系加以支撐，檔案管理的電子化建設(shè)是基于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行的，統(tǒng)一的電子檔案管理制度由上之下，能夠從電子檔案的制作、信息收集、歸檔、程序等方面加以規(guī)范，從而提升整個檔案管理電子化建設(shè)的規(guī)范性。一方面要建立健全檔案管理電子化建設(shè)的各項制度，如電子答案的保管保密制度和電子檔案的使用制度，為具體的操作提供制度遵循。另一方面要建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，并將電子檔案的管理納入到其中，實現(xiàn)檔案歸檔、整合到使用的網(wǎng)絡(luò)一體化管理，并實現(xiàn)檔案信息在某一范圍的共享，提高檔案的使用效能。此外要是加強檔案管理電子化建設(shè)的相關(guān)研究，對檔案的信息化、電子化和數(shù)字化管理加以深入探討，從而最大程度提升檔案管理的高效性和安全性，進(jìn)一步推動檔案管理的電子化建設(shè)。

結(jié)束語

總之，當(dāng)前我國行政單位檔案管理的電子化建設(shè)明顯存在諸多問題，諸如電子化建設(shè)水平較低，重視程度不足，電子化建設(shè)的規(guī)范性等方面有待提升等，電子化建設(shè)人員的專業(yè)素養(yǎng)對此有很大的影響?；诖藨?yīng)當(dāng)從制度體系、人員素質(zhì)、重視程度等方面來強化我國行政單位檔案管理的電子化建設(shè)。

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