鄒江偉

摘 要：機構(gòu)編制檔案，是機構(gòu)編制工作過程以及成效的記錄載體，是一種十分重要的信息資料，并且具有法律效力，能夠為相關(guān)部門依法履職提供中重要參考，也為各級領(lǐng)導決策機構(gòu)編制工作提供依據(jù)。在新時期的背景下，機構(gòu)編制要與時俱進，適應信息時代發(fā)展需要，創(chuàng)新機構(gòu)編制檔案管理措施，以實現(xiàn)科學管理、有效利用的目標。本文探究了新時期機構(gòu)編制檔案管理的重要價值和優(yōu)化機構(gòu)編制檔案的一些策略。希望能為我國各級機構(gòu)編制部門的檔案管理工作順利開展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;機構(gòu)編制;價值;策略

在當今快速發(fā)展變化的社會背景下，機構(gòu)編制檔案工作需要進一步改革深化，以實現(xiàn)機構(gòu)管理“精簡、高效”的運行目標和編制核定“只減不增”的政治要求。機構(gòu)編制檔案，為機構(gòu)編制工作當中的重要管理資料，記錄著機構(gòu)產(chǎn)生、運行、發(fā)展過程中的歷史過程，記載著編制管理的基本軌跡，其參考和運用價值是非常高的。實踐證明，機構(gòu)編制檔案是機構(gòu)編制工作中的不可或缺的重要組成部分。為此，本文著重探究新時期背景下機構(gòu)編制檔案管理工作的現(xiàn)實價值和優(yōu)化策略。

1.做好新時期機構(gòu)編制檔案管理工作的重要意義

1.1有助于挖掘潛在的信息資料。機構(gòu)編制檔案管理工作對于機構(gòu)運行和編制控制以及事業(yè)發(fā)展發(fā)展均有著十分現(xiàn)實的現(xiàn)實意義和利用價值。科學合理的機構(gòu)編制檔案管理工作能夠幫助大家不斷挖掘機構(gòu)編制信息資源，查找改革歷史依據(jù)，探尋改革借鑒的歷史經(jīng)驗。機構(gòu)編制檔案作為機構(gòu)編制部門的活動開展記錄，能夠為機構(gòu)編制工作后續(xù)發(fā)展決策提供依據(jù)，也有助于根據(jù)機構(gòu)編制歷史活動情況不斷完善機構(gòu)編制和人力資源管理工作，促使其實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展[1]。

1.2有助于提高檔案利用效能。機構(gòu)編制檔案工作指的是對機構(gòu)編制工作信息進行收集整理，而后鑒定保管的一個過程。通常情況下機構(gòu)編制檔案工作主要會經(jīng)過輸入、處理、輸出三個環(huán)節(jié)，會與外界信息、能量進行交換，最終促使編制檔案得以實現(xiàn)學術(shù)價值、現(xiàn)實價值以及參考價值等。換句話說，通過管理工作對機構(gòu)編制檔案進行處理，能夠充分發(fā)揮檔案本身的宣傳教育、憑證依據(jù)等作用，提高機構(gòu)編制檔案利用效能。

1.3有助于保護珍貴原件。針對機構(gòu)編制而言，檔案作為機構(gòu)運行和編制管理的原始記錄，與其他圖書的本質(zhì)屬性有所不同，檔案本身不能隨意進行編寫，管理人員也不能憑借自己的觀點進行修改與補充，否則檔案資料本身便失去意義，不能發(fā)揮其中應有的參考與憑證的功能。對于機構(gòu)編制檔案工作本身而言，檔案管理工作的有效開展，有助于保護各種原件資料，檔案本身的內(nèi)容不會被損壞，最終促使檔案原件得以長遠流傳。

2新時期優(yōu)化機構(gòu)編制檔案管理工作的對策

新時期，想要提高機構(gòu)編制檔案管理水平，一定要從提高人員素質(zhì)、檔案材料標準要求等方面入手，對傳統(tǒng)機構(gòu)編制檔案管理工作不斷優(yōu)化，以便能夠充分發(fā)揮檔案管理工作的實際功能。筆者根據(jù)自身多年工作經(jīng)驗，覺得可通過以下幾個方面的策略，優(yōu)化新時期機構(gòu)編制檔案管理工作。

2.1不斷增強人員素質(zhì)，做好機構(gòu)編制檔案管理。機構(gòu)編制檔案管理工作本質(zhì)上是一項業(yè)務性工作，但是又具備管理服務性質(zhì)，這一現(xiàn)象要求檔案人員在開展管理工作時，不僅要具備扎實的業(yè)務能力，還需要擁有較強的創(chuàng)新意識與服務意識，以便能滿足新時期機構(gòu)編制檔案管理工作的開展需求[2]。機構(gòu)編制檔案管理工作中可以從以下三方面入手，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)。首先要在機構(gòu)編制部門內(nèi)部形成良性競爭上崗模式，配備專業(yè)的檔案工作人員，以便能夠不斷提高機構(gòu)編制檔案管理水平。通過公平競爭的方式擇優(yōu)上崗，激發(fā)管理人員的工作激情，促使激活檔案管理工作能夠充分活力。其次，可以通過學習培訓的方式提高工作人員業(yè)務水平。機構(gòu)要充分利用自身資源，與相關(guān)單位進行積極溝通，借鑒其他管理經(jīng)驗，使得檔案管理人員能夠不斷拓寬自身視野，進而熟悉利用各項管理理論。最后，要不斷完善激勵機制，確保檔案管理工作人員能夠創(chuàng)新自身思維，打破傳統(tǒng)管理方式，滿足新時期檔案管理工作需求。提出新思路、解決新問題，為機構(gòu)編制檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)[3]。

2.2提高檔案材料標準要求，為機構(gòu)編制檔案管理工作提供保障。在開展機構(gòu)編制檔案管理過程中，檔案資料質(zhì)量的高低以及類別是否齊全、數(shù)量是否充足等等，直接決定了檔案管理水平的高低。但是現(xiàn)階段不少機構(gòu)編制檔案工作中，普遍存在于檔案資料收集質(zhì)量標準不高、材料缺漏等現(xiàn)象，直接影響了機構(gòu)編制檔案管理工作的有序開展。針對這一問題，管理人員要有創(chuàng)新意識、敬業(yè)意識、質(zhì)量意識，嚴格規(guī)范檔案管理。首先檔案材料要精。材料本身不能太過雜亂，要完善并且進行分類，將其全部整理歸檔。不能歸檔的材料要盡可能的將其清除，以便能夠保障材料簡潔明了。如果因為各種原因機構(gòu)編制工作無法形成完整文字資料，那么管理人員需要盡可能的客觀還原事實，并且要爭取到領(lǐng)導對記載事實的認定，對編制檔案管理工作起到一定補救作用。其次要對歸檔結(jié)構(gòu)與歸檔時間做出要求。歸檔結(jié)構(gòu)一定要全，歸檔時間一定要快。管理人員在檔案管理過程中，對于聲像檔案、實物檔案等類型，一定要采取針對性的管理方法以及歸檔流程，促使檔案材料本身的價值能夠充分體現(xiàn)[4]。

2.3促使傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，不斷提高機構(gòu)編制檔案管理水平。在新時期背景下，傳統(tǒng)機構(gòu)編制檔案管理工作已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化管理工作的需求，雖然不少機構(gòu)編制檔案管理過程中積極引進了各種新理念與新手段，但是大多數(shù)檔案管理工作仍舊停留在檔案目錄的輸入、輸出與檢索。針對這一現(xiàn)象，管理人員要從思想上引起重視，在管理過程中保障檔案管理實現(xiàn)程序化、信息化、電腦化。在此過程中積極引進檔案管理程序，以便能夠?qū)C構(gòu)編制檔案進行統(tǒng)計、分類，便于查找利用，打破傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的局限。最后，要促使檔案傳閱實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，在機構(gòu)編制檔案管理中建立完善的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，根據(jù)機構(gòu)編制部門的各業(yè)務部門工作需要，內(nèi)部工作人員可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢所需要的檔案資料;根據(jù)其工作人員職位以及管理權(quán)限的不同，合理設(shè)置系統(tǒng)查閱權(quán)限，保障檔案材料安全性的同時，提高機構(gòu)編制檔案資源的利用率。

2.4提升經(jīng)濟社會服務水平，加強編制檔案管理工作。工作人員在機構(gòu)編制檔案管理過程中，切記檔案管理并不是單純的收集資料、整理檔案與管理檔案，檔案管理的本質(zhì)而是為了服務經(jīng)濟社會發(fā)展，因此工作人員要認識到這一點，積極做好機構(gòu)編制檔案材料的開發(fā)利用工作，為經(jīng)濟社會實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)，提供基礎(chǔ)性服務。首先，工作人員在管理過程中一定要做好檔案保密工作。在遵守檔案工作保密原則的基礎(chǔ)上，始終堅持開放原則，對保密時間短、實際工作急需的相關(guān)材料，要根據(jù)實際情況及時解密，提高材料利用率。其次要對檔案材料的查閱程序不斷完善。建立機構(gòu)編制檔案查閱審批制度，要求查詢單位必須要開具介紹并蓋章，機構(gòu)編制部門檔案工作的分管領(lǐng)導簽字，工作人員方能為其查詢檔案資料，方可“根據(jù)檔案材料內(nèi)容將其按照歷年文件、機構(gòu)沿革等進行匯編，使得檔案管理工作的潛在作用得以不斷升華”[5]。

3結(jié)語

綜上所述，開展編制檔案管理工作，管理人員要從思想上認識到檔案管理工作的實際意義好和現(xiàn)實價值，并且從實際情況出發(fā)，在傳統(tǒng)編制檔案的基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化管理對策。在新時期，要不斷提高管理人員的自身素養(yǎng)，創(chuàng)新檔案管理工作的新思路;不斷提高檔案材料標準要求，提高機構(gòu)編制檔案管理工作質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理工作的自身功能，讓機構(gòu)編制檔案管理工作服務經(jīng)濟社會發(fā)展。

參考文獻

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