文/張冬菊（白城市醫(yī)院）

隨著新醫(yī)改的不斷推進(jìn)，人們的醫(yī)療服務(wù)需求也在日益提高，這也為醫(yī)院的管理帶來了更大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。醫(yī)院要想在改革的背景中持續(xù)的發(fā)展，就需要對自身的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行不斷地提高，加強(qiáng)自身的醫(yī)療服務(wù)能力和行政管理能力，醫(yī)院辦公室行政的效能需要不斷地提高[1]。

精細(xì)化管理作為一種較為新型的管理模式，在各個(gè)行業(yè)中都有所普及，其主要是將工作進(jìn)行精細(xì)化的分工，從而最大限度地提高服務(wù)的質(zhì)量，在醫(yī)院中采用這樣的方式能夠?qū)⑥k公室的各個(gè)崗位職能進(jìn)行明確，有效地提高辦公室的行政效能。

一、醫(yī)院辦公室的特征

醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院整體的管理部門，在醫(yī)院中起到對各部門協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌的作用。

首先，就工作而言，醫(yī)院辦公室的行政職能于國家政府機(jī)關(guān)的行政職能有著一定的相似之處，許多和國家相關(guān)的政策和方針都需要通過醫(yī)院辦公室進(jìn)行相應(yīng)的協(xié)調(diào)和落實(shí)，其不僅要做好綜合的微觀管理，還需要提高業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化管理。其次，就服務(wù)對象而言，醫(yī)院辦公室不只是對醫(yī)院的干部提供總體的服務(wù)，還需要為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)階層提供多樣化以及人性化的服務(wù)。最后，就工作性質(zhì)而言，辦公室不只是需要負(fù)責(zé)院內(nèi)的行政管理方式，還需要對許多突發(fā)性的事件進(jìn)行處理和調(diào)和，并及時(shí)完成上級領(lǐng)導(dǎo)頒布的相關(guān)任務(wù)，基于此，醫(yī)院辦公室需要充分地理解院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)所分配的任務(wù)，并完成對任務(wù)的督導(dǎo)、落實(shí)等方面的工作。當(dāng)出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)分配任務(wù)時(shí)，要有高度的預(yù)見性，具備應(yīng)對非常規(guī)任務(wù)的能力。除此之外，就管理的角度來看待醫(yī)院辦公室，其作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀團(tuán)，需要有較高的信息獲取能力，只有這樣才能夠在領(lǐng)導(dǎo)需要對某一事物進(jìn)行決策時(shí)，為其提供一手的參考資料。醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院各項(xiàng)政策的先行者，需要積極的引入國內(nèi)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和精細(xì)化管理方法，對自身的管理能力和行政效能進(jìn)行提升。

二、醫(yī)院辦公室行政效能提升中精細(xì)化管理的價(jià)值

（一）明確崗位職責(zé)、完善規(guī)章制度

醫(yī)院辦公室包括以下幾個(gè)方面的成員，辦公室車隊(duì)、收發(fā)員、打字員、檔案管理員、文書工作人員、院領(lǐng)導(dǎo)秘書等。所以醫(yī)院辦公室在管理中需要將明確崗位的職能作為基礎(chǔ)，按照醫(yī)院的具體情況進(jìn)行獎(jiǎng)懲以及考核標(biāo)準(zhǔn)的制定，并且將其和年終的績效考核相聯(lián)系。當(dāng)各個(gè)崗位之間的職責(zé)相交時(shí)，需要明確兩者之間的主次關(guān)系。通過這種將職能明確以及對規(guī)章制度進(jìn)行完善的方式，能夠有效地提高醫(yī)院辦公室中工作人員的工作積極性和主動性，從而提升醫(yī)院辦公室的行政效能。

（二）提高辦公室工作人員的工作素質(zhì)

醫(yī)院辦公室雖然主要是進(jìn)行行政管理方面的工作，但是其要想高效地開展工作，需要對醫(yī)療的流程有充分的了解，只有這樣才能夠和各個(gè)部門之間進(jìn)行工作方面的配合與協(xié)調(diào)，從而快捷、高效地處理醫(yī)院管理方面的相關(guān)事務(wù)。作為辦公室管理的工作人員，需要具備善于解難、敢于負(fù)責(zé)的精神，在處理相關(guān)事物的過程中不僅要充當(dāng)服務(wù)員，還要充當(dāng)協(xié)調(diào)以及調(diào)度員的角色，為各項(xiàng)任務(wù)的完成保駕護(hù)航。

（三）有效發(fā)揮醫(yī)院辦公室輔助決策的作用

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)著各項(xiàng)重大問題的思考以及決策的任務(wù)，在實(shí)際工作中各項(xiàng)問題的決斷往往牽扯著各種紛繁復(fù)雜的任務(wù)，容易對領(lǐng)導(dǎo)的決斷有所影響。而醫(yī)院辦公室需要提前對工作進(jìn)行事前篩選，將一些不必要的文件資料以及會議進(jìn)行精簡，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)掌握決斷所需要的材料和文件，從而真正發(fā)揮醫(yī)院辦公室的輔助決策作用[2]。除此之外，醫(yī)院辦公室在對每一篇文章進(jìn)行審核以及起草時(shí)，其主題都要和醫(yī)院的大政方針相聯(lián)系，采用精細(xì)化管理的方式能夠在文章起草時(shí)就對文章進(jìn)行逐字逐句地推敲，從而避免出現(xiàn)和方針背離的情況，醫(yī)院辦公室中采用精細(xì)化管理的方式，能夠有效提高辦公室的輔助決策能力，形成精品意識。

（四）促進(jìn)三級會議制度的落實(shí)

首先，一級會議指的是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層每周開展的例會，會議和醫(yī)院的重大政策以及方針相關(guān)聯(lián)，通過會議所產(chǎn)生的議案及議題通過整理后向各個(gè)科室以及管理部分傳達(dá)。

二級會議則指的是醫(yī)院的周例會，其主要由醫(yī)院所有科長以上的中層管理人員參與，根據(jù)一級議會所決定的內(nèi)容，進(jìn)行任務(wù)的分配，并且對近期的工作進(jìn)行總結(jié)。

三級議會指的是醫(yī)院的各個(gè)科室中的負(fù)責(zé)人每周所召開的科室內(nèi)的例會，將院領(lǐng)導(dǎo)的決策以及具體部署向基層員工進(jìn)行傳達(dá)，并且通過三級議會來聽取基層員工的意見，了解其實(shí)際需求，在將科室內(nèi)部的具體事務(wù)進(jìn)行總結(jié)后，統(tǒng)一進(jìn)行解決和處理，從而在根源上穩(wěn)定醫(yī)院醫(yī)療隊(duì)伍的建設(shè)，提高全體人員的醫(yī)療安全和專業(yè)水平[3]。

三、結(jié)語

通過精細(xì)化管理，能夠有效地對崗位職責(zé)進(jìn)行明確，完善規(guī)章制度，提高辦公室人員的專業(yè)素質(zhì)，有效地發(fā)揮醫(yī)院辦公室的輔助決策作用，促進(jìn)三級議會制度的落實(shí)，從而實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院辦公室行政效能的提升。