殷建春

【摘? 要】論文首先明確了辦公室工作的特征和要求，然后與具體工作內(nèi)容相結(jié)合，對(duì)提高辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量的策略進(jìn)行分析。最后論文提出合理制定管理制度與目標(biāo)、加大管理信息化建設(shè)的力度、科學(xué)優(yōu)化行政事務(wù)監(jiān)督工作、注重管理模式的改革創(chuàng)新以及提高對(duì)管理人員培訓(xùn)的重視程度這五點(diǎn)對(duì)策，以期為有關(guān)人士提供幫助。

【Abstract】Firstly， the paper defines the characteristics and requirements of office work， and then combines with the specific work content to analyze the strategies to improve the management quality of office administrative affairs. Finally， the paper puts forward five countermeasures， such as reasonable formulation of management system and objectives， strengthening the informatization construction of management， scientific optimization of administrative affairs supervision work， focusing on the reform and innovation of management mode， and improving the degree of attention to the training of management personnel， so as to provide help for the relevant people.

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;辦公室;行政事務(wù);行政管理

【Keywords】new era; office; administrative affairs; administrative management

【中圖分類號(hào)】C931.4? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）07-0001-02

1 引言

辦公室作為綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，在協(xié)調(diào)工作、輔助決策以及行政事務(wù)管理方面起到不容忽視的重要作用，一方面有利于機(jī)關(guān)單位內(nèi)部運(yùn)營(yíng)效率的提升，另一方面也能幫助單位提高在新時(shí)期下內(nèi)外運(yùn)營(yíng)的水平，進(jìn)一步為其可持續(xù)發(fā)展提供關(guān)鍵保證。但就我國(guó)很多的辦公室行政事務(wù)管理工作而言，其依然存在很大問題和缺陷，如此不僅會(huì)降低機(jī)關(guān)單位辦公室的作用，也會(huì)為單位正常發(fā)展帶來阻礙。因此，為使機(jī)關(guān)單位能在更良好的空間中成長(zhǎng)發(fā)展，對(duì)新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理展開更深入的探索勢(shì)在必行。

2 辦公室工作的特征和要求

辦公室工作雖然表面看起來非常簡(jiǎn)單，但是由于工作內(nèi)容多且涉及范圍廣，所以行政事務(wù)管理還是十分繁雜的。具體來講，機(jī)關(guān)單位運(yùn)營(yíng)過程中的大量后勤服務(wù)與保障性工作，以及以材料整理與提交、信息收集與上報(bào)等為例的行政事務(wù)，都由辦公室人員負(fù)責(zé)處理，與此同時(shí)，上級(jí)指令的逐層傳達(dá)以及基層信息的反饋等，也都被劃分至行政辦公室的職責(zé)范疇內(nèi)。此外，辦公室除需負(fù)責(zé)內(nèi)部辦公管理之外，其與單位財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)乃至文化建設(shè)間，都有著非常緊密的聯(lián)系。

因?yàn)檗k公室工作的復(fù)雜性和多樣性極強(qiáng)，所以其對(duì)工作人員的專業(yè)水平、綜合能力及工作態(tài)度的要求也都更高。換而言之，如果想使辦公室工作質(zhì)量和機(jī)關(guān)單位運(yùn)營(yíng)要求相符，則辦公室人員必須做到以下幾點(diǎn)：①面對(duì)復(fù)雜、枯燥的工作任務(wù)，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)且遵守職業(yè)道德，確保分內(nèi)工作完成得嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致;②嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)發(fā)布的指令，并確保溝通的良好順暢，事務(wù)處理完成后需及時(shí)匯報(bào);③需與工作實(shí)際相結(jié)合，將辦公室制度嚴(yán)格落實(shí)于具體工作中，從而保證辦公室工作能高效、有序的開展[1]。

3 做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理的策略

3.1 合理制定管理制度與目標(biāo)

由于辦公室具備極高的全面性與系統(tǒng)性，所以其不僅能實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門的協(xié)調(diào)，也能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需求來提供決策性建議，在保證行政事務(wù)管理質(zhì)量的前提下，保證其重要作用能在實(shí)踐中充分發(fā)揮。但實(shí)際上，這必須將完善、科學(xué)、合理的行政事務(wù)管理制度作為基礎(chǔ)，這是管理效果和水平提高的重中之重，也非常有利于提升辦公室行政事務(wù)管理的規(guī)范性。

在制定辦公室行政事務(wù)管理制度的過程中，也要注重與機(jī)關(guān)單位的發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，確保各部門工作的內(nèi)在需求能得到滿足。例如，可在節(jié)假日為工作人員送福利，或者根據(jù)績(jī)效或工作表現(xiàn)給予表?yè)P(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)等，從而增強(qiáng)員工對(duì)辦公室的歸屬感與認(rèn)同感，從而更積極、自愿地按照管理制度展開工作。另外，機(jī)關(guān)單位辦公室的行政事務(wù)管理部門，還應(yīng)充分考慮機(jī)關(guān)單位的發(fā)展現(xiàn)狀，制定合理、準(zhǔn)確的管理目標(biāo)，一方面營(yíng)造全員參與的良好氛圍，另一方面也要注重各部門人員職能的明確劃分，將權(quán)利和責(zé)任落實(shí)在每位員工身上[2]。

3.2 加大管理信息化建設(shè)的力度

在信息技術(shù)愈發(fā)成熟的大背景下，各機(jī)關(guān)單位辦公室服務(wù)的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)也在不斷增強(qiáng)，此時(shí)和時(shí)代發(fā)展相順應(yīng)，加大辦公室行政事務(wù)管理信息化建設(shè)的力度也是非常必要的，從而大幅提高辦公室事務(wù)處理的效率與質(zhì)量。實(shí)踐證明，若能實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與辦公室行政事務(wù)管理的有機(jī)融合，建立信息系統(tǒng)并有效落實(shí)，不僅能提高行政事務(wù)管理水平，信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性也能得到更高程度的保證，進(jìn)一步增強(qiáng)辦公室的社會(huì)適應(yīng)能力。此外，行政事務(wù)管理部門還需充分發(fā)揮內(nèi)部管控制度的作用，將管理程序與匯報(bào)流程合理簡(jiǎn)化，降低管理工作的煩瑣性[3]。

3.3 科學(xué)優(yōu)化行政事務(wù)監(jiān)督工作

作為辦公室行政事務(wù)管理的關(guān)鍵，督察服務(wù)能在領(lǐng)導(dǎo)層決策期間為其提供科學(xué)、有效的參考意見。新時(shí)期下的辦公室行政事務(wù)管理，需注重黨組織理念的深入貫徹，并以此為基礎(chǔ)促進(jìn)監(jiān)管制度的不斷完善，進(jìn)而提升行政事務(wù)管理的執(zhí)行力，而在行政監(jiān)督開展中，辦公室則必須與單位所有部門建立良好的交流與溝通，在有效增強(qiáng)協(xié)調(diào)能力的同時(shí)，確保管理手段選擇的合理性和科學(xué)性。

另外，新時(shí)期下的辦公室行政事務(wù)管理，對(duì)于從領(lǐng)導(dǎo)到基層員工的全體人員來講，也都是不可代替的重要服務(wù)，此時(shí)若想促進(jìn)辦公室行政事務(wù)管理效率的提升，使其對(duì)各部門工作發(fā)揮更重要的作用，對(duì)監(jiān)督管理體系優(yōu)化的重視程度就必須提升。辦公室行政事務(wù)管理工作，必須沖破傳統(tǒng)管理思維的約束與桎梏，一方面改變管理的態(tài)度，另一方面也要注重管理范圍的拓展，保證其能真正為領(lǐng)導(dǎo)層及員工實(shí)際困難的處理提供幫助[4]。

3.4 注重管理模式的改革創(chuàng)新

對(duì)于辦公室行政事務(wù)管理工作來講，管理模式改革創(chuàng)新也是不能忽視的重中之重，這不僅是行政事務(wù)管理工作開展的重要引導(dǎo)，也是管理制度能真正落實(shí)、員工思想與行為能得到約束的關(guān)鍵保障。另外，管理部門還應(yīng)注重將“以人為本”的理念和更新后的管理模式相結(jié)合，在有效落實(shí)完善的管理措施之后，為行政事務(wù)管理工作提供重要支撐，進(jìn)一步提高管理的質(zhì)量和水平。

3.5 提高對(duì)管理人員培訓(xùn)的重視程度

首先，單位需定期組織辦公室行政事務(wù)管理人員舉辦學(xué)習(xí)活動(dòng)，或采取培訓(xùn)的方式幫助員工掌握更多的理論知識(shí)，促進(jìn)其服務(wù)能力的真正提升;其次，應(yīng)創(chuàng)建完善的辦公室行政事務(wù)管理學(xué)習(xí)平臺(tái)，使員工學(xué)習(xí)需求能隨時(shí)隨地得到滿足，使其碎片化的時(shí)間被充分利用;最后，可全面發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用，引導(dǎo)管理人員的思想動(dòng)態(tài)，將其心理變化、職業(yè)需求作為根據(jù)，進(jìn)行工作崗位的合理調(diào)整，在促進(jìn)人力資源配置優(yōu)化的基礎(chǔ)上，激發(fā)員工的工作積極性與潛力。

除此之外，管理人員的綜合素質(zhì)也應(yīng)不斷提升，這是其能滿足新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理要求的重要前提，同時(shí)，管理人員還應(yīng)具備長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光和分析全局的能力，一方面實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室未來發(fā)展的準(zhǔn)確預(yù)測(cè)，另一方面也要通過辨證思想，對(duì)各類問題展開分析并進(jìn)行處理。行政事務(wù)管理部門內(nèi)部人際關(guān)系的良好建立也要得到保證，如此才能建立高水平、高效率的管理團(tuán)隊(duì)，且在工作氛圍輕松、和諧的情況下，員工也能以認(rèn)真、平和的心態(tài)管理行政事務(wù)與處理人際關(guān)系，進(jìn)而為辦公室健康發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)[5]。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，現(xiàn)如今機(jī)關(guān)單位所需面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力越來越大，為提高自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量如何提升，已成為多數(shù)機(jī)關(guān)單位在發(fā)展過程中急需解決的問題。這不僅會(huì)影響單位內(nèi)部管理的整體效果，也會(huì)在一定程度上影響單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開展的水平，對(duì)于單位發(fā)展來講意義非凡。只有結(jié)合新時(shí)期機(jī)關(guān)單位發(fā)展的實(shí)際情況與具體要求，提高辦公室行政事務(wù)管理的質(zhì)量，才能從細(xì)節(jié)處、根本上推動(dòng)機(jī)關(guān)單位獲得健康和可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

【1】毛明軍.做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理[J].農(nóng)家參謀，2017（20）：242.

【2】馬吉南.做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理的措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：13.

【3】王曉劍.試論做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理工作的方法[J].絲路視野，2018（31）：101.

【4】周軍.解析做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理的措施[J].中外企業(yè)家，2018，596（06）：196.

【5】張躍德.如何做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018，150（24）：128.